ประโยชน์ของการทำบัญชีดิจิทัลและการเก็บรักษา

การทำบัญชีดิจิทัล เป็นกระบวนการที่บริษัทต่างๆ ในอิตาลีสามารถดำเนินการได้ตั้งแต่ปี 2547 และสามารถพูดได้อย่างไม่ต้องสงสัยเลยว่าหลังจากผ่านไปหลายปี กฎหมายก็มีความสมบูรณ์และชัดเจน ขึ้น ทำให้เกิดขั้นตอนสำหรับการแปลงเป็นดิจิทัล ของสมุดบัญชีตลอดวงจรชีวิต การเลือกการทำบัญชีดิจิทัลมี ประโยชน์อย่างมากในแง่ของ ประสิทธิภาพ และ การแปลงกระบวนการเป็นดิจิทัล มาดูกันว่าทำอย่างไร

ข้อบังคับอ้างอิงที่จะใช้

มูลค่าทางการคลังและทางแพ่งของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการบำรุงรักษาและการเก็บรักษาดิจิทัลนั้นถูกต้องตามกฎหมายและประสานงานโดย บรรทัดฐานหลัก ซึ่งประกอบด้วย ประมวลกฎหมายแพ่ง ประมวลกฎหมายการบริหารดิจิทัล (CAD – กฤษฎีกา 7 มีนาคม 2548, n. 82 smi ) และระเบียบของสหภาพยุโรปสำหรับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล “GDPR” นอกจากนี้ เราต้องไม่ลืมกฎเกณฑ์อ้างอิงพิเศษและรายสาขาสำหรับเขตภาษี เช่น กฎกระทรวงลงวันที่ 17 มิถุนายน 2557 ซึ่งชี้แจงโดยมติและคำตอบของสำนักงานสรรพากรแล้ว

นอกจากนี้ยังมีกฎระเบียบทางเทคนิค ซึ่งประกอบด้วย กฎทางเทคนิคสำหรับการนำ CAD ไปใช้งาน หรือ ที่เรียกว่า AgID Guidelines ซึ่งควบคุมการก่อตัว การจัดการ และการเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และต้องได้รับการเคารพ นอกจากนี้ CAD กำหนดว่า ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาและการแสดงเอกสารที่ คาดการณ์ไว้โดยกฎหมายปัจจุบันนั้นเป็นที่เข้าใจที่จะปฏิบัติตามเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายทั้งหมดโดยใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หากขั้นตอนที่เกี่ยวข้องเป็นไปตามแนวทางปฏิบัติ

แต่ประโยชน์ของการแปลงเป็นดิจิทัลคืออะไร?

หลายบริษัทได้นำ การทำบัญชีดิจิทัล และการเก็บบันทึกมาใช้แล้ว เนื่องจากมีประโยชน์มากมายดังที่ระบุไว้ด้านล่าง:

• ลดต้นทุนและเวลาที่ต้องใช้ในการประมวลผลกระดาษ ตั้งแต่การใช้กระดาษและโทนเนอร์สำหรับเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสาร ไปจนถึงการจัดการเอกสารเก็บเอกสาร
• ปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานให้ มีประสิทธิภาพสูงสุด ด้วยระบบอัตโนมัติ ลดความซับซ้อน และลดข้อผิดพลาดทั่วไปของมนุษย์ในการจัดการกระดาษ และลดความเสี่ยงของการสูญเสียทรัพย์สินทางเอกสาร
• ความถูกต้องของแหล่งกำเนิดและความสมบูรณ์ของสมุดบัญชี ทำให้มั่นใจได้ว่าความแน่นอนทางการเงินและการบัญชีจะคงอยู่ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาทั้งหมด
• ปรับ ความพร้อมใช้งานระยะไกล การดึง การแยก และการแสดงเอกสาร ทั้งต่อหน่วยงานผู้มีอำนาจและหน่วยงานตรวจสอบ
• เพิ่มความปลอดภัย ความโปร่งใส ความน่าเชื่อถือ และการเข้าถึง หนังสือร่วมกันตลอดระยะเวลาการจัดเก็บ
• การเชื่อมโยง ความแน่นอนของวันที่ทางอิเล็กทรอนิกส์ กับสมุดบัญชีที่อยู่ภายใต้กระบวนการเก็บรักษาโดยติดประทับเวลาบนดัชนีของแพ็คเกจการเก็บถาวร
• การนำไปใช้โดยบริษัทในกระบวนการบนพื้นฐานของ ความยั่งยืนของสิ่งแวดล้อม ผ่านการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล
• การ มอบหมาย งานที่เป็นไปได้ของผู้จัดการฝ่ายอนุรักษ์ของบริษัทและ การจ้าง กิจกรรมและกระบวนการอนุรักษ์ให้กับผู้ให้บริการด้านการอนุรักษ์ที่เชี่ยวชาญ

ขั้นตอนการบำรุงรักษาและการเก็บรักษา สองช่วงเวลาที่แตกต่างกัน

สำนักงานสรรพากรผ่านการตอบสนองที่เกี่ยวข้อง n. 236 เมื่อวันที่ 9 เมษายน พ.ศ. 2564 ได้ออกคำชี้แจงที่สำคัญเกี่ยวกับการ บำรุงรักษาและการเก็บรักษาหนังสือและบันทึกโดย ระบุว่าเป็น ไปตามข้อกำหนดของ CAD บังคับ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับ การเก็บรักษาทางดิจิทัล ภายในสามเดือน จากกำหนดเวลายื่นแบบแสดงรายการภาษีประจำปีแบบเทเลเมติกส์

คำชี้แจงของเอเจนซี่จำเป็นต่อการอธิบายว่า แนวคิดและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของการบำรุงรักษาและการเก็บรักษายังคงชัดเจน แม้ว่าจะอยู่ในความต่อเนื่อง ก็ตาม ในแง่ของการแก้ไข ศิลปะเมื่อเร็วๆ นี้ 7 วรรค 4 ไตรมาสของพระราชกฤษฎีกาที่ 357/1994 แนะนำโดยศิลปะ พระราชกฤษฎีกาฉบับที่ ๑๒ ออกที 34/2019 ซึ่ง ขยายไปยังบัญชีและการบัญชีทั้งหมดบันทึกความถูกต้องของการรักษาระบบอิเล็กทรอนิกส์หรือเครื่องกลโดยไม่ต้องมีภาระผูกพันในการพิมพ์ ซึ่งมีผลบังคับใช้กับการลงทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว:

“ […] การ เก็บรักษา ทะเบียนบัญชีใด ๆ กับระบบอิเล็กทรอนิกส์บนสื่อใด ๆ ถือว่า เป็นเรื่อง ปกติในกรณีที่ไม่มีการถอดความในสื่อกระดาษ ภายในเงื่อนไขของกฎหมายหากในเวลาที่มีการเข้าถึงการตรวจสอบหรือการตรวจสอบ สิ่งเดียวกันนี้ได้รับการปรับปรุงบนระบบอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวและพิมพ์ตามคำร้องขอของหน่วยงานที่ดำเนินคดีและต่อหน้าพวกเขา”

การเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับการเก็บรักษาสมุดรายวัน สมุดบัญชีสินค้าคงคลัง รายการเสริมที่ต้องบันทึกสินทรัพย์และองค์ประกอบรายได้ รายการเสริมของคลังสินค้าและการลงทะเบียนสินทรัพย์ที่คิดค่าเสื่อมราคา ไม่ได้แก้ไขข้อบังคับเกี่ยวกับการ เก็บรักษา โดยเฉพาะ อ้างอิงเอกสารไอทีที่เกี่ยวกับภาษี ตามประกาศกระทรวง ลงวันที่ 17 มิถุนายน พ.ศ. 2564

บทสรุปของสำนักงานสรรพากรในความเห็น

ตามความเห็นของหน่วยงานตามที่รายงานในคำตอบที่ 236/2021 ชี้แจงว่าหากหนังสือและบันทึกถูกเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อความสม่ำเสมอ:

1. ไม่จำเป็นต้องพิมพ์จนกว่าจะถึงเดือนที่สามหลังจากเส้นตายในการยื่นแบบแสดงรายการภาษีที่เกี่ยวข้อง เว้นแต่จะได้รับการร้องขอเป็นพิเศษจากหน่วยงานกำกับดูแลระหว่างการเข้าถึง การตรวจสอบ หรือการตรวจสอบ
2. ภายในกำหนดเวลาที่ระบุ (เดือนที่ 3 ถัดจากเส้นตายสำหรับการยื่นแบบแสดงรายการภาษี) พวกเขาจะต้อง จัดเก็บแบบดิจิทัล ตามพระราชกฤษฎีกาดังกล่าวเมื่อวันที่ 17 มิถุนายน พ.ศ. 2557 CAD ตามพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 82/2005 และมาตรการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง โดย ที่ผู้เสียภาษีประสงค์จะเก็บไว้ใน รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือต้องทำให้เป็นรูปธรรม (พิมพ์บนกระดาษ) โดยที่ผู้เสียภาษีประสงค์จะใช้ที่เก็บกระดาษแบบเดิมแทน

เอาท์ซอร์สกระบวนการเก็บรักษา

เราได้กล่าวว่ากฎหมายอนุญาตให้เอาท์ซอร์สกิจกรรมการ ทำบัญชีดิจิทัล ให้กับผู้ให้บริการเก็บรักษาที่ผ่านการรับรองและเชี่ยวชาญ ซึ่งรับประกันความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือ และคุณภาพในการส่งมอบกิจกรรมการเก็บรักษา นอกจากนี้ ผู้จัดการฝ่ายอนุรักษ์ของบริษัทที่เป็นเจ้าของสามารถมอบหมายงานทั้งหมดหรือบางส่วนให้กับนักอนุรักษ์และผู้จัดการของเขาหรือเธอสำหรับบริการด้านการเก็บรักษา แม้ว่า ความรับผิดชอบทางกฎหมายจะยังคงอยู่กับเจ้าของบันทึกและผู้จัดการฝ่ายอนุรักษ์ของเขาหรือเธอ การมอบสิทธิ์ต้องระบุการอ้างอิงและงานทั้งหมดที่กำหนดโดยแนวทาง AgID ที่มอบหมายให้กับผู้ให้บริการการเก็บรักษาที่เลือกและผู้จัดการของผู้ให้บริการด้านการเก็บรักษา ยกเว้นการจัดเตรียมและการอัปเดตคู่มือการเก็บรักษาของเจ้าของ ซึ่งยังคงเป็น งานที่ไม่สามารถมอบหมายได้

เป้าหมายของบริการเก็บรักษาแบบพิเศษคือการ รักษาข้อกำหนดของ ความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความ น่าเชื่อถือ และ ความชัดเจน ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีแยกประเภทด้วยคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ขั้นตอนการบำรุงรักษาจนถึงขั้นตอนการเก็บรักษา และเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเข้าถึง การเรียกค้นคืน และการแสดงเอกสารตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา

แต่ขั้นตอนการปฏิบัติงานของการทำบัญชีและการเก็บรักษาแบบดิจิทัลทำงานอย่างไร?

ในทางปฏิบัติ เป็นเรื่องง่าย: การทำบัญชีดิจิทัลเสร็จสิ้นในซอฟต์แวร์การบัญชี จากนั้นมีกระบวนการอัตโนมัติที่สร้าง ไฟล์บัญชีแยกประเภท จากซอฟต์แวร์บัญชีของบริษัทในรูปแบบที่เหมาะสม (เช่น PDF/A หรือ PDF) หารด้วยปีหรือเดือน ขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของประเภทของบัญชีแยกประเภท และด้วย การสร้างไฟล์ดัชนีที่มีข้อมูลเมตาของคีย์ จากนั้น ขั้นตอนจะจัดเตรียมการถ่ายโอนเทเลเมติกส์จากระบบของบริษัทไปยังบริการรักษามาตรฐานที่ผู้ให้บริการเอาต์ซอร์ซจัดหาให้ การถ่ายโอนหรือฝากไฟล์ที่จะเก็บรักษาเกิดขึ้นผ่านกล่องโต้ตอบแอปพลิเคชันที่ปลอดภัยโดยตรงด้วย ตัวเชื่อมต่อ ที่เชื่อมต่อระบบการจัดการบัญชีกับบริการเก็บรักษา

เพื่อให้การจัดเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์เสร็จสมบูรณ์ เช่น ในวารสาร ขอแนะนำให้ผู้ประกอบการหรือผู้รับมอบสิทธิ์ติดลายเซ็นดิจิทัลตาม มาตรา 2215-ทวิ แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง ตัวอย่างเช่น ลายเซ็นดิจิทัลที่มีขั้นตอนอัตโนมัติสามารถติดโดยใช้พร็อกซีโดยระบบของผู้ให้บริการเก็บรักษาด้วยใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลของตัวแทนบริษัท ได้อย่างรวดเร็วและโปร่งใส ก่อนดำเนินการตามขั้นตอนการดำเนินการ เก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมาย ในกรณีของ สมุดบัญชีสินค้าคงคลัง ลายเซ็นดิจิทัลดังกล่าวจะต้องถูกบังคับโดยตัวแทนทางกฎหมายตามข้อกำหนดของ ศิลปะ 2217 แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง

ขั้นตอนการดำเนินงานของการเก็บรักษา ได้รับการจัดการโดยสมบูรณ์โดย ผู้ให้บริการด้านการเก็บรักษา และจัดเตรียมสำหรับการสร้าง ดัชนีการเก็บรักษา ภายในกำหนดเวลาทางกฎหมาย (ภายในสามเดือนของเส้นตายสำหรับการยื่นแบบแสดงรายการภาษี) ตามมาตรฐานการทำงานร่วมกันของ UNI SInCRO 11386:2020 บน ซึ่งลายเซ็นดิจิทัลของบุคคลที่รับผิดชอบบริการการเก็บรักษาและการประทับเวลา (การรับรองข้อมูล) ติดอยู่

ตลอด ระยะเวลาการเก็บรักษา 10 ปี (มาตรา 2220 แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง) เอกสารที่เก็บรักษาไว้และดัชนีการเก็บรักษาจะถูกทำให้ค้นหาได้และพร้อมสำหรับการปรึกษาหารือ รวมทั้งเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดนิทรรศการ

วิธีชำระค่าอากรแสตมป์

เรายังเตือนคุณว่าสมุดรายวันและสมุดสินค้าคงคลังต้องเสียภาษีอากรแสตมป์ หากต้องการใช้ วิธีการที่เหมาะสมในการชำระอากรแสตมป์ สำหรับเก็บสมุดรายวันและสมุดสินค้าคงคลัง คุณจะต้องแยกความแตกต่าง ว่าสมุดบัญชีดังกล่าว ถูกจัดเก็บด้วยระบบเครื่องกลและทำบนกระดาษ เพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บรักษา หรือ หากเก็บรักษาและเก็บรักษาไว้ แบบดิจิทัล ตามแนวทาง AgID ในกรณีของการทำบัญชีดิจิทัลและการจัดเก็บเพื่อวัตถุประสงค์ในการชำระภาษี บทบัญญัติของ ศิลปะ ให้นำกฎกระทรวงที่ 6 ลงวันที่ 17 มิถุนายน 2557 มาใช้บังคับ

ต้องชำระอากรแสตมป์เป็นจำนวน €16,00 เพิ่มขึ้นเป็น €32,00 สำหรับผู้ค้ารายเดียว ห้างหุ้นส่วน สหกรณ์ บริษัทประกันภัยร่วมกัน สมาคม หน่วยงาน และสมาคม สำหรับการจดทะเบียนทุก ๆ 2,500 รายการหรือเศษส่วนของการจดทะเบียนนั้น (โดยที่การจดทะเบียนหมายถึง เหตุการณ์ทางบัญชีเดียว) ภายใน 120 วัน นับแต่วันสิ้นปีบัญชี และโดยวิธีเฉพาะทางเทเลเมติก เช่น โดยใช้ รูปแบบการชำระเงิน F24 ที่มีรหัสภาษี “ 2501 ” เรียกว่า “อากรแสตมป์ในสมุด ทะเบียน และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี – มาตรา 6 แห่งพระราชกฤษฎีกา 17 มิถุนายน 2557”

มติ ที่ 161/E ของวันที่ 9 กรกฎาคม 2550 ชี้แจงว่าสำหรับ สมุดรายวัน เหตุการณ์ทางบัญชีเดียวจะแสดงโดยธุรกรรมทางเศรษฐกิจแต่ละรายการ ซึ่งบันทึกเป็นรายการคู่ โดยไม่คำนึงถึงจำนวนรายการโดยละเอียด ในทางกลับกัน สำหรับ บัญชีสินค้าคงคลัง เหตุการณ์ทางบัญชีเดียวหมายถึงการลงทะเบียนที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์แต่ละรายการตลอดจนการลงทะเบียนของบันทึกอธิบาย

บทบัญญัติเกี่ยวกับนิทรรศการที่เหมาะสม

เกี่ยวกับการแสดงบันทึกและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีอากร วรรค 2 ๕ แห่งกฎกระทรวงดังกล่าว กำหนดว่า ในกรณีการตรวจสอบ ควบคุม หรือตรวจสอบ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องอ่านได้ และให้แสดงบนกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ณ สถานที่ของผู้เสียภาษีอากรหรือ ณ สถานที่เก็บบันทึกได้ตามคำขอ ตามที่ประกาศโดยฝ่ายตามข้อ 35 วรรค 2 ตัวอักษร d) ของกฤษฎีกาภาษีมูลค่าเพิ่ม

วรรค 4.9 ของแนวปฏิบัติ AGID ว่าด้วย "รูปแบบการจัดนิทรรศการ" กำหนดว่า โดยไม่กระทบต่อภาระหน้าที่ในการจัดนิทรรศการเอกสารที่กำหนดโดยระเบียบที่บังคับใช้ ระบบการเก็บรักษาช่วยให้ฝ่ายที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงโดยตรง แม้กระทั่งจากระยะไกลไปยังวัตถุดิจิทัลที่เก็บรักษาไว้ ผ่านการผลิตบรรจุภัณฑ์จำหน่าย ตามวิธีการที่อธิบายไว้ในคู่มือการเก็บรักษา

เป็นไปได้ไหมที่จะกู้คืนอดีต?

ได้ ข้อมูลย้อนหลังจาก ปีบัญชีก่อนหน้า สามารถเรียกคืนได้ นี้มีให้โดยบทบัญญัติของศิลปะ ฉบับที่ 4 ของกฎกระทรวง ลงวันที่ 17 มิถุนายน 2557 ในการลดทอนความเป็นสาระสำคัญของเอกสารทางประวัติศาสตร์ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถสร้างสำเนาคอมพิวเตอร์ของต้นฉบับแอนะล็อกได้ โดยเพียงแค่ดึง สำเนา เอกสารการทำบัญชี ที่เป็น PDF/A หรือ PDF ที่ถูกต้องและเป็นจริงจากช่วงเวลาก่อนหน้าจากซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายและลำบาก กระบวนการสแกนมวล

ไม่สามารถหลีกเลี่ยง การสแกน ได้หากมีตราประทับหรือตราประทับ บนเอกสารต้นฉบับซึ่งกำหนดให้ผู้เสียภาษีต้องสร้างสำเนาภาพที่เป็นจริงและถูกต้องโดยการสแกน สำหรับทั้งสำเนาคอมพิวเตอร์และสำเนารูปภาพ การสร้างต้องเสร็จสิ้นโดย การติด ลายเซ็นดิจิทัล บนไฟล์สำเนาเดียว ซึ่งสามารถทำได้ผ่าน กระบวนการลายเซ็น อัตโนมัติขนาดใหญ่ ที่ มอบหมายให้ผู้ควบคุมดูแล เกี่ยวกับระยะเวลาของการกู้คืน ขอแนะนำให้ดำเนินการตามระยะเวลาภาษีอย่างเป็นระเบียบ เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดนิทรรศการที่เหมาะสมในกรณีที่มีการร้องขอจากทางการ ไม่มีกำหนดเส้นตายทางกฎหมายสำหรับการทำลายเอกสารทางประวัติศาสตร์ แต่ ไม่สามารถทำลาย เอกสารที่เป็นกระดาษต้นฉบับ ได้ หากการจัดเก็บสำรองไม่เสร็จสิ้น

บทสรุป

โดยสรุป ขั้นตอนของการ แปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ ในขั้นตอนการทำบัญชีนั้นเป็น กระบวนการที่พิสูจน์แล้ว และกระบวนการที่ค่อนข้างแพร่หลายในบริษัทอิตาลีและเป็นที่ชื่นชมอย่างมากจากหน่วยงานที่มีอำนาจ (ฝ่ายบริหารการเงิน หน่วยงานตุลาการ หน่วยงานควบคุม ฯลฯ) .