ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ eIDAS: วิธีทำให้กระบวนการลงนามเป็นแบบดิจิทัล เรียบง่าย และเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างเต็มที่

การใช้และการนำ โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ไป ใช้ถือเป็นโอกาสที่ดีในการสร้างบริการใหม่ๆ และสร้างประสิทธิภาพที่มากขึ้นในธุรกิจปกติและกระบวนการออนบอร์ดดิจิทัล ความเชื่อนี้ถูกใช้ร่วมกันโดยสหภาพยุโรปตั้งแต่ปี 2559 ซึ่งเป็นปีที่ กฎระเบียบที่เรียกว่า eIDAS มีผลบังคับใช้ (กฎระเบียบของสหภาพยุโรป 910/2014)

ระเบียบ eIDAS ครอบคลุมเรื่องที่ซับซ้อนของการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์และบริการความน่าเชื่อถือทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จุดมุ่งหมายคือการเสนอกรอบการทำงานร่วมกันให้กับทุกประเทศในสหภาพยุโรป และสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีที่สุดสำหรับการทำธุรกรรมข้ามพรมแดนและความร่วมมือ ในปัจจุบัน กฎระเบียบ eIDAS กำลังอยู่ในขั้นตอนการตรวจสอบ และคาดว่าจะได้รับการอนุมัติเวอร์ชันใหม่ภายในต้นเดือน 2023 หรือแม้กระทั่งภายในสิ้นปี 2565

เมื่อกล่าวถึงกระบวนการทำให้เป็น ดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แสดงถึงเครื่องมือที่เอื้ออำนวยต่อการใช้งานที่น่าเกรงขาม ด้วยเหตุนี้ในการสนับสนุนนี้ เราจะแบ่งปันข้อเท็จจริงบางประการเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่างๆ ที่กำหนดโดยระเบียบ eIDAS และวิธีการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสร้างกระบวนการที่เรียบง่าย ดิจิทัล และเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์

เราหมายถึงอะไรโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์?

เมื่อเราพูดถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยทั่วไปเราจะอ้างอิงถึงวิธีต่างๆ ที่เป็นไปได้ที่จะลงนามในสัญญาโดยไม่ต้องพิมพ์ และไม่ต้องลงลายมือชื่อที่เขียนด้วยลายมือ

โดยทั่วไป เมื่อลงนามในสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์ เราเชื่อมโยงชุดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เอง กับชุดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อีกชุดหนึ่ง ซึ่งประกอบเป็นเอกสารหรือสัญญาที่เราต้องลงนาม สามารถทำได้โดยคลิกที่ปุ่มตัวอย่างเช่น

มูลค่าทางกฎหมายของสัญญาที่ลงนามขึ้นอยู่กับชุดขององค์ประกอบซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้:

• หลักฐานแสดงเจตจำนง
• เอกลักษณ์และ
• ความ ซื่อสัตย์

ในการทำให้เอกสารที่ลงนามมีผลผูกพันทางกฎหมาย แง่มุมทั้งสามนี้จะต้องปรากฏและชัดเจนเสมอ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบของเอกสาร – กระดาษหรือดิจิทัล

สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อทำสัญญามีผลผูกพันทางกฎหมาย?

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เจตนาของผู้ลงนามควรชัดเจนเสมอ: ทำให้ชัดเจนว่าฝ่ายที่ลงนามเข้าใจเนื้อหาและข้อกำหนดของเอกสารที่พวกเขาจะลงนาม

แต่การระบุคู่ฉบับ - เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงเอกสารที่ลงนามข้างใต้กับผู้ลงนาม - ก็มีความสำคัญเช่นกัน สามารถทำได้ง่ายๆ โดยใช้ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์มือถือที่เกี่ยวข้องกับผู้ลงนาม และใช้ในการส่งคำเชิญให้เซ็นเอกสาร นอกจากนี้ยังสามารถยืนยันตัวตนของคู่สัญญาด้วยวิธีการระบุตัวตนแบบอิเล็กทรอนิกส์ (eID) หรือขอให้อัปโหลดสำเนาเอกสารประจำตัวเมื่อสถานการณ์ต้องการรูปแบบการระบุตัวตนที่เข้มงวดกว่า .

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด จำเป็นต้องพิสูจน์ความถูกต้องของสัญญา เช่นเดียวกับกรณีที่มีข้อพิพาท ในกรณีนี้ เพื่อพิสูจน์ว่าเอกสารไม่ได้ถูกดัดแปลงโดยเจตนา คุณจะต้องแสดงให้เห็นถึงความสมบูรณ์ของเอกสาร

แต่คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณลักษณะทั้งหมดเหล่านี้ ?

สามารถทำได้โดยง่ายโดยการรวบรวมหลักฐานของเหตุการณ์ทั้งหมดที่กำหนดวงจรชีวิตของเอกสารที่ลงนาม - ตั้งแต่ช่วงเวลาที่มีการแบ่งปันกับคู่สัญญาจนถึงเมื่อมีการลงนาม

Scriv ซึ่งเป็นพันธมิตรของ Doxee สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ รับรองหลักฐานของ "3 I's" ด้วย Evidence Package ชุดข้อมูลที่อธิบายเหตุการณ์ต่างๆ ทั้งหมดที่เอกสารได้รับ และแนบมากับเอกสารที่ลงนามเอง

หลักฐานที่รวบรวมในแพ็คเกจหลักฐานประกอบด้วยบันทึกการตรวจสอบที่แสดง เช่น

• ภาพหน้าจอของ ข้อตกลง ใน Scriv UI เพื่อแสดงเจตนา
• หลักฐานการระบุตัวตนของผู้ลงนาม ซึ่งอาจเป็นที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ หรือวิธีการของ eID
• การอ้างอิงเวลาที่แสดงวันและเวลาที่แน่นอนของเหตุการณ์ เช่น การระบุตัวตน การเปิดเอกสาร การลงนาม

สุดท้าย ลายเซ็นดิจิทัล (หรือตราประทับดิจิทัล) จะติดอยู่กับเอกสารที่ลงนาม ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ถูกดัดแปลงและรับรองความสมบูรณ์ของเอกสาร

แต่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลายประเภท โดยมีลักษณะที่แตกต่างกันทั้งจากมุมมองทางเทคโนโลยีและจากมุมมองทางกฎหมาย ลองคิดดูว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีลักษณะอย่างไรตาม eIDAS

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในระเบียบ eIDAS

แต่ละประเทศอาจมีกฎระเบียบของตนเองในการลงนามในเอกสารหรือสัญญา แต่เมื่อเราพูดถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศใด ๆ ในสหภาพยุโรป เราควรพิจารณาระเบียบ eIDAS ก่อนเสมอ นั่นเป็นเพราะระเบียบ eIDAS เป็นข้อบังคับของสหภาพยุโรป ซึ่งหมายความว่าจะต้องบังคับใช้กับทุกประเทศในสหภาพยุโรปในระดับแรก จากนั้นทุกประเทศอาจมีบรรทัดฐานเกี่ยวกับหัวข้อนี้ แต่คำนึงถึงกรอบของระเบียบ eIDAS เสมอ

อย่างที่กล่าวไปแล้ว เรามาดูกันว่าเรามีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทใดบ้างในระเบียบ eIDAS และวิธีการทำงาน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่ายหรือพื้นฐาน (BES) สามารถเป็นลายเซ็นประเภทใดก็ได้ในสภาพแวดล้อมอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ลงนามได้แสดงเจตจำนงของตน (เช่น โดยการคลิกที่ปุ่มหรือทำเครื่องหมายที่ช่องดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้) เพื่อเห็นด้วยกับเนื้อหา ของเอกสาร

ตาม eIDAS AES หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดเพิ่มเติมต่อไปนี้:

• เชื่อมโยงกับผู้ลงนามโดยเฉพาะ
• สามารถระบุผู้ลงนามได้
• มันถูกสร้างขึ้นโดยใช้ข้อมูลการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ลงนามสามารถใช้ภายใต้การควบคุมของเขาด้วยความมั่นใจในระดับสูง และ
• มีการเชื่อมโยงกับข้อมูลที่ลงนามในลักษณะที่สามารถตรวจจับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในภายหลังในข้อมูลเองได้ จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ลงนามจะไม่เปลี่ยนรูปแบบ

องค์ประกอบเหล่านี้ที่เราเพิ่งอธิบายไปสามารถทำได้ด้วยวิธีการต่างๆ ไม่ว่าจะใช้เทคโนโลยีใดก็ตาม (หลักการของความเป็นกลางทางเทคโนโลยี) เรายังชี้ให้เห็นว่าการระบุตัวตนเพื่อจุดประสงค์ในการลงนามอาจเป็นการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ (eID) แต่การยืนยันตัวตนในรูปแบบอื่นๆ ในสภาพแวดล้อมดิจิทัลก็สามารถใช้ได้เช่นกัน การใช้ eID ที่ได้รับการยอมรับเพื่อรับรองการพิสูจน์ตัวตนที่ปลอดภัยของข้อมูลประจำตัวของผู้ลงนามจะเปิดโอกาสให้กระบวนการเซ็นชื่อทั้งหมดเป็นแบบดิจิทัล หลีกเลี่ยงโซลูชันไฮบริด

สุดท้าย QES หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง หมายถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงที่สร้างขึ้นโดยอุปกรณ์สร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง และอิงตามใบรับรองที่ผ่านการรับรองสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองนั้นเกี่ยวข้องกับการประกันอีกชั้นหนึ่ง (หรือความน่าเชื่อถือ) ซึ่งส่งผลให้เกิดผลทางกฎหมายพิเศษที่จะได้รับการยอมรับจากศาลในสหภาพยุโรป

ในบางกรณี ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองอาจใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสลับ ตัวอย่างเช่น ประมวลกฎหมายดิจิทัลของอิตาลี (d.lgs n. 82/2005 หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า CAD) ให้คำจำกัดความของ QES บางประเภท ซึ่งกำหนดไว้ในระเบียบข้อบังคับของอิตาลีว่าเป็น "ลายเซ็นดิจิทัล" ตามกฎหมายของอิตาลี ลายเซ็นประเภทนี้ไม่เพียงต้องอาศัยใบรับรองที่ผ่านการรับรองเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยการใช้การเข้ารหัสคีย์แบบอสมมาตรด้วย .

ทำไมคุณถึงต้องการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำให้กระบวนการดิจิทัลของคุณง่ายขึ้น?

การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยให้กระบวนการดิจิทัลง่ายขึ้นเมื่อต้องรวบรวมลายเซ็นของคู่สัญญาในเอกสาร อันที่จริงแล้ว ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้กระบวนการลงนามรวดเร็วขึ้น เนื่องจากทำให้สามารถลงนามในสัญญาได้ทุกที่ทุกเวลาและจากอุปกรณ์ใดๆ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือสมาร์ทโฟน

ขึ้นอยู่กับกระบวนการเฉพาะและประเภทของสัญญา คุณสามารถเลือกโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุดและสามารถช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายสุดท้ายได้

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐานและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงมักเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อต้องดำเนินการเข้าสู่ระบบดิจิทัลหรือกระบวนการเซ็นชื่อ เนื่องจากเป็นการรวมความจำเป็นด้านประสิทธิภาพเข้ากับความจำเป็นในการมีเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย BES และ AES ใช้งานง่ายและไม่เสียค่าใช้จ่ายสำหรับผู้ลงนาม นอกจากนี้ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องจัดการข้อมูลประจำตัวหรือรหัสผ่านส่วนบุคคลใหม่ พวกเขาเพียงแค่ต้องการที่อยู่อีเมลหรือโทรศัพท์มือถือ และวิธีการระบุตัวตนที่ถูกต้องสำหรับ AES

การสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้นด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: การเป็นหุ้นส่วนที่ประสบความสำเร็จ

การบูรณาการมักเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ นั่นคือเหตุผลที่ Doxee เลือก Scriv เป็นพันธมิตรสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อทำให้กระบวนการลงนามในสัญญาเป็นแบบดิจิทัล ขณะนี้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้เมื่อบริษัทต่างๆ เลือกเส้นทางของการ ทำให้เป็น ดิจิทัลแบบ ก้าวหน้า เนื่องจากการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการพัฒนาธุรกิจ

การผสานรวมโซลูชันของ Scriv กับแพลตฟอร์ม Doxee ดั้งเดิมทำให้สามารถขจัดกระดาษออกโดยสิ้นเชิงในแต่ละขั้นตอน ลดเวลาการรอลงเหลือเพียงไม่กี่คลิก และทำให้กระบวนการทั้งหมดของการลงนามในสัญญามีความน่าเชื่อถืออย่างยิ่งและตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างสมบูรณ์จากมุมมองทางกฎหมาย

ตั้งแต่ปี 2010 Scriv เป็นผู้นำในด้านดิจิทัล โดยให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และโซลูชันการระบุตัวตน ทำให้ธุรกิจทั่วโลกสามารถลงนามข้อตกลงกับลูกค้า คู่ค้า และพนักงานได้ ทั้งหมดนี้รวมการรักษาความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และคุณภาพของข้อมูลโดยมุ่งเน้นที่ประสบการณ์ของลูกค้า

การให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นศูนย์กลางเป็นสิ่งที่ Scriv และ Doxee มีเหมือนกัน: Doxee ได้ให้การสนับสนุนบริษัทต่างๆ ในกระบวนการดิจิทัลมาเป็นเวลากว่า 20 ปี โดยช่วยให้พวกเขามอบประสบการณ์ลูกค้าที่มีคุณค่า เป็น ส่วนตัว และ มี ประสิทธิภาพ

บทความนี้เขียนร่วมกับ Scriv