كيف استضفنا حدثًا افتراضيًا استقطب أكثر من 10000 شخص

إلى جانب العديد من الشركات الأخرى والمنظمات غير الربحية والعروسين والخريجين في جميع أنحاء العالم ، كان لدى كلاسي خطط كبيرة لحدث شخصي في عام 2020. على مدى السنوات الست الماضية ، استضفنا Collaborative ، وهو مؤتمر للمهنيين غير الربحيين. The Collaborative هي تجربة مدتها أربعة أيام توفر للمهنيين غير الربحيين الفرصة للتعلم والتواصل مع خبراء الصناعة والأقران المتشابهين في التفكير ، وحضور ساعات سعيدة مليئة بالأحداث ، وإعادة إلهام مهامهم. ولكن في الأسبوع الأول من مارس 2020 ، مع تطور COVID-19 سريعًا من ذكر موجز في الأخبار إلى عنوان رئيسي شامل ، علم فريق الأحداث لدينا أنه لا يمكننا ضمان حدث شخصي.

يقول مدير الأحداث الأول تارين كراودر: "لم يتم الاستخفاف بعملية الانتقال إلى حدث افتراضي". "عندما بدأنا في مراقبة حالة COVID-19 لأول مرة ، أنشأنا العديد من خطط الأزمات المختلفة اعتمادًا على ما حدث بعد ذلك مع الفيروس. لم تدم خطط الأزمة الأولية هذه طويلاً - كان علينا التحول إلى خطط أزمة جديدة يوميًا تقريبًا لعدة أسابيع حيث تغيرت الأمور بسرعة مع الوباء. تألفت خطط الأزمة هذه من تكتيكات الاتصال والعمليات ".

لمساعدة فريقك على إعادة تخيل الأحداث التي تجريها شخصيًا ، طلبنا من خمسة من أعضاء فريقنا الرئيسيين مشاركة نصائحهم ودروسهم المستفادة حول تحويل حدث شخصي إلى تجربة افتراضية اجتذبت أكثر من 10000 شخص في شهرين ونصف فقط. تابع القراءة للاستماع إلى تارين كراودر ، كبير مديري الفعاليات ؛ بروك هيرن ، كبير مخططي الأحداث ؛ Anne Guillen ، مسئولة تسويق محتوى الأحداث الهامة ؛ إيرين ويبر ، كبير المصممين المرئيين ؛ وجي بي أنجرس ، منتج فيديو أول.

الدرس الأول: تقييم المخاطر وإجراء البحوث والتحرك بسرعة.

س: اشرح العملية الأولية للطريقة التي قررت بها الانتقال من حدث شخصي إلى حدث افتراضي.

تارين: احتجنا أولاً إلى بدء عملية تقييم المخاطر التي نتعرض لها من خلال الحدث الشخصي. وشمل ذلك تجاوز العقود الموقعة والفواتير المستحقة عن الخدمات المقدمة. بدأنا بالتواصل مع كل من البائعين والفنادق والمكان.

كنت بحاجة إلى خوض المعارك القانونية مع القوة القاهرة ، وللقيام بذلك كنت بحاجة إلى معرفة: ما هي الاتفاقيات التي يمكننا الخروج منها وما لم نتمكن من الخروج منها ، وما هي الخدمات التي تم تقديمها حتى أتمكن من معرفة مقدار الأموال التي أنفقناها بالفعل الحدث شخصيًا.

بروك : بينما كنا نفكر في كيفية إلغاء أو تأجيل اتفاقياتنا للحدث الشخصي ، كنا نقضي أيضًا ساعات في الاجتماعات لصياغة الشكل الذي سيبدو عليه الحدث الافتراضي بالضبط ، وما الذي سنقدمه ، ومتى.

علاوة على إعادة تصور الحدث ، كنا أيضًا نواجه تحديات جديدة تأتي مع حدث افتراضي بالكامل. نحن محظوظون جدًا لوجود العديد من خبراء التكنولوجيا الذين يمكننا الاعتماد عليهم ، مثل منتج الفيديو وفريق تكنولوجيا المعلومات.

س: ما هي بعض أفكارك أو مخاوفك خلال هذه العملية؟

تارين : لم يخطط أي منا من قبل لحدث افتراضي من قبل ، لذلك كنا بحاجة إلى البحث عن التقنيات ؛ احتياجات تكنولوجيا المعلومات مثل WiFi ؛ إعداد السماعات للحصول على إضاءة جيدة وصوت وواي فاي في منازلهم الفردية ؛ فرص رعاية لإعداد افتراضي ، وفرص للتواصل مع بيئة افتراضية ، وما إلى ذلك.

س: كيف أثر الانتقال إلى حدث افتراضي على المحتوى المخطط له؟

آن: كان الأمر صعبًا من منظور المحتوى لأنني كنت أعرف أنه سيتعين علينا التحرك بسرعة كبيرة ، لكن لم أتمكن من البدء في تجميع المحتوى حتى اكتشفنا الشكل الذي سيبدو عليه الحدث الافتراضي ، من الناحية اللوجستية والتقنية.

بمجرد اتخاذ هذه القرارات ، أدركنا سريعًا أنه لا يمكننا استخدام الجلسات التي عززناها بالفعل للحدث الشخصي. لم يتناسبوا مع المناخ الحالي ، ولم يخلقوا تدفقًا مثاليًا للمؤتمر. استأنفنا عملية اتخاذ القرار بشأن موضوع المؤتمر والتركيز عليه ، وقمنا برعاية مجالات المواضيع ، ثم حددنا المتحدثين الجدد الذين يناسبون تلك الموضوعات.

تارين: كان تخطيط المحتوى جزءًا من المخطط الزمني منذ اليوم الأول. كان أحد الأسئلة الأولى التي طرحناها على أنفسنا هو كم عدد الجلسات التي يجب أن نقدمها؟ لم نعتقد أن الناس سيكونون مهتمين بالجلوس أمام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم طوال اليوم ، واعتقدنا أنهم يريدون تنظيم جدولهم الخاص. لعب هذا أيضًا دورًا مهمًا في التكنولوجيا التي انتهينا من اختيارها.

كان علينا أن نبدأ من جديد بالمحتوى لأننا كنا نعيش في عالم جديد ، حيث يحتاج الناس إلى محتوى مختلف عما كانوا عليه من قبل. لذلك ، احتجنا إلى إجراء محادثات مع خبراء الصناعة والمنظمات غير الربحية لفهم ما كانوا يمرون به بالضبط لنعرف بالضبط ما يحتاجون منا لتقديمه.

بعض الأسئلة التي ناقشناها:

• هل سيرغب الناس في الاشتراك في هذا الحدث الافتراضي؟ كيف نثير اهتمامهم؟
• هل السوق مشبع أكثر من اللازم بمحتوى استجابة COVID-19 ، مما يعني أنه لا أحد سيحتاج لمحتوياتنا؟ هل سيظل المحتوى الذي اخترناه في أبريل ذا صلة في يونيو؟
• ما هي الأحداث الافتراضية الأخرى مثل؟ ماذا يمكننا أن نتعلم من الآخرين الآن؟
• لدينا حضور من جميع أنحاء العالم ، فما هو الإطار الزمني الذي يجب أن نستخدمه للجلسات؟
• ماذا سيكون اسم الحدث؟
• هل سيكون لدينا موضوع؟

في البداية ، قررنا عدم وجود سمة نظرًا لأن لدينا نافذة صغيرة لسحبها بالكامل. لكن أثناء التحدث إلى المتحدثين ، أدركنا أن موضوعًا أساسيًا قد نشأ: التكيف. لذلك ، اخترنا ربطه بواحدة من القيم الأساسية لـ Classy: التكيف والتغلب.

كان هناك الكثير من الأشياء المجهولة لدرجة أنه كان علينا فقط أن نجعل تخميننا الأفضل تعليماً بشأن العديد من هذه الأسئلة. نحن ملتزمون بتوفير فرص شبكات قوية وقضينا الكثير من الوقت في البحث عن كيفية القيام بذلك. لقد اشتركنا أيضًا في العديد من الأحداث الافتراضية كحضور للحصول على عرض مباشر.

نظرًا لأننا كنا ننشئ حدثًا جديدًا ، كان علينا إنشاء شعار جديد. أولاً ، احتجنا إلى معرفة الاسم الجديد ، لذلك عقدنا جلسة العصف الذهني الداخلية لمعرفة ذلك. ثم اتصلنا بفريق التصميم وطلبنا منهم بعض خيارات الشعار.

الوجبات الجاهزة خطوة بخطوة للمنظمات غير الربحية:

• تقييم المخاطر في تغيير خططك من خلال مراجعة اتفاقيات البائعين والعقود.
• قم بإجراء بحث لمعرفة ما يستلزمه حدث افتراضي من حيث التكنولوجيا والوظائف الضرورية - سواء العناصر المطلوبة أو العناصر اللطيفة.
• راجع المحتوى المخطط له أو الجدول الزمني للأحداث لبدء العصف الذهني لطرق التكيف مع جمهور افتراضي.
• حضور الأحداث الافتراضية الأخرى للإلهام.
• أنشئ قائمة تشغيل بالأسئلة فور ظهورها لتذكير فريقك بجميع العناصر الجديدة التي ستحتاج إلى الرد عليها أو الاستعداد لها.
• قم بعمل حلقة في المصمم الخاص بك أو الأشخاص المسؤولين عن إنشاء أصول ذات علامة تجارية ، وتصميم صفحة الحدث الخاصة بك ، وتحديث موقع الويب ، وما إلى ذلك.

الدرس الثاني: إنشاء ميزانية جديدة وخطط طوارئ.

تارين: كانت الخطوة الحاسمة الأخرى عندما يتعلق الأمر بإنشاء ميزانية جديدة هي تحديد ما إذا كان سيتم رد أموال الأشخاص الذين اشتروا بالفعل تذاكر للحدث الشخصي أم لا ، وما إذا كان الحدث الافتراضي سيكون مجانيًا أم لا. أردنا إخطار الجميع على الفور بشأن كلا العنصرين ، واتخذنا قرارًا بأن يتلقى كل شخص استردادًا كاملاً وأن الحدث الجديد سيكون مجانيًا.

كما أجرينا محادثات مع مدير تطوير الأعمال لدينا ، تشارلي أندرسون ، حول مقدار الإيرادات التي يمكن أن يجلبها من خلال الرعاية لحدث غير مثبت. كان هذا أيضًا مكونًا مهمًا في عملية إنشاء الميزانية.

كل هذه الأشياء يجب القيام بها قبل أن أنتهي من الميزانيات. بعد حساب ما يمكننا استرداده ، وما لم نتمكن من استعادته ، وإيرادات الرعاية المحتملة ، بدأت ميزانية جديدة.

ثم قمت بإنشاء ثلاث خطط طوارئ مختلفة للأحداث بناءً على:

1) عالم لا يزال فيه التباعد الاجتماعي مطبقًا في يونيو.

2) عالم لم يتم فيه فرض التباعد الاجتماعي ، لكن الناس ما زالوا يخشون السفر.

3) عالم حيث كل شيء يعود إلى طبيعته.

كل خطة طوارئ لها ميزانيتها الخاصة.

الوجبات الجاهزة خطوة بخطوة للمنظمات غير الربحية:

• احسب ما يمكنك وما لا يمكنك استرداده من عقود الحدث الأصلية.
• حدد ما إذا كان الحدث الخاص بك سيكون مجانيًا أو سيكون له سعر للقبول أو حد أدنى لجمع التبرعات.
• تحدث إلى القيادة أو أعضاء مجلس الإدارة الذين قد يكونون قادرين على جلب رعايات أو شركاء من الشركات.
• حاول أن تتنبأ قدر الإمكان وأنشئ خططًا احتياطية حتى تكون مستعدًا قدر الإمكان لأي تحديات جديدة تأتي مع الحدث الافتراضي الخاص بك.

الدرس 3: كن صادقًا ومتحمسًا في اتصالاتك الأولية.

تارين: في الأسبوع الأول من شهر مارس ، تواصلت مع مديرة الاتصالات والعلامة التجارية ، Krista Lamp ، للحصول على أفكارها بشأن مراسلة الحاضرين لإعلامهم بأننا نراقب الوضع. كنا بحاجة إلى التوافق مع الرسائل الداخلية والخارجية ، ولكن أولاً ، كنا بحاجة إلى معرفة ما ستكون خطتنا.

لم يكن لدينا خطة أزمة حدث محددة ، لذلك كان علينا إنشاء تلك الوثائق. احتجنا أيضًا إلى إعداد بيان صحفي ، وتحديث موقعنا الإلكتروني ، وإرسال الأسئلة الشائعة الداخلية حول كيفية الرد على العملاء أو العملاء المحتملين عندما يسألون عن خطتنا.

كانت رسالتنا الأولية للجميع داخليًا وخارجيًا هي أننا كنا نراقب الوضع. ومع ذلك ، فقد علمنا (القيادة التنفيذية وأصحاب المصلحة الرئيسيين) أنه يتعين علينا إلغاء الحدث وكنا نبحث في خياراتنا.

أبقينا هذا بالقرب من الصندوق بينما قررنا ما إذا كنا سنشرع في إنشاء حدث افتراضي. بمجرد أن علمنا أن هذا سيحدث ، قمت بتكرار عدد قليل من الأشخاص الإضافيين في فرق التسويق والتصميم وتطوير الويب لإعلامهم بأننا سنلغي الحدث. تم إخبارهم قبل أي شخص آخر لأننا كنا في طور العمل على إطلاق المرحلة الثانية من موقع الحدث الشخصي ، ولم أكن أريدهم أن يضيعوا الوقت في العمل على شيء سنعمل على خدشه قريبًا.

نصيحة احترافية من آن : قم بإنشاء مستند نقاط الحديث الداخلية. أنشأنا واحدًا للحدث الشخصي الذي بدأناه للتو في فبراير ، وكان علينا العودة وإنشاء حدث جديد للحدث الافتراضي. لقد أخذنا ما كتبناه على أنه أسئلة وأجوبة على موقعنا الإلكتروني وقمنا بتدويره في مستند نقاط الحديث الداخلي مع تفاصيل إضافية لأعضاء فريق Classy حتى يتمكنوا من التحدث عن الحدث.

س: كيف كان رد فعل أعضاء فريق Classy الآخرين عندما سمعوا أن حدثك سيكون افتراضيًا؟

تارين: التحول إلى الوضع الافتراضي يعني إنشاء حدث جديد تمامًا. لقد أنجزنا الكثير من العمل في الحدث الأولي ، لذلك كان هناك القليل من الحزن حول عدم قدرتنا على رؤية ذلك من خلال.

لكن كان الجميع داعمين ومستعدين للتدخل لمساعدة فريقنا. كنا بحاجة إلى مشاركة كل فرد في فريقنا وأصحاب المصلحة في الشركة ، وقد تقدم الجميع بطرق لا تصدق.

كان هناك بعض الشكوك الأولية حول ما إذا كان بإمكاننا القيام بذلك أم لا ، وما إذا كانت ستكون تجربة إيجابية أم لا ، وما إذا كان الناس سيسجلون بالفعل أم لا. للمساعدة في تخفيف بعض هذه الشكوك والحفاظ على تحفيز فريقنا الداخلي ، عملنا من خلال أفضل طريقة لإيصال ما كنا نعمل عليه ، حتى يفهم الآخرون مدى جديتنا في أخذ هذا الأمر.

بروك: بسبب هذا الشك الأولي ، كان من المهم بالنسبة لنا العمل مع Krista للتواصل باستمرار مع فريقنا بأكمله وإظهار أننا سنقوم بهذا الأمر ، وأنه سيكون رائعًا!

الوجبات الجاهزة خطوة بخطوة للمنظمات غير الربحية:

• اجتمع مع صانعي القرار الرئيسيين في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان.
• قم بإنشاء وثائق حول كيفية تعاملك مع هذا الأمر بحيث يمكنك الرجوع إلى "خطة أزمة الحدث" في المستقبل.
• اكتب رسالتك (حتى لو كانت "نحن نراقب الموقف") حتى يعرف جمهورك أنك على علم بذلك. ثم استخدم هذا الإسهاب في الأماكن التالية:
  • بيان صحفي
  • تحديثات الموقع
  • صفحة الحدث
• قم بإنشاء وثائق داخلية مثل الأسئلة الشائعة حتى يتم تحديث فريقك ويعرف كيفية الرد على الأسئلة الواردة.
• حافظ على التفاصيل هادئة عند الانتهاء حتى لا يتم الإفراج عن المعلومات قبل أن تكون مستعدًا لنشرها.
• بمجرد اتخاذ القرار ، أبلغ فريقك بالكامل وشارك حماسك بشأن تجربة حدث جديد حتى يشعر فريقك بالإثارة بدلاً من التوتر ، ويمكنهم مشاركة هذه الطاقة مع مؤيديك.

الدرس 4: تحلى بالشفافية مع المتحدثين والجهات الراعية والحضور.

س: كيف ومتى تحدثت إلى المتحدثين والجهات الراعية حول نقل الحدث إلى الإنترنت؟ هل تلقيت أي معارضة؟

تارين : لقد أبلغنا الرعاة والمتحدثين بقرارنا قبل إصدار أي اتصالات خارجية أخرى. لقد تواصلنا معهم للإعلان عن أننا نتجه افتراضيًا وسألنا عما إذا كانوا لا يزالون يرغبون في المشاركة في الحدث.

بروك: كانت التعليقات الأولية من الرعاة رائعة ، ولكن كان من الصعب إنشاء قيمة جديدة لهم افتراضيًا. دفعنا هذا إلى أن نكون أكثر إستراتيجية بشأن الرعاية للتأكد من أنها ستكون مفيدة لهم.

آن: أعددت مكالمات مع كل متحدث قمنا بتأمينه للحدث الشخصي. لقد كانت طريقة رائعة للحفاظ على علاقات جيدة مع المتحدثين ، وشرح الجوانب المجهولة في استراتيجيتنا ، واختيار أدمغتهم حول مواضيع جديدة محتملة أو كيف يمكن نسج موضوعهم ليناسب التركيز الجديد.

ساعدتنا هذه المحادثات مع المتحدثين على ابتكار موضوعنا ، "التكيف والتغلب" ، وأثارت بعض استراتيجيات التكنولوجيا لدينا. انتهى بنا الأمر إلى الاحتفاظ ببعض المتحدثين الأوائل ولم نتمكن من الاحتفاظ بالآخرين ، لكنني أعتقد أنهم جميعًا سعداء جدًا بإجراء مناقشة حول هذا الموضوع ومساعدتي في تبادل الأفكار حول كيفية الحفاظ على قيمة هذا المؤتمر للحضور.

س: كيف تحدثت مع الحاضرين حول انتقال الحدث عبر الإنترنت؟ هل تلقيت أي معارضة؟

تارين: كان من المهم بالنسبة لنا تقديم بعض التوجيهات الواضحة للمسجلين المحتملين والمسجلين الحاليين للحدث شخصيًا حول موقف Classy بشأن الحفاظ على سلامة الجميع ، وكيف ومتى سيحصلون على استرداد ، وما الذي سنفعله بدلاً من الحدث الشخصي ، وقرارنا بشأن ما إذا كنا سنتقاضى رسومًا أم لا ، والمزيد.

كنا بحاجة للتأكد من نشر الخبر على جميع القنوات. أضفنا شريطًا ترويجيًا إلى موقع الويب بصفحة مقصودة جديدة مع رسائلنا ، ووضعنا الرسائل على مواقع التواصل الاجتماعي ، وأرسلنا رسائل بريد إلكتروني.

بمجرد إرسال البريد الإلكتروني لإعلام الحضور بإلغاء الحدث شخصيًا ، لم أتلق سوى ملاحظات إيجابية من الحاضرين. كان الجميع داعمين من خلال رسائل البريد الإلكتروني وشكرنا على اتخاذ موقف استباقي في التخفيف من انتشار المرض.

نظرًا لأننا أعلنا أننا سنعيد الأموال لأي شخص تلقائيًا منذ البداية ، فقد أدى ذلك إلى تقليل ما كان يمكن أن يكون الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. لقد أعلنا أيضًا في بريدنا الإلكتروني (وعلى موقعنا الإلكتروني) أننا كنا نبحث في حدث افتراضي ، لذلك تلقيت تعليقات إيجابية من الحاضرين الذين يتطلعون إلى سماع المزيد من التفاصيل.

بروك: لقد تلقيت أيضًا الكثير من التعليقات الرائعة من الرعاة الذين كانوا في مواقف صعبة مع أحداث أخرى كانت إما تنتظر حتى اللحظة الأخيرة لإلغاء أو لا ترد لهم مدفوعات الرعاية. وبعد ذلك ، كان العديد من الحاضرين متحمسين حقًا لأن الحدث الافتراضي كان مجانيًا!

الوجبات الجاهزة خطوة بخطوة للمنظمات غير الربحية:

• أبلغ أصحاب المصلحة الخارجيين (مثل المتحدثين والجهات الراعية والشركاء من الشركات) بقرارك بأسرع ما يمكن ، والأفضل قبل طرحه للجمهور حتى يعلموا أنك تقدر دعمهم وترغب في العمل معهم.
• كن مبدعًا في كيفية الاستمرار في تقديم القيمة للرعاة من خلال حدث افتراضي. على سبيل المثال ، قدمنا ​​رعاتنا صيحات في بداية الجلسات ، قبل وبعد الكلمات الرئيسية الافتتاحية والختامية ، في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ، وعلى وسائل التواصل الاجتماعي ، وفي تذييل موقع الحدث الخاص بنا.
• إذا أمكن ، اسحب المتحدثين في الحدث أو الضيوف المميزين أو الرعاة إلى المحادثات وطرح الأفكار لمشاركة الأفكار أو الأفكار حول كيفية إنشاء أفضل حدث ممكن.
• اجعل رسائلك مرئية للغاية (الصفحة الرئيسية ، ورسائل البريد الإلكتروني ، ووسائل التواصل الاجتماعي) حتى يعرف أي شخص مهتم بحدثك أنها ستكون افتراضية وكيفية معرفة المزيد.
• عيّن عضوًا أو عددًا قليلاً من أعضاء فريقك لمراقبة وسائل التواصل الاجتماعي والرد على الأسئلة لإبقاء مؤيديك على اطلاع.

الدرس الخامس: حافظ على تواصل متسق مع الحضور طوال العملية (أرسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني).

تارين: كان الاتصال المتسق طوال العملية برمتها عاملاً رئيسيًا. أنشأنا تقويمًا للتسويق عبر البريد الإلكتروني على مستوى الفريق.

فيما يلي نظرة عامة على رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلناها:

• • بريد إلكتروني لإعلام كل شخص كنا نراقب الموقف
  • تم إلغاء بريد إلكتروني لإخطار الجميع بالحدث ، وسيتلقون المبالغ المستردة ، وكنا نبحث في حدث افتراضي
  • رسالة بريد إلكتروني تعلن عن الحدث الافتراضي وموقع الحدث الجديد وأن التسجيلات مفتوحة
  • رسائل بريد إلكتروني تسويقية متسقة للترويج للمتحدثين الجدد لمواصلة الضجيج قبل أن نفتح اختيار الجلسة
  • رسائل البريد الإلكتروني التي تعلن بعد ذلك أن اختيار الجلسة مفتوح
  • رسائل البريد الإلكتروني الأسبوعية للعد التنازلي في الأسابيع الثلاثة الماضية التي تسبق الحدث
  • رسائل بريد إلكتروني تعلن عن تعليمات المتحدثين الرئيسيين للاستفادة من منصات التواصل الخاصة بنا للحدث
  • أسبوع من التذكيرات لإنشاء حسابات لمنصات الشبكات الخاصة بنا ، لتنزيل Zoom ، وللإثارة
  • بعد الحدث مباشرة ، أرسلنا استبيانًا للحضور ، وأعلننا عن حدث 2021 ، وقدمنا ​​محتوى متابعة آخر ، وقمنا بتضمين معلومات حول مكتبة الجلسات الموسعة الخاصة بنا حيث سننشر تسجيلات للجلسات الحية بالإضافة إلى 15 جلسة إضافية.

الوجبات الجاهزة خطوة بخطوة للمنظمات غير الربحية:

• أنشئ شخصًا مهمًا لكتابة رسائل البريد الإلكتروني وجدولتها.
• أنشئ أصولًا ذات علامة تجارية يمكن استخدامها في البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي للحفاظ على علامة تجارية متسقة ومتماسكة لحدثك.
• عيّن أعضاء الفريق المسؤولين عن الرد على التدفق المحتمل للأسئلة عبر البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي.
• استمر في إرسال التحديثات واستخدم رسائل البريد الإلكتروني لإثارة الحماس قبل الحدث.
• تابع مع جميع الحاضرين أثناء الحدث وبعده للسؤال عن تجربتهم حتى تتمكن من معرفة المزيد حول ما نجح وما لم ينجح وما يمكنك تجربته في المرة القادمة.

الدرس 6: لا تقوم فقط بتدوير الرسائل الشخصية واستراتيجية الأحداث.

س: كيف قمت بضبط المراسلة بعد الإعلان عن أنها ستكون حدثًا افتراضيًا؟
تارين: ما قد لا يدركه البعض هو أننا أنشأنا حدثًا جديدًا. كان علينا إنشاء نقاط بيع جديدة ، وموضوعات جديدة ومسارات حوارية ، ووصف جديد للحدث ، وأسئلة شائعة جديدة ، وعملية تسجيل جديدة ، ولغة جديدة للشبكات ، ونسخة بريد إلكتروني جديدة ، والمزيد.

بروك: كان أحد أكثر الأجزاء تحديًا في إنشاء الحدث الافتراضي هو إنشاء جميع النسخ والرسائل الجديدة. لدينا عدة سنوات من النسخ والتعلم لنسحب منه للعمل التعاوني الشخصي. بالنسبة للحدث الافتراضي ، كان علينا إنشاء كل شيء. كتبنا نسخة جديدة من موقع الويب وأدلة إرشادية جديدة لمنصات الشبكات مثل Slack و Braindate ونسخة جديدة لرسائل البريد الإلكتروني التسويقية.

آن: اعتمادًا على المتحدث والجلسة والجمهور ، يجب أن تتغير اللهجة والرسائل مع كل موضوع تقريبًا. كان تركيز كل جلسة جديدة تقريبًا على معالجة لحظات الأزمات والاستجابة لها - في البداية COVID-19 ثم أيضًا التوترات العرقية والمجتمعية.

كان من المهم جدًا التفكير في من كنا نتحدث في هذه الجلسات. على سبيل المثال ، كانت جلسة "Connect Your Cause" موجهة إلى المنظمات غير الربحية غير الصحية التي كانت تواجه صعوبة في ربط قضيتها بـ COVID-19. من ناحية أخرى ، غطت جلسة سرد القصص لدينا نصائح للمنظمات غير الربحية العاملة في مجال الرعاية الصحية وأولئك الذين لا علاقة لأسبابهم بإغاثة COVID-19.

الوجبات الجاهزة خطوة بخطوة للمنظمات غير الربحية:

• تذكر أن هذا حدث جديد. في حين أن بعض الجوانب قد تظل كما هي ، إذا كنت تنتقل من حدث شخصي حالي أو سنوي إلى حدث افتراضي ، ففكر فيه على أنه حدث جديد.
• سيتضمن ذلك رسائل جديدة وقد يتضمن علامة تجارية جديدة وتصميمًا جديدًا.
• اعتمادًا على الحدث الخاص بك ، قد تحتاج إلى تحديث المتحدثين المجدولين أو المحتوى ، أو الطريقة التي ستشارك بها الحضور. على سبيل المثال ، إذا كنت تقيم حفلًا افتراضيًا ، فسيتعين عليك التأكد من أن لديك جدولًا قويًا للترفيه ، حيث ستكون هناك فرص أقل للحضور للتحدث فيما بينهم.

الدرس 7: قم بتحديث علامتك التجارية وعناصر التصميم.

س: كيف بدأت في تحديث العلامة التجارية وعناصر التصميم لحدث لا يزال في طور الانتهاء؟

إيرين (مصمم بصري أول): كنا نعلم أننا سنحتاج إلى تحديث العلامة التجارية وعناصر التصميم لموقع الويب والإعلانات والعروض الترويجية ورسائل البريد الإلكتروني واللافتات. التقينا بفريق الفعاليات لاستعراض الخدمات اللوجستية والجداول الزمنية ثم بدأنا في محاكاة أفكار الشعار.

لتجنب البدء من نقطة الصفر ، يمكنك إضافة نسخة إلى رسوماتك الترويجية أسفل اسم الحدث الذي يشير إلى أنه افتراضي. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم عادةً التصوير الفوتوغرافي من الأحداث الشخصية السابقة ، فحاول عدم الاعتماد بشدة على ذلك لأنه سيكون من الصعب على الجمهور أن يقرأ عن حدث افتراضي ، ولكن انظر إلى صور حدث شخصي.

بدون مكتبة للصور المملوكة للاختيار من بينها ، قد تشعر بأنك ملزم بتضمين صور المخزون للأشخاص على أجهزة الكمبيوتر للتأكيد على الزاوية "الافتراضية" الجديدة ، ولكن هذا لن يجلب الحياة إلى أحداثك. في الواقع قد ينتقص من الطاقة التي تحاول خلقها! بدلاً من ذلك ، حاول إضفاء الحيوية على الحدث الخاص بك من خلال الألوان أو الأنماط أو عناصر التصميم الأخرى من علامتك التجارية. ستندهش من مدى فعالية استخدام الألوان والأنماط في إثارة شعور بالإثارة لتحفيز الناس على الحدث الخاص بك.

بروك : هناك عنصر آخر فكرنا فيه وهو التأكد من أن كل شيء واضح وغني بالمعلومات قدر الإمكان. في الموقع ، عادة ما يكون لدينا موظفون أنيقون يتجولون جاهزين للمساعدة في أي شيء قد يحتاجه أحد الحاضرين. مع حدث افتراضي ، ليس لديك كشك معلومات أو موظفين يمكن للحاضرين التوقف بشكل عشوائي لطرح الأسئلة. لذلك ، علمنا أننا بحاجة إلى أن نكون أكثر وضوحًا في ضمانات الأحداث الخاصة بنا وأن نقدم الكثير من المعلومات لتقليل الأسئلة. لقد أنشأنا الكثير من هذه الضمانات من الصفر.

أردنا أيضًا الاحتفاظ بعنصر شخصي لمكبرات الصوت لدينا ، لذلك قمنا بتجميع صناديق البريد مع قميص أنيق وأضواء سيلفي وسماعات رأس سلكية وملاحظة مكتوبة بخط اليد من رئيسنا التنفيذي والشريك المؤسس سكوت. أردنا أن يشعروا بالدعم وأن نتأكد من أنهم مهيئون للنجاح.

س: هل يمكنك وصف عملية تحويل الخطط الخاصة بضمانات الأحداث الشخصية إلى التصميمات المستندة إلى الويب؟

إيرين : سيكون الانتقال إلى حدث ويب مهمة ضخمة لمجموعات متعددة من الأشخاص ، بما في ذلك المسؤول عن التصميم وتكنولوجيا المعلومات والتسويق والعمليات والخدمات اللوجستية. أهم شيء يجب فعله هو التأكد من إشراك الجميع في المحادثة وفهم كيفية لعب دورهم في صنع القرار.

من منظور التصميم ، سيبحث المصمم الخاص بك في كل شيء من منظور تجربة المستخدم ويدفع نحو العملية الأكثر انسيابية لتسجيل الحضور ومشاهدة الحدث الخاص بك. سيتمكن المصمم الخاص بك من إخبارك ما إذا كانت الخطة المقترحة على المسار الصحيح للحاضرين أو إذا كان هناك مجال للتحسين.

بعض الاقتراحات للتبديل إلى الإنترنت:

1) اجعل موقع الويب الخاص بك سهلًا على الحاضرين لاستخدامه عن طريق الاحتفاظ بنسخة مختصرة ومباشرة ، وتقسيم جدران النص ، وجعل استمارات التسجيل قصيرة قدر الإمكان.

2) قد يؤدي التبديل إلى حدث افتراضي إلى إنشاء بعض الأعمال الإضافية للمصممين والمطورين لديك. حاول الاحتفاظ بالعمل الإضافي بأقل قدر ممكن من خلال إعادة تعيين تخطيطات الصفحة الحالية.

3) لا يزال من الممكن إعادة العمل على أي ضمان كنت تقدمه لحدثك الشخصي من أجل إعداد افتراضي. أعد تصميم تصميماتك عن طريق تغيير النسخة لتكون ملائمة للحدث الافتراضي ، ثم أعد تنسيقها كأصول لوسائل التواصل الاجتماعي لزيادة الإثارة.

الشيء الوحيد الذي تحتاج إلى الاحتفاظ به في تصميمك هو علامتك التجارية. طالما أن كل شيء يبدو أنه جزء من نفس الحدث من خلال الألوان أو الأشكال أو الطباعة أو الأنماط المتماسكة ، فلن يضيع أي عمل تصميم إذا كنت مبدعًا.

س: كيف تعاملت مع الجداول الزمنية المتغيرة عندما يتعلق الأمر بالمهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ، مثل تصميم موقع ويب؟
بروك: في بداية الانتقال ، التقينا كفريق أحداث وقمنا بإنشاء جدول زمني جديد تمامًا في Asana (برنامج إدارة المشروع الخاص بنا). بالطبع ، ظهرت العديد من المهام غير المتوقعة بين ذلك الحين والحدث ، ولكن كان من المفيد أن يكون لديك جدول زمني أولي للعمل معه ، خاصة عندما تتحرك بسرعة.

إيرين: قد يكون الانتقال إلى حدث افتراضي أمرًا شاقًا وبصراحة ، ويبدو أنه يتطلب الكثير من العمل ، لكن هذا ممكن! حاول ألا تفرط في التفكير في البداية وتذكر أنه يمكنك بالفعل العمل مع ما صممته ، مما يجعل من السهل استيعاب الجداول الزمنية المتغيرة.

بعض النصائح للعمل مع المخططات الزمنية:

1) تأكد من أن علامتك التجارية تبدو في أضيق الحدود. بهذه الطريقة ، يمكن بسهولة إنشاء أي رسومات في اللحظة الأخيرة تحتاج إلى إنشائها من قالب أساسي ذي علامة تجارية.

2) تأكد من مشاركة المصممين بشكل كبير في المحادثة حول الحدث الخاص بك. إذا كانوا يعرفون ما هي الأفكار التي ظهرت للحدث ، فيمكنهم بسرعة تقديم ملاحظات حول ما إذا كان من السهل تنفيذها أو ما إذا كان ذلك سيؤثر على أجزاء أخرى من عبء العمل الخاص بهم ويدفع الجداول الزمنية للخارج.

سيؤدي إشراك جميع الأشخاص المناسبين في محادثة من البداية إلى تجنب الاصطدام بأغلبية الحواجز.

الوجبات الجاهزة خطوة بخطوة للمنظمات غير الربحية:

• خطط لتحديث العلامة التجارية وعناصر التصميم لموقعك على الويب ، والإعلانات ، والعروض الترويجية ، ورسائل البريد الإلكتروني ، واللافتات.
• حاول ألا تعيد استخدام الصور المأخوذة من الأحداث الشخصية السابقة ، حيث سيكون ذلك مربكًا للمؤيدين الذين يتوقعون تنسيقًا افتراضيًا.
• تأكد من إشراك الجميع في المحادثة وفهم كيفية لعب دورهم في عملية صنع القرار. سيساعد هذا في ضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة مع مسؤولياتهم ويمكن أن يساعد في تخفيف التوتر حول تغيير الجداول الزمنية.
• اعتمد على المصممين لمساعدتك في إنشاء أفضل تجربة مستخدم للحاضرين.
• إذا لم يكن لديك مصمم داخلي ، فتواصل مع وكالة للحصول على تبرع عيني أو الطلاب المحليين الذين قد يكونون على استعداد للمساعدة.

الدرس 8: ابحث في جميع التقنيات التي ستحتاجها وقم بإجراء تشغيل جاف واحد على الأقل لحدثك بالكامل.

س: كيف بحثت عن التكنولوجيا اللازمة لجوانب مختلفة من الحدث؟

JP (منتج فيديو أقدم) : مع وجود ملايين الأشخاص الذين يعقدون مؤتمرات فيديو كل يوم منذ بداية الوباء ، كنت قلقًا بشأن موثوقية الاتصال بالإنترنت بشكل عام. يمكن أن يؤدي الاتصال السيئ إلى تدمير جلسة رائعة بسرعة. كان السؤال الرئيسي هو ، كيف يمكننا تكرار فوائد الحدث الشخصي بشكل أفضل ، مثل التواصل والمحادثات الجماعية والاجتماعات الفردية؟

كان علينا اختيار المنصة التي نستضيف عليها الحدث مباشرة في بداية جائحة COVID-19 ، دون العديد من الأمثلة على المؤتمرات الافتراضية الأخرى. بعد البحث عن خيارات مختلفة ، اقترحت Zoom لعدة أسباب. كانت شعبية المنصة وسهولة الاستخدام من العوامل الكبيرة (كانت معرفة الحاضرين مفيدة للغاية).

لدينا أيضًا خبرة كبيرة في استخدام Zoom لندواتنا على الويب. لذلك شعرت أنه من الحكمة استخدام منتج نعرفه بالفعل ، خاصة في أول حدث افتراضي لنا. ما نحبه في Zoom هو كيفية تفاعله مع الحضور ، مثل الأسئلة والأجوبة واستطلاعات الرأي وخيارات الدردشة. تعتبر الأنظمة الأساسية الأخرى بمثابة "مشاهدة فقط" ، ولكن يبدو أن Zoom أكثر تفاعلية. لكن Zoom وحده لم يكن كافيًا لتكرار التفاعل الشخصي ، لذلك كان علينا دمج هذا مع منصات إضافية: Slack و Braindate ، والتي أضافت طبقة مهمة من الشبكات للحضور.

تارين: من أكثر الأشياء المفيدة حول الأحداث الشخصية تلك المحادثات التي تحدث بين الجلسات ، أو في ساعة التخفيضات ، أو على طاولة القهوة. يحدث ذلك عندما يتواصل الأشخاص بالفعل مع بعضهم البعض ويشاركون مشاكلهم وتحدياتهم والحلول التي استخدموها لتجاوزها أو الدروس المستفادة على طول الطريق. هذا ما يقدمه Braindate وهذا ما وجدته كحضور. لقد حضرت بالفعل Braindate مع العديد من مخططي الأحداث الآخرين الذين كانوا جميعًا يبحثون عن خيارات للتواصل وتبادلنا جميعًا معلومات الاتصال.

علمنا أيضًا أننا بحاجة إلى طريقة يمكن للناس من خلالها التحدث مع بعضهم البعض والتحدث إلينا والتحدث إلى المتحدثين حول أي شيء متعلق بالحدث. لقد كان لدينا بالفعل شراكة مع Slack وتواصلنا معهم لمعرفة ما إذا كانوا سيتبرعون بمساحة عمل Slack لحدثنا ، وقد وافقوا.

الوجبات الجاهزة خطوة بخطوة للمنظمات غير الربحية:

• ابحث عن نظام أساسي يمكن الاعتماد عليه وقد يعرف مؤيدوك بالفعل كيفية استخدامه.
• احضر أحداثًا افتراضية أخرى للتعرف على تجربة المستخدم والحصول على أفكار حول كيفية تحسين الإعداد الخاص بك.
• ابحث عن النظام الأساسي الذي يعطي الأولوية للتفاعل مع ميزات مثل الدردشة والأسئلة والأجوبة وردود الفعل واستطلاعات الرأي للحفاظ على تفاعل جمهورك.
• استخدم البرامج التكميلية (مثل Slack) للحفاظ على تفاعل أعضاء الجمهور واستمرار المحادثة.
• استفد من شراكاتك الحالية بأي طريقة ممكنة.
• قم بإجراء جولة تجريبية مع فريقك وأي مكبرات صوت خارجية للتأكد من أن كل شخص لديه الإعداد المناسب وأن التكنولوجيا تعمل.

الدرس 9: المعدات والإعداد والإنتاج هي المفتاح.

كان أحد الأسئلة الأكثر شيوعًا من الحاضرين ، "كيف يبدو مظهر وصوت رسائلك جيدًا؟ ما هي المعدات التي تستخدمها؟ " وعلى الرغم من أن الإجابة المختصرة هي أن لدينا منتج فيديو موهوبًا من بين الموظفين ، فإنه يسعده البحث عن أفضل ممارساته ومشاركتها معكم جميعًا.

سننشر منشور ضيف متعمق بواسطة JP Angers لمشاركة إعداد Classy بالإضافة إلى أفضل الممارسات المتعلقة بتصوير حدث مباشر ، لكنه يشارك في الوقت الحالي أهم العناصر لجعل مقطع الفيديو الخاص بك يبدو عالي الجودة ، حتى بميزانية أقل .

JP: هناك بعض المجالات الرئيسية التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار.

1.) جودة الصوت

يجب أن تكون جودة الصوت دائمًا أولويتك الأولى. يمكن للناس أن يغفروا جودة الصورة الأقل من المستوى ، ولكن الصوت هو ما يجعل أو يفسد العرض التقديمي الخاص بك. المفتاح هو المسافة بين الميكروفون ومكبرات الصوت ، حتى لا يتقاطعوا وينشئوا جمل غير مسموعة.

أفضل حل هو استخدام سماعات مع ميكروفون. أرسلنا سماعات Apple Earbuds السلكية إلى كل من يتحدث في المؤتمر. لديهم ميكروفون رائع ومتوافقون مع كل جهاز تقريبًا.

2.) إضاءة جيدة

أرسلنا أيضًا مصابيح حلقة USB ميسورة التكلفة يمكن للأشخاص قصها في كاميرا الويب الخاصة بهم (أعلى الشاشة). من المهم الحصول على ضوء حلقي يحتوي على ثلاثة خيارات ألوان مختلفة لتتناسب مع الإضاءة المحيطة (3200 كيلو ، 4000 كيلو ، 5500 كيلو تقريبًا لمطابقة الضوء الأبيض الدافئ والأبيض المتوسط ​​والأبيض في ضوء النهار ، على التوالي).

3.) تأطير

الجانب التقني الأخير هو التأطير المناسب. ضع كاميرا الويب دائمًا على مستوى العين ، بدلاً من وضعها على طاولة حيث ينظر الناس إلى أسفل في كاميرا الويب. لا أحد يحب أن يرى مهرجان الذقون! من القواعد الجيدة أن تضع عينيك في حوالي ثلثي الطريق لأعلى الشاشة.

لمعرفة المزيد حول إعداد مكتبنا لهذا الحدث ، والندوات عبر الإنترنت ، ومقاطع الفيديو الداخلية الخاصة بنا ، عد إلى المدونة وسأشرح بالتفصيل كيفية إعداد استوديو الفيديو عالي الجودة الخاص بك.

أسئلة وأجوبة إضافية

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.