كيفية كتابة خطاب استقالة - دليل خطوة بخطوة

يمثل خطاب الاستقالة أسبابًا مدروسة قد تجعلك ترغب في ترك وظيفتك. علاوة على ذلك ، فهو يجسد كيف ترغب في التعبير عن هذه الأسباب لرئيسك في العمل بأكثر الطرق احترافية. لكن كتابة خطاب الاستقالة يبدو وكأنه مهمة صعبة ، نظرًا لأنه يبدو أنه يتضمن بعض الإرشادات المهنية في عملية الحشد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن في بعض الأحيان إحالة المهام المتعلقة بالكتابة الاحترافية إلى الخبراء.

بعيدًا عن مثل هذه الادعاءات ، تقدم هذه المقالة نصائح مهمة لإرشادك خلال كتابة خطاب استقالة لأي موقف.

لماذا خطاب الاستقالة مهم؟

في معظم الحالات ، يكون هذا هو السطر الأخير لإنهاء وظيفة أو وظيفة عمل من شركة أو منظمة معينة. يأتي ذلك لاحقًا بعد إبلاغ الجهات المختصة بإنهاء حسابك شخصيًا أو عبر البريد الإلكتروني. يمكن صياغة خطاب الاستقالة ببساطة على قطعة من الورق ، لكنه مهم إلى حد كبير في السياق المهني.

دعونا نرى سبب أهميته:

من الخطير ترك التنظيم بنية واتفاق غير واضح وفي حالة سيئة. هذا هو السبب في أن صياغة خطاب الاستقالة هو بديل جيد لمثل هذا التشويه.

خطاب الاستقالة هو دليل كامل على الإجراءات الشكلية ، وينقل الكياسة والاحترام للشركة بصفتها شخصية اعتبارية. يتحدث الكثير عن شخصيتك واحترافك ، ويساعد على تحسين علاقتك مع هذه المنظمات. قد يساعد هذا بشكل كبير عند التقدم للحصول على فرص وظيفية مستقبلية. علاوة على ذلك ، فهو يساعد الشركة على البقاء منظمًا بعد مغادرتك ، وتسعى لاستبدال مناسب لمنصبك في وقت قصير. ستمنحك الاستقالة بشكل صحيح الثقة لإضافة خبرة عملك في مثل هذه المنظمة إلى سيرتك الذاتية.

ما الذي يجب تضمينه في خطاب الاستقالة؟

هناك تفاصيل وهياكل حيوية يجب ألا تفوتها عند صياغة خطاب الاستقالة الخاص بك. هذه التفاصيل ضرورية للمتلقي ، وتعمل الهياكل على توصيل شكلياتك. يجب عليك تضمين هذه العناصر في خطاب الاستقالة الخاص بك:

• العنوان - تفاصيل الاتصال
• التحية
• بيان استقالتك
• أسبابك والغرض من الاستقالة
• بضع جمل تعرض مساعدتك في عملية الانتقال
• فقرة تعبر عن امتنانك لفرصة العمل
• طلب مرجع أو خطاب توصية للأغراض المستقبلية
• التوقيع المهني
• التوقيع

العنوان:

قد لا يكون العنوان الخاص بك بالضرورة عبارة عن ترويسة مخصصة تعرض تفاصيل الاتصال الخاصة بالمرسل أو الشركة ، ومع ذلك ، يجب أن يتكون من اسمك ، ووصف وظيفتك ، ورقم هاتفك ، وعنوان بريدك الإلكتروني ، بالإضافة إلى تفاصيل المشرف والشركة. يجب ألا تنسى التاريخ. إذا تم إرسال الخطاب عبر البريد الإلكتروني ، فقم بتضمين هذه التفاصيل في نهاية الخطاب ، بعد التوقيع.

تحية:

قم بنقل التحية والعنوان إلى مديرك ، ويجب أن يتم ذلك بتحية ودية ولكن رسمية. شيء من هذا القبيل ، "عزيزي السيد / السيدة / د. ABC ".

تسجيل:

يحتوي هذا الجزء على إعلان استقالتك ، ويجب أن ينعكس في البيان الأول. يجب عليك أيضًا الإعلان عن آخر يوم لك في العمل في هذا القسم. ومع ذلك ، قبل القيام بذلك ، ابحث عن العدد المحدد للأيام / الأسابيع المطلوبة لإخطار مديرك. بالنسبة لمعظم الوظائف ، يستغرق الإعلان إما أسبوعين أو شهرًا. سيساعد هذا الشركة على الاستعداد بجد لاستبدال مناسب.

أسباب الاستقالة والغرض منها:

هذا اختياري بالرغم من ذلك. يمكنك ذكر سبب مغادرتك - بدء وظيفة أخرى ، أو تكوين أسرة ، أو التسجيل في برنامج للحصول على درجة علمية ، أو أسباب صحية ، وما إلى ذلك. كن إيجابيًا عند إصدار مثل هذا الإعلان ، وبعبارة أخرى ، لا تعبر تمامًا عن استيائك أو استيائك من خدمات الشركة.

مساعدتك في عملية الانتقال:

ستكلف الشركة بإيجاد بديل مناسب لمنصبك. ما لم تكن غير متاح للمهمة ، اعرض مساعدتك في عملية تدريب الموظف الجديد على عناصر الوظيفة. يساعد على ترسيخ علاقة ودية بينك وبين الشركة.

يمكنك أيضًا زيادة الفترة الزمنية لإكمال المهام التي تم التراجع عنها.

امتنانك لفرصة العمل:

إنه لأمر مهني أن أشكر الشركة على تكليفها وإعطائك فرصة العمل. هنا ، قبل تقييم سياسة الدفع الخاصة بالشركة ، حدد النقاط المهمة والدروس التي تعلمتها في دورك وكيف شكلت حياتك المهنية. إذا كنت ترغب في ذلك ، فذكر المدير والشركة كنقطة مرجعية للشركات الأخرى.

طلب توصية أو مرجع:

إذا لزم الأمر لخطوتك المهنية التالية ، يمكنك طلب خطاب توصية موقع من رئيسك في العمل. إنه يضيف جودة إلى خبرتك في العمل ويمنحك ميزة عند البحث عن وظائف أخرى مربحة.

التوقيع المهني / التوقيع:

إن عبارة "مخلصك" أو "لك حقًا" تكفي بشكل أفضل في التوقيع. ثم ، مصحوبة بتوقيعك.

قم بالتدقيق اللغوي والإرسال والتأكد من أن رسالتك قد استقبلها المستلم جيدًا في أفضل الظروف.

نصائح حول كيفية كتابة خطاب الاستقالة

يجب أن يكون خطاب الاستقالة قصيرًا في النهاية ، مع عرض التفاصيل أعلاه بشكل جيد في كل قسم. الهدف هو التعبير عن مهنتك ، والتي قد تكون في النهاية بمثابة مرجع في المستقبل. ومع ذلك ، يجب عليك مراعاة ما يلي عند إعداد رسالتك:

• طول الحرف
• الخط والحجم
• شكل
• دقة الرسالة

الطول: يجب كتابة الحرف على الأقل في صفحة واحدة. في معظم الحالات ، يمكن استخدام ورق بحجم A4.

الخط والحجم: الخطوط التقليدية مثل Times New Roman أو Calibri أو Arial واضحة بما يكفي لمثل هذه الأغراض. يجب أن يتراوح حجم الخط بين 10 و 12 نقطة حجم.

التنسيق: يجب أن تكون متباعدة مع مسافة واحدة على الأقل بين كل فقرة. قم بمحاذاة النص إلى الجانب الأيسر واستخدم هامش 1 بوصة.

دقة الرسالة: يمكنك توظيف خدمات صديق أكبر سنًا أو مستشارًا للتدقيق اللغوي.

نغمة، رنه

تأكد من أنك تحافظ على النغمة الأكثر إيجابية واحترافية. لا تذكر بشكل خاص الثغرات التي مررت بها في الشركة. هذا يساعد على إنشاء رابطة دائمة بينك وبين إدارة الشركة حتى بعد مغادرتك.

يجب أن تسعى جاهدًا لإكمال المهام التي تم التراجع عنها والتي تم إعطاؤها لك قبل مغادرة الشركة. عدا ذلك ، قد يتم تركها غير صالحة أو إكمالها دون جدوى من قبل البديل الخاص بك.

أيضا ، قم بزيارة تفاصيل العقد الخاص بك. قد تساعدك التفاصيل أثناء كتابة خطاب الاستقالة الخاص بك. على سبيل المثال ، في تفاصيل العقد ، يتم نقل الفترة المحددة لإعلان الاستقالة ، اعتمادًا على الدور الوظيفي أو المستوى أو المنصب.

عند تسليم رسالتك ، افعلها بنفسك. سيؤدي هذا إلى فتح الفرص للمناقشة شفهيًا مع مديرك إذا لزم الأمر. قد تطلعك هذه المناقشة من خلال اتباع تعليمات مديرك اللاحقة.

عدة أمثلة على خطابات الاستقالة لأغراض مختلفة

كما ذكرنا سابقًا ، يمكن تنظيم خطابات الاستقالة وفقًا لأسباب وأغراض الكاتب. ومع ذلك ، لا يُطلب عادةً تضمين مثل هذه التفاصيل. هنا نذهب مع بعض القوالب النموذجية:

الاستقالة بسبب التغيير الوظيفي:

لا تقبل استقالتي لأنني قبلت منصبًا في منظمة أخرى ، وأتطلع إلى المرحلة التالية من حياتي المهنية. لقد كان عملي معك مفيدًا ومربحًا حقًا ، ولهذا سأفتقدك.

الاستقالة بسبب العودة إلى المدرسة / برنامج الشهادة:

لا تقبل استقالتي اعتبارًا من _____. سأقوم بالتسجيل في ______ الخاص بي ، في _____. وبالتالي ، سأحتاج إلى الاستقالة من دوري في _______.

استقالة بسبب الانتقال:

أكتب إليكم لإبلاغكم بأنني سوف أنتقل إلى _____ [مع عائلتي]. [هذا يرجع إلى _____]. يرجى قبول هذا باعتباره استقالتي الرسمية من شركتكم ذات السمعة الطيبة.

الاستقالة لأسباب عائلية:

لاحظ أن هذا قد ينطوي على الكثير من الأسباب الشخصية.

يرجى قبول استقالتي الرسمية من دوري بصفتي _____ في شركتك المرموقة. تأتي المسؤوليات الأسرية تستدعي ، وأنا بحاجة للاستجابة لها.

ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في عدم الكشف عن أسبابك ، فإليك نموذج نموذج:

أكتب اليوم لأبلغكم رسميًا أنني سأستقيل من دوري بصفتي _____ ، وهذا أمر فعال _________. لقد استمتعت بوقتي هنا في _______ ، وأشكرك على الفرصة التي لا تقدر بثمن والتدريب الذي تلقيته.