デジタル簿記と保存の有用性

デジタル簿記は、イタリアの企業が2004年から実施できるプロセスであり、間違いなく、数年後には法律がより成熟し、明確になり、デジタル化の手順が確立されたと言えます。彼らのライフサイクルを通して会計帳簿の。 デジタル簿記を選択すると、プロセスの効率とデジタル化の点で大きなメリットがあります。方法を見てみましょう。

適用される参照規則

電子文書とそのデジタル保守および保存の財政的および市民的価値は、市民コード、デジタル管理コード（CAD – 2005年3月7日、n。82 smi ）で構成される主要な規範によって合法化および調整されています。 ）、および個人データの保護に関するEU規則「GDPR」。 さらに、歳入庁の決議と対応によって明確にされた、2014年6月17日の省令などの税分野に関する特別および部門別の参照規則を忘れてはなりません。

CADを実装するための技術規則、いわゆるAgIDガイドラインで構成される技術規則もあります。これは、電子文書の作成、管理、および保存を規制し、尊重する必要があります。 さらに、CADは、関連する手順がガイドラインに準拠している場合、現在の法律によって予測される文書の保存と表示の義務は、電子文書によってすべての法的目的のために履行されると理解されることを確立します。

しかし、デジタル化のメリットは何ですか？

多くの企業は、以下に示すように、多くの利点を提供するため、すでにデジタル簿記と記録管理を採用しています。

• プリンターやコピー機での紙やトナーの消費から紙のアーカイブの管理まで、紙の処理に必要なコストと時間を削減します。
• 自動化、簡素化、紙の管理における一般的な人的エラーの削減、およびドキュメンタリー資産の損失のリスクの削減による、合理化および最適化された運用プロセス。
• 会計帳簿の原産地の信憑性と完全性。保持期間全体を通じて会計と会計の確実性が維持されることを保証します。
• 管轄当局と監査機関の両方に対する文書の最適化されたリモート可用性、取得、抽出、および公開。
• 保管期間中のセキュリティ、透明性、信頼性、および書籍への共有アクセスの向上。
• 電子日付の確実性を保存プロセスの対象となる会計帳簿に関連付け、アーカイブパッケージのインデックスにタイムスタンプを付ける。
• 文書のデジタル化による環境の持続可能性に基づくプロセスの会社による採用。
• 会社の保存管理者のタスクの委任、および専門の保存サービスプロバイダーへの活動と保存プロセスのアウトソーシングの可能性。

メンテナンスと保存のフェーズ、2つの異なる瞬間

関連する回答を通じて、歳入庁n。 2021年4月9日の236は、帳簿と記録の保守と保存に関する重要な説明を発行し、CADの規定に準拠することが義務付けられているため、 3か月以内にデジタル保存に準拠することも義務付けられています。年次確定申告のテレマティック提出の締め切りから。

庁の明確化は、最近の芸術の改正に照らして、継続性に置かれているにもかかわらず、維持と保存の概念と履行が明確なままであることを説明するために必要でした。 7、パラグラフ4-クォーター、法令-法律番号。 アートによって導入された357/1994。 法令の12のoc-法律番号。 34/2019、これはすべての帳簿と会計記録に拡張され、印刷する義務なしに電子または機械システムを維持することの有効性を記録します。これはすでにVATレジスターに適用されます。

「[…]アクセス、検査、または監査の時点で、法律の条件の範囲内で紙のメディアに転記がない場合、いずれの場合も、電子システムを使用して会計記録を保持することは定期的であると見なされます。同じことが前述の電子システムで更新され、手続き機関からの要求に応じて、その存在下で印刷されます。」

仕訳帳、在庫帳簿、資産と収入の要素を記録する必要のある補助エントリ、倉庫の補助エントリ、および減価償却資産の登録に関する変更は、それらの保存に関する規則を変更していません。 2021年6月17日の省令に準拠した税関連のIT文書への参照。

その意見における歳入庁の結論

庁は、回答番号236/2021で報告されているように、その規則性の目的で、帳簿と記録が電子形式で保管されている場合、次のことを明確にしています。

1. アクセス、検査、または監査中に監督機関から特に要求されない限り、関連する納税申告書の提出期限から3か月後まで印刷する必要はありません。
2. 示された期限（納税申告書の提出期限の3か月後）までに、前述の2014年6月17日の省令、CADに準拠した法令No. 82/2005および関連する実施措置。納税者がそれらを電子形式で保持することを希望する場合、または納税者が従来の紙の保管場所を採用することを希望する場合は、それらを具体化（紙に印刷）する必要があります。

保存プロセスのアウトソーシング

法律では、デジタル簿記活動を認定された専門の保存サービスプロバイダーにアウトソーシングすることが認められており、保存活動の提供におけるセキュリティ、信頼性、品質が保証されています。 さらに、所有者会社の保存管理者は、記録の所有者とその保存管理者に法的責任がありますが、タスクのすべてまたは一部を保護主義者と保存サービスの管理者に委任することができます。 委任の行為は、選択された保存プロバイダーと保存サービスのマネージャーに委任されたAgIDガイドラインに必要な参照とすべてのタスクを示す必要があります。ただし、所有者の保存マニュアルの準備と更新は除きます。委任できないタスク。

専門の保存サービスの目標は、コンピュータ化された元帳に関連する信頼性、整合性、信頼性、および読みやすさの要件を保守段階から保存段階まで保存し、保存期間全体にわたってドキュメントへのアクセス、取得可能性、および表示を保証することです。

しかし、デジタル簿記と保存の運用プロセスはどのように機能しますか？

操作上、それは簡単です：デジタル簿記は会計ソフトウェアで行われます。 次に、会社の会計ソフトウェアから、元帳の種類のサイズと性質に応じて、年または月で割った適切な形式（PDF / AまたはPDFなど）で元帳ファイルを生成する自動化されたプロセスがあります。キーメタデータを含むインデックスファイルの生成。 次に、この手順では、会社のシステムからアウトソーシング業者が提供する標準の保存サービスへのテレマティック転送を提供します。 保存するファイルの転送またはデポジットは、会計管理システムを保存サービスに接続するコネクタを使用して、安全なアプリケーションダイアログを介して直接行われます。

たとえばジャーナルへの電子記録の保持を完了するには、民法第2215-bis条に従って、起業家またはその代理人がデジタル署名を添付することをお勧めします。 自動手順によるこのデジタル署名は、たとえば、合法的な電子アーカイブの運用プロセスに進む前に、会社の代表者のデジタル署名証明書を使用して、保存プロバイダーのシステムによってプロキシによって迅速かつ透過的に添付することもできます。 在庫簿の場合、芸術の規定に従い、法定代理人の力により前述のデジタル署名を添付する必要があります。 民法の2217。

保存の運用プロセスは、保存プロバイダーによって完全に管理され、UNI SInCRO 11386：2020相互運用性標準に従って、法定期限内（納税申告書の提出期限から3か月以内）に保存インデックスを生成します。保存サービス担当者のデジタル署名とタイムスタンプ（データ認証）が貼付されています。

10年間の保存期間（民法第2220条）を通じて、保存された文書と保存索引は検索可能になり、展示目的でも参照できるようになります。

印紙税の支払い方法

また、ジャーナルと在庫帳には印紙税が課せられることをお知らせします。 ジャーナルと在庫帳簿を保管するための印紙税の支払いに適切なモダリティを採用するには、前述の会計帳簿が機械システムで保管され、保存目的で紙に記録されているか、または保管されて保存されているかを区別する必要があります。 AgIDガイドラインに従ってデジタル的に。 税金を免除する目的でのデジタル簿記および保管の場合、芸術の規定。 2014年6月17日の省令の6を適用する必要があります。

印紙税は、 2,500の登録またはその一部（登録とは単一の会計イベント）、会計年度末から120日以内に、専らテレマティック手段、つまり「帳簿、登録簿、および関連するその他の文書の印紙税」と呼ばれる税コード「2501」のF24支払いモデルを使用税務上の目的–2014年6月17日の法令の第6条」。

決議番号2007年7月9日の161/Eは、仕訳帳の場合、詳細な行数に関係なく、単一の会計イベントが複式簿記で記録される各経済取引によって表されることを明確にしました。 一方、在庫簿の場合、単一の会計イベントは、個々の資産に関連する登録と、説明文の登録を指します。

適切な展示に関する規定

税務に関連する記録および文書の展示に関しては、芸術の第2項。 前述の省令の5は、監査、管理、または検査の場合、電子文書を読み取り可能にし、要求に応じて、納税者の​​敷地内または記録が保管されている場所で紙または電子メディアで利用できるようにする必要があると規定しています。 、芸術に従って党によって宣言されたように。 35、パラグラフ2、VAT法令の文字d）。

「展示のモード」に関するAGIDガイドラインのパラグラフ4.9は、施行されている規制によって規定された文書の展示に関する義務を損なうことなく、保存システムにより、許可された当事者が保存されたデジタルオブジェクトにリモートで直接アクセスできるようにすることを定めています。保存マニュアルに記載されている方法に従って配布パッケージを作成します。

過去を取り戻すことは可能ですか？

はい、前会計年度の履歴レコードを取得できます。 これは芸術の規定によって提供されます。 2014年6月17日の省令の4。 歴史的文書を非実体化するために、ほとんどの場合、会計ソフトウェアから前の期間の簿記文書の真の正確なPDF / AまたはPDFコピーを抽出するだけで、費用と手間をかけずに、アナログオリジナルのコンピューターコピーを生成できます。マススキャンのプロセス。

元の紙の文書にスタンプやシールがあり、納税者がスキャンによって真の忠実な画像コピーを作成する必要がある場合、スキャンは避けられません。 コンピューターのコピーと画像のコピーの両方で、単一のコピーファイルにデジタル署名を添付して生成を完了する必要があります。これは、Conservatorに委任された大規模な自動署名プロセスを介して実行することもできます。 復旧のタイミングについては、当局からの要請があった場合の適切な展示を容易にするために、税期ごとに整然と実施することをお勧めします。 歴史的文書を非実体化するための法的な期限はありませんが、代替の保管が完了していない場合、元の紙の文書を破棄することはできません。

結論

結論として、簿記の段階での完全なデジタル化の手順は、実証済みの運用プロセスであり、イタリアの企業ですでに非常に普及しており、管轄当局（金融当局、司法当局、管理機関など）によって高く評価されています。 。