Cum să colectați feedback-ul clienților în timp ce le protejați informațiile private

Dacă vrei să-ți vezi afacerea prosperă, vei avea nevoie de o imagine clară a ceea ce merge bine, ce nu și unde poți crește. Și aceste judecăți sunt imposibil de făcut fără feedback de înaltă calitate a clienților.

Evoluțiile tehnologice și din industrie oferă mai multe opțiuni pentru a colecta feedback decât oricând. Recenziile, sondajele, formularele și mesajele directe pot fi livrate pe numeroase platforme și sunt utilizate în mod obișnuit în aproape fiecare industrie de consum.

Dar accesibilitatea crescută a dus, de asemenea, la un risc crescut.

Potrivit AAG, criminalitatea cibernetică a afectat aproximativ 53 de milioane de americani în prima jumătate a anului 2022. Titluri ca acestea sunt suficiente pentru a speria orice proprietar sau utilizator de afaceri atunci când navighează în lumea online.

Având în vedere acest lucru, s-ar putea să vă întrebați...

• Cum pot colecta feedback esențial în ciuda preocupărilor tot mai mari de confidențialitate?

• Cum arată un plan solid pentru menținerea confidențialității clienților?

• Cum sunt legate de securitatea datelor și feedback-ul clienților?

• Cum mă pot ajuta toate acestea pe termen lung?

Ai venit la locul potrivit! Astăzi, vom răspunde la aceste întrebări și la multe altele.

Să aruncăm o privire la cinci aspecte esențiale ale întăririi planului de confidențialitate a clienților, cu un accent special asupra modului în care aceste protecții vă sprijină eforturile de a obține feedback valoros de la clienți.

Să începem!

Dezvoltați politici de securitate cibernetică

Stabilirea și menținerea unor politici eficiente de securitate cibernetică vă va afecta capacitatea de a comunica eficient cu clienții și nu numai.

Cele 15 milioane de înregistrări de date expuse prin încălcări în timpul celui de-al treilea trimestru al anului 2022 arată că siguranța și supraviețuirea organizației dumneavoastră ar putea fi în joc.

( Sursa imagine)

De aceea, este esențial să începeți prin a identifica riscurile și vulnerabilitățile care sunt relevante pentru afacerea dvs. Ce tipuri de informații și sisteme organizaționale va trebui să securizați? Care sunt câteva capcane comune și resurse dovedite pentru industria dvs.?

Asigurați-vă că luați în considerare și cerințele legilor de guvernanță a datelor care se aplică muncii dvs., cum ar fi HIPPA, Reglementările de administrare a exporturilor și Standardele de securitate PCI.

Asumați-vă responsabilitatea pentru înțelegerea și respectarea acestor reglementări de la început pentru a vă asigura liniștea sufletească mai târziu.

Odată ce politicile dvs. de securitate cibernetică au fost create, dezvoltați un plan pentru a le testa și ajusta după cum este necesar.

Puteți realiza acest lucru prin programarea exercițiilor „de masă”, în timpul cărora este propusă o situație ipotetică de securitate și dumneavoastră și echipa dumneavoastră discutați cele mai bune modalități de a răspunde. Echipa dvs. se poate pregăti, de asemenea, răspunzând la simulările de încălcări și amenințări reale de securitate.

Strategii ca acestea vă susțin capacitatea de a oferi feedback clienților, deoarece prevenirea este întotdeauna cea mai bună linie de apărare. Veți fi într-o poziție mult mai bună pentru a răspunde nevoilor clienților dvs. ca organizație cu un istoric solid de tranzacții securizate.

Controlați accesul la date

De la promovarea celui mai tare restaurant nou din oraș până la prezentarea celei mai recente recenzii ale cardului de credit Revvi, fiecare companie are nevoi diferite pentru datele clienților.

( Sursa imagine)

Identificarea membrilor echipei tale și la ce tipuri de date vor avea acces este o parte esențială a creării planului tău de securitate cibernetică. Pentru fiecare rol din organizația dvs., decideți de ce tipuri de informații are nevoie persoana respectivă.

Dacă echipa dvs. de marketing nu folosește niciodată informațiile despre contul clientului, acestea nu ar trebui să le fie puse la dispoziție. Este posibil ca nici personalul dvs. de servicii pentru clienți să nu aibă nevoie de acces la clienți potențiali.

De asemenea, va trebui să decideți ce tip de acces are nevoie fiecare angajat pentru fiecare tip de informații. Întrebați-vă ce angajați trebuie să poată vedea, modifica, stoca sau șterge diferite tipuri de informații sensibile și să le ajusteze permisiunile în consecință.

Când clienții observă că feedback-ul lor este gestionat de cineva care înțelege rolul lor într-un sistem bine conceput, este mult mai probabil să aibă o experiență pozitivă.

Stabiliți un plan de guvernare a datelor

Un plan de guvernanță a datelor este un set general de politici care acoperă unele dintre domeniile pe care le-am discutat deja: niveluri de informații, acces pentru diferite roluri și răspunsuri adecvate la amenințările de securitate cibernetică.

( Sursa imagine)

De asemenea, ar trebui să includă detalii despre cum și unde vor fi stocate datele sensibile pe care le deține compania dvs. Planul ar trebui să sublinieze politicile și procedurile pentru achiziționarea, transmiterea și eliminarea datelor.

Cele mai bine concepute planuri de guvernare a datelor detaliază instrumentele și resursele care vor fi necesare pentru a-și atinge obiectivele. Fiți gata să monitorizați și să ajustați planul pe măsură ce descoperiți noi nevoi și probleme.

Acest cadru general pentru modul în care organizația dvs. gestionează datele este necesar dacă doriți să vă pregătiți pentru succesul pe termen lung pe măsură ce colectați feedback-ul clienților.

Ar trebui să presupuneți că publicul dvs. este deja conștient de riscurile crescânde ale confidențialității asociate cu partajarea datelor lor. Puteți construi încredere în organizația dvs. arătând că sunteți pregătit să gestionați informațiile lor în siguranță.

Oferiți o formare detaliată

Niciunul dintre aceste planuri și politici nu vă va ajuta decât dacă le-ați comunicat efectiv echipei dvs.

Dezvoltați și programați materiale de instruire și evenimente care vor ajuta fiecare membru al organizației dvs. să își înțeleagă rolul în securitatea cibernetică, guvernarea datelor și protejarea confidențialității clienților.

Luați în considerare modul în care veți monitoriza și ajusta aceste antrenamente pentru o eficacitate maximă. De exemplu, luați în considerare utilizarea unuia dintre cele mai bune widget-uri Notion pentru a crea tablouri de bord zilnice și rapoarte de antrenament.

Analizarea răspunsurilor la exercițiile menționate mai sus poate oferi, de asemenea, o perspectivă valoroasă asupra cât de bine înțelege și implementează personalul dumneavoastră aceste politici. Utilizați aceste informații pentru a ajusta cursul, atunci când este necesar.

În timpul antrenamentului, asigurați-vă că toți membrii echipei au acces la orice instrumente necesare și că știu să le folosească eficient.

Membrii personalului încrezători și cunoscători ar trebui să fie pregătiți să primească feedback și să răspundă într-un mod profesionist și constructiv după ce au primit o instruire adecvată.

Fii Transparent

Dezvoltarea de roluri și politici pentru securitatea cibernetică și guvernanța datelor nu înseamnă doar pregătirea pentru ce e mai rău. Investirea timpului și energiei în aceste sarcini vă poate ajuta să salvați fața și să construiți mai multă încredere atât cu potențialii, cât și cu clienții.

Așadar, odată ce planul tău a fost dezvoltat, modificat și testat, publică-l! Asigurați-vă că este disponibil pe site-urile web interne și externe ale companiei dvs. Creați copii digitale și fizice care sunt ușor de citit și gata de distribuit.

De exemplu, în exemplul de mai jos, VShojo, o agenție de talent pentru bloggeri video, și-a revizuit unele dintre protocoalele de securitate cibernetică după o serie de atacuri cibernetice.

După finalizarea modificărilor, VShojo a postat un link și imagini cu noile sale politici pe Twitter, împreună cu o grafică dedicată.

( Sursa imagine)

Făcând eforturi suplimentare în acest fel, poate inspira încredere în marca dvs., chiar și după un incident negativ.

Asigurați-vă că includeți și întrebări frecvente în instruirea personalului dvs., astfel încât clienții care pun la îndoială capacitatea dvs. de a-și proteja datele să primească un răspuns satisfăcător.

Dacă apar accidentări, asumați-vă proprietatea și aveți un plan pentru modul în care veți răspunde.

Dorința dvs. de a comunica cu publicul despre aceste probleme vă poate îmbunătăți capacitatea de a obține feedback util al clienților.

Sfaturi suplimentare

Iată câteva sfaturi bonus pentru a vă ajuta să protejați informațiile despre clienți atunci când colectați feedback.

Oferiți anonimatul

O modalitate garantată de a proteja confidențialitatea clientului este de a evita deloc să le ceri să se identifice. Examinați metodele de colectare a datelor pe care le utilizați sau pe care le luați în considerare și identificați-le pe oricare care ar fi încă eficace fără identificarea personală.

Recenziile, reclamațiile și sugestiile pot oferi în continuare o mulțime de informații și valoare atunci când sunt trimise anonim.

Colectarea feedback-ului în acest fel are avantajul suplimentar de a-i face pe unii respondenți să se simtă mai confortabil să-și împărtășească opiniile sincere.

Actualizează programul

Multe dintre cele mai importante caracteristici care vă sprijină strategia de protecție a confidențialității se bazează pe software care trebuie actualizat în mod regulat.

Aceste actualizări permit dispozitivelor și programelor dvs. să funcționeze fără probleme, să utilizeze cele mai recente caracteristici ale programului și să rămână compatibile cu celelalte sisteme.

Elaborați și comunicați un plan pentru cine va menține actualizări pentru ce sisteme. Comunicați cât de des trebuie să apară aceste actualizări.

Multe dintre aceste actualizări vor fi inițiate automat, dar ca unii membri ai personalului dumneavoastră să supravegheze acest lucru este cea mai bună practică.

Comunicați modificările politicii

Pe măsură ce nevoile și circumstanțele dumneavoastră evoluează de-a lungul timpului, poate fi necesar să vă actualizați unele dintre politicile de confidențialitate și securitate. Asigurați-vă că comunicați acest lucru cu clienții dvs.

Asigurați-vă că faceți acest lucru într-un mod care respectă reglementările locale și promovează o imagine pozitivă pentru marca dvs.

Gandeste inainte

Asumarea unor astfel de angajamente poate ajuta proprietarii de afaceri în fiecare etapă a călătoriei lor.

Dacă dvs. și afacerea dvs. abia sunt la început, puteți să vă stabiliți obiceiuri bune și să începeți să culegeți beneficiile dezvoltării măsurilor de confidențialitate a clienților chiar de la început.

Proprietarii de afaceri cu experiență se pot baza pe succesul trecut sau pot repara daune prin îmbunătățiri în aceste domenii.

Și dacă decideți să găsiți cumpărători pentru afacerea dvs. într-o zi, securitatea datelor va avea un impact asupra evaluării acesteia, mai ales dacă gestionați o mulțime de informații personale.

Cu alte cuvinte, continuați să priviți în viitor și să vă îmbunătățiți măsurile de confidențialitate.

Învelire

Pericolul la care poate duce manipularea greșită a securității și a confidențialității companiei dvs. este clar. Dar nu ar trebui să lăsați asta să vă împiedice să căutați contribuția clienților de care organizația dvs. are nevoie pentru a se dezvolta!

Veștile bune?

Cu cadrul potrivit, vă puteți proteja pe dvs. și clienții dvs. în timp ce primiți un flux constant de feedback util de la clienții dvs.

Uf.

Asta e pentru azi, prieteni.

Spre succesul tău.