Business Meetings 101 – 7 Tipps für ein effektives Meeting

Auch wenn Meetings ein Teil unserer täglichen Interaktionen sind, wissen wir nie, was sie sein könnten, ein superproduktives Meeting oder nur ein weiteres Meeting, das nutzlos ist und unsere Zeit verschwendet. Durch Besprechungen können Sie viel Arbeit erledigen oder viele Besprechungen beenden und behaupten, Sie hätten nichts erledigt! Schließlich kann man nicht sagen, dass man noch nie in ein schlechtes Meeting gegangen ist. Vielleicht waren Sie gerade in einem, oder Sie erinnern sich, als das Meeting, an dem Sie teilgenommen haben, nicht gut lief oder gut begann und schlecht endete. Waren die Leute bei dem Treffen zu spät? Oder haben sie nicht aufgepasst? Es gibt viele Fragen zu beantworten, aber in diesem Artikel werden wir weiter besprechen, wie Sie diese kleinen Fehler vermeiden und mit den folgenden Schritten ein effektives Meeting durchführen können.

7 Tipps für ein effektives Meeting

Brauchen Sie ein Meeting?

Wenn Ihr Team oder andere Unternehmensmitglieder demotiviert sind, an Ihren Meetings teilzunehmen, haben sie wahrscheinlich das Gefühl, dass Ihre Meetings nicht notwendig sind. Wenn das passiert, verschwenden Sie nicht nur die Zeit anderer, sondern auch Ihre eigene Zeit. Wann wissen Sie jedoch, dass Sie ein Meeting vereinbaren müssen? Erstens, haben Sie sich hingesetzt, um darüber nachzudenken, wie die Situation in Ihrem Unternehmen ist? Wenn nicht, planen Sie etwas Zeit zum Nachdenken ein – nur für sich selbst. Auch wenn Sie ein Meeting planen müssen, können Sie dies später noch tun.

Sie müssen nicht viel nachdenken, um zu wissen, wo sich Ihr Unternehmen befindet. Stattdessen kannst du einfach versuchen, dich mindestens 10 Minuten hinzusetzen und zu überlegen, ob du alles alleine schaffst oder nicht. Wenn Sie dann eine externe Störung durch Personen benötigen, die an der Besprechung teilnehmen, senden Sie eine E-Mail und planen Sie die Besprechung direkt danach. Schließlich müssen Sie dank der Leistungsfähigkeit von Online-Meetings keine Meetings von Angesicht zu Angesicht planen; Sie können online sein.

Planen und strukturieren Sie Ihr effektives Meeting

Alle Meetings müssen irgendwie strukturiert sein, stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Ziele und Agenda veröffentlichen, auch wenn sie ein paar Stichpunkte enthält. Wählen Sie einen für Sie geeigneten Zeitrahmen und stellen Sie sicher, dass es der richtige Zeitpunkt für Ihre Teilnehmer ist. Denken Sie auch daran, dass Sie lange Besprechungen vermeiden möchten. Sie lassen sich schwerer in den Zeitplan der Menschen einpassen und können viel Zeit in Anspruch nehmen.

Vor allem gibt es keinen idealen Zeitpunkt für die Dauer eines Meetings, da Sie möglicherweise nie wissen, wie voll der Terminkalender eines anderen ist, und die Dauer vom Gesamtzweck des Geschäftsmeetings abhängt. Laut Statistik sollte die allgemeine Regel für Meetings jedoch lauten, dass sie nicht länger als 60 Minuten und zwischen 15 und 30 Minuten dauern sollten.

Alternativ können Sie die zeitlichen Abläufe mit Ihren Teilnehmern ausführlich besprechen. Wenn die Zeit knapp ist, versuchen Sie, ein kürzeres Meeting abzuhalten, und wenn Sie freier sind, halten Sie längere Meetings von bis zu einer Stunde ab.

Wenn Sie außerdem feststellen, dass Sie kürzere Meetings abhalten, können Sie damit beginnen, eine Visitenkarte an alle zu verteilen, die es eilig haben. Visitenkartendruckdienste ermöglichen Ihnen dies, sodass Sie alle nach dem Meeting mit allen Fragen beschäftigen können, die sie möglicherweise haben, insbesondere wenn sie in Eile sind.

Legen Sie die Tagesordnung fest

Sie werden überrascht sein, wie viele Meetings eigentlich völlig zwecklos beginnen, und das ist der Punkt, an dem die Teilnehmer demotiviert sein werden, daran teilzunehmen. Die Tagesordnung des Meetings kann auf einem Whiteboard oder sogar einem Handout zusammengefasst und dann auf dem Whiteboard diskutiert werden. Vor Beginn des Meetings sollte jedoch jeder wissen, warum er dort ist, wo er sich befindet, und den Zweck des gesamten Meetings.

Die Tagesordnung leitet das Gespräch und stellt sicher, dass das Meeting nicht vom Thema abweicht. Wenn Sie also die Tagesordnung vor Beginn des Meetings festgelegt haben, weiß jeder von Anfang an, was passieren wird. Die meisten Geschäftsleute werden nicht gerne an Besprechungen teilnehmen, wenn sie keine Tagesordnung aufgestellt haben. Tatsächlich sind sich die meisten Geschäftsleute laut einer Studie einig, dass das Meeting ohne Tagesordnung ziemlich schnell chaotisch werden kann. Schließlich möchte niemand in ein Meeting gehen, um darüber zu diskutieren, was er gestern getan hat!

Entscheiden Sie, wie oft Sie ein effektives Meeting einrichten sollten

Es gibt zwei wichtige Gründe für ein Meeting, entweder um an Dynamik zu gewinnen oder um den Kurs der Funktionsweise des Unternehmens zu ändern. Mit Kursänderung meinen wir, Planungssitzungen, Verhandlungen, Notfallsitzungen und mehr zu fördern. Um die Dynamik aufrechtzuerhalten, müssen Sie auch regelmäßige Meetings abhalten, aber wie oft müssen Sie das tun? Sich zu oft zu treffen ist keine schlaue Idee, und es könnte nur Zeitverschwendung sein. Andererseits ist es keine gute Idee, sich nicht genug zu treffen, und Bewertung und Verbesserung werden nur als nachträglicher Einfall betrachtet.

Insgesamt gibt es keinen Grund, sich jeden Tag zu treffen, aber ein- oder zweimal pro Woche ein Meeting abzuhalten, ist die ideale Wahl. Beispielsweise sind laut Mark Zuckenberg wöchentliche Treffen entscheidend, um ein hohes Leistungsniveau in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten. Außerdem ist es am besten, sich täglich zu treffen, wenn es neue Mitarbeiter gibt, bis sie ihre eigene Route kennen. Wenn Sie sich trotzdem verwirrt fühlen, können Sie die folgenden Fragen stellen, um besser einschätzen zu können, wie viele Meetings Sie benötigen:

• Ist das Meeting dringend? Mach es jeden Tag.
• Ist das Meeting wichtig, aber nicht dringend? Treffen Sie sich regelmäßig, aber nicht jeden Tag.
• Ist das Meeting dringend, aber nicht so wichtig? Haben Sie ein einmaliges Treffen.
• Ist Ihr Meeting nicht wichtig oder dringend? Haben Sie überhaupt kein Treffen; senden Sie einfach eine E-Mail.

Wählen Sie mit Bedacht aus, wer Ihr Publikum ist

Es ist eine ausgezeichnete Idee, Informationen im gesamten Team auszutauschen und alle voll einzubeziehen. Dennoch müssen Sie auch die Auswirkungen berücksichtigen, die das Meeting auf das Produktivitätsniveau und Ihr Budget hat. Angenommen, Sie möchten die Teilnahme an Besprechungen reduzieren. In diesem Fall können Sie die Verwendung eines kollaborativen Projektmanagement-Tools in Betracht ziehen, mit dem Ihr gesamtes Team sehen kann, wie sich seine eigenen Aufgaben auf den Projektfortschritt auswirken. Dies kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, da Sie Ihre Mitarbeiter nicht über ihren Fortschritt auf dem Laufenden halten müssen. Einige kollaborative Projektmanagement-Tools, die Sie verwenden können, sind beispielsweise:

• Trello
• Projektmanager
• Jira
• Schreiben
• Monday.com und mehr

Seien Sie pünktlich mit der Zeit

Wie wir bereits erwähnt haben, haben alle, die an einem Meeting teilnehmen, möglicherweise nicht allzu viel Zeit. Deshalb müssen Sie sehr pünktlich sein, wenn es um die Zeit geht. Wenn das Meeting beispielsweise um 10:00 Uhr beginnt, verschieben Sie es nicht auf eine Minute später oder beenden Sie es sogar nach der festgelegten Endzeit. Zeit ist Geld, und jeder, der darauf wartet, zu erraten, wann das Meeting beginnt, ist eine große Sorge und eine Verschwendung von Ressourcen. Denn wer pünktlich sein will, wird es tun.

Fachleute auf der ganzen Welt respektieren die Zeit über alles. Wenn Sie sich beispielsweise mit Bill Gates unterhalten, gibt er Ihnen nur fünf Minuten Zeit, und wenn Sie diese Zeit verlängern müssen, stellt er einen weiteren Timer von fünf Minuten ein. Die erfolgreichsten Menschen der Welt sind alle pünktlich mit ihrem Zeitmanagement, besonders in Meetings.

Außerdem ist die Endzeit genauso wichtig wie die Startzeit. Wenn Sie die Angewohnheit haben, später als Ihre Endzeit fertig zu werden, werden die meisten Leute wissen, dass Sie nicht pünktlich sind und Ihre Meetings nicht ernst nehmen. Kurz gesagt, Sie sind nicht hier, um die Zeit von irgendjemandem zu verschwenden, einschließlich Ihrer eigenen.

Vergessen Sie nicht, eine gute Einstellung zu haben

Niemand möchte an einem Meeting teilnehmen, das eine schlechte Organisationskultur hat, und dazu gehören eine schlechte Einstellung und vieles mehr. So können Sie sich in einer Besprechung gut verhalten:

• Pünktlich sein (pünktlich)
• Achten Sie genau darauf, was andere zu sagen haben
• Hören Sie so viel zu, wie Sie sprechen
• Positiv und energisch sein
• Verantwortung übernehmen
• Die Anwesenheit anderer respektieren
• Anderen nichts vorzuwerfen

Indem Sie Folgendes tun, bewahren Sie eine positive Atmosphäre innerhalb des Meetings und vermeiden Konflikte mit anderen Teilnehmern des Meetings. Schließlich möchte jeder mit einer positiven und energischen Person zusammen sein.

Effektives Meeting – Abschluss

Nun, das ist alles in den sieben Tipps für ein effektives Meeting. Hoffentlich haben Sie ein klares Verständnis dafür, was Sie tun können, um bessere Meetings in Ihrem Unternehmen zu haben. Viele Menschen besuchen Meetings und wissen nicht einmal, warum sie daran teilnehmen. Dies ist definitiv etwas, was Sie nicht wollen, denn die Bedeutung eines Meetings besteht darin, die Probleme der Organisation zu identifizieren und Verbesserungen nach dem Ende des Meetings zu fördern. Meetings sind wichtig, und wenn Sie bei der Organisation die richtige Balance finden, werden alle, Sie selbst eingeschlossen, gerne daran teilnehmen.