tanda tangan elektronik eIDAS: cara membuat proses penandatanganan menjadi digital, sederhana, dan sepenuhnya sesuai

Menggunakan dan menerapkan solusi tanda tangan elektronik merupakan peluang kuat untuk menciptakan layanan baru dan menghasilkan efisiensi yang lebih besar dalam proses bisnis normal dan orientasi digital. Keyakinan ini telah dianut oleh Uni Eropa sejak 2016, tahun di mana apa yang disebut Peraturan eIDAS mulai berlaku (Peraturan Uni Eropa 910/2014).

Peraturan eIDAS mencakup masalah kompleks identifikasi elektronik dan layanan kepercayaan elektronik, yang mencakup tanda tangan elektronik. Tujuannya adalah untuk menawarkan kerangka kerja bersama kepada semua negara Uni Eropa dan menciptakan lingkungan terbaik untuk transaksi dan kerja sama lintas batas. Saat ini, Peraturan eIDAS sedang melalui proses peninjauan, dan versi barunya diharapkan dapat disetujui pada bulan-bulan awal tahun 2023, atau bahkan pada akhir tahun 2022.

Ketika mengacu pada digitalisasi proses, tanda tangan elektronik mewakili alat pengaktif yang tangguh. Itulah sebabnya dalam kontribusi ini kami akan membagikan beberapa fakta tentang berbagai jenis tanda tangan elektronik yang ditentukan oleh Peraturan eIDAS dan bagaimana menerapkan tanda tangan elektronik untuk menciptakan proses yang sederhana, digital, dan sepenuhnya sesuai.

Apa yang dimaksud dengan tanda tangan elektronik?

Ketika kita berbicara tentang tanda tangan elektronik, kita biasanya mengacu pada berbagai cara yang memungkinkan untuk menandatangani kontrak tanpa mencetaknya, dan tanpa membubuhkan tanda tangan di atasnya.

Secara umum, ketika menandatangani kontrak secara elektronik, kita mengaitkan satu set data elektronik, yang membentuk tanda tangan elektronik itu sendiri, dengan kumpulan data elektronik lainnya, yang membentuk dokumen atau kontrak yang perlu kita tanda tangani. Ini hanya bisa dilakukan dengan mengklik tombol, misalnya.

Nilai hukum dari kontrak yang ditandatangani tergantung pada serangkaian elemen yang dapat disimpulkan sebagai berikut:

• bukti niat;
• identitas, dan
• integritas .

Untuk membuat dokumen yang ditandatangani menjadi mengikat secara hukum, ketiga aspek ini harus selalu ada dan jelas, terlepas dari format dokumen – kertas atau digital.

Apa yang Anda butuhkan untuk membuat kontrak mengikat secara hukum?

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, maksud penandatangan harus selalu jelas: memperjelas bahwa pihak penandatangan memahami isi dan persyaratan dokumen yang akan mereka tandatangani.

Tetapi untuk mengidentifikasi rekanan – untuk dapat mengaitkan dokumen yang bertanda tangan di bawah ini dengan penandatangannya – sama pentingnya. Ini dapat dengan mudah dilakukan melalui alamat email atau nomor ponsel yang terkait dengan penandatangan dan digunakan untuk mengirimi mereka undangan untuk menandatangani dokumen. Dimungkinkan juga untuk memastikan identifikasi rekanan melalui identifikasi elektronik (eID) atau dengan meminta mereka untuk mengunggah salinan dokumen ID, ketika keadaan memerlukan bentuk identifikasi yang lebih kuat. .

Last but not least, mungkin perlu untuk membuktikan keabsahan kontrak, seperti dalam kasus sengketa. Dalam hal ini, untuk membuktikan bahwa dokumen tersebut tidak sengaja dirusak, Anda perlu menunjukkan integritasnya.

Tapi bagaimana Anda bisa memastikan semua karakteristik ini ?

Ini dapat dengan mudah dilakukan dengan mengumpulkan bukti dari semua peristiwa yang menentukan siklus hidup dokumen yang ditandatangani – mulai dari saat dibagikan dengan rekanan, hingga saat ditandatangani.

Scrive, yang merupakan mitra Doxee untuk tanda tangan elektronik, memastikan bukti "3 I" berkat Paket Bukti, satu set informasi yang menjelaskan semua peristiwa berbeda yang dialami dokumen, dan yang dilampirkan pada dokumen yang ditandatangani itu sendiri.

Bukti yang dikumpulkan dalam Paket Bukti terdiri dari log audit yang menunjukkan, misalnya:

• tangkapan layar perjanjian di Scive UI, untuk menunjukkan niat;
• bukti tanda pengenal penandatangan, yang dapat berupa alamat email atau nomor telepon, atau sarana eID;
• referensi waktu yang menunjukkan tanggal dan waktu yang tepat dari peristiwa seperti identifikasi, pembukaan dokumen, penandatanganan.

Akhirnya, tanda tangan digital (atau stempel digital) ditempelkan pada dokumen yang ditandatangani: ini akan mencegahnya dirusak dan memastikan integritasnya.

Tetapi ada berbagai jenis tanda tangan elektronik, dengan karakteristik yang berbeda baik dari segi teknologi maupun dari segi hukum. Jadi, mari kita coba mencari tahu seperti apa tanda tangan elektronik menurut eIDAS.

Tanda tangan elektronik dalam Peraturan eIDAS

Setiap negara mungkin memiliki peraturannya sendiri dalam hal penandatanganan dokumen atau kontrak, tetapi ketika kita berbicara tentang tanda tangan elektronik di negara UE mana pun, kita harus selalu mempertimbangkan Peraturan eIDAS terlebih dahulu. Itu karena Peraturan eIDAS adalah peraturan UE, dan ini berarti harus diterapkan di semua negara UE pada tingkat pertama. Kemudian, setiap negara mungkin memiliki norma tentang topik tersebut, tetapi selalu mempertimbangkan kerangka Peraturan eIDAS.

Karena itu, mari kita lihat berapa banyak jenis tanda tangan elektronik yang kita miliki dalam Peraturan eIDAS dan bagaimana cara kerjanya.

Tanda tangan elektronik sederhana atau dasar (BES) dapat berupa tanda tangan apa pun yang dibuat di lingkungan elektronik di mana penandatangan telah menunjukkan niatnya (misalnya, dengan mengklik tombol atau mencentang kotak, seperti yang kami sebutkan sebelumnya) untuk menyetujui isinya. dari dokumen.

Menurut eIDAS, AES atau tanda tangan elektronik lanjutan harus memenuhi persyaratan tambahan berikut:

• itu secara unik terkait dengan penandatangan;
• ia mampu mengidentifikasi penandatangan;
• dibuat dengan menggunakan data pembuatan tanda tangan elektronik yang dapat digunakan oleh penandatangan, dengan tingkat kepercayaan yang tinggi, di bawah kendalinya sendiri; dan
• itu ditautkan ke data yang ditandatangani sedemikian rupa sehingga setiap perubahan selanjutnya dalam data itu sendiri dapat dideteksi, sehingga memastikan kekekalan data yang ditandatangani.

Elemen-elemen yang baru saja kita uraikan ini dapat dicapai melalui berbagai cara terlepas dari teknologi apa yang digunakan (prinsip netralitas teknologi). Kami juga menunjukkan bahwa identifikasi untuk tujuan penandatanganan dapat berupa identifikasi elektronik (eID), tetapi bentuk verifikasi identitas lainnya dalam lingkungan digital juga dapat valid. Menggunakan eID yang diakui untuk memastikan otentikasi aman dari identitas penandatangan menawarkan kesempatan untuk mendigitalkan seluruh proses penandatanganan, menghindari solusi hibrida.

Terakhir, QES atau tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat berarti tanda tangan elektronik tingkat lanjut yang dibuat oleh perangkat pembuat tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat, dan yang didasarkan pada sertifikat yang memenuhi syarat untuk tanda tangan elektronik. Penggunaan Tanda Tangan Elektronik yang Memenuhi Syarat terkait dengan lapisan jaminan (atau kepercayaan) tambahan yang menghasilkan efek hukum khusus yang harus diakui oleh pengadilan di UE.

Dalam beberapa kasus, Tanda Tangan Elektronik yang Memenuhi Syarat dapat didasarkan pada teknologi kriptografi. Misalnya, Kode Administrasi Digital Italia (d.lgs n. 82/2005, umumnya disebut sebagai CAD) memberikan definisi jenis QES tertentu, yang didefinisikan dalam peraturan Italia sebagai "tanda tangan digital". Menurut hukum Italia, tanda tangan semacam ini tidak hanya harus bergantung pada sertifikat yang memenuhi syarat, tetapi juga pada penggunaan kriptografi kunci asimetris. .

Mengapa Anda memerlukan tanda tangan elektronik untuk menyederhanakan proses digital Anda?

Menerapkan tanda tangan elektronik dapat membantu menyederhanakan proses digital dalam hal mengumpulkan tanda tangan rekanan pada dokumen. Bahkan, tanda tangan elektronik membantu mempercepat proses penandatanganan, karena memungkinkan untuk menandatangani kontrak kapan saja, di mana saja, dan dari perangkat apa pun, baik itu komputer pribadi atau smartphone.

Tergantung pada proses dan jenis kontrak tertentu, dimungkinkan untuk memilih solusi tanda tangan elektronik yang paling sesuai dengan persyaratan dan dapat membantu kami mencapai tujuan akhir.

Tanda tangan elektronik dasar dan tanda tangan elektronik tingkat lanjut biasanya merupakan pilihan terbaik dalam hal digitalisasi proses orientasi atau penandatanganan, karena keduanya menggabungkan kebutuhan efisiensi dengan kebutuhan memiliki dokumen yang mengikat secara hukum. BES dan AES mudah digunakan dan gratis untuk penandatangan. Selain itu, pengguna tidak perlu mengelola kredensial atau kata sandi pribadi baru – mereka hanya memerlukan alamat email atau ponsel mereka, dan alat identifikasi yang valid untuk AES.

Menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik berkat tanda tangan elektronik: kemitraan yang sukses

Integrasi sering kali menjadi kunci keberhasilan: itulah sebabnya Doxee memilih Scrive sebagai mitra untuk tanda tangan elektronik, untuk mendigitalkan proses penandatanganan kontrak. Tanda tangan elektronik sekarang menjadi elemen yang sangat diperlukan ketika perusahaan memilih jalur digitalisasi progresif , mengingat bahwa meningkatkan pengalaman pelanggan merupakan faktor penting untuk pengembangan bisnis.

Integrasi solusi Scrive dengan Platform Doxee asli memungkinkan penghapusan total kertas di setiap langkah, mengurangi waktu tunggu menjadi hanya beberapa klik dan membuat seluruh proses penandatanganan kontrak benar-benar dapat diandalkan dan sepenuhnya dapat dilacak dari sudut pandang hukum.

Sejak 2010, Scrive telah menjadi pemimpin di bidang digitalisasi, menyediakan tanda tangan elektronik dan solusi identifikasi, memungkinkan bisnis di seluruh dunia untuk menandatangani perjanjian dengan pelanggan, mitra, dan karyawan mereka; semua ini, menggabungkan keamanan, kepatuhan, dan kualitas data dengan fokus pada pengalaman pelanggan.

Perhatian terhadap sentrisitas pelanggan juga merupakan kesamaan yang dimiliki Scrive dan Doxee: selama lebih dari 20 tahun, Doxee telah mendukung perusahaan dalam digitalisasi proses mereka, membantu mereka menawarkan pengalaman pelanggan yang berharga, dipersonalisasi , dan efektif .

Artikel ini ditulis bekerja sama dengan Scive