什么是业务费用？ 如何推动智能节税

不知道是什么让你赚钱，又是什么耗尽你的钱，你就无法经营一家企业。

无论您是在家经营还是在公司办公室经营，每个企业都有费用。 跟踪这些费用对于企业主来说非常重要，无论大小。 这些费用可以是资本或运营支出，在损益表中显示为扣除项。

您可以通过从总收入中减去这些扣除额来计算贵公司的应税净收入。 公司通常使用会计软件跟踪和管理业务费用。

美国国税局 (IRS) 第 535 号出版物让您清楚地了解可扣除和不可扣除的业务费用。 它指出，业务费用必须既是必要的又是普通的才能免税。 这些费用可以全部或部分扣除。

普通开支是与业务相关的常见开支，例如电话线安装费。 必要的费用是帮助您有效交易的费用。 费用不一定是必不可少的才能被认为是必要的。 常见示例包括租金、工资单和存货。

能够区分业务支出和个人支出非常重要。 与同事共进午餐真的对您的业务有帮助吗？ 你桌上的熔岩灯怎么样？ 不幸的是，这些都不属于可扣除的业务费用。

业务开支与个人开支

业务费用是您为业务目的或在经营业务时花费的费用。 当您购买设备以简化制造或租用办公空间时，会发生常见的业务费用。 您可以从您的收入中扣除这些费用以降低纳税义务。 确保这些费用的文件清楚地提及费用金额、商家名称和日期。

个人开支是那些对业务运营来说不是必需的开支。 这就是为什么使用商业银行账户支付与业务相关的费用是明智的。 这样，您就可以出于税收目的将个人开支分开。

损益表报告

损益表是企业用来记录费用和确定应税收入的主要财务报表。 损益表让您 360 度全面了解费用、直接成本、间接成本和收入。

直接成本

直接成本是您在生产商品或服务时直接产生的费用。 销货成本 (COGS)，也称为制造或采购的销货成本，是公司直接费用的主要来源。

COGS 等于纳税年度开始和结束时现有库存之间的差异。 这种差异也称为存货价值。 您可以从总收入中减去 COGS 或存货价值来计算当年的毛利。

间接成本

间接成本是您的企业在管理和日常维护活动中产生的运营费用。 常见的例子包括一般费用、高管工资、营销成本和折旧。

这些运营成本可以是固定的、可变的或半可变的，因为它们不随制造或销售而波动。 从毛利润中减去间接成本，即可得到息税前利润 (EBIT)。

折旧

折旧是在很长一段时间而不是一年内分配或扣除实体企业资产成本的过程。 折旧费用适用于财产、家具、电脑等资产。

您可以在损益表中将折旧显示为可抵税的间接费用。 根据公认会计原则 (GAAP)，公司必须使用标准折旧方法和特定折旧时间表。

摊销类似于折旧，但适用于无形资产的成本。 企业还可以显示利息支出或从其应税收入中支付的贷款利息。

税收可扣除的业务费用

回到美国国税局的定义，如果业务费用被认为是普通的（像您这样的其他企业也有这笔费用）和必要的（该费用对您的业务有帮助），则可以扣除。

地点

大多数企业都需要一个物理位置来运营——实体店、办公空间等。 这些空间带来抵押贷款、租赁、租金和水电费，所有这些都是可扣除的业务费用。 这也包括电话和电脑费用。

如果您是在家中经营的个体经营小企业主，您可能有资格获得财产税、抵押贷款利息和作为主要营业场所的家庭办公空间的部分减免。

IRS 出版物 587 对家庭办公室扣除有一些非常严格的规定。

不确定什么是免赔额？ 考虑使用小企业税务软件来简化税务申报。

设备

您为业务用途购买的资产（例如，打印机、办公家具、搁架等）属于可扣除的业务费用。

这些资产的成本有点棘手，因为它们会随着时间的推移而贬值。 想一想汽车离开停车场时的价值； 长期资产的成本与资产价值在一段时间内减少的情况类似。 企业资产管理 (EAM) 软件可以帮助大型企业密切关注其资产的价值。 在扣除适当的金额之前考虑计算折旧。

办公用品

订书钉、打印纸、便利贴、荧光笔和其他办公用品之类的东西可能看起来微不足道。 但是当你每个月补充它们时，它们真的可以加起来。 在将这些小事作为可扣除的业务费用提交时，对这些小事进行盘点非常有帮助。

软件

某些软件可以为企业提供的帮助是其他任何软件都无法比拟的，因此对于自由职业者和大小企业来说都是必不可少的。 所有这些软件对于跟踪都很重要，这样您就可以从税款中扣除必需品。

密切关注您的企业与供应商签订的合同，细化到您员工的个人座位，可以帮助您首先管理您的支出金额。 使用 G2 Track，您可以做到这一切甚至更多。

在某些特殊情况下，软件是不可扣除的。 为了安全起见，请查看第 179 条。

广告和营销

可以扣除印刷和数字广告费用，以及任何营销材料和宣传材料的费用。 印刷或数字化这些内容的成本可能很高，但请考虑您为提出新概念向自由平面设计师支付了多少费用，以及您为交付支付了多少费用。 这些费用也可以扣除。

可部分扣除的业务费用

上面的列表非常清楚地表明，可扣除的业务费用就是：业务费用。 然而，有时业务支出和个人支出之间的界限会变得有些模糊。

例如，根据美国国税局的规定，礼品、招待费和一些差旅费只能部分扣除。 您可能需要与专业会计师一起深入研究 IRS Publication 535 的详细信息，以确保您尽可能准确地记录所有内容。

不可扣除的业务费用

最后，还有一些美国国税局不会扣除的业务费用。 首先，美国国税局不会扣除您未提供证明的任何款项。 如果您没有记录，请不要费心提交。 但即使有记录，以下项目也永远不会被扣除：

• 会费
• 工作服装
• 政治捐款
• 罚款和处罚
• 通勤费用
• 联邦或州所得税和其他税收

管理业务费用的技巧

管理业务费用可能具有挑战性，但它们也可以帮助您最大程度地减少总体纳税义务。 试试这些简化业务费用管理的技巧。

• 为税收减免和 IRS 审计保持细致的记录。 美国国税局要求您将收据、就业记录和纳税申报表保存最多四年。 如果您要注销坏账，请考虑将相关文件保存七年。
• 保留可抵税商务旅行费用的收据，包括交通、住宿和商务餐费。
• 将个人开支和业务开支分开，因为您可以注销业务开支以减少纳税义务。
• 让自己了解最新的免税费用。 虽然并非所有费用都可以免税，但其中大部分都可以享受税收减免。 例如，您可能无法在一年内注销大型设备的资本支出。 但您可以注销其运营成本和折旧价值。
• 定期审查费用。 实施稳健的费用管理政策和复式簿记，以跟踪费用并防止会计错误。

用于业务费用的会计软件

会计软件解决方案通过自动化财务管理流程确保准确的记录保存。 根据您选择的软件，您还可以处理发票、财务报告、工资单处理和对账。

通过更好的会计保持责任感

实际上，商业扣除的定义非常有意义。 困难的部分是跟踪业务收入和支出，并了解哪些是可扣除的，哪些不是。

如果您有时间自己阅读，请随意。 但要知道，也有税务专业人士或注册会计师 (CPA) 会非常乐意帮助您进行商业会计。

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本文最初发表于 2019 年。已更新新信息。