3 secretos para una transformación digital sin fines de lucro exitosa

A la luz de la pandemia de COVID-19, la transformación digital sin fines de lucro ya no es una opción. Las organizaciones ahora enfrentan desafíos sin precedentes y están recurriendo a la tecnología para trabajar de forma remota, transferir esfuerzos de recaudación de fondos en línea y controlar a las poblaciones vulnerables a las que atienden.

La tecnología necesaria para lograr esto y cumplir su misión es importante, pero debe establecer un plan para garantizar que las personas que utilizan estas tecnologías puedan aprender con éxito los nuevos procesos. Ya sean miembros de su personal interno, voluntarios, miembros de la junta o sus beneficiarios, las personas deben permanecer en el centro de su transformación digital sin fines de lucro .

Desde una perspectiva interna, el término "transformación digital" significa algo diferente para cada departamento de su organización sin fines de lucro. A medida que su organización se mueve hacia lo digital, cada rol necesita repensar cómo realizan su trabajo y cumplen con sus objetivos:

• Gestores de voluntarios trasladan procesos en papel y coordinaciones online
• Los gerentes de TI se enfocan en la logística de cambiar a un entorno de trabajo completo desde el hogar
• Los equipos de marketing transforman los eventos presenciales en experiencias atractivas en el mundo virtual
• Los departamentos de desarrollo hacen la transición de las operaciones de recaudación de fondos en línea
• Los directores ejecutivos mantienen una fuerza laboral distribuida alineada y avanzando hacia el mismo objetivo

Al realizar una transformación digital en su organización sin fines de lucro, es fundamental recordar cómo la experiencia de cada equipo puede ser diferente ahora que todos están casi completamente en línea u organizados a través de herramientas digitales. A continuación, reunimos tres consejos para ayudar a garantizar que su organización sin fines de lucro tenga en cuenta a todos durante todo el proceso y guíe a su equipo durante una transformación digital.

1. Traducir procesos en papel a digital

Un gran banco de alimentos metropolitano con el que Heller Consulting trabaja generalmente incorpora a sus voluntarios a través de una reunión en persona, donde completan el papeleo. Después de eso, los voluntarios se comunican por correo electrónico o por teléfono con los miembros del personal del banco de alimentos para inscribirse en los turnos.

El personal del programa vio la necesidad de transformar la experiencia de los voluntarios en una experiencia digital porque el proceso en persona no estaba escalando con la cantidad de voluntarios necesarios para atender a sus beneficiarios. Además, no era un proceso que pudiera replicarse fácilmente en línea: cada paso tenía múltiples toques humanos, desde el ingreso de datos y la convocatoria de voluntarios hasta las reuniones en persona.

Entonces, pensaron en cómo los voluntarios recibirían información digitalmente y cómo el banco de alimentos debería rastrear internamente los datos de los voluntarios. El resultado fue una interfaz en línea que permitió a los voluntarios registrarse y cambiar turnos en tiempo real, crear páginas de voluntarios personalizadas donde pueden realizar un seguimiento de las horas y comunicarse con el personal del banco de alimentos. Los miembros del personal también podrían canalizar la información de los voluntarios directamente al CRM y agregar voluntarios a series de correo electrónico relevantes.

Si su organización sin fines de lucro se está embarcando en un proyecto que convierte un proceso en persona en digital, lleve a su equipo a través de los siguientes pasos:

• Fije una reunión con los miembros del personal que están involucrados en el proceso en persona
• Revise los conceptos básicos del proceso actual para no perderse ninguna función clave
• Pregunte qué se podría mejorar usando herramientas digitales
• Reconocer los temores del personal sobre el proceso de transformación digital. Abordar esos miedos puede abrir al equipo a mejores prácticas de escucha y lluvia de ideas.
• Mapear el nuevo proceso digital y el nuevo rol de todos
• Implementar la nueva tecnología y comunicar todos los cambios y actualizaciones al personal
• Proporcione recursos de capacitación a su personal para que se sientan cómodos usando las nuevas herramientas
• Organice otra reunión para reagruparse después de usar la nueva herramienta y discutir los ajustes o cambios finales

2. Comience con la experiencia del constituyente

Antes de comenzar un proyecto de transformación digital, piénselo desde el exterior hacia el interior. Si, por ejemplo, su objetivo es alentar a los donantes y voluntarios a involucrarse más con su organización, debe colaborar entre departamentos para reducir lo que más les importa. constituyentes específicos.

Al abordar la transformación digital desde esta perspectiva, puede pensar qué puntos débiles están experimentando sus electores y cómo la tecnología puede abordar esos puntos débiles.

Por ejemplo, una organización de rescate de animales no pudo mantenerse al día con las miles de llamadas que recibían de personas que estaban considerando la posibilidad de adoptar una mascota. Entonces, decidieron hacer una revisión de su automatización de marketing y convertir los pasos iniciales de la pantalla en un viaje de compromiso digital.

Estos pasos ahora se completan en línea y recopilan información a través de un formulario que determina si alguien está calificado para adoptar un animal. Aquellos que no califican reciben una serie de comunicaciones por correo electrónico que explican cómo pueden calificar.

Para todas las personas que están calificadas, se organizan entrevistas por videoconferencia con el personal de la organización sin fines de lucro. También reciben una serie de correos electrónicos automatizados sobre cómo cuidar a su nueva mascota.

Antes de este cambio, alguien llamaba al refugio (a menudo más de una vez), intentaba llamar a un miembro del personal y programaba una cita para ir al refugio para una entrevista. Ahora, los adoptantes obtienen una experiencia virtual rápida y los miembros del personal pueden rastrear a todos los adoptantes interesados ​​de manera más eficiente.

Para ayudarlo a ponerse en el lugar de sus electores, haga preguntas a su personal como:

• ¿Qué correos electrónicos le gustaría recibir y leer a alguien de nuestra organización?
• ¿Qué tipo de publicaciones en las redes sociales encontrarían inspiradoras?
• ¿Les gustaría recibir esta información por correo directo o correo electrónico?
• ¿Existe algún proceso que le otorgue demasiada propiedad al constituyente, como obligarlo a llamar varias veces?

A partir de ahí, puede probar una nueva herramienta tecnológica a bajo costo o como prueba para ver cómo sirve a su organización para una campaña o evento específico. Luego, evalúe los resultados y aplíquelos mientras considera cómo la innovación podría continuar sirviendo a su organización en los años venideros.

3. Emplee técnicas de gestión del cambio para apoyar a su personal

Con personas de todo el país trabajando desde casa debido a la pandemia de COVID-19, los profesionales sin fines de lucro también deben lidiar con la transformación digital en sus entornos laborales cotidianos.

Para los líderes y supervisores de organizaciones sin fines de lucro, es fundamental recordar que las nuevas tecnologías y procesos a veces pueden indicarle al personal que sus trabajos están en peligro. Este no es el caso, pero el miedo puede entrar en la ecuación cuando se requiere que alguien adquiera rápidamente nuevas habilidades y potencialmente revise la forma en que hace su trabajo todos los días.

Ese miedo puede conducir a la resistencia al cambio dentro de su personal. En lugar de aprender las nuevas herramientas, los miembros del personal a veces vuelven a los procesos antiguos, se saltan la capacitación para la nueva tecnología o dicen abiertamente que se niegan a aprender la nueva forma.

La resistencia al cambio es natural, pero depende de los supervisores verificar con los miembros del personal, comunicarse de manera efectiva durante el cambio y celebrar cuando los miembros del personal están utilizando con éxito las nuevas herramientas digitales. En su organización sin fines de lucro, puede ayudar a administrar este cambio y:

• Brinde reconocimientos semanales al personal al final de cada semana, destaque a alguien que esté utilizando con éxito la nueva herramienta o proceso
• Envíe actualizaciones de hitos específicos por correo electrónico. Por ejemplo, muestre cuándo 100 voluntarios se han incorporado virtualmente o cuándo se activa la primera campaña de correo electrónico en una herramienta de automatización de marketing.
• Anime a los miembros del personal que se están capacitando a usar nuevas herramientas o procesos. Puede enviar dulces o realizar una fiesta de pizza virtual al final de una larga semana de entrenamiento
• Programe controles adicionales con el personal que está cambiando un proceso en persona a un proceso digital

Independientemente de cómo elija ayudar a gestionar el cambio y la transformación digital, la comunicación abierta es de misión crítica. Brinda al personal una forma de expresar opiniones, sentirse escuchado y reconocido, y brindar cualquier crítica con el nuevo proceso o herramienta. A lo largo de todo el proceso, desea que su personal se sienta valorado.

Es fácil perderse en la logística de un proyecto de transformación digital. Especialmente ahora, cuando hay presión para hacer que las nuevas herramientas tecnológicas funcionen para servir a los necesitados, recaudar dinero y comunicarse internamente con su personal. Además, puede existir la tentación de priorizar la tecnología sobre las personas.

Recuerde: su personal y su comunidad anhelan un compromiso genuino, y puede usar herramientas digitales para brindárselo. Tenga en cuenta estos consejos, busque opciones tecnológicas y pregúntese si su enfoque de transformación digital está funcionando para toda su organización, desde el personal hasta los beneficiarios. Para obtener más información sobre la gestión del cambio y cómo se relaciona con las transformaciones digitales en organizaciones sin fines de lucro, visite la página de recursos de gestión del cambio de Heller Consulting .

Esta publicación fue escrita por Kaia Swift, Gerente de Marketing de Heller Consulting, una firma de consultoría tecnológica que se especializa en estrategia e implementación sin fines de lucro. Le gusta contar las historias inspiradoras de los clientes de Heller que encuentran formas nuevas y creativas de usar la tecnología para servir mejor al mundo.