Точность инвентаризации: 5 лучших способов ее улучшить

Точность инвентаризации измеряет разницу в запасах между вашими электронными записями и вашими физическими запасами. Обычно вы сравниваете зарегистрированный инвентарный номер в вашей системе управления запасами и то, что действительно доступно на вашем складе или в магазине.

Например, если вы регистрируете 100 единиц в своем программном обеспечении, но считаете только 80 единиц на своем складе, точность вашей инвентаризации составляет 80%.

Точность запасов является важным показателем для розничного бизнеса. При правильном управлении он может контролировать качество запасов, предотвращая дефицит, нехватку и потерю запасов, а также обеспечивать положительное качество обслуживания клиентов.

Давайте рассмотрим его преимущества для вашей компании:

Обеспечьте лучшее понимание вашего бизнеса

Точный статус запасов дает вам более глубокое представление о том, какие продукты и в каком количестве вам нужны для удовлетворения потребностей клиентов. Это поможет вам избежать затоваривания или дефицита. Имея правильное количество доступных продуктов, вы можете убедиться, что ваши клиенты могут размещать и получать заказы соответствующим образом. Будет меньше беспокойства о нехватке или висении слишком большого количества мертвых запасов на полках.

Экономьте время и деньги

Точность инвентаризации помогает свести к минимуму время на подсчет и поиск товаров. Когда ваши запасы отслеживаются правильно, включая то, что было заказано и что осталось на складе, вам потребуется меньше пересчета запасов. Программное обеспечение для управления запасами может обновлять запасы в режиме реального времени и показывать вам именно то, что у вас есть в настоящее время, не проверяя это вручную.

Кроме того, точная инвентаризация информирует вас о продуктах, которые продаются хорошо, а какие нет. Следовательно, вы можете решить прекратить пополнение запасов медленно продаваемых товаров и увеличить продажи оставшихся. Это поможет вам сэкономить ценное пространство на вашем складе и снизить затраты на хранение запасов. Кроме того, знание самых продаваемых продуктов дает вам представление о дальнейшем плане хранения или производства этих товаров.

Повышение эффективности и производительности

Наличие точной инвентаризации позволяет вашим сотрудникам выполнять свою работу проще и быстрее. Благодаря сканерам штрих-кодов и системе управления запасами они точно знают, где найти товар на складе. Ваши сотрудники могут сканировать штрих-код товара при его выборе, а не записывать его вручную. Это ускоряет их работу и делает процесс более эффективным. Сокращая ручную работу, вы также сводите к минимуму человеческие ошибки и позволяете персоналу сосредоточиться на более важных задачах.

Улучшить качество обслуживания и лояльность клиентов

Точность инвентаризации может способствовать удовлетворенности и лояльности ваших клиентов. Например, если вы сможете отобразить правильное наличие товара, клиенты не будут заказывать товары, которых нет в наличии. Процесс выполнения заказа будет более плавным, а доставка будет быстрее. Это оставляет хорошее впечатление у клиентов и увеличивает количество повторных покупок. Напротив, неточный учет может привести к невыполнению заказов или упущенным возможностям продажи, если клиенты не знают, что у вас все еще есть продукт, который им нужен.

Вот формула процентной точности для расчета вашей акции:

Точность инвентаризации = (подсчитанные предметы / зарегистрированные предметы) * 100

Начните с подсчета единиц SKU, которые у вас есть на складе. Затем разделите это число на число, записанное в вашей системе управления запасами того же артикула, и умножьте на 100.

Например, вы насчитали 1000 единиц товара на своем складе. Ваши электронные записи показывают, что у вас их 1200. Это означает, что ваш уровень точности акций: (1000/1200) * 100 = 83,33%.

Имейте в виду, что формула верна только в том случае, если у вас есть надежный подсчет запасов. Существует 2 метода подсчета запасов, чтобы дать вам исходные данные для расчета: физический подсчет запасов или оценка запасов.

Инвентаризация

Физическая инвентаризация относится к ручному подсчету ваших запасов. Чтобы избежать человеческих ошибок, у вас должно быть 2 отдельные команды для подсчета каждого SKU и сравнения их результатов. Разделите свой склад на обозначенные зоны. Каждая команда по очереди считает запасы, находящиеся только в этой зоне. Если 2 команды придумают одно и то же число, запишите его. Если нет, сделайте пересчет, пока они не придут к консенсусу.

Подсчет физических запасов лучше всего подходит для брендов с меньшим количеством SKU, поскольку для подсчета больших объемов запасов потребуется значительно больше времени.

Оценка запасов

Другой подход к измерению точности запасов — использование оценки запасов. Это денежная стоимость вашего непроданного инвентаря на момент составления отчета.

Для этого метода вы берете стоимость вашего фактического инвентаря. Вы можете использовать сканеры штрих-кода, чтобы быстро сложить стоимость доступного запаса. Затем разделите его на стоимость запасов, отображаемую в вашей системе управления запасами, и вы получите тот же результат.

Продолжите тот же пример, если вы считаете 1000 единиц на складе по 5 долларов за каждую, ваш общий запас стоит 5000 долларов. Ваша система управления запасами записывает 1200 единиц, что означает стоимость в 6000 долларов. Если взять деление, то ваша точность инвентаризации составит (5000/6000)*100 = 83,33%.

Метод оценки запасов наиболее полезен для крупных предприятий с большими объемами запасов. Поскольку они не могут использовать ручной подсчет, который является менее практичным или трудоемким для огромных складов.

Расхождения в запасах могут вызвать множество проблем в вашей цепочке поставок. На вашем веб-сайте может отображаться неверный статус наличия товара, и клиенты могут заказать товар, которого нет на вашем складе.

Прежде чем перейти к решениям, вы должны знать факторы, которые в первую очередь вызывают эти неточности.

Незадокументированная потеря запасов

Потеря запасов или сокращение запасов происходит, когда на складе меньше товаров, чем в зарегистрированном остатке. Этому есть множество причин, например, кражи и ошибки в учете или повреждения при доставке.

Если у вас есть поврежденный товар, который нельзя продать, исключите его из физического подсчета и спишите в программном обеспечении. В противном случае, если эти потери не будут задокументированы, ваш физический подсчет не будет соответствовать вашим зарегистрированным запасам.

Лучший способ избежать такого рода несоответствий — документировать потери сразу же по мере их возникновения. Следовательно, вы можете отслеживать свои запасы и искать решения для этих потерь.

Ошибки с выполнением заказов от поставщиков

Когда вы делаете заказ на поставку (PO) у вашего поставщика, любые ошибки, возникающие во время выполнения, могут привести к неточности вашего инвентаря. Например, вы можете зарегистрировать свой инвентарь до получения груза. Если есть задержка со стороны поставщика, ваши клиенты не могут получить продукты вовремя, и вам остается исправлять эти дорогостоящие ошибки.

Поэтому вам следует работать с поставщиками с хорошей репутацией, которым вы можете доверять, чтобы взять на себя ответственность за их ошибки. Кроме того, вы можете запросить электронное письмо с подтверждением выполнения, чтобы дважды проверить наличие ошибок, прежде чем поставщик отправит ваш заказ на поставку.

Неорганизованные склады

Многие склады сталкиваются с одной и той же проблемой дезорганизации. Когда у вас есть большое количество предметов, их легче потерять без системы управления запасами для хранения. Неорганизованный склад приводит к тому, что продукты теряются или не отслеживаются должным образом.

Если предмет помещен в неправильное место или имеет неправильную маркировку, это приведет к несоответствию между вашими физическими подсчетами и вашими инвентарными записями. Это снижает продажи, потому что продукты, которые невозможно найти, будут лежать на полках и устареют.

Поэтому очень важно организовать свои склады и выбрать места. Расставьте одинаковые контейнеры и поддоны и установите стандарт инвентарной маркировки, которому должны следовать ваши сборщики и группы подсчета.

Неуправляемые возвраты

Еще одна проблема, которая создает неточные запасы, — это неправильное управление возвратами. Возвращенный товар может иметь неверный код и привести к ложным инвентарным записям при его восстановлении на вашем складе. Например, поврежденный продукт ошибочно помечен как «доступный» и становится «призрачным запасом». Это означает, что ваша система инвентаризации показывает, что определенный товар доступен, а его нет.

Чтобы справиться с неуправляемыми возвратами, вы должны применить более плавный процесс возврата и автоматизировать задачи, где это возможно, чтобы уменьшить человеческие ошибки в ваших инвентарных записях. Кроме того, обучите своих сотрудников правильно обращаться с возвратами: применяйте правильные коды, прежде чем возвращать товары на склад.

Исследования лаборатории радиочастотной идентификации Обернского университета показывают, что средняя точность инвентаризации для розничных продавцов в США составляет 65%. Это означает, что более чем в трети случаев средний розничный продавец не знает, где находится определенный товар и есть ли он в наличии.
Тем не менее, 65% не является хорошим эталоном. Оптимальный показатель составляет 100%, что оставляет много возможностей для улучшения. Приблизившись к этой цифре, вы сократите время, затрачиваемое на сверку результатов инвентаризации с инвентарными записями.

Обычно, чем больше вы продаете, тем выше вероятность несоответствия запасов. Таким образом, чтобы эффективно управлять своим магазином, вы должны разработать методы точного управления запасами, что особенно важно по мере роста вашего бизнеса.

Теперь, когда вы знаете показатель точности инвентаризации, его важность и проблемы, давайте рассмотрим, как повысить точность инвентаризации для вашего бренда.

1. Инвестируйте в систему управления запасами

Высокотехнологичная система управления запасами имеет автоматизацию и множество функций для обеспечения точного учета ваших запасов:

• Упростите подсчет запасов с помощью сканирования штрих-кода: штрих-код помогает отслеживать товары среди тысяч артикулов. Вы можете создавать этикетки со штрих-кодом с настраиваемыми атрибутами, управлять списком штрих-кодов в одном представлении и получать информацию о продукте с помощью сканирования штрих-кода. Это поможет вашим сотрудникам легче сортировать, находить местоположения и подсчитывать продукты.
• Отслеживание движения запасов в режиме реального времени: вместе с этикетками продуктов движение запасов можно обновлять в режиме реального времени после сканирования. Вы можете точно знать, где находится ваша продукция на всех этапах цепочки поставок. Следовательно, вы можете отслеживать SKU на протяжении всего жизненного цикла продукта, будь то только что доставленный от поставщика, помещенный на склад, перемещенный в магазин или проданный. Эта видимость позволяет отслеживать ваш инвентарь до каждой единицы, тем самым гарантируя, что ваш инвентарь всегда точен.
• Надежная система управления запасами поможет вам обеспечить устойчивое масштабирование. Убедитесь, что ваше программное обеспечение может справиться с большим объемом бизнеса с более продвинутыми функциями, если вы хотите расшириться. В противном случае вам следует искать лучшую, более подключенную систему управления запасами или систему ERP.

2. Стандартизируйте размеры контейнеров и поддонов для хранения

Как упоминалось выше, организованный склад является жизненно важным фактором, влияющим на точность ваших запасов. Стандартизированные контейнеры и поддоны являются главными элементами хорошо организованного склада. Благодаря стандартным размерам вы можете оптимизировать рабочие процессы на складе с помощью эффективного процесса движения запасов.

Кроме того, оптимизация складского хранения также помогает более точно вести учет запасов. Когда ваши продукты размещены в стандартных контейнерах или поддонах, их намного проще сортировать, считать и отслеживать. Таким образом, ваши отчеты также более точны и соответствуют вашим инвентарным записям.

3. Работайте с исполняющим партнером

Вместо того, чтобы хранить свой собственный инвентарь, вы можете сотрудничать с 3PL-компанией, чтобы позаботиться о складировании и выполнении заказов. Компания-исполнитель может хранить ваши запасы на своем складе и управлять ими для вас. Они также занимаются сбором, упаковкой и доставкой товаров вашим клиентам.

Благодаря полной системе управления запасами 3PL может сэкономить вам больше времени и ресурсов, чем вы делаете это самостоятельно. Передавая логистику профессионалам, вы можете сосредоточиться на других задачах развития своего бизнеса.

4. Реализуйте подсчет циклов

Циклическая инвентаризация — это постоянная процедура аудита запасов, при которой вы ежедневно подсчитываете небольшую часть запасов. Весь ваш инвентарь будет учитываться на ротационной основе.

Приняв программу подсчета циклов, вы сможете добиться более высокой точности. Таким образом, любые ошибки, обнаруженные во время этих небольших подсчетов, помогут вам сузить область проверки расхождений. Таким образом, вы можете быстро выявлять и устранять проблемы, чтобы соответствующим образом скорректировать свои инвентарные записи.

5. Проводите регулярные инвентаризационные проверки

Инвентаризационные проверки сравнивают ваши физические уровни запасов с вашими текущими финансовыми отчетами, чтобы подтвердить правильность вашего учета. Если у вас большой объем инвентаря, вы можете нанять стороннего аудитора.

В отличие от подсчета циклов, который происходит постоянно и в режиме реального времени, периодические проверки проводятся в определенное время, например ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Чем чаще вы будете проводить аудит, тем большей точностью вы будете наслаждаться. Регулярные проверки помогают выявлять нехватку запасов, например, утерянные или поврежденные товары, до того, как это вызовет проблемы.

Точный запас имеет решающее значение для оптимизации процесса управления запасами. Это поможет вам предотвратить дефицит и затоваривание, а также снизить эксплуатационные расходы. Мы надеемся, что 5 передовых методов обеспечения точности инвентаризации дали вам необходимые знания для улучшения ваших рабочих процессов управления запасами. Высокоточная инвентаризация поможет вам лучше прогнозировать спрос и будет способствовать большей удовлетворенности клиентов.