Akurasi inventaris: 5 praktik terbaik untuk memperbaikinya

Keakuratan inventaris mengukur perbedaan stok antara catatan elektronik dan stok fisik Anda. Biasanya, Anda membandingkan nomor inventaris yang tercatat di sistem manajemen inventaris Anda dan yang sebenarnya tersedia di gudang atau toko Anda.

Misalnya, jika Anda mencatat 100 item dalam perangkat lunak, tetapi hanya menghitung 80 unit di gudang, akurasi inventaris Anda adalah 80%.

Keakuratan inventaris adalah metrik penting untuk bisnis ritel. Jika dikelola dengan baik, ini dapat mengontrol kualitas inventaris dengan mencegah kehabisan stok, kekurangan, dan penyusutan, serta memberikan pengalaman pelanggan yang positif.

Mari jelajahi manfaatnya bagi perusahaan Anda:

Berikan pemahaman yang lebih baik tentang bisnis Anda

Status stok yang akurat memberi Anda pengetahuan yang lebih dalam tentang apa dan berapa banyak produk yang Anda butuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ini membantu Anda menghindari overstocking atau understocking. Dengan jumlah ketersediaan produk yang tepat, Anda dapat memastikan pelanggan Anda dapat melakukan dan menerima pesanan yang sesuai. Kekhawatiran akan kekurangan atau menggantung terlalu banyak stok mati di rak akan berkurang.

Hemat waktu dan uang

Keakuratan inventaris membantu Anda meminimalkan waktu untuk menghitung dan mencari produk. Ketika inventaris Anda dilacak dengan benar, termasuk apa yang telah dipesan dan apa yang tersisa, Anda akan memerlukan penghitungan ulang inventaris yang lebih sedikit. Perangkat lunak manajemen inventaris dapat memperbarui stok secara real time dan menunjukkan dengan tepat apa yang Anda miliki saat ini tanpa memeriksanya secara manual.

Selain itu, inventaris yang akurat memberi tahu Anda tentang produk yang laris manis dan tidak. Oleh karena itu, Anda dapat memutuskan untuk menghentikan restocking item yang penjualannya lambat dan mendorong penjualan untuk sisanya. Ini membantu Anda menghemat ruang berharga di gudang Anda dan mengurangi biaya penyimpanan inventaris. Selain itu, mengetahui produk terlaris memberi Anda wawasan tentang rencana lebih lanjut untuk menyimpan atau memproduksi barang-barang tersebut.

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Memiliki inventaris yang akurat memungkinkan karyawan Anda melakukan pekerjaan mereka dengan lebih mudah dan lebih cepat. Berkat pemindai kode batang dan sistem manajemen inventaris, mereka tahu persis di mana menemukan produk di gudang. Staf Anda dapat memindai kode batang item saat mengambilnya daripada harus menuliskannya secara manual. Ini mempercepat pekerjaan mereka dan membuat proses lebih efisien. Dengan mengurangi pekerjaan manual, Anda juga meminimalkan kesalahan manusia dan mengalokasikan personel Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

Meningkatkan pengalaman dan loyalitas pelanggan

Keakuratan inventaris dapat berkontribusi pada kepuasan dan loyalitas pelanggan Anda. Jika Anda dapat menampilkan ketersediaan produk yang benar, misalnya, pelanggan tidak akan memesan barang yang stoknya habis. Proses pemenuhan pesanan akan lebih lancar juga dengan pengiriman yang lebih cepat. Ini meninggalkan kesan yang baik pada pelanggan dan meningkatkan pembelian berulang. Sebaliknya, inventaris yang tidak akurat dapat menyebabkan pesanan tidak terpenuhi atau kehilangan peluang penjualan jika pelanggan tidak mengetahui bahwa Anda masih memiliki produk yang mereka inginkan.

Berikut adalah rumus akurasi persen untuk menghitung stok Anda:

Keakuratan persediaan = (terhitung barang/item yang tercatat) * 100

Mulailah dengan menghitung unit SKU yang Anda miliki. Kemudian, bagi angka tersebut dengan angka yang tercatat di sistem manajemen inventaris Anda untuk SKU yang sama, dan kalikan dengan 100.

Misalnya, Anda telah menghitung 1.000 unit di gudang Anda. Catatan elektronik Anda menunjukkan Anda memiliki 1.200. Artinya, tingkat akurasi saham Anda adalah: (1000/1200)*100 = 83,33%.

Perlu diingat bahwa rumus tersebut hanya benar jika Anda memiliki perhitungan stok yang andal. Ada 2 metode penghitungan stok untuk memberi Anda input perhitungan: penghitungan inventaris fisik atau penilaian inventaris.

Penghitungan persediaan fisik

Hitungan inventaris fisik mengacu pada penghitungan manual stok Anda. Untuk menghindari kesalahan manusia, Anda harus memiliki 2 tim terpisah untuk menghitung setiap SKU dan membandingkan hasilnya. Bagi gudang Anda menjadi zona yang ditentukan. Setiap tim akan bergiliran menghitung stok yang berada di zona itu saja. Jika 2 tim mendapatkan nomor yang sama, catatlah. Jika tidak, lakukan penghitungan ulang sampai mereka mencapai konsensus.

Penghitungan inventaris fisik berfungsi paling baik untuk merek dengan SKU yang lebih sedikit, karena volume inventaris yang besar akan membutuhkan waktu yang jauh lebih lama untuk dihitung.

Penilaian inventaris

Pendekatan lain untuk mengukur akurasi persediaan adalah dengan menggunakan penilaian persediaan. Ini adalah nilai uang dari inventaris Anda yang belum terjual pada saat pelaporan.

Untuk metode ini, Anda mengambil nilai inventaris Anda yang sebenarnya. Anda dapat menggunakan pemindai kode batang untuk menjumlahkan nilai stok yang tersedia dengan cepat. Kemudian, bagi dengan nilai inventaris yang ditampilkan di sistem manajemen inventaris Anda, dan Anda akan mendapatkan hasil yang sama.

Lanjutkan dengan contoh yang sama, jika Anda menghitung 1.000 unit di gudang dengan nilai masing-masing $5, total inventaris Anda bernilai $5.000. Sistem manajemen inventaris Anda mencatat 1.200 unit, yang berarti nilai $6.000. Mengambil pembagian, tingkat akurasi inventaris Anda adalah (5.000/6.000)*100 = 83,33%.

Metode penilaian persediaan paling berguna untuk bisnis besar dengan volume persediaan yang besar. Karena mereka tidak dapat menggunakan penghitungan manual yang kurang praktis atau memakan waktu untuk gudang besar.

Perbedaan stok dapat menyebabkan banyak masalah pada rantai pasokan Anda. Situs web Anda mungkin menampilkan status ketersediaan produk yang salah, dan pelanggan mungkin memesan produk yang tidak ada dalam stok Anda.

Sebelum membahas solusinya, Anda harus mengetahui terlebih dahulu faktor-faktor yang memicu ketidakakuratan ini.

Kehilangan persediaan yang tidak terdokumentasi

Hilangnya persediaan, atau penyusutan persediaan, terjadi ketika persediaan produk lebih sedikit daripada saldo yang tercatat. Ada banyak alasan untuk ini, seperti pencurian dan kesalahan pembukuan, atau kerusakan selama pengiriman.

Jika Anda memiliki barang rusak yang tidak dapat dijual, kecualikan dari hitungan fisik Anda dan hapus di perangkat lunak Anda. Jika tidak, jika kerugian ini tidak didokumentasikan, jumlah fisik Anda tidak akan sesuai dengan stok yang tercatat.

Cara terbaik untuk menghindari perbedaan jenis ini adalah dengan mendokumentasikan kerugian segera setelah terjadi. Karenanya, Anda dapat melacak stok Anda dan mencari solusi untuk kerugian ini.

Kesalahan dengan pemenuhan pesanan dari pemasok

Saat Anda membuat pesanan pembelian (PO) dari vendor Anda, kesalahan apa pun yang muncul selama pemenuhan dapat menyebabkan ketidakakuratan inventaris Anda. Misalnya, Anda dapat mencatat inventaris Anda sebelum menerima kiriman. Jika ada keterlambatan dari pemasok, pelanggan Anda tidak bisa mendapatkan produk tepat waktu, dan Anda harus memperbaiki kesalahan yang mahal ini.

Oleh karena itu, Anda harus bekerja sama dengan pemasok terkemuka yang dapat Anda percayai untuk bertanggung jawab atas kesalahan langkah mereka. Selain itu, Anda dapat meminta email untuk konfirmasi pemenuhan guna memeriksa ulang setiap kesalahan sebelum vendor mengirimkan PO Anda.

Gudang yang tidak teratur

Banyak gudang berbagi masalah disorganisasi yang sama. Saat Anda memiliki banyak item, lebih mudah salah menempatkannya tanpa sistem manajemen inventaris untuk penyimpanan. Gudang yang tidak tertata menyebabkan produk hilang atau tidak terlacak dengan baik.

Jika suatu barang diletakkan di tempat yang salah atau diberi label yang salah, hal itu akan menimbulkan ketidakkonsistenan antara perhitungan fisik dan catatan inventaris Anda. Ini membebani penjualan Anda karena produk yang tidak dapat ditemukan akan disimpan di rak dan menjadi usang.

Oleh karena itu, sangat penting untuk mengatur gudang Anda dan memilih lokasi. Atur tempat sampah dan palet yang seragam, dan siapkan standar pelabelan inventaris untuk diikuti oleh tim pemetik dan penghitung Anda.

Pengembalian yang salah urus

Tantangan lain yang menciptakan inventaris yang tidak akurat adalah pengembalian yang salah kelola. Barang yang dikembalikan mungkin diberi kode yang salah dan menyebabkan catatan inventaris yang salah saat disimpan di gudang Anda. Misalnya, produk yang rusak salah ditandai sebagai "tersedia" dan menjadi "inventaris hantu". Ini berarti sistem inventaris Anda menunjukkan barang tertentu tersedia sementara itu tidak.

Untuk mengatasi pengembalian yang salah kelola, Anda harus menerapkan proses pengembalian yang lebih lancar, dan mengotomatiskan tugas jika memungkinkan untuk mengurangi kesalahan manusia dalam catatan inventaris Anda. Selain itu, latih karyawan Anda untuk menangani pengembalian dengan benar: terapkan kode yang benar sebelum menyimpan barang kembali.

Riset dari Auburn University RFID Lab mengungkapkan bahwa akurasi inventaris rata-rata untuk pengecer AS adalah 65%. Ini berarti lebih dari sepertiga dari waktu, pengecer rata-rata tidak tahu di mana produk tertentu, atau apakah ada stoknya.
Namun, 65% bukanlah patokan yang baik. Tingkat optimal adalah 100%, yang menyisakan banyak ruang untuk perbaikan. Semakin dekat dengan angka itu, Anda akan mengurangi waktu yang terbuang untuk merekonsiliasi jumlah inventarisasi Anda dengan catatan inventaris Anda.

Biasanya, semakin banyak penjualan yang Anda lakukan, semakin tinggi kemungkinan perbedaan stok. Oleh karena itu, untuk menjalankan toko Anda secara efisien, Anda harus merancang metode yang mengontrol inventaris secara akurat, terutama saat bisnis Anda berkembang.

Sekarang setelah Anda mengetahui metrik akurasi inventaris, pentingnya, dan tantangannya, mari jelajahi cara meningkatkan akurasi inventaris untuk merek Anda.

1. Investasikan dalam sistem manajemen inventaris

Sistem manajemen inventaris berteknologi tinggi memiliki otomatisasi dan banyak fitur untuk memastikan inventaris Anda dicatat secara akurat:

• Fasilitasi penghitungan inventaris fisik dengan pemindaian kode batang: Kode batang membantu Anda melacak item di antara ribuan SKU. Anda dapat membuat label kode batang dengan atribut yang disesuaikan, mengelola daftar kode batang Anda dalam satu tampilan, dan mendapatkan informasi produk melalui pemindaian kode batang. Ini membantu staf Anda memilah, menemukan lokasi, dan menghitung produk dengan lebih mudah.
• Visibilitas real-time ke transfer inventaris Anda: Bersama dengan label produk, pergerakan stok dapat diperbarui secara real time setelah dipindai. Anda dapat mengetahui dengan pasti di mana produk Anda berada di semua tahapan rantai pasokan Anda. Oleh karena itu, Anda dapat melacak SKU selama siklus hidup produk, apakah itu baru saja dikirim dari pemasok, ditempatkan di gudang, dipindahkan ke toko, atau dijual. Visibilitas ini memungkinkan pelacakan inventaris Anda hingga ke setiap unit, sehingga memastikan inventaris Anda selalu akurat.
• Sistem manajemen inventaris yang andal akan membantu Anda menskalakan secara berkelanjutan. Pastikan perangkat lunak Anda dapat menangani lingkup bisnis yang besar dengan fitur yang lebih canggih jika Anda ingin berkembang. Jika tidak, Anda harus mencari sistem manajemen inventaris atau sistem ERP yang lebih baik dan lebih terhubung.

2. Standarisasi ukuran tempat sampah dan palet untuk penyimpanan

Seperti disebutkan di atas, gudang yang terorganisir adalah faktor penting yang memengaruhi keakuratan stok Anda. Tempat sampah dan palet standar adalah elemen terpenting dari gudang yang tertata dengan baik. Dengan dimensi standar, Anda dapat merampingkan alur kerja gudang Anda dengan proses pergerakan inventaris yang efisien.

Selain itu, mengoptimalkan penyimpanan gudang juga membantu Anda mencatat inventaris dengan lebih akurat. Saat produk Anda disusun dalam nampan atau palet standar, jauh lebih mudah untuk menyortir, menghitung, dan melacak barang-barang ini. Oleh karena itu, pelaporan Anda juga lebih akurat dan selaras dengan catatan inventaris Anda.

3. Bekerja dengan mitra pemenuhan

Alih-alih menyimpan inventaris Anda sendiri, Anda dapat bermitra dengan perusahaan 3PL untuk menangani aktivitas pergudangan dan pemenuhan pesanan. Perusahaan pemenuhan dapat menyimpan inventaris Anda di gudang mereka dan mengelolanya untuk Anda. Mereka juga menangani pengambilan, pengepakan, dan pengiriman produk ke pelanggan Anda.

Berkat sistem manajemen stok lengkap mereka, 3PL dapat menghemat lebih banyak waktu dan sumber daya daripada Anda melakukannya sendiri. Dengan mengalihkan logistik ke profesional, Anda dapat fokus pada tugas lain untuk mengembangkan bisnis Anda.

4. Menerapkan penghitungan siklus

Penghitungan siklus adalah prosedur audit terus-menerus untuk inventaris di mana Anda menghitung sebagian kecil stok setiap hari. Seluruh inventaris Anda akan dihitung secara bergilir.

Dengan mengadopsi program penghitungan siklus, Anda dapat menikmati tingkat akurasi yang lebih tinggi. Dengan cara ini, kesalahan apa pun yang ditemukan selama penghitungan kecil ini akan membantu Anda mempersempit tempat untuk memeriksa ketidaksesuaian. Dengan demikian, Anda dapat dengan cepat mengetahui dan menyelesaikan masalah dengan segera untuk menyesuaikan catatan inventaris Anda.

5. Lakukan audit inventaris secara teratur

Audit inventaris membandingkan tingkat stok fisik Anda dengan catatan keuangan Anda saat ini untuk mengonfirmasi kebenaran akuntansi Anda. Jika Anda memiliki volume inventaris yang besar, Anda dapat menyewa auditor pihak ketiga.

Berbeda dengan penghitungan siklus yang terjadi secara terus menerus dan real time, audit periodik terjadi pada waktu tertentu, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan. Semakin sering Anda melakukan audit, semakin akurat Anda akan menikmati. Audit rutin membantu mengidentifikasi penyusutan stok seperti barang yang hilang atau rusak sebelum menimbulkan masalah.

Stok yang akurat sangat penting untuk merampingkan proses manajemen inventaris Anda. Ini membantu Anda mencegah kehabisan stok dan kelebihan stok, dan mengurangi biaya operasional. Kami berharap 5 praktik terbaik untuk akurasi inventaris telah memberi Anda pengetahuan yang tepat untuk meningkatkan alur kerja manajemen inventaris Anda. Inventaris yang sangat akurat akan memberi tahu Anda perkiraan permintaan yang lebih baik dan berkontribusi pada kepuasan pelanggan yang lebih besar.