Precisione dell'inventario: 5 best practice per migliorarlo

L'accuratezza dell'inventario misura la differenza tra le scorte elettroniche e le scorte fisiche. Di solito, confronti il ​​numero di inventario registrato nel tuo sistema di gestione dell'inventario e ciò che è effettivamente disponibile nel tuo magazzino o negozio.

Ad esempio, se si registrano 100 articoli nel software ma si contano solo 80 unità nel magazzino, l'accuratezza dell'inventario è dell'80%.

L'accuratezza dell'inventario è una metrica cruciale per le attività di vendita al dettaglio. Se gestito bene, può controllare la qualità dell'inventario prevenendo l'esaurimento delle scorte, la carenza e il restringimento e offrendo anche un'esperienza cliente positiva.

Esploriamo i suoi vantaggi per la tua azienda:

Fornisci una migliore comprensione della tua attività

Lo stato delle scorte accurato ti offre una conoscenza più approfondita di quali e quanti prodotti hai bisogno a portata di mano per soddisfare le richieste dei clienti. Questo ti aiuta a evitare scorte eccessive o insufficienti. Con il numero corretto di disponibilità del prodotto, puoi assicurarti che i tuoi clienti possano effettuare e ricevere ordini di conseguenza. Ci sarà meno preoccupazione per le carenze o per appendere troppe scorte morte sugli scaffali.

Risparmia tempo e denaro

L'accuratezza dell'inventario ti aiuta a ridurre al minimo il tempo per il conteggio e la ricerca dei prodotti. Quando il tuo inventario viene tracciato correttamente, incluso ciò che è stato ordinato e ciò che è rimasto in magazzino, avrai bisogno di meno riconteggio dell'inventario. Un software di gestione dell'inventario può aggiornare lo stock in tempo reale e mostrarti esattamente ciò che hai attualmente senza controllarlo manualmente.

Inoltre, un inventario accurato ti informa sui prodotti che si vendono bene e meno. Quindi, puoi decidere di interrompere il rifornimento degli articoli a vendita lenta e spingere le vendite per il resto. Ti aiuta a risparmiare spazio prezioso nel tuo magazzino e a ridurre i costi di trasporto dell'inventario. Inoltre, conoscere i prodotti più venduti ti dà informazioni su un ulteriore piano per stoccare o produrre questi articoli.

Aumenta l'efficienza e la produttività

Avere un inventario accurato consente ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro in modo più semplice e veloce. Grazie agli scanner di codici a barre e a un sistema di gestione dell'inventario, sanno esattamente dove trovare un prodotto nel magazzino. Il tuo personale può scansionare il codice a barre dell'articolo al momento del ritiro invece di doverlo annotare manualmente. Questo accelera il loro lavoro e rende il processo più efficiente. Riducendo il lavoro manuale, riduci al minimo anche gli errori umani e consenti al tuo personale di concentrarsi su compiti più importanti.

Migliora l'esperienza e la fidelizzazione del cliente

L'accuratezza dell'inventario può contribuire alla soddisfazione e alla fedeltà del cliente. Se puoi visualizzare la corretta disponibilità del prodotto, ad esempio, i clienti non ordineranno articoli esauriti. Anche il processo di evasione degli ordini sarà più fluido con una spedizione più rapida. Ciò lascia una buona impressione sui clienti e aumenta gli acquisti ripetuti. Al contrario, un inventario impreciso può portare a ordini non evasi o mancate opportunità di vendita se i clienti non sanno che hai ancora il prodotto che desiderano.

Ecco la formula di precisione percentuale da calcolare per il tuo stock:

Precisione dell'inventario = (articoli contati / articoli registrati) * 100

Inizia contando le unità di uno SKU che hai in magazzino. Quindi, dividi quel numero per la cifra registrata nel tuo sistema di gestione dell'inventario dello stesso SKU e moltiplica per 100.

Ad esempio, hai contato 1.000 unità nel tuo magazzino. I tuoi registri elettronici mostrano che ne hai 1.200. Ciò significa che il tasso di accuratezza delle scorte è: (1000/1200)*100 = 83,33%.

Tieni presente che la formula è corretta solo se disponi di un conteggio delle scorte affidabile. Esistono 2 metodi per il conteggio delle scorte per fornire input per il calcolo: un conteggio dell'inventario fisico o una valutazione dell'inventario.

Conteggio dell'inventario fisico

Un conteggio dell'inventario fisico si riferisce al conteggio manuale delle scorte. Per evitare errori umani, dovresti avere 2 team separati per contare ogni SKU e confrontare i loro risultati. Dividi il tuo magazzino in zone designate. Ogni squadra, a turno, conterà solo lo stock situato in quella zona. Se le 2 squadre escono con lo stesso numero, registralo. In caso contrario, fai un riconteggio fino a quando non incontrano un consenso.

Il conteggio dell'inventario fisico funziona meglio per i marchi con meno SKU, poiché i grandi volumi di inventario richiederanno molto più tempo per il conteggio.

Valutazione dell'inventario

Un altro approccio per misurare l'accuratezza dell'inventario consiste nell'utilizzare la valutazione dell'inventario. È il valore monetario del tuo inventario invenduto al momento della segnalazione.

Per questo metodo, prendi il valore del tuo inventario effettivo. Puoi utilizzare gli scanner di codici a barre per sommare rapidamente il valore dello stock disponibile. Quindi, dividilo per il valore dell'inventario visualizzato nel tuo sistema di gestione dell'inventario e otterrai lo stesso risultato.

Continua con lo stesso esempio, se conti 1.000 unità in un magazzino con un valore di $ 5 per ciascuna, il tuo inventario totale vale $ 5.000. Il tuo sistema di gestione dell'inventario registra 1.200 unità, il che significa un valore di $ 6.000. Prendendo la divisione, il tasso di accuratezza dell'inventario è (5.000/6.000)*100 = 83,33%.

Il metodo di valutazione dell'inventario è particolarmente utile per le grandi aziende con grandi volumi di inventario. Poiché non possono utilizzare il conteggio manuale che è meno pratico o dispendioso in termini di tempo per magazzini enormi.

Le discrepanze delle scorte possono causare molti problemi alla catena di approvvigionamento. Il tuo sito web potrebbe mostrare lo stato errato della disponibilità del prodotto e i clienti potrebbero ordinare un prodotto che non esiste nel tuo magazzino.

Prima di entrare nelle soluzioni, dovresti conoscere i fattori che innescano queste imprecisioni in primo luogo.

Perdita di inventario non documentata

La perdita di inventario, o restringimento dell'inventario, si verifica quando ci sono meno prodotti in magazzino rispetto al saldo registrato. Ci sono molte ragioni per questo, come furti ed errori contabili o danni durante la consegna.

Se hai un articolo danneggiato che non può essere venduto, escludilo dal tuo conteggio fisico e scrivilo nel tuo software. Altrimenti, se queste perdite non sono documentate, il tuo conteggio fisico non si allineerà con il tuo stock registrato.

Il modo migliore per evitare questo tipo di discrepanza è documentare le perdite non appena si verificano. Quindi, puoi tenere traccia del tuo stock e cercare soluzioni per queste perdite.

Errori nell'evasione degli ordini dai fornitori

Quando effettui un ordine di acquisto (PO) dal tuo fornitore, eventuali errori che si verificano durante l'evasione possono causare imprecisioni per il tuo inventario. Ad esempio, puoi registrare il tuo inventario prima di ricevere la spedizione. Se c'è un ritardo da parte del fornitore, i tuoi clienti non possono ricevere i prodotti in tempo e sei lasciato a correggere questi costosi errori.

Pertanto, dovresti lavorare con fornitori affidabili di cui ti puoi fidare per assumersi la responsabilità dei loro passi falsi. Inoltre, puoi richiedere un'e-mail per la conferma dell'adempimento per ricontrollare eventuali errori prima che il fornitore spedisca il tuo PO.

Magazzini disorganizzati

Molti magazzini condividono lo stesso problema di disorganizzazione. Quando si dispone di un numero elevato di articoli, è più facile smarrirli senza un sistema di gestione dell'inventario per l'archiviazione. Un magazzino disorganizzato causa la perdita o la mancata tracciabilità dei prodotti.

Se un articolo viene inserito nel posto sbagliato o ha un'etichettatura errata, creerà un'incoerenza tra i tuoi conteggi fisici e i tuoi record di inventario. Questo ti costa le vendite perché i prodotti che non possono essere trovati rimarranno sugli scaffali e diventeranno obsoleti.

Pertanto, è fondamentale organizzare i magazzini e scegliere le posizioni. Organizza contenitori e pallet uniformi e imposta uno standard di etichettatura dell'inventario che i tuoi raccoglitori e le squadre di conteggio devono seguire.

Resi mal gestiti

Un'altra sfida che crea un inventario impreciso è la cattiva gestione dei resi. Le merci restituite possono essere codificate in modo errato e causare registrazioni di inventario false quando vengono ripristinate nel magazzino. Ad esempio, un prodotto danneggiato viene contrassegnato erroneamente come "disponibile" e diventa un "inventario fantasma". Significa che il tuo sistema di inventario mostra che un bene specifico è disponibile mentre non lo è.

Per affrontare i resi mal gestiti, dovresti applicare un processo di reso più agevole e automatizzare le attività, ove possibile, per ridurre gli errori umani nei tuoi registri di inventario. Inoltre, forma i tuoi dipendenti a gestire correttamente i resi: applica i codici corretti prima di rimettere gli articoli in magazzino.

La ricerca dell'Auburn University RFID Lab rivela che l'accuratezza media dell'inventario per i rivenditori statunitensi è del 65%. Significa che oltre un terzo delle volte un rivenditore medio non sa dove si trova un determinato prodotto o se è disponibile.
Tuttavia, il 65% non è un buon punto di riferimento. Il tasso ottimale è del 100%, il che lascia ampi margini di miglioramento. Avvicinandoti a quella cifra, ridurrai il tempo perso a riconciliare i tuoi conteggi di inventario con i tuoi registri di inventario.

Normalmente, più vendite fai, maggiore è la probabilità di discrepanze tra le scorte. Pertanto, per gestire il tuo negozio in modo efficiente, devi escogitare metodi che controllino accuratamente l'inventario, particolarmente importante man mano che la tua attività cresce.

Ora che conosci la metrica di accuratezza dell'inventario, la sua importanza e le sfide, esploriamo come migliorare l'accuratezza dell'inventario per il tuo brand.

1. Investi in un sistema di gestione dell'inventario

Un sistema di gestione dell'inventario ad alta tecnologia ha automazione e molte funzionalità per garantire che il tuo inventario sia registrato in modo accurato:

• Facilita il conteggio dell'inventario fisico con la scansione del codice a barre: il codice a barre ti aiuta a tenere traccia degli articoli tra migliaia di SKU. Puoi creare etichette con codici a barre con attributi personalizzati, gestire l'elenco dei codici a barre in un'unica vista e ottenere informazioni sui prodotti tramite la scansione del codice a barre. Questo aiuta il tuo personale a sistemare, trovare posizioni e contare i prodotti più facilmente.
• Visibilità in tempo reale sul trasferimento dell'inventario: insieme alle etichette dei prodotti, il movimento delle scorte può essere aggiornato in tempo reale una volta scansionato. Puoi sapere esattamente dove si trovano i tuoi prodotti in tutte le fasi della tua catena di approvvigionamento. Pertanto, puoi tenere traccia degli SKU durante l'intero ciclo di vita del prodotto, sia che venga appena consegnato da un fornitore, collocato in un magazzino, spostato in un negozio o venduto. Questa visibilità consente di tracciare il tuo inventario fino a ciascuna unità, garantendo così che il tuo inventario sia sempre accurato.
• Un affidabile sistema di gestione dell'inventario ti aiuterà a scalare in modo sostenibile. Assicurati che il tuo software sia in grado di gestire un ampio ambito di attività con funzionalità più avanzate se desideri espanderti. Altrimenti, dovresti cercare un sistema di gestione dell'inventario o un sistema ERP migliore e più connesso.

2. Standardizzare le dimensioni dei contenitori e dei pallet per lo stoccaggio

Come accennato in precedenza, un magazzino organizzato è un fattore vitale che influisce sull'accuratezza delle scorte. Bidoni e pallet standardizzati sono gli elementi principali di un magazzino ben organizzato. Con le dimensioni standard, puoi semplificare i flussi di lavoro del tuo magazzino con un efficiente processo di movimento dell'inventario.

Inoltre, l'ottimizzazione dello stoccaggio in magazzino aiuta anche a registrare l'inventario in modo più accurato. Quando i tuoi prodotti sono disposti in contenitori o pallet standard, è molto più facile ordinare, contare e tenere traccia di questi articoli. Pertanto, i tuoi rapporti sono anche più accurati e allineati con i tuoi record di inventario.

3. Collabora con un partner di evasione ordini

Invece di immagazzinare il tuo inventario, puoi collaborare con una società 3PL per occuparti delle attività di magazzino e di evasione degli ordini. La società di evasione ordini può immagazzinare il tuo inventario nel proprio magazzino e gestirlo per te. Gestiscono anche la raccolta, l'imballaggio e la spedizione dei prodotti ai tuoi clienti.

Grazie al loro completo sistema di gestione delle scorte, un 3PL può farti risparmiare più tempo e risorse rispetto a te stesso. Affidando la logistica a professionisti, puoi concentrarti su altre attività per far crescere la tua attività.

4. Implementare il conteggio dei cicli

Il conteggio ciclico è una procedura di controllo perpetuo per l'inventario in cui si conta una piccola porzione di scorte ogni giorno. Il tuo intero inventario verrà conteggiato a rotazione.

Adottando un programma di conteggio dei cicli, puoi godere di un tasso di precisione più elevato. In questo modo, eventuali errori rilevati durante questi piccoli conteggi ti aiuteranno a restringere il campo in cui controllare le discrepanze. Pertanto, puoi rilevare e risolvere rapidamente i problemi immediatamente per adeguare i record di inventario di conseguenza.

5. Eseguire controlli regolari dell'inventario

Gli audit di inventario confrontano i livelli delle scorte fisiche con i record finanziari correnti per confermare la correttezza della contabilità. Se disponi di un grande volume di inventario, puoi assumere un revisore di terze parti.

A differenza del conteggio dei cicli che avviene continuamente e in tempo reale, gli audit periodici si verificano in orari specifici, ad esempio mensilmente, trimestralmente o annualmente. Più spesso conduci un audit, maggiore sarà la tua accuratezza. Controlli regolari aiutano a identificare il restringimento delle scorte, come articoli smarriti o danneggiati, prima che causino problemi.

Uno stock accurato è fondamentale per semplificare il processo di gestione dell'inventario. Ti aiuta a prevenire l'esaurimento delle scorte e l'eccesso di scorte e a ridurre i costi operativi. Ci auguriamo che le 5 best practice per l'accuratezza dell'inventario ti abbiano fornito le giuste conoscenze per potenziare i tuoi flussi di lavoro di gestione dell'inventario. Un inventario altamente accurato ti informerà con una migliore previsione della domanda e contribuirà a una maggiore soddisfazione del cliente.