효과적인 법인 신용 카드 정책을 만드는 방법 및 중요한 이유

법인 신용 카드 정책은 조직, 재무 보안 및 직원을 보호합니다. 그러나 기업 신용 정책에는 무엇이 포함되어야 합니까? 배울 수 있는 법인 신용 카드 정책 모범 사례가 있습니까?

기업 신용 정책과 관련된 모든 것에 대한 답을 찾고 있다면 바로 이곳에 있습니다! 다음 내용을 다룹니다.

• 법인 신용 카드 정책이란 무엇입니까?
• 기업 신용 정책이 중요한 이유는 무엇입니까?
• 기업 신용 정책은 어떻게 만드나요?
• 직원의 법인 카드 사용을 어떻게 감독합니까?
• 회사의 신용 카드 정책을 어떻게 시작합니까?

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법인 신용 카드 정책이란 무엇입니까?

법인카드 정책은 관리자와 직원이 법인카드를 올바르게 사용하기 위한 규칙을 이해하는 데 도움이 되는 일련의 지침입니다. 회사 신용 카드 정책 모범 사례를 사용하면 모든 직원을 동등하게 대우하고 신용 카드 오용 및 오해로부터 조직을 보호할 수 있습니다.

요컨대 직원의 이름으로 법인카드를 발급했다면 조직과 직원을 보호하기 위한 법인카드 정책이 필요하다. 이유를 알아 보려면 다음 섹션으로 이동하십시오.

법인 신용 카드 정책이 중요한 이유

법인 신용 카드는 직원 자신의 카드와 다릅니다. 법인 신용 카드 청구서는 귀하(소유자/관리자) 또는 조직 내 회계 담당자에게 전달됩니다. 일부 직원 비용은 세금 공제 대상일 수 있으며 직원이 잠재적으로 지출할 수 있는 다른 비용은 회사에서 지불할 의사가 없는 구매가 아닐 수 있습니다. 따라서 직원이 카드를 사용하여 지불할 수 있는 합법적인 비즈니스 비용에 해당하는 것이 무엇인지 매우 명확하게 설명해야 합니다. 이는 우수한 기업 신용 정책의 기초를 형성합니다.

견고한 법인 신용 카드 정책을 보유하면 여러 가지 이점이 있습니다. 다음은 몇 가지입니다.

• 이해 보장: 회사에서 직원에게 법인 카드를 제공하는 이유는 무엇입니까? 일반적으로 법인 카드는 특정 용도로만 사용됩니다(직원이나 부서에 따라 약간 다를 수 있음). 직원 출장이 한 가지 분명한 예입니다. 직원이 회사 출장을 갈 때 법인 카드를 사용하여 항공료, 육상 교통비, 식사비, 호텔비 등을 지불할 수 있습니다. 주로 사무실에서 일하는 직원은 기업 카드를 사용하여 고객과의 식사, 구독 및 팀 축하 행사 용품을 지불할 수 있습니다. 이러한 비용에는 지출 한도 또는 기타 제한이 있을 수 있습니다. 그러나 직원이 법인 카드를 사용하는 것을 상상한다면 명확한 정책에 명시해야 합니다.
• 개요 자격: 법인 카드는 사용이 입증된 직원에게 발급되어야 합니다. 일반적으로 직원 그룹이나 클래스에 카드를 발급하는 것이 좋습니다. 그것은 판매원과 같은 직업 설명 또는 자주 혼자 여행하는 판매원과 같은 책임으로 정의될 수 있습니다. 오늘날의 많은 기업 카드는 또한 사무실 직원이 일회성 출장 일정을 잡거나 관리자가 새 프로젝트를 위해 장비나 공급품을 구매해야 하는 경우와 같이 일시적으로 발급될 수 있는 물리적 또는 가상 카드를 제공합니다.
• 카드 소유자의 책임 설명: 운 에 맡기지 마십시오. 법인 카드가 있는 직원은 회사 자금을 사용할 수 있는 권한이 있습니다. 그들이 회사 카드 정책과 이 카드가 가져오는 특권과 책임을 이해하고 있는지 확인하십시오. 여기에는 적절한 사용, 안전한 보관, 분실 또는 위치가 잘못된 카드 보고를 위한 모든 지침을 따르는 것이 포함됩니다.
• 리워드 소유권 확인: 많은 법인 카드는 사용 시 "포인트"를 적립하며, 포인트 교환을 통해 캐쉬백 또는 여행 보상을 받을 수 있습니다. 직원들이 이러한 보상의 소유권을 주장할 것인지 회사가 주장할 것인지를 이해하도록 하십시오.
• 보고 요구 사항 설명: 법인 신용 카드를 사용하면 개인 자금을 지출하고 환급을 기다릴 필요가 없어 직원에게 편리합니다. 여전히 법인 카드를 통한 지출은 추적되고 분류되어야 합니다. 공식 지출 보고서를 제출해야 하는 경우 모든 영수증을 수집하여 제출하기를 원하는지, 그리고 제출해야 하는 경우 얼마나 자주 제출해야 하는지 직원에게 알리십시오.
• 해당되는 경우 긴급 사용 설명: 법인 카드는 일반적으로 사전 승인된 합법적인 비즈니스 비용으로 사용됩니다. (직원은 비용이 항공료나 호텔과 같이 일반적으로 승인된 범주에 해당하는 한 각 사용에 대한 허가를 요청할 필요가 없을 것입니다.) 그러나 때때로 회사 업무상 출장 중인 직원은 수하물 분실 또는 도난과 같은 비정상적인 상황에 직면할 수 있습니다. 또는 노트북. 회사 신용 카드 정책에는 직원이 집으로 돌아온 후 이러한 비용을 상환해야 하는지 여부와 방법을 포함하여 일반적으로 허용되는 긴급 지출이 무엇인지 명시해야 합니다.
• 오용에 따른 결과 배치: 직원에게 법인 카드를 주는 것은 큰 신뢰의 표시이며 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 직원의 이름으로 법인카드를 발급할 경우 카드 소지자는 회사 자금을 적절하게 사용할 책임이 있습니다. 기업 카드 정책에 부적절한 사용과 오용에 따른 결과도 명시하도록 하여 조직을 보호하는 것이 중요합니다.

이 섹션에서 많은 내용을 다루었으며 법인 카드 정책에 필요한 모든 요소를 ​​포함하는 방법이 궁금할 수 있습니다. 다음 섹션에서는 이 복잡한 프로세스를 조직을 위한 견고한 기업 신용 카드 정책을 생성하기 위해 수행할 수 있는 간단한 단계로 구분합니다.

법인 신용 카드 정책을 만드는 방법

귀하의 비즈니스에는 귀하가 자신의 이름으로 발급한 회사 신용 카드를 직원들이 어떻게, 왜, 어디에서 사용할 수 있는지 명확히 하기 위해 회사 신용 카드 정책이 필요합니다. 간단하게 들리지만 법인 카드를 사용하는 직원을 위한 명확한 지침을 만들기 위해 노력하는 한 가능합니다.

법인 신용 카드 정책은 서면으로 작성해야 하며 관리자 또는 인사 담당자는 직원이 서명하고 법인 카드를 받기 전에 이를 검토해야 합니다.

다음은 법인 신용 카드 정책 샘플로 사용할 수 있는 몇 가지 구체적인 단계입니다.

1단계: 회사의 법인 신용 카드 용도 확인

본인에게는 당연한 것처럼 보일 수 있지만 다른 사람에게는 그렇지 않을 수 있으므로 회사에서 직원에게 법인 카드를 발급하는 이유를 설명하는 데 시간을 할애하십시오. 간단하게 유지해도 괜찮습니다.

2단계: 적격 직원 정의

모든 직원에게 법인 카드를 제공하지는 않을 것입니다(비지니스 요구 사항에 맞다면 그렇게 하는 것이 좋습니다!). 누구에게 어떤 상황에서 법인카드를 사용할 수 있는지 정확히 설명하는 것이 가장 좋습니다.

3단계: 허용되는 용도 및 제한 설명

대부분의 직원은 비즈니스 신용 카드가 정당한 비즈니스 비용에만 사용된다는 것을 자동으로 이해할 것입니다. 그렇지 않을 수도 있는 극소수의 사람들을 위해 기대를 명확하게 하십시오. 직원이 법인 카드를 사용할 수 있는 방법을 설명하는 것 외에도 카드를 사용하여 구매할 수 없는 항목을 명확하게 명시하십시오.

여행 중 비상 경비에 관한 정책을 마련하는 것도 좋은 생각입니다. 직원은 이동 중에 개인 장비 또는 기술 장비를 교체해야 할 수 있습니다. 중요한 프레젠테이션 전에 짐을 분실하거나 노트북을 도난당하는 경우 사전 승인이 필요합니까? 의료비를 지불하거나 개인 물품을 구입해야 하는 경우, 그들은 할 수 있습니까? 그리고 그들은 그러한 지출에 대해 회사에 상환할 것으로 예상됩니까? 가능성에 대해 생각하고 기대치를 철자하십시오.

4단계: 보고 요건 설명

법인 카드 사용의 이점 중 하나는 직원이 환급을 위해 영수증을 저장하고 자세한 경비 보고서를 제출할 필요가 없다는 것입니다. 매월 명세서에서 모든 지출을 볼 수 있기 때문에 회사에서 영수증 페이지를 스캔하고 저장할 필요가 없습니다. 그러나 이것이 반드시 영수증의 종이 흔적을 완전히 제거할 수 있다는 것을 의미하지는 않습니다. 직원이 영수증을 제출하고 경비를 코드화하고 보고서를 작성할 것으로 예상되는 경우 그렇게 하는 방법을 알려주십시오.

5단계: 최악의 시나리오에 대해 이야기하기

모든 것이 순조롭게 진행되고, 직원들이 책임감 있게 카드를 사용하고, 부적절한 청구가 나타나지 않기를 바랍니다. 그것은 훌륭한 태도이지만 좋은 기업 정책은 아닙니다. 법인 카드 사용과 관련하여 발생할 수 있는 몇 가지 일반적인 문제에 대해 논의하고 회사가 어떻게 대응할 것인지 설명해야 합니다. 다음 예는 전체 목록이 아닙니다. 카드를 사용하는 직원의 예상 방식과 잘못될 수 있는 상황에 대해 생각해 보십시오. 잠재적인 징계 조치의 범위를 구상하는 경우 아무도 놀라지 않고 법적 문제를 두려워할 필요가 없도록 명확하게 진술하십시오.

6단계: 직원이 정책을 읽고 서명하도록 합니다.

법인 신용 카드 정책은 확인하기 위해 상자를 클릭하기 전에 아무도 실제로 읽어보지 않는 "사용자 계약" 중 하나가 되어서는 안 됩니다. 이것은 시간을 할애할 만큼 충분히 중요합니다. 각 직원에게 관리자 또는 인사 담당자를 만나도록 요청하십시오. 정책을 함께 읽고 토론하고 설명이 필요할 때 직원들이 질문하도록 격려하고 해당 질문에 답하십시오.

직원과 회사 대표는 정책을 함께 읽고 이해했음을 인정하면서 각각 정책에 서명하고 날짜를 기입해야 합니다. 직원 파일에 원본을 넣기 전에 직원에게 사본을 제공해야 합니다.

10가지 법인 신용 카드 정책 모범 사례

이제 기업 신용 정책 생성의 기본 사항을 이해했으므로 몇 가지 구체적인 기업 신용 카드 모범 사례를 살펴보겠습니다. 이러한 관행은 직원이 카드를 적절하게 사용하고 조직의 재정적 위험을 가능한 한 낮추는 데 도움이 될 수 있습니다.

정책을 고수하십시오

법인 신용 카드 정책이 마련되면 준수하십시오. 정책을 시행하지 않으면 정책이 약화됩니다. 회사 신용 정책에는 긴급 예외에 대한 정보가 포함되어야 합니다. 그 외에도 모든 직원, 심지어 임원까지도 카드를 발급받기 전에 동의한 명확한 정책을 준수해야 합니다.

필요에 따라 정책 조정

모든 비즈니스 정책과 절차를 주기적으로 검토하는 것이 현명하며 회사 신용 정책도 예외는 아닙니다. 비즈니스 변화에 따라 직원의 소비 습관과 패턴이 바뀔 수 있습니다. 더 이상 비즈니스에 도움이 되지 않는 오래된 정책을 고집하는 실수를 범하지 마십시오. 또한 시대에 뒤떨어진 정책을 무시하거나 회피하지 마십시오. 시간을 내어 공식 검토를 수행하고 필요에 따라 법인 신용 카드 정책을 업데이트하십시오.

합리적인 신용 한도 지정 및 지출 통제

각 직원 카드에는 자체 한도가 있을 수 있으므로 불량 직원이 신용 잔액을 낭비하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 이러한 한도는 직원이 카드를 사용하는 방식에 따라 다릅니다. 2주 이상 정기적으로 출장을 다니는 직원은 자주 구매하지 않는 사무실 기반 관리자보다 더 높은 신용 한도가 필요합니다. 지출 관리 기능을 제공하는 법인 카드를 사용하는 경우 개별 카드의 신용 한도를 쉽게 조정할 수 있습니다. 사무용품 공급업체 또는 소프트웨어 갱신 전용과 같은 비용 범주를 제한할 수도 있습니다.

카드 소지자 번호 제한

많은 법인 카드 회사는 직원 카드를 무제한으로 무료로 제공할 것을 약속합니다. 그러나 실제로 얼마나 많은 직원이 하나를 가져야 할까요? 합법적이고 입증된 필요가 있는 모든 직원에게 카드를 제공하고 있는지 확인하십시오. 다른 직원은 드문 지출에 대한 지불을 다른 방식으로 처리할 수 있습니다.

주기적으로 재평가

신용 이용에 대한 직원의 요구와 신용 한도 요건은 시간이 지남에 따라 변할 수 있습니다. 직원의 직무 설명이 변경되거나 법인 카드에 대한 적법한 필요성을 보여줄 수 있는 경우 기꺼이 변경을 고려하십시오. 결국 직원이 법인 카드를 사용하면 직원과 회사 모두 더 쉽습니다. 영수증과 코드 비용을 손으로 추적해야 하는 이점이 있는 사람은 없습니다.

합리적인 예외 허용

귀하의 법인 신용 카드 정책은 허용되지 않는 사용의 결과를 매우 명확하게 명시해야 합니다. 그 결과를 공평하게 적용하고 정직한 실수에 약간의 은혜를 베푸십시오. 지속적으로 기대치를 어기는 직원은 정직한 실수나 간헐적인 실수를 저지르는 직원과는 매우 다릅니다. 때때로 경고는 부적절한 지출에 대한 즉각적인 상환이 수반되는 경우 합리적인 첫 번째 대응이 될 수 있습니다.

균일하게 정책 적용

다른 정책과 마찬가지로 회사의 기업 신용 정책은 명확성을 제공하고 기대치를 설정하며 조직과 직원 모두를 위험으로부터 보호해야 합니다. 귀하가 마련하고 서명한 계약을 준수하지 않으면 해당 정책을 만들기 위해 노력한 모든 노력이 물거품이 될 것입니다. 달리 명시되지 않는 한 법인 신용 카드 정책은 법인 신용 카드를 사용하는 모든 직원에게 적용되어야 합니다.

가능한 경우 가상 환경으로 전환

많은 법인 카드 회사는 사용에 엄격한 제한이 있는 가상 및 일회용 카드를 발행합니다. 예를 들어 일회용 카드는 하나의 특정 공급업체에 고정될 수 있습니다. 가상 카드에는 직원이 특정 구매에 대해 지불할 수 있는 신용 한도와 추가 사용을 방지하는 만료 날짜가 있을 수 있습니다.

지출 한도에서 추측을 제거하십시오.

법인 신용 카드는 백지 수표가 아닙니다. 직원은 자신의 카드를 사용하여 스테이크와 랍스터 저녁 식사와 훌륭한 와인 한 병을 지불할 수 있지만 귀하는 호화로운 식욕을 수용하거나 저녁 식사 비용을 지불할 필요가 없습니다. 이러한 유형의 시나리오를 피하기 위해 일당, 여행당 또는 식사당 비용에 대한 기대치를 만듭니다. 한 가지 좋은 출발점은 합리적인 지출 기대치를 반영하기 위해 위치에 따라 조정될 수 있는 연방 여행자를 위한 연방 정부의 일당 요금입니다.

지출 모니터링

개인 신용 카드 청구서를 검토하는 것처럼 회사 신용 카드 잔액과 월별 요금을 주시해야 합니다. 회사의 누군가가 이 중요한 단계를 책임져야 합니다. 각 직원의 월 요금은 누가 승인합니까? 의심스러운 패턴과 무단 사용에 대해 신용 카드 청구서를 정기적으로 감사하는 사람은 누구입니까? 발생할 수 있는 문제를 해결할 권한이 있는 사람에게 맡겨야 하는 중요한 책임입니다.

법인 신용 카드 정책 시작하기

이제 법인 신용 카드 정책의 목적을 이해하고 이 정책이 제공할 수 있는 이점을 확인하고 기업 신용 정책을 만들고 구현하는 단계를 이해했으므로 시작할 준비가 된 것입니다!

회사에서 법인 신용 카드를 사용하여 얻을 수 있는 이점을 이제 막 알아보기 시작한 경우 사용 가능한 많은 법인 카드 중 어떤 것이 회사에 가장 적합한지 궁금할 수 있습니다. 영감을 얻거나 일치하는 것을 찾으려면 최고의 법인 신용 카드 목록을 확인하십시오.

이 게시물이 기업 신용 정책을 수립하는 과정에 도움이 되었기를 바랍니다. 읽은 내용이 마음에 들면 다른 비즈니스 정책 리소스도 마음에 드실 것입니다. 예를 들어 소규모 비즈니스 예산 수립 가이드와 신입 사원 온보딩을 위한 몇 가지 팁을 만들었습니다.

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기업 카드 정책 FAQ