หลักปฏิบัติ 4 ประการที่บริษัทของคุณควรทำ

โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม ทุกธุรกิจต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบ ไม่ว่ากฎหมายและหลักปฏิบัติเหล่านั้นจะเป็นแบบทั่วไปหรือเฉพาะอุตสาหกรรมก็ตาม โปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะช่วยให้บริษัทต่างๆ อยู่ในแนวเดียวกัน

โปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะคล้ายกับสัญญาณที่ผู้ขับขี่และนักปั่นจักรยานพบเจอบนท้องถนน ราวกั้นและเลนช่วยให้ผู้คนเคลื่อนไหวภายในขอบเขตที่กำหนดและให้ความรู้สึกถึงทิศทาง ป้ายและไฟหยุดช่วยเตือนเกี่ยวกับสภาวะที่ไม่พึงประสงค์และป้องกันอุบัติเหตุ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: 11 วิธีในการปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบสร้างราวกั้น เลน ป้าย และไฟหยุดเป็นรูปเป็นร่างสำหรับพนักงาน อย่างไรก็ตาม โปรแกรมเหล่านี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบและติดตามทุกสิ่งที่เชื่อมโยงกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ซึ่งอาจรวมถึงขั้นตอนที่ใช้กับบทบาทงานเฉพาะ หน้าที่แผนก หรือวัฒนธรรมองค์กร

แม้ว่าบางแง่มุมของโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะกำหนดโดยกฎหมาย แต่ส่วนอื่นๆ ก็เป็นเพียงหลักปฏิบัติทางธุรกิจที่ดี ต่อไปนี้เป็นสี่ข้อที่ควรพิจารณาในการนำไปใช้

1. แนวปฏิบัติด้านการตรวจสอบและติดตาม

การตรวจสอบสามารถช่วยกำหนดว่าขั้นตอนของธุรกิจสอดคล้องกับข้อบังคับและมาตรฐานอุตสาหกรรมได้ดีเพียงใด ตัวอย่างเช่น องค์กรด้านการดูแลสุขภาพต้องปฏิบัติตามข้อบังคับของ HIPAA ธุรกิจนอกอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพอาจต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคและกฎหมายที่ควบคุมเอกสารทางการเงินแยกต่างหาก การตรวจสอบภายนอกและภายในแสดงให้เห็นผู้นำในด้านที่บริษัทกำลังดำเนินไปได้ด้วยดีและสิ่งที่พวกเขาต้องปรับปรุง

สมมติว่าธุรกิจของคุณเป็นผู้ให้บริการระบบคลาวด์ที่จัดเก็บข้อมูลสำหรับลูกค้าหลายราย คุณต้องการทราบว่าแนวทางปฏิบัติด้านข้อมูลและการควบคุมภายในของคุณมีความปลอดภัยเพียงพอที่จะปกป้องข้อมูลของลูกค้าหรือไม่

แนวทางอุตสาหกรรมในคู่มือการตรวจสอบ SOC 2 สามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามหรือไม่ คู่มือการตรวจสอบยังระบุถึงสิ่งที่คาดหวังจากการตรวจสอบและวิธีดำเนินการตามคำแนะนำของอุตสาหกรรม

แน่นอนว่าการตรวจสอบจริงเป็นวิธีที่ละเอียดกว่าในการตัดสินว่าขั้นตอนของธุรกิจเป็นอย่างไร ระหว่างการตรวจสอบ การเฝ้าติดตามจะกำหนดว่าการปฏิบัติและขั้นตอนต่างๆ นั้นห่างไกลเกินไปหรือไม่ การตรวจสอบมักจะรวมถึงมาตรการควบคุมคุณภาพ เช่น การสังเกตของพนักงาน

ในภาคส่วนการศึกษา การสังเกตในชั้นเรียนจะเป็นตัวกำหนดว่าครูปฏิบัติตามข้อกำหนดของหลักสูตรหรือไม่ ข้อสังเกตเหล่านี้เป็นโอกาสในการระบุว่าพนักงานแต่ละคนอาจต้องการการฝึกสอนเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรยังคงปฏิบัติตามกฎระเบียบ พนักงานทำงานร่วมกับผู้บริหารเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องและเพิ่มจุดแข็งที่มีอยู่

อ่านเพิ่มเติม: 10 ขั้นตอนในการค้นหาแนวคิดธุรกิจเฉพาะกลุ่มที่ให้ผลกำไร

2. การฝึกอบรมพนักงาน

พนักงานไม่สามารถดำเนินการในสิ่งที่พวกเขาไม่เข้าใจหรือรู้ได้ การฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็เป็นการให้ข้อมูลเบื้องหลังว่าทำไมโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดและขั้นตอนต่างๆ จึงมีความจำเป็น แม้ว่าสัตวแพทย์ในอุตสาหกรรมอาจมีความรู้มากกว่าพนักงานใหม่ แต่กฎระเบียบที่พัฒนาขึ้นอาจหมายถึงการเปลี่ยนแปลงในเหตุผลหรือวัตถุประสงค์

พนักงานที่ไม่เข้าใจหรือทราบจุดประสงค์เบื้องหลังโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบอาจมีแรงจูงใจน้อยลงในการดำเนินการ การวิจัยของ McKinsey & Company แสดงให้เห็นว่า 70% ของพนักงานกำหนดจุดมุ่งหมายของตนเองผ่านการทำงาน

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับอุตสาหกรรมมักจะไปควบคู่กับพันธกิจหรือวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร การฝึกอบรมอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการช่วยให้พนักงานมีโอกาสช่วยกำหนดภารกิจดังกล่าว หลักสูตร การประชุม การสนทนา และเซสชันการฝึกอบรมภาคปฏิบัติเชื่อมช่องว่างระหว่างความพยายามของบุคคลและองค์กร พนักงานเรียนรู้ว่าบทบาทและการกระทำของพวกเขาเหมาะสมกับความสำเร็จของบริษัทอย่างไร รวมถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

พนักงานมีโอกาสซักถาม แจ้งข้อกังวล และให้ข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง วัตถุประสงค์หรือบทบาทของแต่ละคนในธุรกิจจะชัดเจนขึ้นและสามารถให้แรงจูงใจในการดำเนินการตามความรับผิดชอบได้

3. บุคคลหรือทีมที่กำหนด

เรือทุกลำต้องการกัปตันเพื่อที่จะแล่น และเช่นเดียวกันสำหรับโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่จะประสบความสำเร็จ บริษัทของคุณควรมีบุคคลสำคัญหรือทีมงานที่ดูแลการออกแบบและการใช้งานโปรแกรม

จำนวนสมาชิกในทีมน่าจะขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของธุรกิจ องค์กรขนาดเล็กที่มีตำแหน่งเดียวอาจต้องการเพียงหนึ่งคน บริษัทขนาดใหญ่อาจต้องการกลุ่มเพื่อจัดการกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดในโรงงานหลายแห่ง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการหนี้ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

บทบาทของผู้นำหรือทีมปฏิบัติตามกฎระเบียบคือเพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมดำเนินไปตามแผน บุคคลหรือทีมที่ชี้ประเด็นจะช่วยระบุจุดที่อ่อนแอซึ่งมีแนวโน้มที่จะเกิดการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดมากขึ้น ทีมปฏิบัติตามกฎระเบียบยังสามารถระบุจุดที่เกิดปัญหาแล้วและทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อแก้ไขได้

สมมติว่าเจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบพบว่าไม่มีการสำรองข้อมูลนอกสถานที่แยกต่างหาก พนักงานบางคนทราบว่าควรมีการสำรองข้อมูลเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม พวกเขาแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบว่ายังขาดเครื่องมือและการควบคุมภายในในการสำรองข้อมูลให้สำเร็จ บุคคลหรือทีมที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบสามารถทำงานร่วมกับผู้นำเพื่อให้พนักงานได้รับเครื่องมือที่จำเป็น ทีมปฏิบัติตามกฎระเบียบยังสามารถออกแบบการควบคุมที่ดีขึ้น รวมถึงขั้นตอนการตรวจสอบ

4. ขั้นตอนและมาตรฐานที่เป็นเอกสาร

แม้แต่หน่วยความจำภาพถ่ายส่วนใหญ่ก็ต้องการบางสิ่งเพื่ออ้างอิงกลับไป เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้มีความสำคัญพอๆ กับการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติตามกฎระเบียบช่วยให้พนักงานมีสัญญาณและป้ายบอกทางที่พวกเขาต้องการเมื่อพวกเขาย้ายไป

มาตรฐานที่เป็นเอกสารจะให้คำแนะนำเมื่อไม่มีบุคคลที่มีชีวิต พนักงานจะไม่ต้องหยุดสิ่งที่พวกเขากำลังทำและอาจทำให้ลูกค้าไม่สะดวก พวกเขาสามารถได้รับคำตอบสำหรับคำถามง่ายๆ และปฏิบัติตามมาตรฐานเดียวกันกับเพื่อนๆ

อ่านเพิ่มเติม: เหตุใดการทำงานจากระยะไกลจึงเป็นเรื่องปกติใหม่

เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรทำให้ทุกคนมีกฎเดียวกันและรับรองการใช้มาตรฐานเหล่านั้นอย่างเท่าเทียมกัน อย่างไรก็ตามเอกสารควรง่ายต่อการติดตาม สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบทรัพยากรที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นระยะๆ เพื่อยืนยันว่ามีการอัปเดตและมีความเกี่ยวข้อง เมื่อสิ่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่ตรงกับสิ่งที่สื่อสารในการประชุม จะทำให้เกิดความสับสนที่อาจนำไปสู่การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด เอกสารควรนำไปใช้กับบทบาทงานเพื่อให้พนักงานสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

อยู่ในการปฏิบัติตาม

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบมีไว้เพื่อช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบและแนวทางปฏิบัติของอุตสาหกรรม แต่เพื่อให้บริษัทต่างๆ ดำเนินงานตามสายงาน โปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดจำเป็นต้องมีองค์ประกอบบางอย่างเพื่อให้มีประสิทธิภาพ บางส่วนรวมถึงการตรวจสอบ เซสชันการฝึกอบรม ทีมกำกับดูแล และมาตรฐานที่เป็นเอกสาร การทำให้ประเด็นเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัทของคุณจะเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ