5 Keterampilan Layanan Pelanggan yang Dibutuhkan Setiap Bisnis

Apakah Anda menjalankan departemen layanan pelanggan untuk atasan Anda atau Anda akhirnya meluncurkan sendiri untuk memulai bisnis impian Anda, ada satu hal yang benar.

Terlepas dari situasinya, bisnis apa pun, dari bisnis kecil hingga tingkat perusahaan, perlu mengingat bahwa pelanggan adalah aset terbesarnya.

Bahkan kesalahan sekecil apa pun dalam berkomunikasi dengan klien dapat menghabiskan banyak uang.
Oleh karena itu, perlu memiliki karyawan yang bekerja keras untuk bekerja dengan pelanggan.

Layanan pelanggan yang sangat baik adalah faktor penting dalam menentukan masa depan bisnis Anda.
Begitu Anda memilikinya, tampaknya itu bisa mengungkapkan semua rahasia kesuksesan.

Namun, tidak selalu mudah untuk memberikan layanan yang sempurna.

Meskipun pengejaran keterampilan dan kemampuan layanan pelanggan yang baik bukanlah tren baru, banyak eksekutif berpendapat bahwa itu sama sulit dipahaminya dengan mitos Grail yang meluncurkan Perang Salib.

Tidak peduli berapa banyak survei layanan pelanggan yang Anda kirimkan, banyak aspek jiwa pelanggan masih akan menjadi misteri.

Namun, mengingat dunia digital yang kita tinggali saat ini, kita memiliki begitu banyak cara dan sarana yang berbeda untuk berkomunikasi dan terlibat dengan audiens kita untuk memahami pelanggan kita dengan lebih baik.

Layanan pelanggan membutuhkan pemahaman digital, jadi Anda harus memastikan koneksi internet yang baik. Jika Anda tidak terhubung, Anda kehilangan banyak peluang layanan pelanggan.

Layanan pelanggan tidak lagi dilakukan hanya melalui telepon atau secara langsung. Ini dilakukan terutama secara online. Pertimbangkan untuk menggunakan merek yang andal seperti Cox atau Xfinity yang menawarkan paket dan paket internet bisnis yang dapat disesuaikan.

Selain itu, perusahaan dengan layanan pelanggan terbaik memiliki perwakilan yang tersedia 24/7 untuk menjawab pertanyaan dengan segera. Mereka tersedia melalui email dan live chat, dan chatbots untuk menjawab pertanyaan.

Sebelum kita masuk ke keterampilan layanan pelanggan utama yang diperlukan agar bisnis apa pun berhasil, pertama-tama mari kita berikan wawasan tentang apa arti layanan pelanggan.

Apa itu layanan pelanggan?

Layanan pelanggan adalah pekerjaan dan keahlian. Sebagai pekerjaan, perwakilan layanan pelanggan adalah
bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memastikan pelanggan tersebut memiliki pengalaman yang baik dalam berinteraksi dengan bisnis.

Sebagai bidang keahlian, layanan pelanggan mencakup beberapa kualitas, seperti empati, keterampilan memecahkan masalah, mendengarkan secara aktif, dan komunikasi. Layanan pelanggan digunakan dalam banyak pekerjaan di semua tingkatan. Setiap orang dalam organisasi Anda memengaruhi layanan pelanggan dengan cara tertentu.

Sementara layanan pelanggan secara tradisional dilihat sebagai layanan yang diberikan oleh bisnis kepada konsumen, itu juga berlaku dalam bisnis.

Misalnya, Anda dapat mengambil peran yang memberikan layanan kepada tim internal lainnya. Dalam hal ini, Anda ingin memastikan bahwa Anda memahami dan dapat memenuhi kebutuhan mereka untuk membantu kelancaran bisnis.

Apa keterampilan layanan pelanggan?

Keterampilan layanan pelanggan terdiri dari perilaku yang Anda andalkan untuk menciptakan pengalaman yang optimal dan menyelesaikan masalah saat berkomunikasi dengan pelanggan.

Keterampilan ini juga dapat membantu Anda melanjutkan percakapan awal dan mendorong menuju resolusi positif. Beberapa keterampilan utama yang dibutuhkan setiap bisnis untuk memastikan karyawan mereka memilikinya adalah sebagai berikut:

1. Komunikasi – Mempelajari pelanggan Anda itu baik, tetapi pastikan Anda langsung ke intinya; Klien tidak ingin kisah hidup atau kepedulian Anda mengetahui bagaimana hari Anda berjalan. Lebih penting lagi, berhati-hatilah bagaimana beberapa kebiasaan komunikasi diteruskan ke klien. Tetap pada naskah. Lebih baik tidak mengambil risiko ketika ragu tentang suatu situasi. Karyawan yang terlibat dengan pelanggan perlu memastikan komunikasi yang jelas.
2. Mendengarkan – Mendengarkan pelanggan berarti mendengar apa yang mereka katakan tetapi juga membaca yang tersirat. Ini berarti mendengarkan nada dan bahasa tubuh klien untuk benar-benar memahami perasaan mereka dan menguraikan bagaimana Anda dapat membantu mereka. Meskipun mendengarkan mungkin lebih penting saat pelanggan tidak puas, penting juga untuk menunjukkan kemampuan ini saat pelanggan menjelaskan apa yang mereka inginkan selama masa-masa indah. Anda dapat menemukan wawasan seperti bagaimana menurut mereka perusahaan Anda dapat membuat produk atau layanan menjadi lebih baik. Apakah Anda sedang berbicara dengan klien secara langsung, melalui telepon, atau melalui email, parafrase apa yang dikatakan klien untuk memberi tahu mereka bahwa Anda mendengarkan dan menunjukkan bahwa Anda sedang bekerja untuk memperbaiki masalah yang tepat.
3. Kesabaran – Ada alasan mengapa kesabaran dianggap sebagai kebajikan. Ini adalah salah satu fungsi yang paling sulit untuk diterapkan. Klien bisa bingung, frustrasi, atau kesal, jadi penting untuk mendengarkan mereka. Terkadang klien mengajukan pertanyaan yang tidak relevan atau menjadi tidak sabar, tetapi penyedia layanan harus tetap bersikap tenang. Ingatlah selalu bahwa kualitas lebih penting daripada kecepatan. Jangan terburu-buru dalam prosesnya; dengarkan pelanggan Anda. Tidak ada gunanya pelayanan jika masalah pelanggan tidak terselesaikan.

4. Pengetahuan Produk – Ini tidak berarti memiliki pengetahuan ensiklopedis tentang produk. Sebaliknya, Anda memiliki gagasan tentang bagaimana produk harus digunakan dan bagaimana memperbaiki masalah utama. Jadi Anda tidak hanya membantu pelanggan tetapi juga berempati dengan situasi mereka. Tertarik dengan bagaimana produk digunakan dan tentukan kesulitan apa yang mungkin dihadapi pembeli saat menggunakannya sehingga Anda dapat bersiap untuk menjawab pertanyaan dan mencari solusi.
5. Pemikiran Kritis – Terkadang, dunia meja bantuan menantang Anda. Mungkin masalah yang Anda alami tidak dibahas secara spesifik dalam kebijakan perusahaan, atau pelanggan mungkin tidak merespons seperti yang Anda inginkan. Bagaimanapun, lebih baik berpikir cepat, tetapi lebih baik memiliki beberapa buku peraturan pribadi untuk membantu Anda.

Intinya

Banyak dari keterampilan layanan pelanggan ini saling memfasilitasi sehingga dapat ditingkatkan seiring waktu.

Siapkan dasar-dasar layanan pelanggan sejak awal untuk membangun bisnis Anda dengan pendekatan yang berpusat pada pelanggan. Selebihnya bisa dipelajari.