เคล็ดลับการปฐมนิเทศ 10 อันดับแรกเพื่อการปฐมนิเทศพนักงานที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จ

การเริ่มต้นใช้งานเป็นกระบวนการในการปรับพนักงานใหม่ให้เข้ากับกิจวัตร วัฒนธรรม และสภาพอากาศของธุรกิจคุณ ธุรกิจขนาดเล็กอาจต้องการคำแนะนำในการเตรียมความพร้อมเพื่อให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากเมื่อมีพนักงานใหม่เข้าร่วมทีม การเริ่มต้นใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพอาจเป็นกุญแจสำคัญในการคงไว้ซึ่งพนักงาน

ความเป็นจริงสำหรับนายจ้างคือการสูญเสียคนงานนั้นมีค่าใช้จ่ายสูง และในภาพรวมการจ้างงานในปัจจุบัน การเริ่มต้นใช้งานที่ราบรื่นเป็นโอกาสในการกำหนดความคาดหวังและตั้งค่าพนักงานทั้งหมดเพื่อความสำเร็จในบริษัทของคุณ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานนั้นง่ายที่สุด

10 เคล็ดลับในการเริ่มต้นใช้งานจริงสำหรับธุรกิจ

ธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้เคล็ดลับการเริ่มต้นใช้งาน 10 ข้อเหล่านี้เพื่อเตรียมพนักงานใหม่ได้ดียิ่งขึ้น นี่เป็นวิธีปฏิบัติที่เป็นประโยชน์ในการแนะนำพนักงานใหม่ผ่านเอกสารและเอกสารที่จำเป็น นอกเหนือจากข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการสำรวจวัฒนธรรมของบริษัทของคุณ

เมื่อพนักงานใหม่เสร็จสิ้นการปฐมนิเทศ พวกเขาควรปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายขั้นสุดท้าย นำความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับบริษัทและรายละเอียดงานมาใช้ และรู้ว่าจะต้องไปถามคำถามที่ไหนในอนาคต

เคล็ดลับ #1: สร้างและดำเนินการตามแผนการเตรียมความพร้อม

อาจฟังดูง่าย แต่ขั้นตอนแรกคือการตระหนักว่าธุรกิจขนาดเล็กของคุณจำเป็นต้องมีแผนการเริ่มต้นใช้งาน และนั่งลงและรวบรวมกระบวนการเริ่มต้นที่รอบคอบ จัดระเบียบ และครอบคลุมสำหรับพนักงานใหม่ทั้งหมด หากคุณเริ่มต้นจากศูนย์ การนึกถึง 4 Cs of Onboarding ของ Professor Tayla N. Bauer นั้นอาจช่วยได้ ซึ่งรวมถึง: การปฏิบัติตามข้อกำหนด การชี้แจง วัฒนธรรม และการเชื่อมต่อ ศาสตราจารย์บาวเออร์อธิบายว่าเมื่อพูดถึงการเริ่มต้นใช้งาน Cs ทั้งสี่จะเรียงตามลำดับความสำคัญ (การปฏิบัติตามข้อกำหนด) ที่สำคัญที่สุดถึงมีความสำคัญน้อยที่สุด (การเชื่อมต่อ) แม้ว่าในท้ายที่สุด 4 Cs จะมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาพนักงาน

สร้างรายการปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สำคัญและเอกสารทางกฎหมายที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจ้างงาน ย้ายไปยังสิ่งที่พนักงานอาจต้องการชี้แจงเกี่ยวกับงาน คำอธิบายงาน ความคาดหวังรายวัน เวิร์กโฟลว์ หรือปัญหาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน แสดงให้เห็นว่าวัฒนธรรมของบริษัทเป็นอย่างไร และให้โอกาสพนักงานใหม่ได้ทำความรู้จัก เมื่อใช้โมเดลนี้ ธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่งสามารถวางแผนได้ว่าการเริ่มต้นใช้งานจะเป็นอย่างไร

เคล็ดลับ #2: มอบหมายที่ปรึกษา/จัดหาเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยในกระบวนการ

การเริ่มต้นงานใหม่เป็นเรื่องที่ยาก จะดีกว่าถ้ามีเพื่อนใหม่หรือพี่เลี้ยงคอยชี้แนะแนวทาง วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการว่าจ้างใครสักคนอย่างราบรื่นคือการให้พนักงานใหม่เป็นผู้ติดต่อสำหรับคำถามและข้อกังวลเบื้องต้นทั้งหมด บุคคลนี้อาจเป็นคนที่ออกแบบมาเพื่อจำลองสถานที่ทำงานและพร้อมที่จะช่วยเหลือทุกอย่างตั้งแต่หน้าที่การงานไปจนถึงคำถามเชิงปฏิบัติ (ฉันจะรับ PTO ได้อย่างไร การประเมินที่นี่มีลักษณะอย่างไร ใครคือทีมผู้นำและบทบาทของพวกเขาคืออะไร) และอื่น ๆ.

เคล็ดลับ #3: วางแผนการต้อนรับพิเศษสำหรับวันแรก

พนักงานใหม่ทุกคนมีความกลัว วิตกกังวล และเปราะบางเล็กน้อยในวันแรก เคล็ดลับหนึ่งในการเริ่มต้นใช้งานคือการสร้างการต้อนรับเป็นพิเศษสำหรับพนักงานใหม่ของคุณ เพื่อให้พวกเขารู้สึกเหมือนอยู่บ้าน ซึ่งอาจมีลักษณะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมและสภาพอากาศของบริษัทของคุณ คุณเป็นบริษัทที่เป็นกันเองและผ่อนคลายหรือไม่? การต้อนรับของคุณสามารถสะท้อนถึงบรรยากาศนั้นได้ จัดตะกร้าของที่ระลึกของบริษัทหรือพาสมาชิกทีมใหม่ไปรับประทานอาหารกลางวันมื้อพิเศษ ส่วนหนึ่งของกระบวนการเริ่มต้นในวันแรกควรเกี่ยวกับการเฉลิมฉลองการเข้าร่วมชุมชน

เคล็ดลับ #4: การต้อนรับช่างตัดเสื้อเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานใหม่แต่ละคน

ควรมีองค์ประกอบในการปฐมนิเทศของคุณที่ปรับให้เหมาะกับพนักงานแต่ละคนโดยตรง คิดถึงผู้ชมสำหรับข้อมูลของคุณ พนักงานแต่ละคนต้องการคำแนะนำเฉพาะเหล่านี้หรือไม่? มีแหล่งข้อมูลที่แผนกหนึ่งใช้และอีกแผนกหนึ่งไม่ได้ใช้หรือไม่ อย่าให้พนักงานใหม่แต่ละคนนั่งประมวลผลข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของตน เพื่อให้การเริ่มต้นใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น ให้สร้างช่องทางและการไหลของข้อมูลที่เหมาะสมกับพนักงานใหม่

เคล็ดลับ #5: ผสมผสานและกระจายวิธีการฝึกอบรม

มนุษย์ทุกคนเรียนรู้ไม่เหมือนกัน ดังนั้น ข้อมูลทั้งหมดในกระบวนการปฐมนิเทศจึงไม่ควรจัดส่งในลักษณะเดียวกัน ช่วงเวลานี้เกี่ยวกับการศึกษาและการเตรียมการจ้างใหม่เพื่อความสำเร็จ วิธีการเรียนรู้ที่หลากหลายเป็นวิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าผู้เรียนทุกประเภทสามารถเข้าถึงสื่อการเรียนรู้ได้

คุณมีวิดีโอไหม บทความ? มีวิธีต่าง ๆ ที่พนักงานใหม่จะแสดงความเข้าใจในกระบวนการหรือข้อมูลสำคัญหรือไม่? คุณหยุดเพื่อตรวจสอบความเข้าใจหรือไม่? คุณรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานได้เรียนรู้เนื้อหาแล้ว? กระจายวิธีการเช็คอินด้วย และอย่ากลัวที่จะถามพนักงานใหม่ของคุณว่าพวกเขาเรียนรู้ได้ดีที่สุดอย่างไร

เคล็ดลับ #6: สร้างเครื่องมือออนบอร์ดให้เข้าถึงได้ง่าย

ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์การปฐมนิเทศของคุณและให้พนักงานใหม่ทุกคนเข้าถึงเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานได้อย่างง่ายดาย หากพนักงานของคุณเป็นคนทำงานนอกสถานที่ ให้สร้างห้องสมุดกลางให้พวกเขาใช้ในระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศ หากคุณอยู่ในที่ตั้งทางกายภาพ ให้สร้างสถานที่ส่วนกลางเพื่อจัดเก็บเครื่องมือและทรัพยากรการปฐมนิเทศทั้งหมดของคุณ หากพนักงานใหม่จำเป็นต้องติดต่อและเข้าถึงเอกสารในภายหลัง พวกเขาจะรู้ว่าตนอยู่ที่ไหน

เคล็ดลับ #7: สร้างห้องเพื่อความสนุกสนานและการพักผ่อน

การเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ อาจล้นหลามและสมองของเราสามารถเข้าถึงข้อมูลที่มากเกินไปได้ ทำความเข้าใจว่าพนักงานใหม่อาจเหนื่อยและอ่อนล้าทางอารมณ์ระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศ พักสมองสนุกๆ ได้ตลอดทั้งวัน/สัปดาห์ สร้างสมดุลระหว่างการเรียนรู้และการทำ จากนั้นให้เวลาพนักงานได้หายใจ พนักงานใหม่ควรจบสัปดาห์แรกด้วยความรู้สึกกระปรี้กระเปร่า เตรียมพร้อม และตื่นเต้นกับงานข้างหน้า ข้อมูลที่นำเสนอในลักษณะจับจดมากเกินไปจะไม่เป็นเช่นนั้น

เคล็ดลับ #8: ขอความคิดเห็นจากพนักงานใหม่ตลอดทาง

เคล็ดลับในการเตรียมความพร้อมอีกประการหนึ่งคือการทำให้การถามคำถามและความสับสนในหมู่พนักงานใหม่เป็นปกติ สร้างวิธีง่ายๆ ให้พนักงานใหม่ถามคำถามหรือแสดงความสับสน ด้วยการสร้างวิธีการเช็คอินกับพนักงานใหม่และความรู้สึกของพวกเขาเกี่ยวกับวันเวลาของพวกเขา คุณกำลังตรวจสอบประสบการณ์ของพวกเขาในขณะเดียวกันก็สร้างพื้นที่เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดและความคับข้องใจต่อไปในอนาคต พนักงานใหม่มีความกังวล สร้างแบบจำลองสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีโดยแสดงให้เห็นว่าการไม่รู้สิ่งต่าง ๆ และถามคำถามเป็นเรื่องปกติ

เคล็ดลับ #9: ใช้บริษัท HR เพื่อช่วยในเรื่องพื้นฐานการเริ่มต้นใช้งาน

Paychex เสนอการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงาน

ปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นองค์ประกอบสำคัญของการเริ่มต้นใช้งาน และบริษัท HR บางแห่งให้ความช่วยเหลือลูกค้าในพื้นที่นั้น หากคุณใช้บริการ HR ออนไลน์หรือบริการบัญชีเงินเดือน เช่น BambooHR, Paychex หรือ Gusto พวกเขาเสนอบริการปฐมนิเทศซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมของพวกเขา บ่อยครั้งที่องค์กรนายจ้างมืออาชีพ (PEO) จะให้ความช่วยเหลือในการรับพนักงานด้วยเช่นกัน

ดูการเริ่มต้นใช้งานเป็นกระบวนการระยะยาว

อย่าคิดว่าการเริ่มต้นใช้งานเป็นประสบการณ์เจ็ดประเภทในแต่ละวัน การเริ่มต้นใช้งานพนักงานใหม่เป็นกระบวนการระยะยาวและเพื่อให้เป็นไปอย่างราบรื่น ให้ขยายข้อมูลและปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมเมื่อเวลาผ่านไป

เริ่มต้นใช้งานด้วยคำแนะนำออนบอร์ดและแหล่งข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลอื่นๆ ของเรา

เคล็ดลับในการเริ่มต้นใช้งานแต่ละข้อเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับผู้คนที่คุณนำเข้ามาในบริษัทของคุณ การเริ่มต้นใช้งานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการศึกษาและการแนะนำตัว นอกจากนี้ยังเป็นการบอกเล่าเรื่องราวของธุรกิจของคุณและค้นหาคนที่เหมาะสมเพื่อเข้าร่วมทีมของคุณ การลาออกของพนักงานทำให้ต้องเสียเงิน ทรัพยากร และส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจ และหากกระบวนการปฐมนิเทศที่มั่นคงสามารถเพิ่มการรักษาพนักงานได้ถึง 20% ตามรายงานของ Harvard Business Review ก็ถึงเวลาที่จะต้องลงทุนในกระบวนการปฐมนิเทศที่ได้ผล

มองหาบริษัทที่เสนอการเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและค้นหาว่าคุณลักษณะใดในการเตรียมความพร้อมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ: คุณต้องการสิ่งที่ตรงไปตรงมาและเน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือไม่ หรือคุณกำลังมองหาโปรแกรมเต็มรูปแบบที่อาจรวมถึงการพักสมองและกิจกรรมที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือไม่?

นอกจากนี้ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความเข้าใจว่า HR ของธุรกิจขนาดเล็กคืออะไรและทำงานอย่างไร เมื่อคุณเรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดในการใช้ทรัพยากรบุคคลของคุณ (คนที่ช่วยดำเนินธุรกิจในแต่ละวันของคุณ) คุณสามารถเพิ่มประสบการณ์การทำงานให้กับคนที่คุณจ้างงานได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับคำแนะนำในการเข้าทำงานสำหรับพนักงานใหม่