貴公司應實施的 4 個方面的合規性

無論是哪個行業，所有企業都必須遵守法規。 無論這些法律和慣例是通用的還是特定於行業的，合規計劃都有助於使公司保持一致。

合規計劃類似於司機和騎自行車的人在路上遇到的提示。 護欄和車道讓人們在特定邊界內移動並提供方向感。 標誌和紅綠燈有助於警告不利條件並防止事故發生。

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合規計劃為員工創建象徵性的護欄、車道、標誌和紅綠燈。 然而，這些程序也為企業提供了一種審查和跟踪與法規遵從性相關的一切的方法。 這可以包括適用於特定工作角色、部門職能或組織文化的程序。

雖然合規計劃的某些方面是由法律確定的，但其他方面只是合理的商業慣例。 這裡有四個要考慮實施。

1. 審計和監督實踐

審計可以幫助確定企業程序與行業法規和標準的一致性程度。 例如，醫療機構必須遵守 HIPAA 法規。 醫療保健行業以外的企業可能必須遵守單獨的消費者隱私法規和管理財務文件的法律。 外部和內部審計向領導者展示公司表現良好的領域以及他們需要做出哪些改進。

假設您的企業是為多個客戶存儲數據的雲服務提供商。 您想知道您的數據實踐和內部控制是否足夠安全以保護客戶信息。

SOC 2 審計指南中的行業指南可以幫助您確定您的企業是否合規。 審計指南還確定了對審計的期望以及如何根據行業建議進行審計。

當然，實際審計是一種更徹底的方法來確定企業程序的位置。 在審計之間，監控確定實踐和程序是否偏離軌道太遠。 監控通常包括質量控制措施，例如員工觀察。

在教育部門，課堂觀察決定了教師是否滿足課程要求。 這些觀察是確定個別員工可能需要額外指導以確保組織保持合規性的機會。 工作人員與管理人員合作，以糾正缺陷並增強現有優勢。

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2、員工培訓

員工無法執行他們不理解或不知道的事情。 培訓您的員工如何幫助企業保持合規性至關重要。 但是，向他們提供有關為什麼需要合規計劃及其程序的背景信息也是如此。 雖然行業老手可能比新員工擁有更多知識，但不斷發展的法規可能意味著推理或目的的改變。

不理解或不知道合規計劃背後目的的員工可能會缺乏執行計劃的積極性。 McKinsey & Company 的研究表明，70% 的員工通過工作來確定他們的使命感。

合規計劃和行業法規通常與組織的總體使命或宗旨密切相關。 正式和非正式培訓使員工有機會幫助塑造這一使命。 課程、會議、對話和在職培訓課程彌合了個人和組織努力之間的差距。 員工了解他們的角色和行為如何適應公司的成功，包括合規性。

工作人員有機會提出問題、表達疑慮並提出改進建議。 他們在企業中的個人目的或角色變得更加清晰，可以為執行職責提供動力。

3.指定點人或團隊

每艘船都需要一名船長才能航行，合規計劃的成功也是如此。 你的公司應該有一個負責人或團隊來監督程序的設計和實施。

團隊成員的數量可能取決於業務的規模和範圍。 具有單一位置的小型組織可能只需要一個人。 較大的公司可能需要一個小組來處理多個設施的合規性。

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合規領導或團隊的作用是確保計劃按計劃進行。 關鍵人物或團隊幫助確定更可能發生不合規的薄弱環節。 合規團隊還可以查明問題已經發生的位置，並與員工一起糾正這些問題。

假設一位合規官發現沒有進行單獨的異地數據備份。 一些員工知道應該進行這些備份。 但是，他們讓負責人知道缺乏成功執行數據備份的工具和內部控制。 合規點人員或團隊可以與領導合作，為員工提供必要的工具。 合規團隊還可以設計更好的控制措施，包括驗證程序。

4. 形成文件的程序和標準

即使是最過目不忘的記憶也需要一些東西來回顧。 所有員工都可以訪問的書面文檔與面對面的交流一樣必不可少。 記錄在案的合規程序為員工提供了他們前進時需要的標誌和路標。

當現場人員不可用時，書面標準會提供說明。 員工將不必停止他們正在做的事情並可能給客戶帶來不便。 他們可以獲得簡單問題的答案，並遵循與同齡人相同的標準。

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書面文件賦予每個人相同的規則，並確保這些標準的統一應用。 但是，文檔應該易於理解。 定期查看書面資源以確認它們已更新且相關也很重要。 當書面內容與會議中傳達的內容不符時，就會造成混亂，從而導致不合規。 文檔還應該適用於工作角色，以便員工可以快速找到他們需要的東西。

保持合規

合規計劃旨在幫助企業遵守行業法規和慣例。 但為了讓公司在生產線內運營，合規計劃需要包含某些組件才能有效。 其中一些包括審計、培訓課程、監督團隊和書面標準。 將這些方面作為貴公司合規計劃的一部分將增加其成功的機會。