أفضل 5 أدوات لتحسين التواصل بين الموظفين والعملاء

يعتبر الموظفون والعملاء جزءًا لا يتجزأ من نجاح أي عمل ، كما أن إسعادهم أمر مهم. بالنسبة لموظفيك ، إذا كانوا سعداء وراضين عن دورهم ، فيمكن أن يساعد ذلك في تحسين الإنتاجية وتقليل معدلات دوران الموظفين. بالنسبة للعملاء ، فإن الشعور بالتقدير والرضا عن الخدمات التي يتلقونها سيجعلهم يعودون للمزيد.

لذا ، سواء كنت تحاول تحسين التواصل بين موظفيك أو عملائك ، فإن مجموعة الأدوات المناسبة سهلة الاستخدام. مع نمو الأعمال التجارية ، يمكن أن تصبح إدارة الاتصالات أكثر صعوبة ، لذلك من الجيد تنفيذ اتصال فعال لكل من الموظفين والعملاء من البداية.

ما هي أفضل الأدوات لتواصل الموظفين؟ ما هي المنصات الممتازة لإدارة استفسارات أو شكاوى العملاء؟ في هذا الدليل ، سنشارك بعضًا من أفضل الأدوات لتحسين العلاقات بين كل من موظفيك والعملاء الذين تخدمهم. بعد كل شيء ، الاتصالات الداخلية والخارجية لا تقل أهمية عن الأخرى.

يعد تحسين تجربة موظفك أمرًا ضروريًا

الشعور بالتقدير هو شيء يحب العديد من الموظفين الشعور به. وجدت Hubspot أن 69٪ من الموظفين سيعملون بجهد أكبر إذا شعروا بالتقدير في مكان العمل.

عندما يشعر الموظف بأنه مقيم بأقل من قيمته الحقيقية وأن هذا التواصل بين الموظف وصاحب العمل ليس موجودًا ، فهذه مسألة وقت فقط قبل أن ينتقلوا إلى مراعي أكثر اخضرارًا.

أدوات لتحسين تواصل الموظفين

هناك عدد من الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين اتصالاتك الداخلية ، خاصةً عندما ننتقل إلى وضع عمل مختلط لمساحات العمل البعيدة / المكتبية. فيما يلي خمسة من أفضل الأدوات لتحسين اتصالات الموظفين.

1. استخدم الذكاء الاصطناعي في مهام الأعمال الصغيرة

أصبح الذكاء الاصطناعي شكلاً شائعًا من التكنولوجيا لاستخدامها في الأعمال التجارية. يمكن أن يكون الذكاء الاصطناعي لمهام الأعمال الصغيرة مفيدًا جدًا للموظفين الذين يحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على إدارة وقتهم بشكل أكثر كفاءة.

الصورة: ارتفاع

يمكن أن تكون أدوات الذكاء الاصطناعي وسيلة رائعة لربط الموظفين بالمشاريع المشتركة التي قد تتطلب التبسيط جزئيًا للحفاظ على عبء عمل أكثر صحة بشكل عام. يمكن للموظفين استخدام هذه الأدوات للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة ويغنون من نفس ورقة الترنيمة.

2. دمج Trello للتعاون وإدارة المشروع

تعد منصات التعاون وإدارة المشاريع عوامل تغيير قواعد اللعبة عندما يتعلق الأمر بتحسين الاتصالات داخل مؤسستك. قم بتضمين أداة مثل Trello حيث إنها فعالة للغاية للموظفين للاجتماع معًا في مساحة مشتركة ، أينما كانوا.

الصورة: تريلو

إنه أمر رائع للفرق التي تعمل معًا من أقسام مختلفة بالإضافة إلى أي موارد خارجية قد تستخدمها أيضًا.

3. احصل على ملاحظات الموظفين مع SoGoEX

لا تركز الشركات بشكل كافٍ على الرضا في مكان العمل ، خاصةً عندما يتعلق الأمر باحتياجات موظفيها. وفقًا لـ Office Vibe ، سيتلقى 43٪ من الموظفين المرتبطين بدرجة عالية تعليقات مرة واحدة على الأقل في الأسبوع.

تساعد التعليقات الموظفين على تحسين جودة عملهم ويمكن أن توفر حلولاً للمشاكل التي قد يواجهونها في مكان العمل. قد يكون من المفيد أيضًا للشركة معرفة ما ينجح وما لا ينجح. يمكن أن لا يكتشف أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية الكثير من المشكلات داخل الشركة ، مما يؤدي في النهاية إلى التعاسة في مكان العمل.

SoGoEx هو مجرد مثال على أداة واحدة يمكنك استخدامها لجمع تعليقات الموظفين واستخدام المعلومات التي لديك لإجراء تغييرات ذات مغزى لموظفيك.

4. مؤتمرات الفيديو باستخدام أدوات مثل Zoom للاجتماعات البعيدة

يعد Zoom مثالًا رائعًا عندما يتعلق الأمر بأدوات مؤتمرات الفيديو. لقد كانت منخرطة للغاية منذ أن بدأ الوباء. على الرغم من عودة الأمور إلى نوع نسبي من الطبيعي ، لا تزال منصة مؤتمرات الفيديو مزدهرة.

في الواقع ، تم تنزيل تطبيق Zoom للهاتف المحمول وحده ما يقرب من 23 مليون مرة في سبتمبر 2021 عبر App Store و Google Play مجتمعين. ليس هناك حقًا ما يشير إلى تباطؤه في أي وقت قريب.

توفر أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom الاتصال على الرغم من موقع موظفيك. إنه أمر رائع للعاملين عن بُعد ولكن بالنسبة لأولئك الذين قد يكونون خارج المكتب عندما يحين موعد الاجتماع.

5. سلاك للاتصال بالرسائل الفورية

في بعض الأحيان ، لا يكون البريد الإلكتروني سريعًا بما يكفي وقد تكون المكالمات الهاتفية معطلة في مواقف معينة. لتسهيل التواصل ، يمكن أن تكون خدمة الرسائل الفورية مفيدة للموظفين للحصول على إجابات لأسئلتهم بسرعة. سواء كان الأمر يتعلق بالحصول على موافقة سريعة على العميل للاستجابة لموقف تفاعلي ، فإن Slack هي أداة رائعة لكل ذلك وأكثر.

باستخدام نظام أساسي مثل Slack ، يمكن لموظفيك التفاعل مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي ، ويمكن أن يظل الاتصال في مكانه ، بغض النظر عن الموقف. طالما أن جميع الموظفين لديهم إمكانية الوصول إلى اتصال WIFI ، فيمكن إجراء الاتصال.

أدوات لتحسين التواصل مع العملاء

يساعد التواصل مع العملاء في الحفاظ على المبيعات والاهتمامات العامة داخل العلامة التجارية وما تبيعه أو تروج له. باستخدام الأدوات المناسبة ، يمكن أن ينتقل عملك من قوة إلى قوة ، مع العملاء الموجودين معك على المدى الطويل.

1. اجعل من السهل على العملاء الاتصال بـ 123 Form Builder منشئ نماذج الويب

يعد فهم ما يريده موظفوك من عملك أمرًا ضروريًا لأنه يمكن أن يساعدك في تصميم تقديمك للمنتجات أو الخدمات وفقًا لاحتياجاتهم. من الطرق الجيدة للمساعدة في بناء تلك العلاقة مع عملائك من خلال التجارب التفاعلية سواء كانت مراسلة مباشرة للتسويق عبر البريد الإلكتروني.

يعد 123 Form Builder ، منشئ نماذج الويب طريقة رائعة لإنشاء نموذج سؤال وإجابة يمكن للعملاء ملؤه. سواء كنت تحاول معرفة المزيد حول التركيبة السكانية أو كنت تبحث عن تعليقات على منتجات / خدمات معينة ترغب في البيع في المستقبل ، تعد نماذج التعليقات طريقة مفيدة لجمع البيانات.

2. تطبيق برنامج CRM فعال.

تستفيد العديد من الشركات من برامج إدارة علاقات العملاء عندما يتعلق الأمر بعملائها. مع نمو الأعمال التجارية ، تنمو أيضًا قاعدة عملائها. قد يكون من الصعب تحديد أولويات طلبات العملاء واستفساراتهم الواردة يسارًا ويمينًا. لهذا السبب يمكن أن يكون CRM فعالًا في التعامل مع جميع استفساراتك وتحديد أولوياتها عند الاقتضاء.

هناك الكثير منها ، كل منها يوفر الميزات التي تحتاجها لتزويد عملائك بتجربة فريدة وسلسة. بعض الخيارات الشائعة التي يجب مراعاتها هي SalesForce و Hubspot و Zendesk Sell.

3. استخدم Sprout Social لإدارة قنوات المحتوى المتعددة.

تعد وسائل التواصل الاجتماعي مصدر قوة للفرص ومع وجود العديد من القنوات الآن ، قد يكون من الصعب معرفة القنوات الفعالة للأعمال. قد يكون الحفاظ على وجود على جميع المنصات الضرورية أمرًا صعبًا ، حتى بالنسبة للشركات الكبيرة التي لديها قسم كبير لوسائل التواصل الاجتماعي.

الصورة: Sprout Special

Sprout Social هي أداة يمكن أن تساعد في إدارة قنوات المحتوى المتعددة بسهولة. من جدولة المحتوى إلى الرد على جميع الرسائل المباشرة أو التعليقات والإشارات التي تحصل عليها يوميًا. يمكن للتفاعلات الصغيرة التي تجريها مع عملائك على أساس يومي أن تحدث فرقًا كبيرًا في مدى تفاعلهم مع علامتك التجارية.

4. تقديم قاعدة معرفية لموقعك.

يعد موقع قاعدة المعرفة طريقة جيدة لمشاركة المعلومات التي تحتفظ بها الشركة مع أي شخص قد يجدها مفيدة. من الجيد أن يستخدم كل من الموظفين والعملاء عندما يكافحون للعثور على إجابات لأسئلتهم.

تقوم قواعد المعرفة بجمع المعلومات وتنظيمها ، وهو بالضبط ما قد يحتاجه بعض العملاء عند التفكير في عملك. يمكن أن يكون الفرق بين عميل متوقع يمر وتحويل العميل المتوقع إلى عميل يدفع.

Atlassian هو مزود برمجيات رائع لإنشاء قاعدة المعرفة ويستحق استخدامه إذا لم يكن لديك واحد بالفعل.

5. الاستفادة من خدمات الدردشة الحية والذكاء الاصطناعي.

تعد خدمات الدردشة الحية وروبوتات الذكاء الاصطناعي طريقة رائعة لمواصلة الاتصالات على مدار الساعة. قد تكون بعض الشركات قادرة على تقديم خدمات الدردشة الحية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، ولكن بالنسبة لأولئك الذين لا يستطيعون ، فإن روبوتات الذكاء الاصطناعي فعالة أيضًا.

مع خدمات الدردشة الحية ، يمكن للعملاء الحصول على إجابات فورية لأسئلتهم دون الحاجة إلى الاتصال برقم عشوائي أو الانتظار 24-48 ساعة للرد على البريد الإلكتروني. بالنسبة إلى الاستفسارات المتعلقة بساعات العمل خارج المكتب ، يمكن لروبوتات الذكاء الاصطناعي تولي المهمة والمساعدة في الإجابة على بعض الأسئلة الأساسية أو المعقدة في بعض الأحيان.

يتناسب هذا بشكل جيد مع النقطة السابقة حول قواعد المعرفة. يمكن استخدام أي قاعدة معرفية موجودة لديك بواسطة خدمات الروبوت هذه ، والتي يمكنها دمج الموارد وسحبها منها للمساعدة في الإجابة على استفسارات العملاء.

الاستفادة من الأدوات المتاحة للاتصالات الداخلية والخارجية

التركيز على الاتصالات الداخلية والخارجية أمر ضروري للقيام به هذا العام. سيؤدي تعزيز اتصالاتك داخليًا إلى الحفاظ على مستويات الإنتاجية مع إبقاء الجميع على اطلاع ، بغض النظر عن حجم المنظمة الكبيرة أو الصغيرة.

بالنسبة للعملاء ، يعد الاستماع إليهم أمرًا بالغ الأهمية للمساعدة في الحفاظ على اهتمامهم بالعمل التجاري. مع وجود الكثير من المنافسة ، فإن البقاء على صلة بالموضوع أكثر صعوبة. تفاعل مع عملائك وتأكد من أنهم يشعرون بالتقدير من خلال عملك.