O que são despesas comerciais? Como alimentar a economia fiscal inteligente

Você não pode administrar um negócio sem saber o que lhe dá dinheiro e o que o esgota.

Toda empresa tem despesas, quer você opere em casa ou em um escritório corporativo. Rastrear essas despesas é extremamente importante para o proprietário de uma empresa, grande ou pequena. Essas despesas podem ser despesas de capital ou operacionais, que aparecem como deduções na demonstração do resultado.

Você pode calcular o lucro líquido tributável de sua empresa subtraindo essas deduções da receita total. As empresas geralmente rastreiam e gerenciam despesas comerciais usando software de contabilidade.

A publicação 535 do Internal Revenue Service (IRS) fornece uma ideia clara das despesas comerciais dedutíveis e não dedutíveis. Ele afirma que uma despesa comercial deve ser necessária e comum para ser dedutível do imposto de renda. Estas despesas podem ser total ou parcialmente dedutíveis.

Despesas ordinárias são gastos comuns relacionados a negócios, como taxas de instalação de linhas telefônicas. As despesas necessárias são aquelas que ajudam você a negociar com eficiência. As despesas não precisam ser indispensáveis ​​para serem consideradas necessárias. Exemplos comuns incluem aluguel, folha de pagamento e estoque.

É importante ser capaz de diferenciar entre despesas profissionais e pessoais. Um almoço com seu colega de trabalho é realmente útil para o seu negócio? Que tal aquele abajur de lava na sua mesa? Infelizmente, nenhuma dessas coisas se enquadra nas despesas comerciais dedutíveis.

Despesas comerciais versus despesas pessoais

Despesas comerciais são o que você gasta para fins comerciais ou durante a execução de operações comerciais. Despesas comerciais comuns ocorrem quando você compra equipamentos para simplificar a fabricação ou aluga escritórios. Você pode deduzir essas despesas de sua renda para diminuir as obrigações fiscais. Certifique-se de que os documentos para essas despesas mencionem claramente o valor da despesa, o nome do comerciante e a data.

Despesas pessoais são aquelas que não são necessárias para as operações comerciais. É por isso que é aconselhável usar contas bancárias comerciais para despesas relacionadas aos negócios. Dessa forma, você pode manter as despesas pessoais separadas para fins fiscais.

Relatório de declaração de renda

Uma demonstração de resultados é a principal demonstração financeira que as empresas usam para registrar despesas e determinar o lucro tributável. As demonstrações de resultados fornecem uma visão de 360° das despesas, custos diretos, custos indiretos e receita.

Custos diretos

Custos diretos são despesas em que você incorre diretamente ao produzir bens ou serviços. Esse custo dos produtos vendidos (COGS), também conhecido como custo dos produtos fabricados ou comprados vendidos, é um grande contribuinte para as despesas diretas de uma empresa.

CPV é igual à diferença entre o estoque disponível no início e no final de um ano fiscal. Essa diferença também é conhecida como valor do estoque. Você pode deduzir o CPV ou o valor do estoque da receita total para encontrar o lucro bruto do ano.

Custos indiretos

Custos indiretos são despesas operacionais que sua empresa incorre para administração e atividades diárias de manutenção. Exemplos comuns incluem despesas gerais, salários de executivos, custos de marketing e depreciação.

Esses custos operacionais podem ser fixos, variáveis ​​ou semivariáveis, pois não variam com a fabricação ou vendas. A dedução dos custos indiretos do lucro bruto fornece o lucro antes de juros e impostos (EBIT).

Depreciação

A depreciação é o processo de alocar ou deduzir o custo de um ativo comercial físico por um longo período de tempo, em vez de um ano. As despesas de depreciação se aplicam a ativos como propriedades, móveis, computadores, etc.

Você pode mostrar a depreciação como uma despesa indireta dedutível de impostos na demonstração de resultados. De acordo com os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP), as empresas devem usar métodos de depreciação padrão e cronogramas de depreciação específicos.

A amortização é semelhante à depreciação, mas se aplica ao custo de um ativo intangível. As empresas também podem mostrar despesas com juros ou juros pagos sobre empréstimos de sua renda tributável.

Despesas comerciais dedutíveis para impostos

Voltando à definição do IRS, as despesas comerciais são dedutíveis se forem consideradas comuns (outras empresas como a sua também têm essa despesa) e necessárias (a despesa é útil para o seu negócio).

Localização

A maioria das empresas precisa de um local físico para operar - tijolo e argamassa, espaço de escritório e assim por diante. Com esses espaços vêm hipotecas, arrendamentos, aluguéis e serviços públicos, todos eles despesas comerciais dedutíveis. E isso inclui despesas de telefone e computador também.

Se você é um pequeno empresário autônomo operando em sua casa, pode ser elegível para uma dedução parcial em impostos sobre a propriedade, juros de hipoteca e espaço de escritório doméstico, que é o principal local de negócios.

A publicação 587 do IRS tem algumas regras muito rígidas sobre deduções de home office.

Não sabe o que é dedutível? Considere o uso de software de impostos para pequenas empresas para simplificar o preenchimento de impostos.

Equipamento

Os ativos que você compra para uso comercial (por exemplo, impressoras, móveis de escritório, estantes, etc.) se enquadram nas despesas comerciais dedutíveis.

O custo desses ativos é um pouco complicado porque eles se depreciam com o tempo. Pense no valor de um carro quando ele sai do estacionamento; o custo dos ativos de longo prazo faz algo semelhante quando o valor do ativo reduz ao longo de um período de tempo. O software de gerenciamento de ativos corporativos (EAM) pode ajudar empresas maiores a controlar quanto valem seus ativos. Considere calcular a depreciação antes de deduzir o valor apropriado.

Material de escritório

Coisas como grampos, papel de impressora, post-its, marcadores e outros materiais de escritório podem parecer minúsculos. Mas quando você os reabastece todos os meses, eles podem realmente aumentar. Manter um inventário dessas pequenas coisas pode ser extremamente útil ao apresentá-las como despesas comerciais dedutíveis.

Programas

A ajuda que alguns softwares podem fornecer a uma empresa é incomparável a qualquer outra coisa, tornando-se essencial para freelancers e empresas grandes e pequenas. Será importante monitorar todo esse software para que você possa deduzir o essencial de seus impostos.

Ficar de olho nos contratos que sua empresa tem com fornecedores, até as licenças individuais para seus funcionários, pode ajudá-lo a gerenciar a quantidade de dinheiro que está gastando em primeiro lugar. Com o G2 Track, você pode fazer tudo isso e muito mais.

Existem algumas circunstâncias especiais em que o software não é dedutível. Para estar seguro, verifique a Seção 179.

Publicidade e Marketing

Os custos de publicidade impressa e digital, bem como os custos de quaisquer materiais de marketing e materiais promocionais, podem ser deduzidos. Os custos de impressão ou digitalização podem ser altos, mas considere quanto você está pagando ao seu designer gráfico freelancer para criar um novo conceito, bem como quanto está pagando pela entrega. Esses custos também podem ser deduzidos.

Despesas comerciais parcialmente dedutíveis

A lista acima deixa bem claro que as despesas comerciais dedutíveis são apenas isso: despesas comerciais. Há, no entanto, momentos em que a linha entre despesas profissionais e pessoais se torna um pouco tênue.

Por exemplo, presentes, despesas de entretenimento e algumas despesas de viagem são dedutíveis apenas parcialmente, de acordo com o IRS. Você pode se aprofundar nos detalhes da publicação 535 do IRS com um contador profissional para garantir que está registrando tudo com a maior precisão possível.

Despesas comerciais não dedutíveis

Finalmente, existem algumas despesas comerciais que o IRS simplesmente não deduz. Em primeiro lugar, o IRS não deduzirá nada que você não forneça prova. Se você não tiver os registros, não se preocupe em enviá-los. Mas mesmo com os registros, nunca serão dedutíveis:

• quotas do clube
• roupas de trabalho
• Doações políticas
• Multas e penalidades
• Custos de deslocamento
• Imposto de renda federal ou estadual e outros impostos

Dicas para gerenciar as despesas da empresa

As despesas comerciais podem ser difíceis de gerenciar, mas também podem ajudá-lo a minimizar as obrigações fiscais gerais. Experimente estas dicas para simplificar o gerenciamento de despesas comerciais.

• Manter registros meticulosos para deduções fiscais e auditorias de IRS. O IRS exige que você guarde recibos, registros de emprego e declarações fiscais por até quatro anos. Se você está cancelando dívidas incobráveis, considere manter os documentos relevantes por sete anos.
• Guarde os recibos de despesas de viagens de negócios dedutíveis de impostos , incluindo transporte, hospedagem e refeições de negócios.
• Separe as despesas pessoais e comerciais porque você pode amortizar as despesas comerciais para reduzir a responsabilidade fiscal.
• Mantenha-se atualizado sobre as despesas dedutíveis de impostos. Embora nem todas as despesas sejam dedutíveis de impostos, a maioria delas pode ser elegível para reduções de impostos. Por exemplo, você pode não conseguir amortizar as despesas de capital de um grande equipamento em um ano. Mas você pode amortizar seus custos operacionais e valor de depreciação.
• Revise as despesas periodicamente. Implemente políticas robustas de gerenciamento de despesas e escrituração de partidas dobradas para rastrear despesas e evitar erros contábeis.

Software de contabilidade para despesas comerciais

As soluções de software de contabilidade garantem a manutenção de registros precisos, automatizando os processos de gerenciamento financeiro. Dependendo do software escolhido, você também poderá lidar com faturamento, relatórios financeiros, processamento de folha de pagamento e reconciliação.

Mantenha-se responsável com uma contabilidade melhor

Na realidade, a definição de deduções de negócios faz todo o sentido. A parte difícil é acompanhar as receitas e despesas do negócio e saber o que é dedutível e o que não é.

Se você tiver tempo para ler por conta própria, fique à vontade. Mas saiba que também existem profissionais fiscais ou contadores públicos certificados (CPAs) que ficarão felizes em ajudá-lo com a contabilidade comercial.

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Este artigo foi publicado originalmente em 2019. Ele foi atualizado com novas informações.