Le 10 migliori attività che puoi esternalizzare quest'anno

La gestione di un'impresa è un'impresa lunga e noiosa e raggiungere il successo significa dedicare tempo e impegno ad attività importanti. Tuttavia, potresti concentrarti troppo sulle attività amministrative ripetitive. Sebbene queste attività siano fondamentali per gestire e far crescere un'azienda, potresti dedicare troppo tempo a loro invece di costruire reti ed espanderti in nuovi mercati.

Gli imprenditori esperti sanno che l'outsourcing li aiuta ad automatizzare le loro operazioni di back-office e a conservare più tempo per le attività legate alla crescita aziendale. Se ritieni che la tua azienda stia perdendo opportunità preziose, prendi in considerazione l'esternalizzazione delle tue attività più essenziali.

Ecco un elenco delle cose che puoi lasciare che qualcun altro faccia mentre lavori alla tua attività quest'anno:

1. Gestione del calendario

Per molte persone, programmare e modificare gli appuntamenti non richiede molto lavoro. Al contrario, la gestione del calendario implica molto di più della semplice impostazione di promemoria delle riunioni e liste di controllo. Implica anche sapere cosa contrassegnare come urgente, ad alta priorità o posticipabile.

Devi impiegare il pensiero critico per elaborare programmi che ti lascino abbastanza tempo da trascorrere con la tua famiglia. Prendi in considerazione l'assunzione di un assistente remoto per aiutarti a organizzare le riunioni e le priorità per ogni giorno.

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2. Prenotazione viaggi di lavoro

Se viaggi molto come imprenditore, vorrai concentrarti maggiormente sull'ottenere il massimo valore dai tuoi viaggi. Chiunque può prenotare un volo o organizzare il noleggio di un'auto, ma queste sono cose che non dovresti affrontare quando hai un'agenda più importante da tenere al passo.

Avere qualcuno che prepara i tuoi viaggi è un grande risparmio di tempo. Ti risparmia la fatica di trovare le migliori tariffe per i biglietti aerei e le camere d'albergo. Non solo, non dovrai affrontare la contestazione di una prenotazione o di un posto cancellati. Affidarli a un assistente amministrativo remoto ti dà la massima tranquillità.

3. Gestione della posta elettronica

Secondo un rapporto della CNBC, gli americani trascorrono in media cinque ore al giorno a controllare la posta elettronica. Non c'è nulla di male nel setacciare newsletter, presentazioni di vendita e inviti a eventi e non vorrai perdere una potenziale opportunità che potrebbe scivolare nella tua casella di posta.

Inoltre, puoi fare molto di più con quelle cinque ore che passi a ordinare le email in base alla loro importanza e a inviare risposte adeguate. Per questo motivo, è meglio lasciare che qualcun altro lo faccia per te. Cerca un assistente remoto che abbia un occhio per i dettagli ed eccellenti capacità organizzative per aiutarti a trovare valore in ogni comunicazione che scorre direttamente nella tua casella di posta.

4. Rispondere alle chiamate

Se sei una persona impegnata, non vorrai essere disturbato da telemarketing e altre telefonate non essenziali. Il modo migliore per aggirarli è assumere un receptionist virtuale che possa rispondere a queste chiamate per tuo conto, valutare il loro livello di priorità e programmare una richiamata se sei fuori ufficio.

Molti assistenti virtuali hanno esperienza alla reception, quindi non dovrebbe volerci molto per trovare qualcuno con eccellenti capacità comunicative. Il modo in cui rispondi alle chiamate influisce sulla tua reputazione, quindi sarebbe meglio assumere un receptionist virtuale che possa mettere in buona luce la tua attività.

5. Gestione del progetto

Hai un progetto importante in cantiere? Potresti avere una squadra per questo, ma non devi passare la maggior parte del tuo tempo a fare pratica, e ci sono buone possibilità che tu possa avere altri progetti in cantiere. Non puoi pretendere di gestire direttamente team diversi.

Che si tratti di sviluppare un sito Web o avviare un corso di masterclass online, la gestione di un progetto è un'attività complessa. Implica il controllo degli orari, la delega di compiti, la riunione con i capigruppo per risolvere problemi ricorrenti e l'assicurarsi che gli obiettivi di ogni progetto siano raggiunti.

Fortunatamente, puoi facilitare tutto questo convincendo qualcuno a fungere da collegamento per il progetto. Il loro compito è esaminare i rapporti sui progressi, prendere decisioni minori e raccogliere approfondimenti direttamente da ciascun team. In questo modo, non dovrai approfondire i dettagli più fini per assicurarti che i tuoi progetti procedano senza intoppi.

6. Gestione dei social media

Al giorno d'oggi, è impossibile gestire un'impresa senza una presenza sui social media. Gli imprenditori dipendono da piattaforme come Twitter e Facebook per quasi tutto ciò che alimenta la crescita dei loro marchi. I social media ti consentono di costruire la tua reputazione, influenzare le decisioni degli acquirenti e cercare opportunità di networking, ma la gestione dei tuoi profili sui social media su queste piattaforme richiede molto tempo e impegno.

La gestione dei social media comporta la ricerca di ciò di cui parla il mercato, la creazione di contenuti in linea con le tendenze attuali e la ricerca del seguito del marchio. Tutto ciò richiede capacità di gestione del tempo e creatività. Ci sono anche delle regole che devi seguire, dal conoscere il momento migliore per pubblicare contenuti sui social media al conoscere la giusta frequenza di pubblicazione.

Fortunatamente, puoi sempre aggirare queste sfide semplicemente lasciando che un'agenzia o un libero professionista gestisca le tue operazioni sui social media. Assicurati di finire con qualcuno che ha una comprovata esperienza nel marketing digitale. I tuoi sforzi di costruzione del marchio e di networking trarranno enormi benefici da qualcuno che sa come creare contenuti efficaci e condivisibili e come pubblicare tali contenuti per il maggior numero di visualizzazioni e impegni.

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7. Scartoffie e documentazione

Indipendentemente dal tuo settore, non sei mai esentato dall'elaborazione dei documenti. Man mano che la tua attività cresce, il numero di regolamenti che devi seguire aumenterà e dovrai elaborare i documenti necessari per conformarti. Questo è vero quando stai convertendo la tua creazione di una LLC multi-membro. Dovrai preparare i tuoi articoli dell'organizzazione e tenere accurati verbali delle riunioni nel caso in cui si verifichi una controversia tra i membri.

Da un punto di vista legale, una documentazione efficace ti aiuta a evitare di commettere violazioni e avviare inutili conflitti con altre parti (si pensi a costose controversie sui brevetti). L'unico problema è che pochi imprenditori hanno il tempo o la pazienza per fare qualsiasi lavoro di ufficio.

Proprio come qualsiasi altra cosa in questo elenco, puoi esternalizzare la documentazione aziendale al giusto fornitore di servizi.

Secondo Benjamin Walker, fondatore e CEO di Transcription Outsourcing, "se stai preparando trascrizioni per focus group e riunioni trimestrali, puoi utilizzare un servizio di trascrizione online per aiutarti a registrare le informazioni in modo accurato".

Puoi anche fare in modo che una segretaria virtuale prepari un sistema di archiviazione per tutti i tuoi documenti essenziali.

8. Ricerca online

Se stai cercando di espandere la tua attività oltre confine o aumentare il numero di prodotti o servizi che stai offrendo, è sempre importante svolgere un lavoro approfondito. Non puoi avere un grande piano se non hai tutti i fatti esposti davanti a te. Allo stesso modo, potresti prepararti al fallimento se fai affidamento su intuizioni o dicerie.

Vuoi che i tuoi piani abbiano una base solida se miri a obiettivi più grandi, ma la ricerca può richiedere molto tempo per essere completata. Oltre a utilizzare un motore di ricerca, devi anche condurre sondaggi, leggere articoli e rapporti di marketing e intervistare persone chiave.

Se non vuoi rivivere i giorni del college facendo ricerche, considera di chiedere a una persona di setacciare le informazioni di cui hai bisogno. Avere il tuo ricercatore online che può lavorare 24 ore su 24 per generare approfondimenti ti aiuterà a supportare le tue iniziative, soprattutto se stai pianificando un grande evento o una campagna promozionale. Assicurati di esternalizzare la tua ricerca online a qualcuno che abbia esperienza nello sviluppo aziendale, nelle statistiche e nel giornalismo.

9. Manutenzione del sito web

Il tuo sito web funge da principale produttore di opportunità. Aiuta a migliorare la tua presenza online e coinvolge le persone che potrebbero finire per acquistare un prodotto o iscriversi a un servizio. Costruire e mantenere il tuo sito web ufficiale non è qualcosa che fai da solo. Richiede creatività e know-how tecnico per gestire un sito Web ben progettato, intuitivo e funzionale.

Inoltre, devi anche assicurarti che il tuo sito web sia adeguatamente protetto dalle minacce più recenti. L'installazione di plug-in di sicurezza e il rispetto degli standard internazionali sulla privacy dei dati sono fondamentali per ridurre l'esposizione della tua azienda al crimine informatico.

Se sei abituato a utilizzare i costruttori di siti Web drag-and-drop, potresti voler passare a piattaforme più sofisticate come WordPress. Hai solo bisogno di un team di sviluppatori web che ti aiuti con gli elementi backend e frontend. Scegliendo le persone giuste, puoi creare facilmente un sito web coinvolgente, facilmente navigabile e sicuro.

10. Commissioni personali

A volte, le attività personali possono ostacolare la tua produttività. Inoltre, possono anche impedirti di trascorrere del tempo di qualità con la tua famiglia.

Potresti trovare utile esternalizzare le tue commissioni personali a qualcun altro. Un assistente remoto può aiutarti a guadagnare più tempo per la tua attività e per le cose migliori della vita. Può essere scrivere una relazione per la tua classe post-laurea o magari trovare un bel posto per una gita estiva.

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Parole finali

Ti impegni a far crescere la tua attività quest'anno? Inizia a esternalizzare questi 10 compiti essenziali e massimizza il tuo tempo e il tuo impegno verso una crescita esponenziale!