Jak zorganizowaliśmy wirtualne wydarzenie, które przyciągnęło ponad 10 000 uczestników

Wraz z wieloma innymi firmami, organizacjami non-profit, nowożeńcami i absolwentami z całego świata, Classy miała wielkie plany na osobiste wydarzenie w 2020 roku. Przez ostatnie sześć lat byliśmy gospodarzem Collaborative, konferencji dla profesjonalistów non-profit. The Collaborative to czterodniowe doświadczenie, które oferuje profesjonalistom non-profit możliwość uczenia się, nawiązywania kontaktu z ekspertami z branży i podobnie myślącymi rówieśnikami, uczestniczenia w pełnych wydarzeń happy hours i ponownego zainspirowania się do ich misji. Jednak w pierwszym tygodniu marca 2020 r., gdy COVID-19 szybko ewoluował od krótkiej wzmianki w wiadomościach do nagłówka z wielkimi literami, nasz zespół ds. wydarzeń wiedział, że nie możemy zagwarantować osobistego wydarzenia.

„Proces przechodzenia do wirtualnego wydarzenia nie był lekceważony” — mówi starszy menedżer ds. wydarzeń, Taryn Crowder. „Kiedy po raz pierwszy zaczęliśmy monitorować sytuację związaną z COVID-19, stworzyliśmy kilka różnych planów kryzysowych w zależności od tego, co stało się dalej z wirusem. Te początkowe plany kryzysowe nie trwały długo — musieliśmy przechodzić do nowych planów kryzysowych prawie codziennie przez kilka tygodni, ponieważ sytuacja szybko się zmieniała wraz z pandemią. Te plany kryzysowe obejmowały komunikację i taktykę operacyjną”.

Aby pomóc Twojemu zespołowi w przeobrażeniu osobistych wydarzeń, poprosiliśmy pięciu kluczowych członków naszego zespołu, aby podzielili się swoimi radami i wnioskami z przejścia z osobistego wydarzenia do wirtualnego doświadczenia, które przyciągnęło ponad 10 000 uczestników w zaledwie dwa i pół miesiąca. Czytaj dalej, aby usłyszeć od Taryn Crowder, starszego menedżera wydarzeń; Brooke Hearn, starszy planista wydarzeń; Anne Guillen, starsza specjalistka ds. marketingu treści wydarzeń; Irene Webber, starszy projektant wizualny; oraz JP Angers, starszy producent wideo.

Lekcja 1: Oceń ryzyko, przeprowadź badania i poruszaj się szybko.

P: Wyjaśnij początkowy proces, w jaki zdecydowałeś się przejść z wydarzenia osobistego do wirtualnego.

Taryn: Najpierw musieliśmy rozpocząć proces oceny naszego ryzyka od osobistego wydarzenia. Obejmowało to przegląd podpisanych umów i rachunków należnych za świadczone usługi. Zaczęliśmy od dotarcia do każdego z naszych dostawców, hoteli i miejsca.

Musiałem stoczyć prawne batalie z siłą wyższą, a żeby to zrobić, musiałem wiedzieć: z jakich umów mogliśmy i nie mogliśmy wyjść oraz jakie usługi zostały wyświadczone, abym wiedział, ile pieniędzy już włożyliśmy wydarzenie osobiste.

Brooke : Podczas gdy zastanawialiśmy się, jak anulować lub odłożyć nasze umowy na osobiste wydarzenie, spędzaliśmy również godziny na spotkaniach, przygotowując dokładnie to, jak będzie wyglądało wirtualne wydarzenie, co zaoferujemy i kiedy.

Oprócz ponownego wyobrażenia sobie wydarzenia, poruszaliśmy się również po nowych wyzwaniach, które towarzyszą w pełni wirtualnemu wydarzeniu. Mamy szczęście, że mamy kilku ekspertów technologicznych, na których możemy polegać, takich jak nasz producent wideo i zespół IT.

P: Jakie były niektóre z twoich przemyśleń lub obaw podczas tego procesu?

Taryn : Nikt z nas nigdy wcześniej nie planował wirtualnego wydarzenia, więc musieliśmy zbadać technologie; potrzeby IT, takie jak WiFi; przygotowanie głośników dla dobrego oświetlenia, dźwięku i Wi-Fi w ich indywidualnych domach; możliwości sponsorowania wirtualnego otoczenia, możliwości nawiązywania kontaktów w wirtualnym otoczeniu itp.

P: Jak przejście do wirtualnego wydarzenia wpłynęło na planowaną zawartość?

Anne: To było trudne z punktu widzenia treści, ponieważ wiedziałam, że będziemy musieli działać bardzo szybko, ale nie mogłam zacząć gromadzić treści, dopóki nie zorientowaliśmy się, jak będzie wyglądać wirtualne wydarzenie, logistycznie i technologicznie.

Po podjęciu tych decyzji szybko zdaliśmy sobie sprawę, że nie możemy wykorzystać sesji, które już zestaliliśmy, na osobiste wydarzenie. Nie pasowały do ​​obecnego klimatu, ani nie stworzyły idealnego przepływu dla konferencji. Ponownie rozpoczęliśmy proces decydowania o temacie konferencji i jej głównych punktach, wyselekcjonowaliśmy obszary tematyczne, a następnie zidentyfikowaliśmy nowych prelegentów, którzy pasują do tych tematów.

Taryn: Planowanie treści było częścią osi czasu od pierwszego dnia. Jednym z pierwszych pytań, jakie sobie zadaliśmy, było to, ile sesji powinniśmy zaoferować? Nie sądziliśmy, że ludzie będą zainteresowani siedzeniem przed komputerami przez cały dzień i pomyśleliśmy, że będą chcieli sami ustalać swój harmonogram. Odegrało to również kluczową rolę w technologii, którą ostatecznie wybraliśmy.

Musieliśmy zacząć od treści od początku, ponieważ żyliśmy w nowym świecie, w którym ludzie potrzebowali innych treści niż wcześniej. Musieliśmy więc porozmawiać z ekspertami z branży i organizacjami non-profit, aby dokładnie zrozumieć, przez co przechodzą, aby dokładnie wiedzieć, czego potrzebują od nas.

Kilka pytań, które omówiliśmy:

• Czy ludzie będą chcieli zapisać się na to wirtualne wydarzenie? Jak wzbudzamy ich zainteresowanie?
• Czy rynek jest przesycony treścią odpowiedzi na COVID-19, co oznacza, że ​​nikt nie będzie potrzebował naszej? Czy treści, które wybraliśmy w kwietniu, będą nadal aktualne w czerwcu?
• Jakie są inne wirtualne wydarzenia? Czego możemy się teraz nauczyć od innych?
• Mamy uczestników z całego świata, więc jakie ramy czasowe powinniśmy wykorzystać na sesje?
• Jaka będzie nazwa wydarzenia?
• Czy mielibyśmy motyw?

Na początku zdecydowaliśmy, że nie będziemy mieć motywu, ponieważ mieliśmy tak małe okno, aby to wszystko zrobić. Ale rozmawiając z mówcami, zdaliśmy sobie sprawę, że powstał organiczny motyw: adaptacja. Zdecydowaliśmy się więc powiązać to z jedną z podstawowych wartości Classy: Adapt and Overcome.

Było tak wiele niewiadomych, że w wielu z tych pytań musieliśmy się tylko domyślać. Zobowiązaliśmy się zapewnić solidne możliwości nawiązywania kontaktów i poświęciliśmy mnóstwo czasu na badanie, jak to zrobić. Zapisaliśmy się również na wiele wirtualnych wydarzeń jako uczestnicy, aby uzyskać ekspozycję z pierwszej ręki.

Ponieważ tworzyliśmy zupełnie nowe wydarzenie, musieliśmy stworzyć nowe logo. Najpierw musieliśmy wiedzieć, jaka będzie nowa nazwa, więc przeprowadziliśmy wewnętrzną burzę mózgów, aby to rozgryźć. Następnie zajrzeliśmy do naszego zespołu projektowego i poprosiliśmy o kilka opcji logo.

Na wynos krok po kroku dla organizacji non-profit:

• Oceń ryzyko związane ze zmianą planów, przeglądając umowy i kontrakty z dostawcami.
• Przeprowadź badania, aby dowiedzieć się, co pociąga za sobą wirtualne wydarzenie pod względem niezbędnej technologii i funkcjonalności — zarówno wymaganych przedmiotów, jak i rzeczy, które warto mieć.
• Przejrzyj zaplanowaną treść lub harmonogram wydarzeń, aby rozpocząć burzę mózgów, jak dostosować się do wirtualnej publiczności.
• Weź udział w innych wirtualnych wydarzeniach, aby uzyskać inspirację.
• Twórz listę pytań na bieżąco, aby przypomnieć swojemu zespołowi o wszystkich nowych elementach, na które musisz odpowiedzieć lub na które musisz się przygotować.
• Zaproś swojego projektanta lub osoby odpowiedzialne za tworzenie brandowych zasobów, zaprojektowanie strony wydarzenia, aktualizację strony internetowej itp.

Lekcja 2: Utwórz nowy budżet i plany awaryjne.

Taryn: Kolejnym krytycznym krokiem przy tworzeniu nowego budżetu była decyzja, czy zwrócić pieniądze osobom, które już kupiły bilety na osobiste wydarzenie, oraz czy wirtualne wydarzenie będzie bezpłatne. Chcieliśmy od razu powiadomić wszystkich o obu przedmiotach i podjęliśmy decyzję, że wszyscy otrzymają pełny zwrot pieniędzy, a nowe wydarzenie będzie bezpłatne.

Rozmawialiśmy również z naszym dyrektorem ds. rozwoju biznesu, Charliem Andersonem, na temat tego, jakie przychody może uzyskać dzięki sponsorowaniu nieudowodnionego wydarzenia. Był to również kluczowy element procesu tworzenia budżetu.

Wszystkie te rzeczy należało zrobić, zanim sfinalizowałem budżety. Po obliczeniu, ile możemy odzyskać, czego nie możemy odzyskać i potencjalnych przychodów ze sponsorowania, założyłem nowy budżet.

Następnie stworzyłem trzy różne plany awaryjne na wydarzenia w oparciu o:

1) Świat, w którym w czerwcu nadal obowiązywał dystans społeczny.

2) Świat, w którym dystans społeczny nie był egzekwowany, ale ludzie nadal boją się podróżować.

3) Świat, w którym wszystko wróciło do normy.

Każdy plan awaryjny miał własny budżet.

Na wynos krok po kroku dla organizacji non-profit:

• Oblicz, ile możesz, a czego nie możesz odzyskać od swoich pierwotnych kontraktów na wydarzenie.
• Określ, czy Twoje wydarzenie będzie bezpłatne, czy będzie miało określoną cenę za wstęp lub minimum do zbierania funduszy.
• Porozmawiaj z kierownictwem lub członkami zarządu, którzy mogą być w stanie pozyskać sponsorów lub partnerów korporacyjnych.
• Staraj się prognozować jak najwięcej i tworzyć plany awaryjne, aby jak najlepiej przygotować się na wszelkie nowe wyzwania związane z wirtualnym wydarzeniem.

Lekcja 3: Bądź szczery i entuzjastyczny w początkowej komunikacji.

Taryn: W pierwszym tygodniu marca skontaktowałam się z naszą kierowniczką ds. komunikacji i marki, Krista Lamp, aby uzyskać jej przemyślenia na temat wysyłania wiadomości do naszych uczestników, aby wiedzieli, że monitorujemy sytuację. Musieliśmy dostosować się zarówno do komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej, ale najpierw musieliśmy wiedzieć, jaki będzie nasz plan.

Nie mieliśmy konkretnego planu kryzysowego na wypadek wydarzeń, więc musieliśmy stworzyć tę dokumentację. Musieliśmy również przygotować komunikat prasowy, zaktualizować naszą stronę internetową i wysłać wewnętrzne często zadawane pytania dotyczące tego, jak odpowiadać klientom lub potencjalnym klientom, gdy pytają o nasz plan.

Nasze początkowe przesłanie do wszystkich wewnętrznie i zewnętrznie było takie, że monitorujemy sytuację. Jednak my (kierownictwo wykonawcze i kluczowi interesariusze) wiedzieliśmy, że musimy odwołać wydarzenie i zastanawialiśmy się nad naszymi możliwościami.

Trzymaliśmy się tego blisko klatki piersiowej, decydując, czy zaczniemy tworzyć wirtualne wydarzenie. Kiedy już wiedzieliśmy, że to się stanie, zaprosiłem kilka dodatkowych osób z zespołów ds. marketingu, projektowania i tworzenia stron internetowych, aby powiadomić ich, że odwołujemy wydarzenie. Powiedziano im przed wszystkimi innymi, ponieważ pracowaliśmy nad wydaniem drugiej fazy strony poświęconej osobistemu wydarzeniu, i nie chciałem, żeby marnowali czas na pracę nad czymś, co mieliśmy wkrótce zarysować.

Pro Tip od Anne : Utwórz wewnętrzny dokument do rozmów. Stworzyliśmy jeden na wydarzenie osobiste, które właśnie rozpoczęliśmy w lutym, i musieliśmy wrócić i stworzyć nowy na wydarzenie wirtualne. Zasadniczo wzięliśmy to, co napisaliśmy jako często zadawane pytania na naszej stronie internetowej, i umieściliśmy to w wewnętrznym dokumencie dotyczącym punktów do dyskusji z dodatkowymi szczegółami dla członków zespołu Classy, ​​aby mogli mówić o wydarzeniu.

P: Jak inni członkowie zespołu Classy zareagowali na wiadomość, że Twoje wydarzenie będzie wirtualne?

Taryn: Przejście na wirtualne oznaczało stworzenie zupełnie nowego wydarzenia. Wykonaliśmy mnóstwo pracy nad pierwszym wydarzeniem, więc było trochę smutku, że nie mogliśmy tego przejrzeć.

Ale wszyscy byli pomocni i chętni do pomocy w naszym zespole. Potrzebowaliśmy wszystkich członków naszego zespołu i interesariuszy w całej firmie, aby się zaangażować i wszyscy zrobili niesamowite postępy.

Pojawił się pewien początkowy sceptycyzm co do tego, czy możemy to zrobić, czy będzie to pozytywne doświadczenie i czy ludzie rzeczywiście się zarejestrują. Aby złagodzić niektóre z tych wątpliwości i utrzymać motywację naszego wewnętrznego zespołu, opracowaliśmy, jak najlepiej przekazać to, nad czym pracujemy, aby inni zrozumieli, jak poważnie to traktujemy.

Brooke: Z powodu tego początkowego sceptycyzmu ważne było dla nas, abyśmy współpracowali z Krista, aby stale komunikować się z całym naszym zespołem i pokazywać im, że zamierzamy to osiągnąć i że to będzie niesamowite!

Na wynos krok po kroku dla organizacji non-profit:

• Wcześnie i często spotykaj się z kluczowymi decydentami.
• Utwórz dokumentację dotyczącą tego, jak sobie z tym radzisz, aby w przyszłości móc odwołać się do „planu kryzysowego związanego ze zdarzeniami”.
• Napisz wiadomość (nawet jeśli jest to „monitorujemy sytuację”), aby Twoi odbiorcy wiedzieli, że jesteś świadomy. Następnie użyj tego słowa w następujących miejscach:
  • Komunikat prasowy
  • Aktualizacje strony internetowej
  • Strona wydarzenia
• Twórz wewnętrzną dokumentację, taką jak często zadawane pytania, aby Twój zespół był na bieżąco i wiedział, jak odpowiadać na przychodzące pytania.
• Utrzymuj szczegóły w tajemnicy podczas finalizacji, aby informacje nie zostały ujawnione, zanim będziesz gotowy do wdrożenia.
• Po podjęciu decyzji poinformuj cały zespół i podziel się ekscytacją związaną z wypróbowaniem nowego wydarzenia, aby Twój zespół czuł się podekscytowany, a nie zdenerwowany, i mógł dzielić się tą energią z Twoimi kibicami.

Lekcja 4: Zachowaj przejrzystość wobec prelegentów, sponsorów i uczestników.

P: Jak i kiedy rozmawiałeś z prelegentami i sponsorami o przeniesieniu wydarzenia do sieci? Czy otrzymałeś odmowę?

Taryn : Powiadomiliśmy naszych sponsorów i prelegentów o naszej decyzji, zanim opublikowaliśmy jakiekolwiek inne komunikaty zewnętrzne. Skontaktowaliśmy się z nimi, aby ogłosić, że przechodzimy na wirtualną stronę i zapytać, czy nadal chcą być zaangażowani w wydarzenie.

Brooke: Początkowe opinie od sponsorów były świetne, ale trudno było stworzyć dla nich nową wartość wirtualnie. To skłoniło nas do jeszcze bardziej strategicznego podejścia do sponsoringu, aby upewnić się, że będzie to dla nich korzystne.

Anne: Nawiązałam połączenia z każdym mówcą, którego zabezpieczyliśmy na osobiste wydarzenie. Był to świetny sposób na utrzymywanie dobrych relacji z prelegentami, wyjaśnianie niewiadomych dotyczących naszej strategii i zastanawianie się nad nowymi możliwymi tematami lub sposobami obracania ich tematu, aby dopasować je do nowego celu.

Te rozmowy z prelegentami pomogły nam wymyślić nasz temat „Dostosuj i pokonaj” i zapoczątkowały niektóre z naszych strategii technologicznych. Skończyło się na tym, że zatrzymaliśmy niektórych pierwszych mówców i nie byliśmy w stanie zatrzymać innych, ale myślę, że wszyscy byli bardzo szczęśliwi, że odbyli dyskusję na ten temat i pomogli mi przeprowadzić burzę mózgów, jak sprawić, by ta konferencja była wartościowa dla uczestników.

P: Jak rozmawiałeś z uczestnikami o przeniesieniu wydarzenia do sieci? Czy otrzymałeś odmowę?

Taryn: Ważne było dla nas przekazanie jasnych wskazówek naszym potencjalnym rejestrującym i obecnym osobiście rejestrującym wydarzenia na temat stanowiska Classy w sprawie zapewnienia wszystkim bezpieczeństwa, jak i kiedy otrzymają zwrot pieniędzy, co zamierzamy zrobić zamiast wydarzenie osobiste, nasza decyzja o tym, czy pobierzemy opłatę i nie tylko.

Musieliśmy się upewnić, że wyślemy wiadomość na wszystkich kanałach. Dodaliśmy do strony pasek promocyjny z nową stroną docelową z naszymi wiadomościami, umieszczaliśmy wiadomości na portalach społecznościowych i wysyłaliśmy e-maile.

Po wysłaniu e-maila informującego uczestników o odwołaniu wydarzenia osobiście, otrzymałem tylko pozytywne uwagi od uczestników. Wszyscy wspierali nas za pośrednictwem e-maili i dziękowali nam za przyjęcie aktywnej postawy w łagodzeniu rozprzestrzeniania się choroby.

Ponieważ ogłosiliśmy, że od samego początku automatycznie zwrócimy każdemu pieniądze, ograniczyliśmy to, co w przeciwnym razie byłoby wieloma e-mailami. Ogłosiliśmy również w naszym e-mailu (i na naszej stronie internetowej), że przyglądamy się wirtualnemu wydarzeniu, więc otrzymałem pozytywne opinie od uczestników, którzy nie mogą się doczekać dalszych szczegółów.

Brooke: Otrzymałam również wiele wspaniałych opinii od sponsorów, którzy byli w trudnej sytuacji z innymi wydarzeniami, które albo czekały do ​​ostatniej chwili z odwołaniem, albo nie zwracali im pieniędzy za sponsoring. A potem wielu uczestników było naprawdę podekscytowanych, że wirtualne wydarzenie jest bezpłatne!

Na wynos krok po kroku dla organizacji non-profit:

• Poinformuj swoich zewnętrznych interesariuszy (takich jak prelegenci, sponsorzy i partnerzy korporacyjni) o swojej decyzji tak szybko, jak to możliwe, najlepiej przed upublicznieniem, aby wiedzieli, że doceniasz ich wsparcie i chcesz z nimi współpracować.
• Bądź kreatywny w tym, w jaki sposób możesz nadal dostarczać wartość dla sponsorów poprzez wirtualne wydarzenie. Na przykład przekazaliśmy naszym sponsorom okrzyki na początku sesji, przed i po otwierających i zamykających przemówieniach, w naszych e-mailach, w mediach społecznościowych oraz w stopce naszej strony internetowej wydarzenia.
• Jeśli to możliwe, zaangażuj prelegentów, gości specjalnych lub sponsorów do rozmów i burz mózgów, aby dzielić się pomysłami lub spostrzeżeniami na temat tego, jak stworzyć najlepsze możliwe wydarzenie.
• Spraw, aby Twoje wiadomości były dobrze widoczne (strona główna, e-maile, media społecznościowe), aby wszyscy zainteresowani Twoim wydarzeniem wiedzieli, że będzie ono wirtualne i jak dowiedzieć się więcej.
• Wyznacz jednego lub kilku członków swojego zespołu do monitorowania mediów społecznościowych i odpowiadania na pytania, aby informować swoich zwolenników.

Lekcja 5: Utrzymuj spójną komunikację z uczestnikami podczas całego procesu (wysyłaj dużo e-maili).

Taryn: Spójna komunikacja podczas całego procesu była kluczowa. Stworzyliśmy kalendarz e-mail marketingu dla całego zespołu.

Oto przegląd e-maili, które wysłaliśmy:

• • E-mail, aby powiadomić wszystkich, że monitorujemy sytuację
  • E-mail z powiadomieniem wszystkich, że wydarzenie zostało odwołane, otrzymają zwrot pieniędzy, a my szukaliśmy wirtualnego wydarzenia
  • E-mail informujący o wirtualnym wydarzeniu, nowej stronie internetowej wydarzenia oraz o otwarciu rejestracji
  • Spójne e-maile marketingowe promujące nowych prelegentów, aby kontynuować szum przed otwarciem selekcji sesji
  • E-maile informujące, że wybór sesji był otwarty
  • Cotygodniowe e-maile z odliczaniem w ciągu ostatnich trzech tygodni poprzedzających wydarzenie
  • Wiadomości e-mail z instrukcjami dla prelegentów głównych, jak wykorzystać nasze platformy sieciowe podczas wydarzenia
  • Tygodniowe przypomnienia o tworzeniu kont na naszych platformach sieciowych, pobieraniu Zoomu i ekscytowaniu się
  • Natychmiast po wydarzeniu wysłaliśmy ankietę dla uczestników, ogłosiliśmy wydarzenie w 2021 r., dostarczyliśmy inne treści uzupełniające i zawarliśmy informacje o naszej bibliotece sesji rozszerzonych, w której będziemy publikować nagrania z sesji na żywo, a także 15 sesji bonusowych.

Na wynos krok po kroku dla organizacji non-profit:

• Ustal wyznaczoną osobę do pisania i planowania e-maili.
• Twórz markowe zasoby, które można wykorzystać w wiadomościach e-mail i mediach społecznościowych, aby utrzymać spójną i spójną markę wydarzenia.
• Wyznacz członków zespołu, którzy są odpowiedzialni za odpowiadanie na potencjalny napływ pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej lub mediów społecznościowych.
• Nadal wysyłaj aktualizacje i używaj swoich e-maili, aby wzbudzić emocje przed wydarzeniem.
• Skontaktuj się ze wszystkimi uczestnikami w trakcie i po wydarzeniu, aby zapytać o ich doświadczenia, abyś mógł dowiedzieć się więcej o tym, co zadziałało, a co nie i co możesz spróbować następnym razem.

Lekcja 6: Nie tylko przerzucaj wiadomości osobiste i strategię wydarzeń.

P: Jak dostosowaliście wiadomości po ogłoszeniu, że będzie to wirtualne wydarzenie?
Taryn: Niektórzy mogą nie zdawać sobie sprawy, że stworzyliśmy zupełnie nowe wydarzenie. Musieliśmy stworzyć nowe punkty sprzedaży, nowe tematy i ścieżki rozmów, nowy opis wydarzenia, nowe często zadawane pytania, nowy proces rejestracji, nowy język sieciowy, nową kopię wiadomości e-mail i nie tylko.

Brooke: Jednym z najtrudniejszych etapów tworzenia wirtualnego wydarzenia było stworzenie nowej kopii i wiadomości. Mamy kilkuletnie kopie i wiedzę, z której możemy czerpać informacje dla osobistego współpracownika. Do wirtualnego wydarzenia musieliśmy stworzyć wszystko. Napisaliśmy nowy tekst witryny, nowe instrukcje obsługi platform sieciowych, takich jak Slack i Braindate, oraz nowy tekst e-maili marketingowych.

Anne: W zależności od mówcy, sesji i publiczności, ton i przekaz musiały się zmieniać w przypadku prawie każdego tematu. Niemal każda nowa sesja skupiała się na zajmowaniu się i reagowaniu na chwile kryzysu – początkowo COVID-19, a następnie także napięcia rasowe i społeczne.

Bardzo ważne było zastanowienie się, z kim rozmawialiśmy podczas tych sesji. Na przykład nasza sesja „Połącz swoją sprawę” była skierowana do organizacji non-profit non-profit, które miały trudności z powiązaniem swojej sprawy z COVID-19. Z drugiej strony nasza sesja opowiadania historii obejmowała wskazówki dla organizacji non-profit, które działają w opiece zdrowotnej i tych, których przyczyny nie miały nic wspólnego z ulgą w COVID-19.

Na wynos krok po kroku dla organizacji non-profit:

• Pamiętaj, że to nowe wydarzenie. Chociaż niektóre aspekty mogą pozostać takie same, jeśli przechodzisz z istniejącego lub corocznego wydarzenia osobistego na wydarzenie wirtualne, pomyśl o tym jako o nowym wydarzeniu.
• Będzie to obejmować nowy przekaz i może obejmować nowy branding i projekt.
• W zależności od wydarzenia może być konieczne zaktualizowanie zaplanowanych prelegentów lub treści albo sposobu, w jaki będziesz angażować uczestników. Na przykład, jeśli organizujesz wirtualną galę, musisz upewnić się, że masz solidny harmonogram rozrywki, ponieważ uczestnicy będą mieli mniej okazji do rozmowy między sobą.

Lekcja 7: Zaktualizuj elementy marki i projektu.

P: Jak zacząłeś aktualizować elementy brandingowe i projektowe wydarzenia, które wciąż było finalizowane?

Irene (starszy projektant wizualny): Wiedzieliśmy, że będziemy musieli zaktualizować elementy brandingowe i projektowe dla witryny internetowej, reklam, promocji, e-maili i oznakowań. Spotkaliśmy się z zespołem ds. wydarzeń, aby omówić logistykę i ramy czasowe, a następnie zaczęliśmy wymyślać pomysły na logo.

Aby uniknąć zaczynania od zera, możesz dodać kopię do swojej grafiki promocyjnej pod nazwą wydarzenia, która oznacza, że ​​jest ono wirtualne. Jeśli jednak zwykle korzystasz z fotografii z poprzednich wydarzeń osobistych, postaraj się nie polegać na tym zbyt mocno, ponieważ publiczność będzie wstrząsać czytaniem o wirtualnym wydarzeniu, ale zobaczenie zdjęć wydarzenia osobistego.

Bez biblioteki posiadanych zdjęć do wyboru możesz czuć się zobowiązany do włączenia zdjęć stockowych ludzi na komputerach, aby podkreślić nowy „wirtualny” kąt, ale to nie ożywi Twoich wydarzeń. W rzeczywistości może to umniejszać energię, którą próbujesz stworzyć! Zamiast tego spróbuj ożywić swoje wydarzenie za pomocą kolorów, wzorów lub innych elementów projektu z Twojej marki. Zdziwiłbyś się, jak skutecznie użycie kolorów i wzorów może wywołać uczucie podekscytowania, aby ludzie byli podekscytowani Twoim wydarzeniem.

Brooke : Kolejnym elementem, o którym myśleliśmy, było upewnienie się, że wszystko jest tak jasne i pouczające, jak to tylko możliwe. Na miejscu zwykle mamy pracowników Classy, ​​którzy są gotowi do pomocy we wszystkim, czego może potrzebować uczestnik. Dzięki wirtualnemu wydarzeniu nie masz stoiska informacyjnego ani członków personelu, w których uczestnicy mogą losowo zatrzymać się, aby zadać pytania. Wiedzieliśmy więc, że musimy być bardziej przejrzyści w naszych materiałach towarzyszących wydarzeniu i dostarczyć dużo informacji, aby zminimalizować liczbę pytań. Wiele z tych zabezpieczeń stworzyliśmy od podstaw.

Chcieliśmy również zachować osobisty element dla naszych mówców, więc zestawiliśmy pudełka na listy z koszulką Classy, ​​lampkami do selfie, przewodowymi słuchawkami i odręczną notatką od naszego dyrektora generalnego i współzałożyciela Scota. Chcieliśmy, aby poczuli się wspierani i byli przygotowani na sukces.

P: Czy możesz opisać proces przenoszenia planów dotyczących osobistego zabezpieczenia wydarzeń do projektów internetowych?

Irene : Przejście na wydarzenie internetowe będzie ogromnym zadaniem dla wielu grup ludzi, w tym osób odpowiedzialnych za projektowanie, IT, marketing, operacje i logistykę. Najważniejszą rzeczą do zrobienia jest upewnienie się, że wszyscy są zapętleni w rozmowie i rozumieją, jak ich rola wpływa na podejmowanie decyzji.

Z perspektywy projektowania Twój projektant będzie patrzył na wszystko przez pryzmat doświadczenia użytkownika i będzie dążył do jak najbardziej uproszczonego procesu rejestracji uczestników i oglądania wydarzenia. Twój projektant będzie w stanie powiedzieć Ci, czy proponowany plan jest odpowiedni dla Twoich uczestników, czy też jest miejsce na ulepszenia.

Kilka sugestii dotyczących przejścia na tryb online:

1) Spraw, aby Twoja witryna była łatwa w użyciu dla uczestników, utrzymując krótkie i rzeczowe treści, zamieszczając biuletyny na wynos, aby przełamać ściany tekstu i skracając formularze rejestracyjne tak, jak to tylko możliwe.

2) Przejście na wirtualne wydarzenie może stworzyć dodatkową pracę dla twoich projektantów i programistów. Postaraj się, aby dodatkowa praca była jak najmniejsza, zmieniając przeznaczenie istniejących układów stron.

3) Wszelkie zabezpieczenia, które złożyłeś na osobiste wydarzenie, nadal można przepracować w wirtualnym otoczeniu. Zmień przeznaczenie swoich projektów, zmieniając kopię, aby była odpowiednia dla wirtualnego wydarzenia, a następnie sformatuj je jako zasoby mediów społecznościowych, aby wzbudzić emocje.

Jedyne, co musisz zachować w swoim projekcie, to branding. Dopóki wszystko wygląda tak, jakby było częścią tego samego wydarzenia dzięki spójnym kolorom, kształtom, typografii lub wzorom, żadna praca projektowa nie pójdzie na marne, jeśli będziesz kreatywny.

P: Jak poradziłeś sobie ze zmieniającymi się terminami, jeśli chodzi o czasochłonne zadania, takie jak projektowanie strony internetowej?
Brooke: Na początku przejścia spotkaliśmy się jako zespół ds. wydarzeń i stworzyliśmy zupełnie nową oś czasu w Asanie (naszym oprogramowaniu do zarządzania projektami). Oczywiście między tym wydarzeniem a wydarzeniem pojawiło się wiele nieoczekiwanych zadań, ale pomocne było posiadanie początkowej osi czasu, z którą można pracować, zwłaszcza gdy poruszasz się szybko.

Irene: Przejście do wirtualnego wydarzenia może być zniechęcające i szczerze mówiąc, wydaje się, że jest to zbyt dużo pracy, aby można było je wykonać, ale jest to możliwe! Staraj się na początku nie zastanawiać nad tym i pamiętaj, że możesz już pracować z tym, co zaprojektowałeś, co ułatwi dostosowanie się do zmieniających się osi czasu.

Kilka wskazówek dotyczących pracy z osiami czasu:

1) Upewnij się, że Twoja marka wydaje się minimalistyczna. W ten sposób każdą grafikę z ostatniej chwili, którą musisz wykonać, można łatwo wyprodukować z podstawowego szablonu marki.

2) Upewnij się, że projektanci są mocno zaangażowani w rozmowę wokół wydarzenia. Jeśli wiedzą, jakie pomysły pojawiają się na wydarzeniu, mogą szybko przekazać informacje zwrotne na temat tego, czy byłyby łatwe do wykonania, czy też wpłynęłoby to na inne części ich obciążenia i przesunęłoby terminy.

Posiadanie wszystkich właściwych osób zaangażowanych w rozmowę od samego początku pozwoli uniknąć trafienia w większość przeszkód.

Na wynos krok po kroku dla organizacji non-profit:

• Zaplanuj aktualizację elementów marki i projektu swojej witryny, reklam, promocji, e-maili i oznakowań.
• Staraj się nie wykorzystywać ponownie zdjęć z poprzednich wydarzeń osobistych, ponieważ będzie to mylące dla zwolenników oczekujących wirtualnego formatu.
• Upewnij się, że wszyscy są zapętleni w rozmowie i rozumieją, jaką rolę odgrywają ich role w procesie podejmowania decyzji. Pomoże to upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie ze swoimi obowiązkami i może pomóc złagodzić napięcie wokół przesuwających się osi czasu.
• Oprzyj się na swoich projektantach, aby pomogli Ci stworzyć najlepsze wrażenia dla uczestników.
• Jeśli nie masz własnego projektanta, skontaktuj się z agencją po darowiznę w naturze lub z lokalnymi studentami, którzy mogą być chętni do pomocy.

Lekcja 8: Zbadaj całą technologię, której będziesz potrzebować i wykonaj co najmniej jeden suchy bieg całego wydarzenia.

P: Jak zbadałeś technologię potrzebną do różnych aspektów wydarzenia?

JP (starszy producent wideo) : Od początku pandemii miliony osób codziennie przeprowadza wideokonferencje, więc martwiłem się o ogólną niezawodność połączenia internetowego. Złe połączenie może szybko zrujnować świetną sesję. Głównym pytaniem było, jak najlepiej odtworzyć korzyści płynące z osobistego wydarzenia, takie jak nawiązywanie kontaktów, rozmowy grupowe i spotkania jeden na jednego?

Musieliśmy wybrać platformę, na której odbędzie się wydarzenie na samym początku pandemii COVID-19, bez wielu przykładów innych wirtualnych konferencji. Po zbadaniu różnych opcji zasugerowałem Zoom z kilku powodów. Dużym czynnikiem była popularność platformy i łatwość obsługi (bardzo pomogła nam znajomość platformy).

Mieliśmy już spore doświadczenie w używaniu Zoom do naszych webinariów. Pomyślałem więc, że rozsądniej będzie użyć produktu, który już znamy, zwłaszcza podczas naszego pierwszego wirtualnego wydarzenia. To, co kochamy w Zoom, to sposób, w jaki wchodzi w interakcje z uczestnikami, takie jak pytania i odpowiedzi, ankiety i opcje czatu. Inne platformy są bardziej „po prostu oglądaj”, ale Zoom jest bardziej interaktywny. Jednak sam Zoom nie wystarczył do odtworzenia interakcji osobistej, więc musieliśmy połączyć to z dodatkowymi platformami: Slack i Braindate, które dodały ważną warstwę networkingową dla naszych uczestników.

Taryn: Jedną z najbardziej korzystnych rzeczy w wydarzeniach osobistych są te rozmowy, które odbywają się między sesjami, w happy hour lub przy stoliku kawowym. To wtedy, gdy ludzie rzeczywiście łączą się ze sobą i dzielą się swoimi problemami, wyzwaniami i rozwiązaniami, których używali, aby przez to przejść, lub wyciągniętymi w ten sposób wnioskami. To właśnie oferuje Braindate i to właśnie znalazłem jako uczestnik. Właściwie wziąłem udział w Braindate z kilkoma innymi planistami wydarzeń, którzy szukali opcji networkingowych i wszyscy wymieniliśmy się informacjami kontaktowymi.

Wiedzieliśmy również, że potrzebujemy sposobu, aby ludzie mogli rozmawiać ze sobą, rozmawiać z nami i rozmawiać z prelegentami o wszystkim, co ma związek z wydarzeniami. Nawiązaliśmy już współpracę ze Slackiem i skontaktowaliśmy się z nimi, aby sprawdzić, czy przekażą przestrzeń roboczą Slack na nasze wydarzenie, i zgodzili się.

Na wynos krok po kroku dla organizacji non-profit:

• Poszukaj platformy, która jest niezawodna i z której Twoi zwolennicy mogą już wiedzieć, jak z niej korzystać.
• Weź udział w innych wirtualnych wydarzeniach, aby zobaczyć, jak wygląda wrażenia użytkownika i uzyskać pomysły na ulepszenie własnej konfiguracji.
• Poszukaj platformy, która priorytetowo traktuje zaangażowanie dzięki funkcjom takim jak czat, pytania i odpowiedzi, reakcje i ankiety, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców.
• Użyj dodatkowego oprogramowania (takiego jak Slack), aby utrzymać zaangażowanie widzów i kontynuować rozmowę.
• Wykorzystaj swoje istniejące partnerstwa w dowolny sposób.
• Wykonaj suchą próbę ze swoim zespołem i dowolnymi głośnikami zewnętrznymi, aby upewnić się, że wszyscy mają odpowiednią konfigurację i działają poprawnie.

Lekcja 9: Sprzęt, konfiguracja i produkcja są kluczowe.

Jedno z najczęściej zadawanych pytań przez naszych uczestników brzmiało: „Jak twoje emcee wyglądają i brzmią tak dobrze? Jakiego sprzętu używasz? I chociaż krótka odpowiedź brzmi, że mamy w naszym zespole utalentowanego producenta wideo, on z przyjemnością zagłębi się w temat i podzieli się z wami wszystkimi swoimi najlepszymi praktykami.

Opublikujemy obszerny wpis gościnny autorstwa JP Angers, aby podzielić się konfiguracją Classy, ​​a także najlepszymi praktykami dotyczącymi kręcenia wydarzenia na żywo, ale na razie dzieli się najważniejszymi elementami, dzięki którym Twój film będzie wyglądał wysokiej jakości, nawet przy niższym budżecie .

JP: Jest kilka kluczowych obszarów, które należy wziąć pod uwagę.

1.) Jakość dźwięku

Jakość dźwięku powinna być zawsze Twoim priorytetem numer jeden. Ludzie mogą wybaczyć słabą jakość obrazu, ale dźwięk jest tym, co tworzy lub psuje prezentację. Kluczem do sukcesu jest oddalenie mikrofonu i głośników, aby nie krzyżowały się ze sobą i nie tworzyły niesłyszalnych zdań.

Najlepszym rozwiązaniem jest użycie słuchawek z mikrofonem. Do wszystkich przemawiających na konferencji wysłaliśmy przewodowe słuchawki Apple Earbuds. Mają świetny mikrofon i są kompatybilne z prawie każdym urządzeniem.

2.) Dobre oświetlenie

Wysłaliśmy również niedrogie lampki pierścieniowe USB, które można przypiąć do kamery internetowej (u góry ekranu). Ważne jest, aby uzyskać światło pierścieniowe, które ma trzy różne opcje kolorystyczne, które będą pasować do światła otoczenia (w przybliżeniu 3200k, 4000k, 5500k, aby dopasować odpowiednio ciepłobiałe, średniobiałe i białe światło dzienne).

3.) Kadrowanie

Ostatnim aspektem technicznym jest właściwe kadrowanie. Zawsze trzymaj kamerę internetową na wysokości oczu, zamiast na stole, gdzie ludzie patrzą w dół na kamerę internetową. Nikt nie lubi oglądać festiwalu podbródków! Dobrą zasadą jest ustawienie oczu w około dwóch trzecich wysokości ekranu.

Aby dowiedzieć się więcej o konfiguracji naszego biura na to wydarzenie, seminariach internetowych i naszych wewnętrznych filmach, wróć do bloga, a ja szczegółowo wyjaśnię, jak założyć własne studio wideo wysokiej jakości.

Dodatkowe pytania i odpowiedzi

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.