Come creare una politica aziendale efficace per le carte di credito e perché è importante

Una politica aziendale per le carte di credito protegge la tua organizzazione, la sua sicurezza finanziaria e i suoi dipendenti. Ma cosa dovrebbe includere una politica di credito aziendale? Ci sono best practice per le politiche sulle carte di credito aziendali da cui puoi imparare?

Se stai cercando risposte su tutto ciò che riguarda le politiche creditizie aziendali, sei nel posto giusto! Tratteremo quanto segue:

• Che cos'è una politica della carta di credito aziendale?
• Perché è importante una politica di credito aziendale?
• Come si crea una politica di credito aziendale?
• Come supervisionate l'utilizzo delle carte di credito aziendali da parte dei dipendenti?
• Come si avvia la politica della carta di credito della tua azienda?

Pronto a tuffarti? Andiamo!

Che cos'è una politica aziendale per le carte di credito?

Una policy per le carte di credito aziendali è un insieme di linee guida che aiutano manager e dipendenti a comprendere le regole per l'utilizzo appropriato delle carte di credito aziendali. L'utilizzo delle best practice della politica aziendale per le carte di credito garantisce la parità di trattamento per tutti i dipendenti e protegge l'organizzazione dall'uso improprio e dalle incomprensioni delle carte di credito.

In breve, se si emettono carte di credito aziendali a nome dei dipendenti, è necessaria una policy per le carte di credito aziendali per proteggere l'organizzazione ei dipendenti. Vai alla sezione successiva per scoprire perché.

Perché una politica aziendale sulle carte di credito è importante

Una carta di credito aziendale è diversa dalla carta di un dipendente. Il conto per una carta di credito aziendale arriva a te (proprietario/gestore) oa un dirigente contabile all'interno della tua organizzazione. Alcune spese dei dipendenti possono essere deducibili dalle tasse e altre spese che potenzialmente potrebbero sostenere potrebbero non essere per gli acquisti che la tua azienda è disposta a pagare. Quindi devi essere molto chiaro su ciò che si qualifica come una spesa aziendale legittima che i dipendenti possono utilizzare per pagare con le loro carte. Ciò costituisce la base di una buona politica creditizia aziendale.

Ci sono molteplici vantaggi nell'avere una solida politica aziendale per le carte di credito. Eccone alcuni:

• Garantire la comprensione: perché la tua azienda fornisce ai dipendenti carte aziendali? In genere, le carte aziendali vengono utilizzate solo per scopi specifici (sebbene questi possano variare leggermente a seconda del dipendente o del dipartimento). Il viaggio dei dipendenti è un esempio ovvio. Quando i tuoi dipendenti viaggiano per affari aziendali, possono utilizzare le loro carte aziendali per pagare biglietti aerei, trasporti via terra, pasti, hotel e simili. I dipendenti che lavorano principalmente in ufficio possono utilizzare una carta aziendale per pagare i pasti con i clienti, gli abbonamenti e le forniture per le celebrazioni della squadra. Queste spese possono venire con limiti di spesa o altre limitazioni. In qualunque modo tu immagini che i tuoi dipendenti utilizzino le loro carte aziendali, dovresti spiegarlo in una politica chiara.
• Schema di ammissibilità: una carta aziendale dovrebbe essere rilasciata ai dipendenti che ne hanno dimostrato l'uso. Di solito ha senso emettere carte a gruppi o classi di dipendenti. Ciò può essere definito dalla descrizione del lavoro, come i venditori, o dalla responsabilità, come i venditori che viaggiano spesso da soli. Molte delle carte aziendali odierne offrono anche carte fisiche o virtuali che possono essere emesse temporaneamente, ad esempio quando un dipendente in ufficio pianifica un viaggio di lavoro una tantum o quando un manager deve acquistare attrezzature o forniture per un nuovo progetto.
• Descrivi le responsabilità del titolare della carta: non lasciare questo al caso. I dipendenti con carte aziendali hanno il permesso di spendere i soldi dell'azienda. Assicurati che comprendano la politica della tua carta aziendale e i privilegi e le responsabilità che queste carte comportano. Ciò include il rispetto di tutte le linee guida per un uso corretto, nonché l'archiviazione sicura e la segnalazione di carte smarrite o smarrite.
• Chiarire la proprietà dei premi: molte carte aziendali accumulano "punti" man mano che vengono utilizzate, con rimborsi in contanti o premi di viaggio disponibili con il riscatto dei punti. Assicurati che i dipendenti capiscano se loro o l'azienda rivendicheranno la proprietà di questi premi.
• Spiegare i requisiti di segnalazione: l'utilizzo di una carta di credito aziendale è una comodità per i dipendenti, poiché sostituisce la necessità di spendere fondi personali e attendere il rimborso. Tuttavia, le spese tramite carta aziendale devono essere monitorate e classificate. Fai sapere ai dipendenti se desideri che raccolgano e inviino ogni ricevuta se devono presentare note spese formali e, in tal caso, con quale frequenza dovrebbero farlo.
• Descrivere eventuali usi di emergenza: le carte aziendali vengono generalmente utilizzate per spese aziendali legittime preapprovate. (Probabilmente i dipendenti non avranno bisogno di richiedere l'autorizzazione per ogni utilizzo purché le spese rientrino nelle categorie generalmente approvate, come biglietti aerei o hotel.) Occasionalmente, tuttavia, i dipendenti che viaggiano per affari aziendali possono incontrare una situazione insolita, come bagagli smarriti o rubati o laptop. La politica della tua carta di credito aziendale dovrebbe precisare quali spese di emergenza sono generalmente accettabili, incluso se e come queste spese dovrebbero essere rimborsate una volta che il dipendente torna a casa.
• Disporre le conseguenze per un uso improprio: dare ai dipendenti carte aziendali è un segno di grande fiducia e non lo sottolineerai mai abbastanza. Quando si emettono carte di credito aziendali a nome dei dipendenti, i titolari della carta sono responsabili di spendere in modo appropriato i fondi dell'azienda. È importante proteggere la tua organizzazione assicurandoti che la politica aziendale relativa alle carte di credito indichi anche gli usi inappropriati e le eventuali conseguenze di un uso improprio.

Abbiamo trattato molto in questa sezione e potresti chiederti come includere tutti gli elementi richiesti nella politica della tua carta aziendale. Nella sezione successiva, suddivideremo questo complesso processo in semplici passaggi che puoi seguire per creare una solida politica aziendale per le carte di credito per la tua organizzazione.

Come creare una politica aziendale per le carte di credito

La tua azienda ha bisogno di una politica sulle carte di credito aziendali per chiarire ai dipendenti come, perché e dove possono utilizzare le carte di credito aziendali che hai deciso di emettere a loro nome. Sembra semplice, e può esserlo, fintanto che ti sforzi di creare una serie chiara di linee guida per i dipendenti che utilizzano una carta aziendale.

La politica della tua carta di credito aziendale deve essere scritta e un manager o un rappresentante delle risorse umane dovrebbe esaminarla con i dipendenti prima che la firmino e ricevano una carta aziendale.

Di seguito sono riportati alcuni passaggi specifici che è possibile utilizzare come esempio di politica della carta di credito aziendale:

Passaggio n. 1: identifica lo scopo delle carte di credito aziendali per la tua azienda

Anche se a te può sembrare ovvio, potrebbe non esserlo per tutti gli altri, quindi dedica del tempo a spiegare perché la tua azienda rilascia carte aziendali ai dipendenti. Va bene mantenerlo semplice.

Passaggio n. 2: definire i dipendenti idonei

Probabilmente non darai una carta aziendale a tutti i dipendenti (anche se va sicuramente bene farlo se si adatta alle tue esigenze aziendali!). È meglio spiegare esattamente a chi si consentirà di utilizzare una carta aziendale e in quali circostanze.

Passaggio n. 3: Descrivi gli usi e i limiti accettabili

La maggior parte dei dipendenti probabilmente capirà automaticamente che le carte di credito aziendali sono solo per spese aziendali legittime. Per la piccola minoranza che potrebbe non farlo, rendi le aspettative cristalline. Oltre a precisare in che modo i dipendenti possono utilizzare le proprie carte aziendali, indicare chiaramente cosa non possono utilizzare per acquistare le proprie carte.

È anche una buona idea definire eventuali politiche relative alle spese di emergenza durante il viaggio. I dipendenti potrebbero aver bisogno di sostituire l'attrezzatura personale o tecnologica mentre sono in viaggio. Hanno bisogno di un'approvazione preventiva se il loro bagaglio viene smarrito prima di una presentazione importante o se il loro laptop viene rubato? Se hanno bisogno di pagare per cure mediche o acquistare oggetti personali, possono? E saranno tenuti a rimborsare l'azienda per tali spese? Pensa alle possibilità e spiega le aspettative.

Passaggio n. 4: spiegare i requisiti di segnalazione

Uno dei vantaggi dell'utilizzo delle carte aziendali è che i dipendenti non dovranno salvare le ricevute e inviare note spese dettagliate per il rimborso. La tua azienda non dovrà nemmeno scansionare e salvare pagine di ricevute, perché vedrai tutte le spese su un estratto conto ogni mese. Ma questo non significa necessariamente che puoi eliminare completamente la traccia cartacea delle ricevute. Se ti aspetti che i dipendenti inviino ricevute, codifichino le spese e facciano rapporti, fagli sapere come farlo.

Passaggio n. 5: parlare degli scenari peggiori

Speri che tutto vada liscio, che i dipendenti utilizzino le loro carte in modo responsabile e che non vengano mai visualizzati addebiti inappropriati. È un ottimo atteggiamento, ma non è una buona politica aziendale. Devi discutere alcuni problemi comuni che possono sorgere con l'utilizzo delle carte aziendali e spiegare come reagirà la tua azienda. L'esempio seguente non è un elenco esaustivo. Pensa ai modi in cui prevedi che i dipendenti utilizzino le carte e cosa potrebbe andare storto. Se prevedi una serie di potenziali azioni disciplinari, dichiarale chiaramente in modo che nessuno sia sorpreso e non dovrai temere azioni legali.

ESEMPIO: Ogni carta aziendale [Nome azienda] è di proprietà dell'azienda e non appartiene al dipendente che la detiene. Le carte aziendali possono essere revocate in caso di problemi o uso improprio. Ad esempio, i dipendenti devono fare del loro meglio per proteggere le proprie carte. Gli utenti non autorizzati, inclusi familiari e amici, non dovrebbero avere accesso alle carte aziendali. In caso di smarrimento o furto di una carta, il dipendente deve avvisare l'azienda/prendere provvedimenti per annullare la carta non appena ha scoperto la perdita. La mancata presentazione delle note spese come richiesto, l'uso non autorizzato o gli acquisti inappropriati possono comportare la revoca dei privilegi della carta aziendale. L'accesso dei dipendenti alle carte aziendali terminerà quando il dipendente lascia volontariamente l'azienda o viene licenziato.

Passaggio n. 6: chiedi al dipendente di leggere e firmare la politica

Una politica aziendale per le carte di credito non dovrebbe essere come uno di quei "contratti con l'utente" che nessuno si prende la briga di leggere prima di fare clic sulla casella per confermare. Questo è abbastanza importante da prendersi il tempo per farlo bene. Chiedi a ciascun dipendente di incontrare un manager o un rappresentante delle risorse umane. Leggete insieme la politica, discutetene, incoraggiate i dipendenti a porre domande quando sono necessari chiarimenti e rispondete a tali domande.

Il dipendente e il rappresentante aziendale devono firmare e datare ciascuno la politica, riconoscendo che è stata letta e compresa insieme. Assicurati di darne una copia al dipendente prima di inserire l'originale nella sua cartella del dipendente.

Le 10 best practice per la politica delle carte di credito aziendali

Ora che hai compreso le basi della creazione di una politica di credito aziendale, esaminiamo alcune best practice specifiche per le carte di credito aziendali. Queste pratiche possono aiutarti a garantire che i dipendenti utilizzino le carte in modo appropriato e che il rischio finanziario della tua organizzazione sia il più basso possibile.

Attieniti alle tue politiche

Una volta che hai messo in atto le politiche della carta di credito aziendale, rispettale. Indebolirai le tue politiche solo se non le applichi. Ricorda, la tua politica di credito aziendale dovrebbe includere alcune informazioni sulle eccezioni di emergenza. Al di fuori di ciò, tutti i dipendenti, anche i dirigenti, devono attenersi alle chiare politiche che hanno accettato prima di ricevere le loro carte.

Regola le politiche secondo necessità

È intelligente rivedere periodicamente tutte le politiche e le procedure aziendali e la politica di credito aziendale non fa eccezione. Le abitudini e i modelli di spesa dei tuoi dipendenti possono cambiare con i cambiamenti della tua attività. Non commettere l'errore di attenersi rigidamente a politiche obsolete che non servono più bene alla tua attività. E non ignorare o eludere le politiche obsolete. Prenditi il ​​tempo necessario per eseguire una revisione formale e aggiornare le politiche aziendali relative alle carte di credito secondo necessità.

Assegna limiti di credito ragionevoli e controlli sulla spesa

Ogni carta dipendente può avere il proprio limite, quindi non devi preoccuparti che un dipendente disonesto spenda il tuo saldo di credito. Questi limiti dipenderanno da come i tuoi dipendenti utilizzano le loro carte. Un dipendente che si reca regolarmente in viaggio per due settimane o più avrà bisogno di un limite di credito più elevato rispetto a un manager in ufficio che effettua acquisti poco frequenti. Se utilizzi una carta aziendale che offre controlli sulla spesa, scoprirai che puoi facilmente regolare i limiti di credito sulle singole carte. Potresti anche essere in grado di limitare le categorie per le spese, come fornitori di forniture per ufficio o solo rinnovi software.

Limita i numeri di titolari di carta

Molte società di carte aziendali promettono un numero illimitato gratuito di carte dei dipendenti. Ma quanti dei tuoi dipendenti dovranno effettivamente averne uno? Assicurati di dare le carte a tutti i dipendenti con un bisogno legittimo e dimostrato di averne una. Altri dipendenti potrebbero essere in grado di organizzare il pagamento di spese poco frequenti in un altro modo.

Rivalutare periodicamente

La necessità di accesso al credito da parte dei dipendenti ei requisiti relativi al limite di credito possono cambiare nel tempo. Quando le descrizioni delle mansioni dei dipendenti cambiano o se possono mostrare un legittimo bisogno di una carta aziendale, sii disposto a prendere in considerazione l'idea di apportare modifiche. Dopotutto, quando i dipendenti utilizzano le carte aziendali, è più facile sia per loro che per la tua azienda. Nessuno trae vantaggio dal dover rintracciare a mano le ricevute e codificare le spese.

Consenti eccezioni ragionevoli

La politica della tua carta di credito aziendale dovrebbe indicare molto chiaramente le conseguenze di un uso inaccettabile. Applica queste conseguenze in modo equo, riservando un po' di grazia agli errori onesti. Un dipendente che si fa costantemente beffe delle aspettative è molto diverso da uno che commette un errore onesto o una scivolata poco frequente. A volte un avvertimento sarà una prima risposta ragionevole se accompagnata da un tempestivo rimborso di spese inappropriate.

Applicare le politiche in modo uniforme

Come altre politiche, la politica di credito aziendale della tua azienda dovrebbe fornire chiarezza, stabilire aspettative e proteggere sia l'organizzazione che i tuoi dipendenti dai rischi. Tutto il tuo duro lavoro nella creazione di quella politica andrà sprecato se non rispetti gli accordi che hai stabilito e firmato. Salvo diversa indicazione, le politiche relative alle carte di credito aziendali devono essere applicate a tutti i dipendenti che utilizzano una carta di credito aziendale.

Diventa virtuale quando possibile

Molte società di carte aziendali emettono carte virtuali e monouso che possono avere limiti stretti al loro utilizzo. Ad esempio, una carta monouso può essere vincolata a un particolare fornitore. Una carta virtuale può avere un limite di credito che consente a un dipendente di pagare per un acquisto specifico e una data di scadenza che impedisce un ulteriore utilizzo.

Elimina le congetture dai limiti di spesa

Una carta di credito aziendale non è un assegno in bianco. Un dipendente potrebbe usare la sua carta per pagare una cena a base di bistecca e aragosta, oltre a un'ottima bottiglia di vino, ma non è necessario soddisfare quell'appetito sontuoso o pagare per la cena. Crea aspettative per le spese giornaliere, per viaggio o per pasto per evitare questo tipo di scenari. Un buon punto di partenza è con le tariffe giornaliere del governo federale per i viaggiatori federali, che possono essere regolate in base alla località per riflettere ragionevoli aspettative di spesa.

Monitorare le spese

Proprio come guarderesti il ​​conto della tua carta di credito personale, devi tenere d'occhio il saldo della tua carta di credito aziendale e gli addebiti mensili. Qualcuno nella tua azienda deve assumersi la responsabilità di questo importante passaggio. Chi firmerà gli addebiti mensili di ciascun dipendente? Chi controllerà regolarmente la fattura della carta di credito per modelli sospetti e utilizzo non autorizzato? È una responsabilità importante che dovrebbe andare a qualcuno con l'autorità di affrontare eventuali problemi che possono sorgere.

Guida introduttiva alla politica della carta di credito aziendale

Ora che hai compreso lo scopo di una politica di carta di credito aziendale, vedi i vantaggi che questa politica può offrire e comprendi i passaggi coinvolti nella creazione e implementazione di una politica di credito aziendale, sei pronto per iniziare!

Se stai appena iniziando a esplorare come la tua azienda può trarre vantaggio dall'utilizzo di carte di credito aziendali, potresti chiederti quale delle tante carte aziendali disponibili si adatta meglio alla tua azienda. Dai un'occhiata al nostro elenco delle migliori carte di credito aziendali per ispirazione o per trovare una corrispondenza.

Ci auguriamo che questo post ti abbia aiutato nel processo di creazione di una politica di credito aziendale. Se ti piace quello che hai letto, potrebbero piacerti anche alcune delle nostre altre risorse sulla politica aziendale. Ad esempio, abbiamo creato una guida per creare un budget per piccole imprese e alcuni suggerimenti per l'assunzione di nuovi dipendenti.

Come sempre, sentiti libero di navigare nel sito Web di Merchant Maverick per tutti i tipi di risorse per piccole imprese che puoi utilizzare.

Domande frequenti sulla politica delle carte aziendali