6 เคล็ดลับสำหรับเจ้าของธุรกิจในการจัดการโครงการ

“ความเป็นเจ้าของ” มาพร้อมกับความรับผิดชอบระดับสูง ทั้งในแง่ของการรับเครดิตเพื่อความสำเร็จหรือการตอบสนองต่อความล้มเหลว นอกจากนี้ยังมีความรู้สึกมีอำนาจในการตัดสินใจครั้งใหญ่

เจ้าของธุรกิจใช้ผลโครงการ พวกเขายังรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างการใช้งาน โครงการสามารถมีเจ้าของได้หลายคน หมายความว่าพวกเขาจะแบ่งปันค่าใช้จ่ายและเป็นตัวแทนในกลุ่มแกนนำ

โครงการสามารถเข้ากันได้ดีโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมเต็มเวลาจากเจ้าของโครงการ แต่สำหรับโครงการที่มีความทะเยอทะยาน ซับซ้อน และดำเนินมายาวนาน การมีส่วนร่วมของคุณมีความสำคัญ คุณต้องดูแลวิสัยทัศน์และทิศทางโดยรวมของโครงการ

การจัดการโครงการอาจเป็นงานที่น่ากลัว นั่นเป็นเพราะความท้าทายมักจะเกิดขึ้น และคุณต้องเตรียมพร้อมรับมือกับมัน ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่มีใบรับรองการจัดการโครงการ คุณอาจมีใบรับรองแต่ขาดประสบการณ์ของเจ้าของหรือผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม

โปรดทราบว่าไม่มีคำแนะนำที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกสถานการณ์ในการจัดการโครงการ วิธีแก้ปัญหาของคุณจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะของคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องการคู่มือเจ้าของโครงการเพื่อช่วยให้คุณจัดการโครงการได้สำเร็จ

จะช่วยให้คุณจัดการกับสถานการณ์เฉพาะตามลักษณะของโครงการ ตลอดจนวัฒนธรรมองค์กรของคุณ ชุดของหลักการในคู่มือจะชี้นำการกระทำของคุณ

วิธีจัดการโครงการในฐานะเจ้าของธุรกิจ

การจัดการโครงการอาจเป็นเรื่องที่ค่อนข้างเครียด นั่นเป็นเพราะความท้าทายที่มาพร้อมกับการดำเนินโครงการภายในระยะเวลาที่กำหนด

โครงการอาจผิดพลาดได้โดยไม่ต้องมีการวางแผนและการจัดการเชิงกลยุทธ์ สิ่งนี้อาจทำให้คุณละทิ้งโครงการที่คุณลงทุนไปมากมาย ด้วยเหตุนี้คุณจึงต้องระมัดระวังก่อนที่จะลงทุนทรัพยากรของคุณ เคล็ดลับที่นี่จะช่วยให้คุณจัดการโครงการได้ดีขึ้นในครั้งต่อไป

1. กำหนดขอบเขตและระยะเวลาของโครงการ

นี่เป็นขั้นตอนแรกในช่วงเริ่มต้นของโครงการ นี่คือที่ที่คุณกำหนดสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ กำหนดวัตถุประสงค์และเน้นจุดที่ไม่รวมอยู่ในขอบเขต ขอแนะนำให้จดทุกสิ่งที่สำคัญและสามารถนำไปสู่ความสำเร็จได้ คิดจากมุมมองกว้างๆ เพื่อให้เห็นภาพว่าคุณกำลังจะทำอะไร

ในขณะที่หาขอบเขต ให้เริ่มให้ใหญ่และจำกัดเป้าหมายของโครงการให้แคบลง คุณต้องอย่าลืมกำหนดไทม์ไลน์ของโครงการด้วย คุณจะกำหนดเวลาโครงการนานเท่าใดและคาดว่าจะแล้วเสร็จเมื่อใด นี่เป็นคำถามที่ต้องตอบในช่วงเริ่มต้น

ดังนั้น คุณต้องประมาณเวลาสำหรับทุกงานในโครงการ โปรดทราบว่ากำหนดเวลาของโครงการได้รับการแก้ไขแล้วและไม่ควรเปลี่ยนแปลง สุดท้าย นำเสนอขอบเขตโครงการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับความเห็น

2. จัดหาทรัพยากรที่จำเป็น

การทำให้แน่ใจว่ามีทรัพยากรสำหรับการดำเนินโครงการเป็นหน้าที่ของเจ้าของโครงการ ดังนั้น คุณต้องตรวจสอบว่ามีทรัพยากรเพียงพอหรือไม่ ประเมินการลงทุน เครื่องจักร ทรัพยากรบุคคล และอุปกรณ์ที่จำเป็น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตระหนักถึงปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นในการใช้งาน

คุณอาจตระหนักว่าสมาชิกในทีมต้องการแล็ปท็อปเพิ่มเติม หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการชั่วโมงพิเศษในห้องประชุม อาจเป็นไปได้ว่าสมาชิกในทีมมีปัญหาด้านสุขภาพ คุณต้องพร้อมที่จะให้บริการโซลูชั่นที่เหมาะสม จำไว้ว่าเป็นความรับผิดชอบของคุณในการจัดการข้อบกพร่อง

ตัวอย่างคือคนที่ทำงานในส่วนสำคัญของโครงการมีเหตุผลที่คาดไม่ถึงในการลา คุณต้องสามารถแทนที่ได้ก่อนที่การขาดงานจะส่งผลต่อการดำเนินโครงการ

อย่าลืมตรวจสอบว่าสมาชิกในทีมได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะก้าวหน้าโดยไม่หยุดชะงัก

3. ฝึกอบรมพนักงานใหม่

เมื่อคุณจ้างพนักงานใหม่ จะมีงานเพิ่มขึ้นชั่วคราว คุณจะไม่สามารถถ่ายงานออกทันทีและทำโครงการให้เสร็จทันเวลา หรือมีเวลาว่างตามที่คุณต้องการ

นั่นเป็นเพราะถึงแม้พวกเขาจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะ แต่ก็ไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับธุรกิจของคุณได้ในทันที นั่นเป็นเพราะพวกเขาต้องใช้เวลาในการเรียนรู้รายละเอียดของธุรกิจ พวกเขาจะต้องเข้าใจความคาดหวังของคุณที่มีต่อพวกเขา จากนั้นพวกเขาจะต้องไขปริศนาเข้าด้วยกันเพื่อเรียนรู้ว่าชิ้นส่วนเล็กๆ เหล่านี้รวมกันเป็นเป้าหมายของคุณได้อย่างไร

ดังนั้นอย่าคาดหวังว่าพวกเขาจะลงมือปฏิบัติจริงในวันแรก หากพนักงานของคุณไม่มีประสบการณ์ คุณสามารถให้พวกเขาเพิ่มพูนความรู้ได้ คุณสามารถใช้การฝึกอบรมโครงการของ Microsoft สำหรับผู้เริ่มต้นเพื่อช่วยให้พวกเขาเรียนรู้วิธีจัดการโครงการ

การฝึกอบรม MS Project ออกแบบมาสำหรับผู้ที่ต้องการเข้าใจแนวคิดของการจัดการโครงการ จะช่วยจัดระเบียบและสร้างรายงานพื้นฐานอย่างอิสระ

หลักสูตรการฝึกอบรมของ Microsoft Project จะช่วยให้พวกเขาเรียนรู้วิธีการวางแผนและจัดการโครงการ เมื่อสิ้นสุดการฝึกอบรม พวกเขาจะมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการ:

• ตั้งค่าไฟล์
• ติดตามความคืบหน้า
• ทำงานกับ Views
• กำหนดทรัพยากร
• สร้างแผนภูมิแกนต์

4. ติดตามเวลาที่ใช้ในงาน

การบันทึกเวลาที่ใช้ในงานอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นฟรีแลนซ์ ช่วยให้คุณทราบว่างานใดใช้เวลานานที่สุด ด้วยวิธีนี้ คุณจะพบพื้นที่สำหรับการปรับปรุง นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดทำงบประมาณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง

การติดตามเวลาจะช่วยในการจัดสรรงบประมาณ ตลอดจนกำหนดขอบเขตของโครงการในอนาคต จำไว้ว่าเวลาสามารถหายไปได้ง่ายเมื่อมีคนทำงาน ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการดีที่จะได้รับเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีความสามารถตอกบัตรเข้าและออก

นอกจากนี้ยังสามารถมีคุณลักษณะที่จะแสดงให้คุณเห็นชั่วโมงที่ใช้ในการทำงาน สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากกับการจัดการโครงการ

5. รับซอฟต์แวร์บัญชี

การติดตามค่าใช้จ่ายจะช่วยให้คุณเข้าใจกระแสเงินสด นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของคุณ ดังนั้นจึงได้ภาพที่ชัดเจนว่าเงินกำลังจะไปที่ใด

คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่ออัปโหลดใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายและบันทึกข้อมูลจากใบเสร็จที่สแกนได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่เก็บใบเสร็จที่เป็นกระดาษที่อาจหลงทางได้ง่าย แอปพลิเคชันการบัญชีที่ดีต้องมีโมดูลไทม์ชีท

ซึ่งจะช่วยคุณในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าตามเวลาที่ใช้ในโครงการ Timesheets ช่วยในการจัดการโครงการจากเวลาการจัดทำงบประมาณ นอกจากนี้ยังช่วยในการออกใบแจ้งหนี้ลูกค้า

จะทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เรียกเก็บเงินเกินหรือน้อยกว่าลูกค้า หลังจากเสร็จสิ้นโครงการ แผ่นเวลาช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบชั่วโมงทำงานจริงและงบประมาณเดิมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณวางแผนได้แม่นยำยิ่งขึ้นในครั้งต่อไป

6. ปรับปรุงการสื่อสารภายใน

เมื่อทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน ทีมของคุณจำเป็นต้องมีสภาพแวดล้อมในการสื่อสาร แต่การวางมันไว้ในห้องเดียวไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้ เรากำลังหมายถึงการเสริมสร้างการสื่อสารโดยใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์เช่น Slack

เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณจะสื่อสารแบบเรียลไทม์ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียเวลากับการประชุมเฉพาะกิจ

Final Take Away

โครงการมีกำหนดเวลา น่าเสียดายที่ความท้าทายบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนและการดำเนินการ ความท้าทายเหล่านี้อาจทำให้โครงการเสร็จล่าช้าหรือทำให้คุณล้มเลิกโครงการได้ สถานการณ์เหล่านี้อาจไม่อยู่ในการควบคุมโดยตรงของคุณ แต่เราเชื่อว่าเคล็ดลับในที่นี้ เช่น การสื่อสารที่ดีขึ้น การบริหารเวลา และอื่นๆ จะช่วยให้คุณจัดการโครงการได้ดีขึ้นในครั้งต่อไป แม้ว่าคุณจะไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ แต่ในฐานะเจ้าของ หากคุณตรวจสอบประเด็นเหล่านี้อยู่เสมอ ก็สามารถช่วยในความสำเร็จของโครงการและการเติบโตของธุรกิจ