أهم 10 نصائح لإعداد الموظفين بشكل سلس وناجح

الإعداد هو عملية تأقلم الموظفين الجدد مع روتين عملك وثقافته ومناخه. قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى بعض نصائح الإعداد لجعل العملية أكثر سلاسة لجميع المعنيين لأنه عندما ينضم موظف جديد إلى الفريق ، قد يكون الإعداد الفعال هو المفتاح للاحتفاظ بالموظفين.

الواقع بالنسبة لأصحاب العمل هو أن خسارة العمال أمر مكلف ، وفي مشهد التوظيف اليوم ، يعد الالتحاق السلس فرصة لتحديد التوقعات وإعداد جميع الموظفين للنجاح في شركتك.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية جعل عملية الإعداد هذه سهلة قدر الإمكان.

10 نصائح عملية حول الإعداد للشركات

يمكن للشركات الصغيرة استخدام نصائح الإعداد العشر هذه لإعداد التعيينات الجديدة بشكل أفضل. هذه طرق عملية لتوجيه الموظفين الجدد من خلال الأعمال الورقية والوثائق المطلوبة بالإضافة إلى معلومات حول كيفية التنقل في خصوصيات وعموميات ثقافة شركتك.

عندما ينتهي الموظفون الجدد من الإعداد ، يجب أن يكونوا قد أكملوا أي متطلبات قانونية نهائية ، واعتماد فهم كامل للشركة والوصف الوظيفي ، ومعرفة إلى أين يذهبون لطرح الأسئلة في المستقبل.

النصيحة رقم 1: قم بإنشاء وتنفيذ خطة تأهيل

قد يبدو الأمر بسيطًا ، ولكن الخطوة الأولى هي إدراك أن عملك الصغير يحتاج إلى خطة تأهيل وأن تجلس معًا وتضع عملية تأهيل مدروسة ومنظمة وشاملة لجميع الموظفين الجدد. إذا كنت تبدأ من نقطة الصفر ، فقد يكون من المفيد التفكير في أربعة عناصر إعداد للبروفيسور Tayla N. Bauer ، والتي تشمل: الامتثال والتوضيح والثقافة والاتصال. يوضح البروفيسور باور أنه عندما يتعلق الأمر بالتأهيل ، يتم سرد العناصر الأربعة بترتيب أهم (الامتثال) إلى الأقل أهمية (اتصال) - على الرغم من أن كل عنصر من العناصر الأربعة يعد أمرًا حاسمًا في نهاية المطاف للاحتفاظ بالموظفين.

إنشاء قائمة بقضايا الامتثال المهمة وجميع الأوراق القانونية المطلوبة للتوظيف ؛ انتقل إلى ما قد يحتاج الموظف إلى توضيحه بشأن وظيفته ، أو وصفه الوظيفي ، أو التوقعات اليومية ، أو سير العمل ، أو غير ذلك من القضايا المتعلقة بالعمل ، ووضح كيف تبدو ثقافة الشركة ، وقدم للموظف الجديد فرصة للتواصل. باستخدام هذا النموذج ، يمكن لأي شركة صغيرة التخطيط لما قد يبدو عليه الإعداد.

نصيحة رقم 2: عيّن مرشدًا / وفر زميلًا للمساعدة في العملية

بدء عمل جديد أمر مرهق. من الأفضل أن يكون لديك صديق أو مرشد جديد للمساعدة في توجيه الطريق. واحدة من أفضل الطرق لإعداد شخص ما بشكل سلس هو إعطاء الموظف الجديد شخصًا كنقطة اتصال لجميع أسئلتهم ومخاوفهم الأولية. يمكن أن يكون هذا الشخص شخصًا مصممًا لنمذجة مكان العمل ويكون متاحًا للمساعدة في كل شيء من واجبات الوظيفة إلى الأسئلة العملية (كيف يمكنني أخذ PTO؟ كيف تبدو التقييمات هنا؟ من هو فريق القيادة وما هي أدوارهم؟) ، و اكثر.

نصيحة رقم 3: خطط لاستقبال خاص لليوم الأول

يشعر جميع الموظفين الجدد بالخوف والقلق والضعف قليلاً في يومهم الأول. نصيحة واحدة على متن الطائرة هي إنشاء ترحيب خاص لموظفك الجديد لجعله يشعر وكأنه في المنزل. يمكن أن يبدو هذا كأنه أشياء مختلفة اعتمادًا على ثقافة شركتك ومناخها. هل أنت شركة عارضة ومريحة؟ يمكن أن يعكس الترحيب الخاص بك تلك الأجواء. قم بتجميع سلة من غنيمة الشركة أو اصطحب عضو الفريق الجديد إلى مأدبة غداء خاصة. يجب أن يتعلق جزء من عملية الإعداد في اليوم الأول بالاحتفال بالانضمام إلى المجتمع.

النصيحة رقم 4: تخصيص الإعداد لتلبية احتياجات كل موظف جديد

يجب أن يكون هناك عنصر في إعدادك مصمم بشكل مباشر لكل موظف محدد. فكر في الجمهور لمعلوماتك. هل يحتاج كل موظف إلى هذه التوجيهات المحددة؟ هل هناك موارد يستخدمها قسم وآخر لا يستخدمها؟ لا تجعل كل موظف جديد يجلس ويعالج مجموعة من المعلومات التي لا تتعلق بوظيفته. للحفاظ على سلاسة الإعداد ، قم بإنشاء مسار وتدفق للمعلومات يكون منطقيًا للموظف الجديد.

نصيحة رقم 5: امزج ونوّع طرق التدريب

ليس كل البشر يتعلمون بنفس الطريقة. لذلك ، لا يجب تسليم جميع المعلومات في عملية الإعداد بالطريقة نفسها. هذه الفترة الزمنية تتعلق بالتعليم وإعداد موظف جديد للنجاح. يعد تنويع طرق التعلم إحدى الطرق للتأكد من أن مواد الإعداد متاحة لجميع أنواع المتعلمين.

هل لديك فيديوهات مقالات؟ هل هناك طرق مختلفة للموظف الجديد لإظهار فهم العمليات أو المعلومات الأساسية؟ هل تتوقف للتحقق من الفهم؟ كيف تعرف أن الموظف قد تعلم المادة؟ نوّع طرق تسجيل الوصول أيضًا ، ولا تخف من سؤال الموظف الجديد عن كيفية تعلّمه بشكل أفضل.

النصيحة رقم 6: اجعل الوصول إلى أدوات الإعداد سهلاً

قم بتخصيص سير العمل على متن الطائرة ومنح جميع الموظفين الجدد وصولاً سهلاً إلى جميع الأدوات التي سيحتاجون إليها للقيام بعملهم. إذا كان موظفك عاملًا عن بُعد ، فأنشئ مكتبة مركزية ليستخدمها أثناء عملية الإعداد. إذا كنت موجودًا في موقع مادي ، فقم أيضًا بإنشاء موقع مركزي لتخزين جميع أدوات وموارد الإعداد الخاصة بك. إذا احتاج الموظفون الجدد إلى الوصول إلى المواد والوصول إليها لاحقًا ، فسيعرفون بالضبط مكان وجودهم.

نصيحة رقم 7: إفساح المجال للمرح والاستراحات

قد يكون تعلم أشياء جديدة أمرًا مربكًا ويمكن لأدمغتنا أن تصل إلى حمولة زائدة من المعلومات. افهم أن الموظف الجديد قد يتعب ويصبح منهكًا عاطفيًا أثناء عملية الإعداد. بناء في استراحة دماغية ممتعة طوال اليوم / الأسبوع. وازن بين التعلم والعمل ، ثم امنح الموظفين وقتًا للتنفس. يجب أن ينهي الموظف الجديد أسبوعه الأول ويشعر بالحيوية والاستعداد والحماس للوظيفة المقبلة. لن يتم تقديم الكثير من المعلومات بطريقة عشوائية

نصيحة رقم 8: اسأل الموظف الجديد للحصول على تعليقات على طول الطريق

نصيحة أخرى للتأهيل هي تطبيع طرح الأسئلة والارتباك بين الموظفين الجدد. ابتكر طرقًا سهلة للموظف الجديد لطرح الأسئلة أو التعبير عن الارتباك. من خلال بناء طرق لتسجيل الوصول مع الموظفين الجدد وما يشعرون به تجاه أيامهم ، فأنت تتحقق من صحة تجاربهم مع توفير مساحة لمنع سوء التواصل والإحباط في المستقبل. الموظفون الجدد قلقون. كن نموذجًا لبيئة عمل صحية من خلال إظهار أنه من المقبول عدم معرفة الأشياء وطرح الأسئلة.

نصيحة رقم 9: استخدم شركة موارد بشرية للمساعدة في أساسيات الإعداد

تقدم Paychex خدمة تأهيل الموظفين.

تعد مشكلات الامتثال عنصرًا كبيرًا في عملية الإعداد وتقدم بعض شركات الموارد البشرية المساعدة لعملائها في هذا المجال. إذا كنت تستخدم خدمة الموارد البشرية أو كشوف المرتبات عبر الإنترنت مثل BambooHR أو Paychex أو Gusto ، فإنهم يقدمون خدمات داخلية كجزء من برامجهم. في كثير من الأحيان ، ستقدم منظمة أصحاب العمل المهنية (PEO) أيضًا المساعدة في إعداد الموظفين أيضًا.

عرض الإعداد على أنه عملية طويلة الأمد

لا تفكر في الإعداد على أنه نوع من الخبرة من اليوم الأول إلى اليوم السابع. تعد عملية تعيين موظف جديد عملية طويلة الأجل ولجعلها سلسة ، قم بتوسيع المعلومات والتأقلم بمرور الوقت.

ابدأ باستخدام هذه النصائح على متن الطائرة وموارد الموارد البشرية الأخرى لدينا

تم تصميم كل من نصائح الإعداد هذه لإنشاء تجربة سلسة للأشخاص الذين تقوم بإحضارهم إلى شركتك. Onboarding يدور حول التعليم والمقدمة ؛ يتعلق الأمر أيضًا بسرد قصة عملك والعثور على الأشخاص المناسبين للانضمام إلى فريقك. يكلف دوران الموظفين المال والموارد ويؤذي الروح المعنوية. وإذا كان من الممكن أن تؤدي عملية الإعداد القوية إلى زيادة الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 20٪ ، وفقًا لـ Harvard Business Review ، فقد حان الوقت للاستثمار في عملية تأهيل ناجحة.

ابحث عن الشركات التي تقدم أفضل تدريب للموارد البشرية للشركات الصغيرة وابحث عن الميزات الأكثر ملاءمة لك في الإعداد: هل تريد شيئًا مباشرًا ويركز على الامتثال؟ أم أنك تبحث عن برنامج كامل قد يتضمن فواصل دماغية وأنشطة محددة مسبقًا؟

أيضًا ، خذ بعض الوقت لفهم ماهية الموارد البشرية للأعمال الصغيرة وكيف يمكن أن تعمل. عندما تتعلم أفضل طريقة لاستخدام مواردك البشرية (الأشخاص الذين يساعدون في إدارة الأعمال اليومية لشركتك) ، يمكنك إثراء تجربة العمل للأشخاص الذين توظفهم.

أسئلة وأجوبة حول نصائح الإعداد للموظفين الجدد