إدارة المعاملات الرقمية: 4 خطوات لمؤسسة غير ورقية

بالنسبة لشركة ناجحة اليوم ، لا يوجد شيء مثل التحول الرقمي الناضج ما لم يتم تنفيذ أفضل حلول إدارة المعاملات الرقمية ، في جميع المجالات. لنبدأ بطرح سؤال: ماذا يحتوي الاختصار DTM؟

يتضمن فئة واسعة من الخدمات السحابية المصممة لإدارة المعاملات رقميًا بناءً على تدفقات المستندات . كل هذا يتم في سياق يضمن أمن البيانات ويتوافق مع لوائح الخصوصية (المحدثة باستمرار) .

نحن نتحدث عن: المعاملات الإلكترونية ، ونقل المستندات ، والمصادقة ، والتوقيعات الرقمية ، والشهادات ، والتخزين الآمن وغير المادي ، والجوانب القانونية لـ " عدم التنصل " والتصفح المشترك بين الشركة والعميل.

من هذه الأمثلة ، يمكننا أن نفهم أن حلول إدارة المعاملات الرقمية تتناسب مع مجال عمل واسع للغاية ومفصل يتضمن العديد من الجوانب المترابطة.

في هذا المنشور ، سنركز على 4 نقاط رئيسية تعتبر أساسية للانتقال إلى شركة ذكية وغير ورقية. لكن ، أولاً ، دعنا نفهم بسرعة فوائد تطبيق أنظمة DTM.

فوائد إدارة المعاملات الرقمية

لقد تحدثنا بالفعل عن فوائد حلول إدارة المعاملات الرقمية ، والتي يمكنك الرجوع إليها للحصول على نظرة عامة أكثر تعمقًا. هنا ، يمكننا تلخيص الفوائد الرئيسية:

1) وفورات في التكاليف : مع العمليات الرقمية ، يتم التخلص من تكاليف الطباعة ، والبريد ، وحفظ الملفات ، وإصدار الشهادات (والموظفين المرتبطين).

2) توفير الوقت : إن التوفير في الوقت الذي يتم تحقيقه عند الانتقال من التناظرية إلى الرقمية له تأثير مالي أيضًا. ضع في اعتبارك: توفير الوقت ليس فقط من جانب الشركة ، ولكن أيضًا في جانب العميل ... وهذا أمر بالغ الأهمية لسمعة العلامة التجارية وتجربة العملاء وجوانب الولاء.

3) زيادة الأمان : باستخدام مصفوفة تتبع النزوح ، يتم تقليل المخاطر المتعلقة بتخزين المستندات المادية أو الفقد أو التلف أثناء عمليات النقل والتزوير وتلك المتعلقة بتسرب البيانات أو فقدها - بشكل عام. يظل كل شيء دائمًا قابلاً للتتبع والاسترجاع والتحقق بشكل كامل وسريع وبديهي.

4) المرونة وقابلية التوسع : سمتان تنبعان مباشرة من بنية الحوسبة السحابية التي تُبنى عليها أنظمة DTM دائمًا ، وهما أساسيتان لمواجهة تحديات النظام البيئي المتسارع والسوائل اليوم.

قد تجد شركة ناشئة صغيرة ، على سبيل المثال ، نفسها مضطرة لإدارة زيادة غير متوقعة في المعاملات في إطار زمني قصير. بدون حلول إدارة المعاملات الرقمية الفعالة ، من المؤكد أنها ستخاطر بالوقوع في معوقات تمنعها من اغتنام فرص النمو السريع غير المخطط له.

5) التكامل مع أنظمة CRM و CCM : هذه نقطة مركزية لا يمكن تلخيصها في بضعة أسطر. لكننا سنعود إليها لاحقًا في هذا المنشور ، عندما نركز على العمليات الرقمية.

أخيرًا ، إليك رقم بليغ ظهر من الأبحاث الحديثة: في عام 2021 ، بلغت قيمة سوق إدارة المعاملات الرقمية العالمية 8.04 مليار دولار . من المقدر أن تنمو من 2022 إلى 2030 بمعدل سنوي متوسط ​​(CAGR) 25.5٪ (المصدر: grandviewresearch.com).

الآن ، كما وعدنا ، دعنا ننتقل إلى تفاصيل حلول إدارة المعاملات الرقمية . كما كان متوقعًا ، قمنا بعزل العناصر الأربعة التي تعتبر أكثر أهمية وواعدًا للحاضر والمستقبل القريب.

1. التوقيع الإلكتروني

وفقًا لموقع الويب الخاص بوكالة Digital Italy (AgID) ، فإن "التوقيع الإلكتروني المؤهل (FEQ) - أو التوقيع الرقمي - هو نتيجة إجراء كمبيوتر يسمى التحقق من الصحة ، والذي يضمن صحة وسلامة وعدم تنصل مستندات الكمبيوتر "(agid.gov.it).

انطلاقا من تعريفات أكثر تقنية ، ما هي مزايا التوقيعات الرقمية؟

أولاً وقبل كل شيء ، السرعة والملاءمة : يمكن التحقق من صحة مستندات الكمبيوتر أينما كنت ، دون قيود جغرافية أو متعلقة بالجهاز. ورق أقل : مع التخلص من تكاليف الطباعة ثم حفظ الملفات (مع جميع المخاطر المرتبطة التي ناقشناها بالفعل). هذا له تأثير إيجابي من حيث الكفاءة ، مما يجعل عملية توقيع أي نوع من العقود أكثر ذكاءً وذكاءً. بالإضافة إلى ذلك ، هناك أيضًا زيادة في الأمان .

من خلال الاعتماد على خدمات التوقيع الإلكتروني مثل تلك التي تقدمها Doxee ، هناك جانب مهم من التكامل مع حلول إدارة المعاملات الرقمية الأخرى. يمكن دمج حلول التوقيع الإلكتروني من Doxee بسهولة مع المنتجات الأخرى مثل الفواتير الإلكترونية والتخزين الرقمي المتوافق مع اللوائح التنظيمية ، ولكن أيضًا مع أنظمة CRM و CCM.

باختصار ، إنها عملية إعداد رقمية كاملة تجمع بين الامتثال التنظيمي وتجربة المستخدم والمستخدم عالية المستوى .

2. Blockchain

من أداة راسخة مثل التوقيعات الإلكترونية ، ننتقل إلى تقنية حديثة نوعًا ما ، لا يزال لديها الكثير لتقدمه.

نحن نشير إلى Blockchain ، وهو جزء من المجال الأوسع لتكنولوجيا دفتر الأستاذ الموزع (DLT). قفزت هذه التكنولوجيا إلى طليعة عامة الناس في موجة الحماس تجاه Bitcoin والنظام البيئي للعملات المشفرة ، لكن تطبيقاتها تتجاوز التطبيقات ذات الطبيعة المالية البحتة.

في الواقع ، تعتمد blockchain على مفهوم الإجماع الموزع وهي دفتر أستاذ غير قابل للتغيير للمعاملات ، دون الحاجة إلى كيان مركزي للعمل كوسيط. إنها ثورة حقيقية ، لم يتم استكشافها بعد إلى حد كبير ، وتؤثر على جميع أنواع المعاملات ، ونقل المستندات ، والملكية ، والشهادة ، والمصادقة.

مجرد التفكير في ما يسمى " العقود الذكية ". يشير هذا إلى التنشيط التلقائي للعقود بين أنواع مختلفة من الأطراف الخاصة بناءً على تقنيات برامج دفتر الأستاذ الموزع ومع أقوى الضمانات المتعلقة بسلامة البيانات حول خدمة أو عملية أو معاملة أو مستند.

الكلمة الأساسية هي عدم الوساطة . وهذا هو بالضبط الاتجاه الذي تتحرك فيه البيئة الاجتماعية والاقتصادية بخطوات حاسمة بشكل متزايد. ليس من المستغرب أن المنظمين في جميع أنحاء العالم (بما في ذلك إيطاليا) يتجهون أكثر فأكثر إلى هذا النوع من التكنولوجيا لتنظيم كيفية استخدامها.

3. التخزين غير المادي

تبدأ حلول إدارة المعاملات الرقمية الفعالة بالحفظ غير المادي للوثائق.

ولكن قبل أن نذهب إلى أبعد من ذلك ، دعونا نزيل جو سوء الفهم: الرقمنة وإلغاء المواد هما مفهومان مختلفان .

إن إزالة الطابع المادي هي عملية تتجاوز مجرد الرقمنة. باستخدامه ، يمكن التخلص من المستندات الورقية تمامًا ، حيث يأخذ النظراء الرقميون القيمة القانونية والاستدلالية الكاملة .

في هذا المجال لا يمكنك الارتجال. ومن الضروري الاعتماد على الشركات المتخصصة. لأكثر من 10 سنوات حتى الآن ، تم اختيار Doxee Standard Digital Preservation من قبل مئات الشركات من مختلف القطاعات ، مع الاحتفاظ بأكثر من 2 مليار مستند ، وإدارة أكثر من 400 كيان قانوني . 

والأهم من ذلك ، أن حلول الحفظ غير المادية من Doxee لا تفي فقط بالالتزامات التشريعية وتضمن التحديثات المستمرة للوائح ، بل تم تصميمها بناءً على احتياجات كل شركة بحيث يمكن دمجها مع أنظمة CRM و CCM من منظور شامل وقائم على البيانات .

إنها عمليات رقمية على وجه التحديد ، مثل CRM و CCM ، التي سنلجأ إليها في إغلاق هذا المنشور.

4. العمليات الرقمية CRM و CCM

الشركة غير الورقية هي شركة أكثر كفاءة ، حيث تعمل على تقليل الفاقد وتحسين التكاليف وتسريع عملياتها الداخلية وجعلها أكثر ذكاءً.

لكن هذا ليس كل شيء. هناك نقطة أكثر أهمية: الشركة غير الورقية هي أيضًا شركة يمكنها أن تقدم لعملائها أفضل تجربة للعملاء .

ما هي أهمية حلول مصفوفة تتبع النزوح في هذا الصدد؟ هنا ، سنترك البيانات تتحدث نيابة عنا. في دراسة بتكليف من DocuSign for Forrester ، قال 32٪ من المستجيبين إنهم تخلوا عن إقفال العقود والاتفاقيات والمعاملات لأن الإجراءات الورقية واليدوية تثبطهم (المصدر: docusign.co.uk).

وهنا نصل إلى نقطة حاسمة: إمكانيات دمج أنظمة إدارة المعاملات الرقمية مع إدارة علاقات العملاء وأنظمة إدارة اتصالات العملاء . هذه دائرة فاضلة حقيقية: من خلال تنفيذ حلول DTM ، مثل التوقيعات الإلكترونية والتخزين غير المادي ، تمتلك الشركة كمية هائلة من البيانات تحت تصرفها. والأكثر من ذلك: أنه يحتوي على بيانات دقيقة للغاية يمكن استردادها وفرزها بطريقة آلية وعملية. إلى ماذا يترجم كل هذا؟

إنه يترجم إلى القدرة على التقاط صورة دقيقة للغاية لجميع العمليات الرقمية المشاركة في العلاقة مع العملاء . تتبع التاريخ ومعرفة خصائص الأفراد وعاداتهم وتفضيلاتهم واحتياجاتهم المحتملة.

من هذه المعرفة المتعمقة للغاية ، يمكن للمرء بناء العديد من العلاقات المصممة خصيصًا مثل العملاء أنفسهم: تلقائيًا ، بالطبع.

وهنا ، من خلال دمج المنظور المستند إلى البيانات في أنظمة CRM و CCM ، يتم تحقيق الانتقال من علاقة واحد إلى كثير إلى حوار حقيقي واحد إلى واحد بشكل مثالي.

باختصار: إن أنضج ثمار تنفيذ حلول إدارة المعاملات الرقمية هو القدرة على تحقيق أهم وعد بالتحول الرقمي: القدرة على وضع الأفراد حقًا في قلب كل عمل تجاري .