Деловые встречи 101 – 7 советов, как провести эффективную встречу

Несмотря на то, что собрания являются частью нашего повседневного общения, мы никогда не знаем, какими они могут быть: сверхпродуктивными или просто еще одним бесполезным совещанием, которое тратит наше время впустую. Совещания могут помочь вам сделать много работы или завершить множество встреч и заявить, что вы ничего не сделали! В конце концов, вы не можете сказать, что никогда не попадали на плохие собрания. Может быть, вы были только на одном, или вы помните, когда собрание, в котором вы участвовали, шло не очень хорошо или начиналось хорошо, а закончилось плохо. Люди на собрании опоздали? Или не обращали внимания? Есть много вопросов, на которые нужно ответить, но в этой статье мы подробнее обсудим, как вы можете избежать этих небольших ошибок и провести эффективную встречу, выполнив следующие шаги.

7 советов по проведению эффективной встречи

Вам нужна встреча?

Если ваша команда или другие корпоративные члены не заинтересованы в участии в ваших собраниях, они, вероятно, почувствуют, что ваши собрания не нужны. Когда это происходит, вы тратите не только чужое время, но и свое собственное время. Однако, когда вы знаете, что вам нужно назначить встречу? Во-первых, вы сели подумать о том, как обстоят дела в вашем бизнесе? Если нет, запланируйте время для размышлений в одиночестве — только для себя. Даже если вам нужно запланировать встречу, вы все равно сможете сделать это позже.

Вам не нужно много думать, чтобы понять, где находится ваш бизнес. Вместо этого вы можете просто попытаться сесть хотя бы на 10 минут и подумать, справитесь ли вы со всем самостоятельно или нет. Затем, если вам нужно внешнее вмешательство со стороны людей, присутствующих на собрании, отправьте электронное письмо и запланируйте собрание сразу после этого. В конце концов, благодаря возможностям онлайн-совещаний вам не нужно планировать встречи лицом к лицу; они могут быть онлайн.

Планируйте и структурируйте свою эффективную встречу

Все встречи должны быть каким-то образом структурированы, поэтому убедитесь, что вы опубликовали свои цели и повестку дня, даже если она включает несколько пунктов. Выберите подходящие для вас временные рамки и убедитесь, что это подходящее время для ваших участников. Кроме того, помните, что вы хотите избежать долгих встреч. Их труднее вписать в расписание людей, и они могут занимать значительное количество времени.

Прежде всего, не существует идеального времени для продолжительности встречи, поскольку вы никогда не узнаете, насколько загружен чей-то график, а продолжительность будет зависеть от общей цели деловой встречи. Однако, согласно статистике, общее правило совещаний должно заключаться в том, что они не должны длиться более 60 минут и должны составлять от 15 до 30 минут.

Кроме того, вы можете подробно обсудить расписание с вашими участниками. Если времени мало, попробуйте провести более короткую встречу, а если они свободнее, устройте более длительную встречу продолжительностью до одного часа.

Более того, всякий раз, когда вы видите, что проводите более короткие встречи, вы можете начать раздавать визитные карточки всем, кто спешит. Услуги печати визитных карточек позволяют вам сделать это, так что вы держите всех в курсе любых вопросов, которые у них могут возникнуть после встречи, особенно когда они спешат.

Установить повестку дня

Вы будете удивлены, узнав, сколько встреч на самом деле начинаются без какой-либо цели, и именно тогда участники будут демотивированы, чтобы присоединиться к ним. Повестку дня собрания можно кратко изложить на доске или даже в раздаточном материале, а затем обсудить на доске. Однако до начала собрания все должны знать, почему они находятся там, где они находятся, и цель общего собрания.

Повестка дня будет направлять разговор и гарантировать, что встреча не будет не по теме. Итак, если у вас есть повестка дня до начала встречи, все будут знать, что произойдет с самого начала. Большинство бизнес-профессионалов не захотят посещать встречи, если у них нет повестки дня. На самом деле, согласно исследованию, большинство бизнес-профессионалов согласились с тем, что без повестки дня собрание может довольно быстро стать хаотичным. В конце концов, никто не хочет идти на встречу, чтобы обсудить то, что они сделали вчера!

Решите, как часто вы должны организовывать эффективные встречи

Есть две важные причины для встречи: либо набрать обороты, либо изменить ход функционирования бизнеса. Под изменением курса мы подразумеваем поощрение встреч по планированию, переговоров, любых экстренных совещаний и т. д. Чтобы поддерживать динамику, вам также необходимо проводить регулярные встречи, но как часто вам нужно это делать? Слишком частые встречи — не лучшая идея, и это может быть просто пустой тратой времени. С другой стороны, не проводить достаточное количество встреч — плохая идея, а оценка и улучшение считаются второстепенными.

В целом, нет смысла собираться каждый день, но проводить встречи один или два раза в неделю — идеальный выбор. Например, по словам Марка Цукенберга, еженедельные встречи имеют решающее значение для поддержания высокого уровня производительности в вашей компании. Кроме того, лучше всего встречаться каждый день, когда появляются новые сотрудники, пока они не узнают свой собственный маршрут. Кроме того, если вас что-то смущает, вы можете задать следующие вопросы, чтобы лучше оценить, сколько встреч вам нужно провести:

• Встреча срочная? Делайте это каждый день.
• Встреча важная, но не срочная? Встречайтесь регулярно, но не каждый день.
• Встреча срочная, но не такая важная? Проведите разовую встречу.
• Ваша встреча не является важной или срочной? вообще не встречайтесь; просто отправьте электронное письмо.

Выбирайте с умом, кто ваша аудитория

Это отличная идея, чтобы поделиться информацией со всей командой и обеспечить полную вовлеченность всех. Тем не менее, вам также необходимо учитывать влияние собрания на уровень производительности и ваш бюджет. Однако предположим, что вы хотите сократить посещаемость собраний. В этом случае вы можете рассмотреть возможность использования инструмента совместного управления проектами, который позволит всей вашей команде видеть, как их собственные задачи влияют на ход проекта. Это может помочь вам сэкономить время, поскольку вам не нужно сообщать сотрудникам об их уровнях прогресса. Например, некоторые инструменты совместного управления проектами, которые вы можете использовать:

• Трелло
• Руководитель проекта
• Джира
• Врайк
• Monday.com и многое другое

Будьте пунктуальны со временем

Как мы упоминали ранее, у всех, кто присутствует на собрании, может не быть слишком много времени. Вот почему вы должны быть очень пунктуальны, когда дело доходит до времени. Например, если собрание начинается в 10:00, не откладывайте его на минуту позже и даже не заканчивайте после установленного времени окончания. Время — деньги, и каждый, кто ждет, чтобы угадать, когда начнется встреча, — это большая проблема и пустая трата ресурсов. В конце концов, если кто-то хочет прийти вовремя, он это сделает.

Профессионалы всего мира уважают время превыше всего. Например, если вы сидите, чтобы поговорить с Биллом Гейтсом, он дает вам только пять минут, и если вам нужно продлить это время, он установит другой таймер на пять минут. Все самые успешные люди в мире пунктуальны в управлении временем, особенно на совещаниях.

Кроме того, время окончания так же важно, как и время начала. Если у вас есть привычка заканчивать работу позже установленного времени, большинство людей узнают, что вы не пунктуальны и не относитесь к встречам серьезно. Короче говоря, вы здесь не для того, чтобы тратить чье-то время, в том числе и свое собственное.

Не забывайте о хорошем настроении

Никто не хочет идти на встречу с плохой организационной культурой, включая плохое отношение и многое другое. Вот что вы можете сделать, чтобы показать хорошее поведение на совещании:

• Быть пунктуальным (вовремя)
• Уделение пристального внимания тому, что говорят другие
• Слушайте столько, сколько вы говорите
• Быть позитивным и энергичным
• Берем на себя ответственность
• Уважение к чужому присутствию
• Ни в чем не обвиняя других

Делая следующее, вы поддерживаете позитивную атмосферу на собрании и избегаете любых конфликтов с другими участниками собрания. Ведь всем хочется быть рядом с позитивным и энергичным человеком.

Эффективная встреча – подведение итогов

Вот и все семь советов по эффективному проведению собрания. Надеюсь, у вас есть четкое представление о том, что вы можете сделать, чтобы встречи стали лучше в вашем бизнесе. Многие люди будут посещать собрания, даже не зная, зачем они их посещают. Это определенно то, чего вы не хотите, потому что важность встречи заключается в том, чтобы определить, в чем заключаются проблемы организации, и способствовать улучшению после окончания встречи. Встречи важны, и если вы найдете правильный баланс при их организации, все, включая вас самих, будут рады их посетить.