10 najważniejszych zadań, które możesz zlecić na zewnątrz w tym roku

Zarządzanie firmą to czasochłonne i żmudne przedsięwzięcie, a osiągnięcie sukcesu oznacza poświęcenie czasu i wysiłku na ważne działania. Możesz jednak zbytnio skupiać się na powtarzalnych zadaniach administracyjnych. Chociaż zadania te mają kluczowe znaczenie dla prowadzenia i rozwoju firmy, być może spędzasz na nich zbyt dużo czasu zamiast budować sieci i rozszerzać działalność na nowe rynki.

Doświadczeni właściciele firm wiedzą, że outsourcing pomaga im zautomatyzować operacje zaplecza i zatrzymać więcej czasu na działania związane z rozwojem firmy. Jeśli uważasz, że Twoja firma traci cenne możliwości, rozważ outsourcing swoich najważniejszych zadań.

Oto lista rzeczy, które możesz zlecić komuś innemu podczas pracy w firmie w tym roku:

1. Zarządzanie kalendarzem

Dla wielu osób planowanie i dostosowywanie spotkań nie wymaga wiele pracy. Wręcz przeciwnie, zarządzanie kalendarzem to coś więcej niż tylko ustawianie przypomnień o spotkaniach i list kontrolnych. Obejmuje to również wiedzę, co należy oznaczyć jako pilne, o wysokim priorytecie lub do odroczenia.

Musisz zastosować krytyczne myślenie, aby wymyślić harmonogramy, które pozostawiają wystarczająco dużo czasu na spędzenie z rodziną. Rozważ zatrudnienie zdalnego asystenta, który pomoże Ci zorganizować spotkania i ustalić priorytety na każdy dzień.

Polecane dla Ciebie: Outsourcing funkcji HR: wszystko, co musisz wiedzieć.

2. Rezerwacja podróży służbowych

Jeśli dużo podróżujesz jako przedsiębiorca, będziesz chciał bardziej skoncentrować się na uzyskaniu jak największej wartości ze swoich podróży. Każdy może zarezerwować lot lub wynająć samochód, ale są to rzeczy, którymi nie musisz się zajmować, gdy masz ważniejszy plan do załatwienia.

Posiadanie kogoś, kto przygotuje Twoje podróże, to świetna oszczędność czasu. Oszczędza to kłopotów ze znalezieniem najlepszych cen biletów lotniczych i pokoi hotelowych. Co więcej, nie będziesz musiał zajmować się kwestionowaniem anulowanej rezerwacji lub miejsca. Zlecenie ich zdalnemu asystentowi administracyjnemu zapewnia spokój ducha.

3. Zarządzanie pocztą e-mail

Według raportu CNBC, Amerykanie spędzają średnio pięć godzin dziennie na sprawdzaniu poczty. Nie ma nic złego w przeglądaniu biuletynów, ofert sprzedaży i zaproszeń na wydarzenia, a nie chciałbyś przegapić potencjalnej okazji, która może pojawić się w Twojej skrzynce odbiorczej.

Z drugiej strony możesz zrobić o wiele więcej w ciągu tych pięciu godzin, które spędzasz na sortowaniu e-maili na podstawie ich ważności i wysyłaniu odpowiednich odpowiedzi. Z tego powodu lepiej jest pozwolić komuś innemu zrobić to za Ciebie. Poszukaj zdalnego asystenta, który zwraca uwagę na szczegóły i ma doskonałe umiejętności organizacyjne, aby pomóc Ci znaleźć wartość w każdej komunikacji wpływającej bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej.

4. Odbieranie połączeń

Jeśli jesteś zapracowaną osobą, nie chciałbyś być nękany przez telemarketerów i inne nieistotne rozmowy telefoniczne. Najlepszym sposobem na ich obejście jest zatrudnienie wirtualnego recepcjonisty, który może odbierać te połączenia w Twoim imieniu, oceniać ich poziom priorytetu i planować oddzwonienie, jeśli jesteś poza biurem.

Wielu wirtualnych asystentów ma doświadczenie w pracy w recepcji, więc znalezienie osoby o doskonałych umiejętnościach komunikacyjnych nie powinno zająć dużo czasu. Sposób, w jaki odbierasz telefony, wpływa na Twoją reputację, dlatego najlepiej zatrudnić wirtualnego recepcjonistę, który przedstawi Twoją firmę w dobrym świetle.

5. Zarządzanie projektami

Czy pracujesz nad dużym projektem? Możesz mieć do tego zespół, ale nie musisz spędzać większości czasu na pracy praktycznej, a istnieje duża szansa, że ​​​​możesz mieć inne projekty, które są w przygotowaniu. Nie możesz oczekiwać bezpośredniego zarządzania różnymi zespołami.

Niezależnie od tego, czy tworzysz stronę internetową, czy rozpoczynasz internetowy kurs mistrzowski, zarządzanie projektem to złożone zadanie. Obejmuje sprawdzanie harmonogramów, delegowanie zadań, siadanie z liderami zespołów w celu rozwiązania powtarzających się problemów i upewnianie się, że cele każdego projektu są osiągane.

Na szczęście możesz to wszystko złagodzić, zatrudniając kogoś jako łącznika w projekcie. Ich zadaniem jest przeglądanie raportów z postępów, podejmowanie drobnych decyzji i zbieranie spostrzeżeń bezpośrednio od każdego zespołu. W ten sposób nie będziesz musiał zagłębiać się w najdrobniejsze szczegóły, aby upewnić się, że Twoje projekty przebiegają płynnie.

6. Zarządzanie mediami społecznościowymi

W dzisiejszych czasach prowadzenie biznesu bez obecności w mediach społecznościowych jest niemożliwe. Przedsiębiorcy polegają na platformach takich jak Twitter i Facebook w zakresie niemal wszystkiego, co sprzyja rozwojowi ich marek. Media społecznościowe pozwalają budować reputację, wpływać na decyzje kupujących i wyszukiwać możliwości nawiązywania kontaktów, ale zarządzanie profilami w mediach społecznościowych na tych platformach wymaga dużo czasu i wysiłku.

Zarządzanie mediami społecznościowymi obejmuje badanie tego, o czym mówi rynek, tworzenie treści zgodnych z aktualnymi trendami i poszukiwanie obserwujących markę. Wszystko to wymaga umiejętności zarządzania czasem i kreatywności. Istnieją również zasady, których musisz przestrzegać, od znajomości najlepszego czasu na publikowanie treści w mediach społecznościowych po znajomość właściwej częstotliwości publikowania.

Na szczęście zawsze możesz obejść te wyzwania, po prostu zlecając agencji lub freelancerowi prowadzenie działań w mediach społecznościowych. Upewnij się, że trafisz na kogoś, kto ma sprawdzone doświadczenie w marketingu cyfrowym. Twoje wysiłki w zakresie budowania marki i tworzenia sieci odniosą ogromne korzyści z kogoś, kto wie, jak tworzyć skuteczne i możliwe do udostępniania treści oraz jak publikować takie treści, aby uzyskać jak najwięcej wyświetleń i zaangażowania.

Może Cię zainteresować: Dzisiejsze organizacje mogą zlecać na zewnątrz przygotowywanie dużych zbiorów danych.

7. Papierkowa robota i dokumentacja

Niezależnie od branży, nigdy nie jesteś zwolniony z przetwarzania dokumentów. Wraz z rozwojem Twojej firmy liczba przepisów, których musisz przestrzegać, będzie rosła i będziesz musiał przetworzyć potrzebne dokumenty, aby zachować zgodność. Dzieje się tak, gdy przekształcasz swoją konfigurację w spółkę LLC z wieloma członkami. Będziesz musiał przygotować statut organizacji i zachować dokładne protokoły ze spotkań na wypadek sporu między członkami.

Z prawnego punktu widzenia skuteczna dokumentacja pomaga unikać naruszeń i rozpoczynania niepotrzebnych konfliktów z innymi stronami (pomyśl o kosztownych sporach patentowych). Jedynym problemem jest to, że niewielu właścicieli firm ma czas lub cierpliwość, aby wykonać jakąkolwiek papierkową robotę.

Podobnie jak wszystko inne na tej liście, możesz zlecić dokumentację korporacyjną odpowiedniemu usługodawcy.

Według Benjamina Walkera, założyciela i dyrektora generalnego Transcription Outsourcing, „jeśli przygotowujesz transkrypcje dla grup fokusowych i spotkań kwartalnych, możesz skorzystać z usługi transkrypcji online, która pomoże ci dokładnie zapisywać informacje”.

Możesz również zlecić wirtualnemu sekretarzowi przygotowanie systemu archiwizacji wszystkich niezbędnych dokumentów.

8. Badania w Internecie

Jeśli chcesz rozszerzyć swoją działalność ponad granicami lub zwiększyć liczbę oferowanych produktów lub usług, zawsze ważne jest, aby odrobić obszerną pracę domową. Nie możesz mieć dobrego planu, jeśli nie masz przed sobą wszystkich faktów. Podobnie możesz narazić się na porażkę, jeśli polegasz na przeczuciach lub pogłoskach.

Chcesz, aby Twoje plany miały solidne podstawy, jeśli dążysz do większych celów, ale ukończenie badań może zająć dużo czasu. Oprócz korzystania z wyszukiwarki, musisz także przeprowadzać ankiety, czytać artykuły i raporty marketingowe oraz przeprowadzać wywiady z kluczowymi osobami.

Jeśli nie chcesz ponownie przeżywać czasów studenckich, przeprowadzając jakiekolwiek badania, rozważ zatrudnienie osoby, która wyszuka potrzebne informacje. Posiadanie badacza online, który może pracować przez całą dobę w celu generowania spostrzeżeń, pomoże wesprzeć Twoje inicjatywy, zwłaszcza jeśli planujesz duże wydarzenie lub kampanię promocyjną. Upewnij się, że zlecisz swoje badania online komuś, kto ma doświadczenie w rozwoju biznesu, statystyce i dziennikarstwie.

9. Utrzymanie strony internetowej

Twoja witryna służy jako główny producent możliwości. Pomaga poprawić Twoją obecność w Internecie i angażuje osoby, które mogą ostatecznie kupić produkt lub zarejestrować się w usłudze. Tworzenie i utrzymywanie oficjalnej witryny internetowej nie jest czymś, co robisz samodzielnie. Prowadzenie strony internetowej, która jest dobrze zaprojektowana, intuicyjna i funkcjonalna, wymaga kreatywności i wiedzy technicznej.

Ponadto musisz również upewnić się, że Twoja witryna jest odpowiednio chroniona przed najnowszymi zagrożeniami. Instalowanie wtyczek zabezpieczających i przestrzeganie międzynarodowych standardów ochrony danych ma kluczowe znaczenie dla zmniejszenia narażenia Twojej firmy na cyberprzestępczość.

Jeśli jesteś przyzwyczajony do korzystania z narzędzi do tworzenia witryn typu „przeciągnij i upuść”, możesz chcieć przejść na bardziej wyrafinowane platformy, takie jak WordPress. Potrzebujesz tylko zespołu programistów internetowych, którzy pomogą Ci zarówno z elementami backendu, jak i frontendu. Wybierając odpowiednich ludzi, możesz łatwo zbudować interesującą, łatwą w nawigacji i bezpieczną stronę internetową.

10. Sprawy osobiste

Czasami osobiste zadania mogą przeszkadzać w produktywności. Ponadto mogą również powstrzymywać cię od spędzania czasu z rodziną.

Pomocne może być zlecanie osobistych spraw komuś innemu. Zdalny asystent może pomóc Ci zyskać więcej czasu na biznes i lepsze rzeczy w życiu. Może to być napisanie sprawozdania na zajęcia podyplomowe, a może znalezienie fajnego miejsca na letni wypad.

Może Cię również zainteresować: Najlepszy sposób współpracy z dowolnym Partnerem Outsourcingowym.

Ostatnie słowa

Czy jesteś zdecydowany na rozwój swojej firmy w tym roku? Zacznij zlecać na zewnątrz te 10 podstawowych zadań i zmaksymalizuj swój czas i wysiłek w kierunku wykładniczego wzrostu!