Comment créer une politique de carte de crédit d'entreprise efficace et pourquoi c'est important

Une politique de carte de crédit d'entreprise protège votre organisation, sa sécurité financière et ses employés. Mais que devrait inclure une politique de crédit d'entreprise ? Existe-t-il des pratiques exemplaires en matière de politique de carte de crédit d'entreprise dont vous pouvez tirer des leçons ?

Si vous cherchez des réponses sur tout ce qui concerne les politiques de crédit des entreprises, vous êtes au bon endroit ! Nous couvrirons les éléments suivants :

• Qu'est-ce qu'une politique de carte de crédit d'entreprise ?
• Pourquoi une politique de crédit d'entreprise est-elle importante ?
• Comment créer une politique de crédit d'entreprise ?
• Comment surveillez-vous l'utilisation de la carte de crédit d'entreprise des employés ?
• Comment démarrer la politique de carte de crédit de votre entreprise ?

Prêt à plonger ? Allons-y!

Qu'est-ce qu'une politique de carte de crédit d'entreprise ?

Une politique de carte de crédit d'entreprise est un ensemble de lignes directrices qui aide les gestionnaires et les employés à comprendre les règles d'utilisation appropriée des cartes de crédit d'entreprise. L'utilisation des meilleures pratiques en matière de politique de carte de crédit d'entreprise garantit un traitement égal pour tous les employés et protège votre organisation contre l'utilisation abusive des cartes de crédit et les malentendus.

En bref, si vous émettez des cartes de crédit d'entreprise au nom des employés, vous avez besoin d'une politique de carte de crédit d'entreprise pour protéger votre organisation et vos employés. Rendez-vous à la section suivante pour savoir pourquoi.

Pourquoi une politique de carte de crédit d'entreprise est importante

Une carte de crédit d'entreprise est différente de la propre carte d'un employé. La facture d'une carte de crédit d'entreprise vous est remise (propriétaire/gestionnaire) ou un responsable comptable au sein de votre organisation. Certaines dépenses des employés peuvent être déductibles d'impôt, et d'autres dépenses qu'ils pourraient potentiellement faire peuvent ne pas être pour des achats que votre entreprise est prête à payer. Vous devez donc être très clair sur ce qui constitue une dépense professionnelle légitime que les employés peuvent payer avec leur carte. C'est la base d'une bonne politique de crédit aux entreprises.

Il y a plusieurs avantages à avoir une solide politique de carte de crédit d'entreprise. Voici quelques-uns:

• Assurez-vous de la compréhension : pourquoi votre entreprise donne-t-elle des cartes d'entreprise à ses employés ? En règle générale, les cartes d'entreprise ne sont utilisées qu'à des fins spécifiques (bien que celles-ci puissent varier légèrement selon l'employé ou le service). Les déplacements des employés en sont un exemple évident. Lorsque vos employés voyagent pour les affaires de l'entreprise, ils peuvent utiliser leurs cartes d'entreprise pour payer les billets d'avion, le transport terrestre, les repas, les hôtels, etc. Les employés qui travaillent principalement au bureau peuvent utiliser une carte d'entreprise pour payer les repas avec les clients, les abonnements et les fournitures pour les fêtes d'équipe. Ces dépenses peuvent être assorties de plafonds de dépenses ou d'autres limitations. Quelle que soit la manière dont vous envisagez que vos employés utilisent leurs cartes d'entreprise, vous devez l'énoncer dans une politique claire.
• Aperçu de l'admissibilité : Une carte d'entreprise doit être délivrée aux employés qui en ont démontré l'utilisation. Il est généralement logique d'émettre des cartes à des groupes ou des catégories d'employés. Cela peut être défini par la description de poste, comme les vendeurs, ou la responsabilité, comme les vendeurs qui voyagent souvent seuls. De nombreuses cartes d'entreprise d'aujourd'hui proposent également des cartes physiques ou virtuelles qui peuvent être émises temporairement, par exemple lorsqu'un employé de bureau planifie un voyage d'affaires ponctuel ou lorsqu'un responsable doit acheter de l'équipement ou des fournitures pour un nouveau projet.
• Décrire les responsabilités du titulaire de carte : Ne laissez pas cela au hasard. Les employés avec des cartes d'entreprise ont la permission de dépenser l'argent de l'entreprise. Assurez-vous qu'ils comprennent votre politique de carte d'entreprise et les privilèges et responsabilités que ces cartes apportent. Cela inclut le respect de toutes les directives d'utilisation correcte ainsi que le stockage en toute sécurité et le signalement des cartes perdues ou égarées.
• Clarifier la propriété des récompenses : de nombreuses cartes d'entreprise accumulent des « points » au fur et à mesure de leur utilisation, avec des remises en argent ou des récompenses de voyage disponibles avec l'échange de points. Assurez-vous que les employés comprennent si eux-mêmes ou l'entreprise revendiqueront la propriété de ces récompenses.
• Expliquez les exigences en matière de rapports : l'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise est une commodité pour les employés, remplaçant le besoin de dépenser des fonds personnels et d'attendre le remboursement. Néanmoins, les dépenses via la carte d'entreprise doivent être suivies et catégorisées. Faites savoir aux employés si vous voulez qu'ils collectent et soumettent chaque reçu s'ils doivent soumettre des notes de frais officielles et, si oui, à quelle fréquence ils doivent le faire.
• Décrivez les utilisations d'urgence, le cas échéant : les cartes d'entreprise sont généralement utilisées pour les dépenses professionnelles légitimes préapprouvées. (Les employés n'auront probablement pas besoin de demander l'autorisation pour chaque utilisation tant que les dépenses entrent dans les catégories généralement approuvées, telles que les billets d'avion ou les hôtels.) Cependant, occasionnellement, les employés voyageant pour les affaires de l'entreprise peuvent rencontrer une situation inhabituelle, comme des bagages perdus ou volés. ou ordinateurs portables. Votre politique de carte de crédit d'entreprise doit préciser quelles dépenses d'urgence sont généralement acceptables, y compris si et comment ces dépenses doivent être remboursées une fois que l'employé rentre chez lui.
• Énoncez les conséquences d'une mauvaise utilisation : Donner aux employés des cartes d'entreprise est un signe de grande confiance, et vous ne le soulignerez jamais assez. Lorsque vous émettez des cartes de crédit d'entreprise au nom des employés, les titulaires de carte sont responsables de la dépense appropriée des fonds de l'entreprise. Il est important que vous protégiez votre organisation en vous assurant que votre politique de carte d'entreprise énonce également les utilisations inappropriées et les conséquences d'une mauvaise utilisation.

Nous avons couvert beaucoup de choses dans cette section, et vous vous demandez peut-être comment inclure tous les éléments requis dans votre politique de carte d'entreprise. Dans la section suivante, nous décomposerons ce processus complexe en étapes simples que vous pouvez suivre pour créer une politique de carte de crédit d'entreprise solide pour votre organisation.

Comment créer une politique de carte de crédit d'entreprise

Votre entreprise a besoin d'une politique de carte de crédit d'entreprise pour expliquer clairement aux employés comment, pourquoi et où ils peuvent utiliser les cartes de crédit d'entreprise que vous vous arrangez pour faire émettre à leur nom. Cela semble simple, et cela peut l'être, tant que vous faites l'effort de créer un ensemble de directives claires pour les employés utilisant une carte d'entreprise.

Votre politique de carte de crédit d'entreprise doit être écrite et un responsable ou un représentant des ressources humaines doit l'examiner avec les employés avant qu'ils ne la signent et reçoivent une carte d'entreprise.

Voici quelques étapes spécifiques que vous pouvez utiliser comme exemple de politique de carte de crédit d'entreprise :

Étape 1 : Identifiez le but des cartes de crédit d'entreprise pour votre entreprise

Bien que cela puisse sembler évident pour vous, cela ne l'est peut-être pas pour tout le monde, alors prenez le temps d'expliquer pourquoi votre entreprise délivre des cartes d'entreprise à ses employés. C'est bien de rester simple.

Étape #2 : Définir les employés éligibles

Vous ne donnerez probablement pas une carte d'entreprise à chaque employé (bien que ce soit certainement une bonne chose si cela correspond aux besoins de votre entreprise !). Il est préférable d'expliquer exactement qui vous autorisez à utiliser une carte d'entreprise et dans quelles circonstances.

Étape 3 : Décrivez les utilisations et les limites acceptables

La plupart des employés comprendront probablement automatiquement que les cartes de crédit professionnelles sont réservées aux dépenses professionnelles légitimes. Pour la petite minorité qui ne le peut pas, exprimez des attentes parfaitement claires. En plus d'expliquer comment les employés peuvent utiliser leurs cartes d'entreprise, indiquez clairement ce qu'ils ne peuvent pas acheter avec leurs cartes.

C'est aussi une bonne idée d'exposer toutes les politiques concernant les dépenses d'urgence lors d'un voyage. Les employés peuvent avoir besoin de remplacer leur équipement personnel ou technique sur la route. Ont-ils besoin d'une autorisation préalable si leurs bagages sont perdus avant une présentation importante ou si leur ordinateur portable est volé ? S'ils doivent payer des soins médicaux ou acheter des objets personnels, le peuvent-ils ? Et s'attendra-t-on à ce qu'ils remboursent l'entreprise pour ces dépenses ? Réfléchissez aux possibilités et précisez les attentes.

Étape 4 : Expliquez les exigences en matière de rapports

L'un des avantages de l'utilisation des cartes d'entreprise est que les employés n'auront pas à conserver les reçus et à soumettre des rapports de dépenses détaillés pour le remboursement. Votre entreprise n'aura pas non plus à numériser et à enregistrer des pages de reçus, car vous verrez toutes les dépenses sur un relevé chaque mois. Mais cela ne signifie pas nécessairement que vous pouvez éliminer complètement la trace papier des reçus. Si vous vous attendez à ce que les employés soumettent des reçus, codent les dépenses et fassent des rapports, faites-leur savoir comment le faire.

Étape 5 : Parlez des pires scénarios

Vous espérez que tout se passera bien, que les employés utiliseront leurs cartes de manière responsable et qu'aucun débit inapproprié ne se présentera jamais. C'est une excellente attitude, mais ce n'est pas une bonne politique d'entreprise. Vous devez discuter de certains problèmes courants pouvant survenir lors de l'utilisation d'une carte d'entreprise et expliquer comment votre entreprise réagira. L'exemple suivant n'est pas une liste exhaustive. Réfléchissez à la manière dont vous prévoyez que les employés utilisent les cartes et à ce qui pourrait mal tourner. Si vous envisagez une gamme d'actions disciplinaires potentielles, indiquez-les clairement afin que personne ne soit surpris et que vous n'ayez pas à craindre des contestations judiciaires.

EXEMPLE : Chaque carte d'entreprise [Nom de l'entreprise] est la propriété de l'entreprise et n'appartient pas à l'employé qui la détient. Les cartes d'entreprise peuvent être révoquées en cas de problèmes ou d'abus. Par exemple, les employés doivent faire de leur mieux pour protéger leurs cartes. Les utilisateurs non autorisés, y compris la famille et les amis, ne doivent pas avoir accès aux cartes d'entreprise. Si une carte est perdue ou volée, l'employé doit aviser l'entreprise/prendre des mesures pour annuler la carte dès qu'il a découvert la perte. Le défaut de soumettre les rapports de dépenses requis, l'utilisation non autorisée ou les achats inappropriés peuvent entraîner la révocation des privilèges de la carte d'entreprise. L'accès des employés aux cartes d'entreprise prendra fin lorsque l'employé quittera volontairement l'entreprise ou sera licencié.

Étape 6 : Demandez à l'employé de lire et de signer la politique

Une politique de carte de crédit d'entreprise ne devrait pas être comme l'un de ces «accords d'utilisation» que personne ne prend vraiment la peine de lire avant de cliquer sur la case pour reconnaître. C'est assez important pour prendre le temps de bien faire les choses. Demandez à chaque employé de rencontrer un gestionnaire ou un représentant des ressources humaines. Lisez la politique ensemble, discutez-en, encouragez les employés à poser des questions lorsqu'une clarification est nécessaire et répondez à ces questions.

L'employé et le représentant de l'entreprise doivent chacun signer et dater la politique, reconnaissant qu'elle a été lue et comprise ensemble. Assurez-vous de remettre une copie à l'employé avant de mettre l'original dans son dossier d'employé.

Les 10 meilleures pratiques en matière de politique de carte de crédit d'entreprise

Maintenant que vous comprenez les bases de la création d'une politique de crédit d'entreprise, passons en revue certaines pratiques exemplaires spécifiques aux cartes de crédit d'entreprise. Ces pratiques peuvent vous aider à vous assurer que les employés utilisent les cartes de manière appropriée et que le risque financier de votre organisation est aussi faible que possible.

Respectez vos politiques

Une fois que vous avez mis en place des politiques de carte de crédit d'entreprise, respectez-les. Vous ne ferez qu'affaiblir vos politiques si vous ne les appliquez pas. N'oubliez pas que votre politique de crédit d'entreprise doit inclure des informations sur les exceptions d'urgence. En dehors de cela, tous les employés, même les cadres, doivent respecter les politiques claires qu'ils ont acceptées avant de recevoir leurs cartes.

Ajustez les politiques au besoin

Il est judicieux de revoir périodiquement toutes vos politiques et procédures commerciales, et votre politique de crédit d'entreprise ne fait pas exception. Les habitudes et les habitudes de consommation de vos employés peuvent changer à mesure que votre entreprise évolue. Ne commettez pas l'erreur de vous en tenir strictement à des politiques obsolètes qui ne servent plus votre entreprise. Et n'ignorez pas ou ne contournez pas non plus les politiques obsolètes. Prenez le temps de faire un examen formel et de mettre à jour les politiques de carte de crédit de l'entreprise au besoin.

Attribuer des limites de crédit raisonnables et des contrôles de dépenses

Chaque carte d'employé peut avoir sa propre limite, vous n'avez donc pas à vous soucier qu'un employé voyou dépense votre solde créditeur. Ces limites dépendront de la façon dont vos employés utilisent leurs cartes. Un employé qui prend régulièrement la route pendant deux semaines ou plus aura besoin d'une limite de crédit plus élevée qu'un responsable de bureau qui effectue des achats peu fréquents. Si vous utilisez une carte d'entreprise qui offre des contrôles de dépenses, vous constaterez que vous pouvez facilement ajuster les limites de crédit sur les cartes individuelles. Vous pouvez également limiter les catégories de dépenses, telles que les fournisseurs de fournitures de bureau ou les renouvellements de logiciels uniquement.

Limiter le nombre de titulaires de carte

De nombreuses sociétés de cartes d'entreprise promettent un nombre illimité de cartes d'employés gratuites. Mais combien de vos employés auront réellement besoin d'en avoir un ? Assurez-vous de donner des cartes à tous les employés qui en ont un besoin légitime et démontré. D'autres employés peuvent être en mesure d'organiser le paiement des dépenses peu fréquentes d'une autre manière.

Réévaluer périodiquement

Le besoin d'accès au crédit des employés et leurs exigences en matière de limite de crédit peuvent changer avec le temps. Lorsque les descriptions de poste des employés changent, ou s'ils peuvent démontrer un besoin légitime d'une carte d'entreprise, soyez prêt à envisager d'apporter des modifications. Après tout, lorsque les employés utilisent des cartes d'entreprise, c'est plus facile pour eux et pour votre entreprise. Personne n'a intérêt à rechercher manuellement les reçus et à coder les dépenses.

Autoriser des exceptions raisonnables

Votre politique de carte de crédit d'entreprise doit indiquer très clairement les conséquences d'une utilisation inacceptable. Appliquez ces conséquences équitablement, en réservant un peu de grâce aux erreurs honnêtes. Un employé qui bafoue constamment les attentes est très différent de celui qui commet une erreur de bonne foi ou un dérapage peu fréquent. Parfois, un avertissement sera une première réponse raisonnable s'il s'accompagne d'un remboursement rapide des dépenses inappropriées.

Appliquer les politiques uniformément

À l'instar d'autres politiques, la politique de crédit d'entreprise de votre entreprise doit fournir de la clarté, définir des attentes et protéger à la fois l'organisation et vos employés contre les risques. Tout votre travail acharné pour créer cette politique sera vain si vous ne respectez pas les accords que vous avez établis et signés. Sauf indication contraire, les politiques de carte de crédit de votre entreprise doivent s'appliquer à chaque employé qui utilise une carte de crédit d'entreprise.

Passez au virtuel lorsque cela est possible

De nombreuses sociétés de cartes d'entreprise émettent des cartes virtuelles et à usage unique dont l'utilisation peut être soumise à des limites strictes. Une carte à usage unique peut être verrouillée pour un fournisseur particulier, par exemple. Une carte virtuelle peut avoir une limite de crédit qui permet à un employé de payer un achat spécifique et une date d'expiration qui empêche une utilisation supplémentaire.

Éliminez les conjectures des limites de dépenses

Une carte de crédit d'entreprise n'est pas un chèque en blanc. Un employé peut utiliser sa carte pour payer un dîner de steak et de homard, ainsi qu'une bonne bouteille de vin, mais vous n'avez pas à satisfaire cet appétit somptueux ou à payer le dîner. Créez des attentes pour les dépenses journalières, par voyage ou par repas afin d'éviter ces types de scénarios. Un bon point de départ est les tarifs journaliers du gouvernement fédéral pour les voyageurs fédéraux, qui peuvent être ajustés selon le lieu pour refléter des attentes de dépenses raisonnables.

Surveiller les dépenses

Tout comme vous le feriez pour votre facture de carte de crédit personnelle, vous devez garder un œil sur le solde de votre carte de crédit d'entreprise et sur les frais mensuels. Quelqu'un dans votre entreprise doit assumer la responsabilité de cette étape importante. Qui signera les charges mensuelles de chaque employé ? Qui vérifiera régulièrement la facture de carte de crédit à la recherche de modèles suspects et d'utilisations non autorisées ? Il s'agit d'une responsabilité importante qui devrait incomber à une personne habilitée à résoudre tout problème susceptible de survenir.

Mise en route de votre politique de carte de crédit d'entreprise

Maintenant que vous comprenez l'objectif d'une politique de carte de crédit d'entreprise, voyez les avantages que cette politique peut offrir et comprenez les étapes impliquées dans la création et la mise en œuvre d'une politique de crédit d'entreprise, vous êtes prêt à commencer !

Si vous commencez tout juste à explorer les avantages que votre entreprise peut tirer de l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise, vous vous demandez peut-être laquelle des nombreuses cartes d'entreprise disponibles conviendra le mieux à votre entreprise. Consultez notre liste des meilleures cartes de crédit d'entreprise pour vous inspirer ou pour trouver une correspondance.

Nous espérons que cet article vous a aidé dans le processus d'élaboration d'une politique de crédit d'entreprise. Si vous aimez ce que vous avez lu, vous aimerez peut-être aussi certaines de nos autres ressources sur la politique commerciale. Par exemple, nous avons créé un guide pour établir un budget de petite entreprise ainsi que des conseils pour intégrer de nouveaux employés.

Comme toujours, n'hésitez pas à parcourir le site Web de Merchant Maverick pour toutes sortes de ressources pour les petites entreprises que vous pouvez utiliser.

FAQ sur la politique des cartes d'entreprise