Reuniões de Negócios 101 – 7 Dicas para Realizar uma Reunião Eficaz

Mesmo que as reuniões façam parte de nossas interações diárias, nunca sabemos o que podem ser, uma reunião superprodutiva ou apenas mais uma reunião inútil e desperdiçando nosso tempo. As reuniões podem fazer muito trabalho ou terminar muitas reuniões e alegar que você não fez nada! Afinal, você não pode dizer que nunca entrou em uma reunião ruim. Talvez você tenha participado apenas de uma, ou se lembre de quando a reunião da qual participou não estava indo bem ou começou bem e terminou mal. As pessoas na reunião estavam atrasadas? Ou não estavam prestando atenção? Há muitas perguntas a serem respondidas, mas neste artigo, discutiremos mais detalhadamente como você pode evitar esses pequenos erros e realizar uma reunião eficaz com as etapas a seguir.

7 dicas para conduzir uma reunião eficaz

Você precisa de uma reunião?

Se sua equipe ou outros membros corporativos estiverem desmotivados para participar de suas reuniões, eles provavelmente acharão que suas reuniões não são necessárias. Quando isso acontece, você não está apenas desperdiçando o tempo das pessoas, mas também está desperdiçando seu próprio tempo. No entanto, quando você sabe que precisa marcar uma reunião? Em primeiro lugar, você já se sentou para pensar como está a situação dentro do seu negócio? Se não, agende algum tempo para pensar sozinho - apenas para você. Mesmo que você precise agendar uma reunião, ainda poderá fazê-lo mais tarde.

Você não precisa pensar muito para saber onde está sua empresa. Em vez disso, você pode simplesmente tentar sentar-se por pelo menos 10 minutos e pensar se pode lidar com tudo sozinho ou não. Então, se você precisar de interferência externa de pessoas presentes na reunião, envie um e-mail e agende a reunião logo em seguida. Afinal, com o poder das reuniões online, você não precisa agendar reuniões presenciais; eles podem estar online.

Planeje e estruture sua reunião eficaz

Todas as reuniões precisam ser estruturadas de alguma forma, portanto, certifique-se de publicar seus objetivos e agenda, mesmo que inclua alguns tópicos. Escolha um período de tempo adequado para você e certifique-se de que é o momento certo para seus participantes. Além disso, lembre-se de evitar reuniões longas. Eles são mais difíceis de encaixar nas agendas das pessoas e podem ocupar uma quantidade considerável de tempo.

Acima de tudo, não há um tempo ideal para a duração de uma reunião, pois você pode nunca saber o quão ocupada está a agenda de alguém, e a duração dependerá do objetivo geral da reunião de negócios. No entanto, de acordo com as estatísticas, a regra geral das reuniões deve ser que elas não devem ter mais de 60 minutos e devem ter entre 15 e 30 minutos.

Alternativamente, você pode discutir detalhadamente como são os horários com seus participantes. Se o tempo estiver curto, tente realizar uma reunião mais curta e, se estiverem mais livres, faça reuniões mais longas de até uma hora.

Além disso, sempre que você perceber que está realizando reuniões mais curtas, pode começar a distribuir um cartão de visita para todos os que estão com pressa. Os serviços de impressão de cartões de visita permitem que você faça isso, assim você mantém todos engajados com quaisquer dúvidas que possam ter após a reunião, especialmente quando estão com pressa.

Defina a agenda

Você ficaria surpreso com quantas reuniões realmente começam sem nenhum propósito, e é aí que os participantes ficarão desmotivados para participar. A agenda da reunião pode ser resumida em um quadro branco ou até mesmo uma apostila e depois discutida no quadro branco. No entanto, antes do início da reunião, todos devem saber por que estão onde estão e o objetivo geral da reunião.

A agenda guiará a conversa e garantirá que a reunião não saia do assunto. Então, se você tiver a agenda definida antes do início da reunião, todos saberão o que vai acontecer desde o início. A maioria dos profissionais de negócios não gosta de participar de reuniões se não tiver uma agenda definida. Na verdade, de acordo com um estudo, a maioria dos profissionais de negócios concorda que, se não houver agenda, a reunião pode se tornar caótica rapidamente. Afinal, ninguém quer entrar em uma reunião para discutir o que fizeram ontem!

Decida com que frequência você deve marcar uma reunião eficaz

Há duas razões importantes por trás de uma reunião, ou para ganhar impulso ou para mudar o curso de como o negócio está funcionando. Ao mudar o curso, queremos dizer encorajar sessões de planejamento, negociações, reuniões de emergência e muito mais. Para manter o ritmo, você também precisa realizar reuniões regulares, mas com que frequência você precisa fazer isso? Reunir-se com muita frequência não é uma ideia inteligente e pode ser apenas uma perda de tempo. Por outro lado, não reunir o suficiente não é uma boa ideia, e a avaliação e a melhoria são consideradas apenas uma reflexão tardia.

No geral, não há motivo para se reunir todos os dias, mas realizar uma ou duas vezes por semana é a escolha ideal. Por exemplo, segundo Mark Zuckenberg, reunir-se semanalmente é fundamental para manter um nível de alto desempenho em sua empresa. Além disso, é melhor se reunir diariamente sempre que houver novos funcionários até que eles conheçam sua própria rota. Além disso, se você se sentir confuso de alguma forma, você pode fazer as seguintes perguntas para avaliar melhor quantas reuniões você precisa ter:

• A reunião é urgente? Faça isso todos os dias.
• A reunião é importante, mas não urgente? Reúna-se regularmente, mas não todos os dias.
• A reunião é urgente, mas não tão importante? Faça uma reunião pontual.
• Sua reunião não é importante ou urgente? Não faça nenhuma reunião; basta enviar um e-mail.

Escolha sabiamente quem é seu público

É uma excelente ideia compartilhar informações com toda a equipe e manter todos totalmente engajados. Ainda assim, você também precisa considerar o impacto que a reunião tem nos níveis de produtividade e no seu orçamento. No entanto, suponha que você queira reduzir a participação nas reuniões. Nesse caso, você pode considerar o uso de uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de projetos que permite que toda a sua equipe visualize como suas próprias tarefas afetam o andamento do projeto. Isso pode ajudá-lo a economizar tempo por não precisar atualizar os funcionários sobre seus níveis de progresso. Por exemplo, algumas ferramentas colaborativas de gerenciamento de projetos que você pode considerar usar são:

• Trello
• Gestor de projeto
• Jira
• Wrike
• Monday.com e muito mais

Seja pontual com o tempo

Como mencionamos anteriormente, todos os participantes de uma reunião podem não ter muito tempo. É por isso que você precisa ser muito pontual quando se trata de tempo. Por exemplo, se a reunião começar às 10h, não a adie um minuto depois nem a termine após o horário de término definido. Tempo é dinheiro, e todo mundo esperando para adivinhar quando a reunião começará é uma grande preocupação e um desperdício de recursos. Afinal, se alguém quiser chegar na hora, ele o fará.

Profissionais de todo o mundo respeitam o tempo acima de qualquer outra coisa. Por exemplo, se você sentar para conversar com Bill Gates, ele só lhe dará cinco minutos, e se você precisar prolongar esse tempo, ele definirá outro cronômetro de cinco minutos. As pessoas mais bem-sucedidas do mundo são todas pontuais na gestão do tempo, especialmente nas reuniões.

Além disso, a hora final é tão importante quanto a inicial. Se você tem o hábito de terminar depois do horário de término, a maioria das pessoas saberá que você não é pontual e não leva suas reuniões a sério. Em suma, você não está aqui para desperdiçar o tempo de ninguém, incluindo o seu.

Não se esqueça de ter uma boa atitude

Ninguém quer participar de uma reunião que tenha uma cultura organizacional ruim, e isso inclui uma atitude ruim e muito mais. Veja o que você pode fazer para mostrar bom comportamento quando estiver em uma reunião:

• Ser pontual (no horário)
• Prestar muita atenção ao que os outros têm a dizer
• Ouvindo tanto quanto você fala
• Ser positivo e energético
• Assumir a responsabilidade
• Respeitando a presença do outro
• Não culpar os outros por nada

Ao fazer o seguinte, você mantém um ambiente positivo dentro da reunião e evita qualquer conflito com outros participantes da reunião. Afinal, todo mundo quer estar perto de uma pessoa positiva e enérgica.

Reunião Eficaz - Encerrando

Bem, isso é tudo sobre as sete dicas para conduzir uma reunião eficaz. Espero que você tenha uma compreensão clara do que pode fazer para ter melhores reuniões em seu negócio. Muitas pessoas vão às reuniões e nem sabem por que vão a elas. Isso é definitivamente algo que você não quer que aconteça porque a importância de uma reunião é identificar onde estão os problemas da organização e promover melhorias após o término da reunião. As reuniões são importantes e, se você encontrar o equilíbrio certo ao organizá-las, todos, inclusive você, ficarão felizes em participar.