6 dicas para os empresários lidarem com seus projetos
Publicados: 2022-07-04“Propriedade” vem com um alto nível de responsabilidade. Tanto no sentido de levar o crédito pelo sucesso quanto responder pelos fracassos. Há também um senso de autoridade na tomada de grandes decisões.
Um empresário utiliza os resultados do projeto. Eles também são responsáveis pelos custos incorridos durante a implementação. Os projetos também podem ter vários proprietários. Isso significa que eles dividirão as despesas e serão representados no grupo de direção.
Um projeto pode se dar bem sem a participação em tempo integral do proprietário do projeto. Mas para projetos ambiciosos, complexos e de longa duração, sua participação é vital. Você deve se encarregar de sua visão e direção geral do projeto.
Gerenciar um projeto pode ser uma tarefa assustadora. Isso porque é provável que surjam desafios e você deve estar preparado para lidar com eles. Se, por exemplo, você não estiver equipado com certificações de gerenciamento de projetos. Você também pode ter as certificações, mas não tem a experiência de um grande proprietário ou gerente de projeto.
Observe que não há conselhos perfeitos para todas as situações ao lidar com projetos. Sua solução dependerá das especificidades de sua situação. É por isso que você precisa de um guia do proprietário do projeto para ajudá-lo a lidar com um projeto com sucesso.
Ele permitirá que você lide com situações únicas com base na natureza do projeto. Assim como a cultura da sua organização. O conjunto de princípios do guia direcionará suas ações.
Como lidar com projetos como proprietário de uma empresa
Lidar com projetos pode ser bastante estressante. Isso se deve aos desafios que surgem com a execução dos projetos dentro de um cronograma definido.
Projetos podem dar errado sem planejamento e gerenciamento estratégicos. Isso pode fazer com que você abandone um projeto no qual investiu tanto. É por isso que você deve tomar precauções antes de investir seus recursos. As dicas aqui ajudarão você a lidar melhor com seus projetos da próxima vez.
Determinar o escopo e o cronograma do projeto
Este é o primeiro passo durante os estágios iniciais do projeto. É aqui que você define o que deseja alcançar. Defina os objetivos e destaque os pontos não incluídos no escopo. É aconselhável anotar tudo o que é importante e pode levar ao sucesso. Pense de uma perspectiva ampla para visualizar o que você estará executando.
Ao trabalhar no escopo, comece grande e reduza o foco do projeto. Você também deve se lembrar de definir a linha do tempo do projeto. Quanto tempo você atribuirá ao projeto e quando você espera que ele seja concluído? Estas são perguntas que devem ser respondidas durante a fase inicial.
Assim, você precisa estimar o tempo para cada tarefa no projeto. Observe que o prazo do projeto é fixo e não deve ser alterado. Por fim, apresente o escopo do projeto às partes interessadas para obter sua opinião.
Forneça os recursos necessários
Garantir que haja recursos para a implementação do projeto é o trabalho do proprietário do projeto. Assim, você deve verificar para saber se os recursos disponíveis são suficientes. Avalie os investimentos, máquinas, recursos humanos e os equipamentos necessários. Isso o ajudará a perceber possíveis gargalos na implementação.
Você pode perceber que os membros da equipe precisam de laptops extras. Ou que as partes interessadas precisam de horas extras na sala de conferências. Também pode ser que um membro da equipe esteja tendo um problema de saúde. Você deve estar disponível para fornecer soluções sensatas. Lembre-se de que é sua responsabilidade gerenciar as deficiências.
Um exemplo é quando alguém trabalhando em uma parte importante do projeto tem motivos inesperados para se despedir. Você deve poder substituí-los antes que sua ausência afete a execução do projeto.
Certifique-se de verificar se os membros da equipe estão recebendo o que precisam. Isso garantirá que o projeto avance sem interrupções.
Treinar novos funcionários
Quando você contrata novos funcionários, haverá um aumento temporário no trabalho. Você não poderá descarregar tarefas imediatamente e concluir o projeto a tempo ou ter o tempo livre que desejava.
Isso porque, mesmo que sejam especialistas qualificados, eles não se adaptarão imediatamente ao seu negócio. Isso porque eles precisarão de tempo para aprender os meandros do negócio. Eles precisarão entender suas expectativas em relação a eles. Então eles terão que montar mentalmente os quebra-cabeças para aprender como as pequenas peças se somam aos seus objetivos.
Portanto, não espere que eles cheguem ao chão no primeiro dia. Se seus funcionários não são experientes, você pode levá-los a expandir seus conhecimentos. Você pode usar o treinamento de projetos da Microsoft para iniciantes para ajudá-los a aprender como lidar com projetos.
O treinamento MS Project foi desenvolvido para aqueles que desejam entender o conceito de gerenciamento de projetos. Isso os ajudará a organizar e criar relatórios básicos de forma independente.
Os cursos de treinamento do Microsoft Project também os ajudarão a aprender como planejar e gerenciar projetos. Ao final do treinamento, eles terão todos os conhecimentos básicos sobre como:
- Configurar arquivos
- Acompanhar o progresso
- Trabalhar com visualizações
- Atribuir recursos
- Criar um gráfico de Gantt
Acompanhe o tempo gasto em tarefas
Manter um registro preciso do tempo gasto em tarefas é importante, especialmente se você for um freelancer. Ele ajuda você a saber quais tarefas estão demorando mais. Dessa forma, você pode encontrar áreas de melhoria. Isso também é crucial para o orçamento, especialmente se você cobrar por hora.
O tempo de rastreamento também ajudará na alocação do orçamento. Além de determinar o escopo de projetos futuros. Lembre-se de que o tempo pode passar facilmente quando as pessoas estão trabalhando. Por esse motivo, será bom obter uma ferramenta de gerenciamento de projetos com recursos de entrada e saída.
Ele também pode ter um recurso para mostrar as horas gastas trabalhando em uma tarefa. Isso será significativamente útil no gerenciamento de projetos.
Obter software de contabilidade
O acompanhamento das despesas ajudará você a controlar o fluxo de caixa. Também ajuda você a categorizar suas despesas, obtendo assim uma imagem clara de para onde o dinheiro está indo.
Você também pode usar o software para carregar recibos de despesas e registrar informações dos recibos digitalizados. Isso garante que você não armazene recibos em papel que podem se perder facilmente. Um bom aplicativo de contabilidade deve ter um módulo de planilha de horas.
Isso irá ajudá-lo a cobrar clientes com base no tempo gasto no projeto. Os quadros de horários ajudam no gerenciamento de um projeto desde o momento do orçamento. Também ajuda no faturamento dos clientes.
Isso garantirá que você não supere ou subfatura os clientes. Após a conclusão de um projeto, o quadro de horários permite comparar as horas reais trabalhadas e o orçamento original. Isso ajuda você a planejar com mais precisão da próxima vez.
Melhorar a Comunicação Interna
Ao trabalhar para atingir um objetivo comum, sua equipe precisa de um ambiente para se comunicar. Mas colocá-los em uma sala não será a melhor maneira de fazer isso. Estamos nos referindo ao fortalecimento da comunicação usando software online como o Slack.
Isso garantirá que sua equipe se comunique em tempo real, não importa onde esteja. Isso também ajudará a economizar tempo e evitar a perda de tempo em reuniões ad hoc.
Retirada final
Os projetos têm prazos. Infelizmente, alguns desafios podem surgir durante as etapas de planejamento e execução. Esses desafios podem atrasar a conclusão do projeto ou fazer você desistir do projeto. Essas situações podem não estar sob seu controle direto. Mas acreditamos que as dicas aqui, como melhor comunicação, gerenciamento de tempo e mais algumas, ajudarão você a gerenciar melhor seus projetos da próxima vez. Mesmo que você não esteja envolvido diretamente em um projeto, como proprietário, se você acompanhar esses pontos, pode ajudar no sucesso do projeto e no crescimento do negócio.