أهم 10 مهام يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية هذا العام

تعد إدارة الأعمال مسعى شاقًا ومستهلكًا للوقت ، ويعني تحقيق النجاح تخصيص الوقت والجهد للأنشطة المهمة. ومع ذلك ، قد تركز كثيرًا على المهام الإدارية المتكررة. في حين أن هذه المهام ضرورية لتشغيل الأعمال التجارية وتنميتها ، فقد تقضي الكثير من الوقت عليها بدلاً من بناء الشبكات والتوسع في أسواق جديدة.

يعرف أصحاب الأعمال الأذكياء أن الاستعانة بمصادر خارجية تساعدهم على أتمتة عمليات مكاتبهم الخلفية والاحتفاظ بمزيد من الوقت للأنشطة المرتبطة بنمو الأعمال. إذا كنت تعتقد أن عملك يفقد فرصًا ثمينة ، ففكر في الاستعانة بمصادر خارجية لأهم مهامك.

فيما يلي قائمة بالأشياء التي يمكنك السماح لشخص آخر بفعلها أثناء عملك في عملك هذا العام:

1. إدارة التقويم

بالنسبة للعديد من الأشخاص ، لا تتطلب جدولة المواعيد وتعديلها الكثير من العمل. على العكس من ذلك ، تتضمن إدارة التقويم أكثر من مجرد إعداد تذكيرات الاجتماع وقوائم المراجعة. كما يتضمن أيضًا معرفة ما يجب تحديده على أنه عاجل أو ذو أولوية عالية أو قابل للتأجيل.

تحتاج إلى توظيف التفكير النقدي من أجل التوصل إلى جداول زمنية تتيح لك الوقت الكافي لقضائه مع عائلتك. ضع في اعتبارك الاستعانة بمساعد عن بُعد لمساعدتك في تنظيم اجتماعاتك وأولوياتك كل يوم.

موصى به لك: الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف الموارد البشرية: كل ما تحتاج إلى معرفته.

2. حجز رحلات العمل

إذا كنت تسافر كثيرًا كرائد أعمال ، فستحتاج إلى التركيز أكثر على الحصول على أكبر قيمة من رحلاتك. يمكن لأي شخص حجز رحلة طيران أو الترتيب لتأجير السيارات ، ولكن هذه أشياء لن تضطر إلى التعامل معها عندما يكون لديك جدول أعمال أكثر أهمية لمواكبة ذلك.

يعد وجود شخص ما يعد رحلاتك بمثابة توفير كبير للوقت. إنه يوفر عليك عناء العثور على أفضل الأسعار لتذاكر الطيران وغرف الفنادق. ليس ذلك فحسب ، فلن تضطر إلى التعامل مع الاضطرار إلى الاعتراض على حجز أو مقعد تم إلغاؤه. يمنحك الاستعانة بمصادر خارجية لمساعد مسؤول عن بُعد راحة البال.

3. إدارة البريد الإلكتروني

وفقًا لتقرير صادر عن CNBC ، يقضي الأمريكيون ما معدله خمس ساعات يوميًا في التحقق من بريدهم الإلكتروني. لا يوجد أي ضرر من غربلة الرسائل الإخبارية وعروض المبيعات ودعوات الأحداث ، ولن ترغب في تفويت فرصة محتملة قد تنزلق إلى صندوق الوارد الخاص بك.

ثم مرة أخرى ، يمكنك فعل الكثير مع تلك الساعات الخمس التي تقضيها في فرز رسائل البريد الإلكتروني بناءً على أهميتها وإرسال الردود المناسبة. لهذا السبب ، من الأفضل أن تدع شخصًا آخر يفعل ذلك نيابةً عنك. ابحث عن مساعد بعيد لديه اهتمام بالتفاصيل ومهارات تنظيم ممتازة لمساعدتك في العثور على قيمة في كل اتصال يتدفق مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك.

4. الرد على المكالمات

إذا كنت شخصًا مشغولاً ، فلن ترغب في أن تزعجك جهات التسويق عبر الهاتف والمكالمات الهاتفية الأخرى غير الضرورية. أفضل طريقة للالتفاف حولهم هي تعيين موظف استقبال افتراضي يمكنه تلقي هذه المكالمات نيابة عنك وتقييم مستوى أولويتها وتحديد موعد للاتصال مرة أخرى إذا كنت خارج المكتب.

يتمتع العديد من المساعدين الافتراضيين بخبرة في مكتب الاستقبال ، لذا لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للعثور على شخص يتمتع بمهارات اتصال ممتازة. تؤثر الطريقة التي ترد بها على المكالمات على سمعتك ، لذلك سيكون من الأفضل تعيين موظف استقبال افتراضي يمكنه وضع عملك في صورة جيدة.

5. إدارة المشروع

هل لديك مشروع كبير قيد التنفيذ؟ قد يكون لديك فريق لذلك ، لكن ليس عليك قضاء معظم وقتك في التدريب العملي ، وهناك فرصة جيدة لأن يكون لديك مشاريع أخرى قيد الإعداد. لا يمكنك أن تتوقع إدارة فرق مختلفة بشكل مباشر.

سواء كان الأمر يتعلق بتطوير موقع ويب أو بدء دورة تدريبية رئيسية عبر الإنترنت ، فإن إدارة المشروع مهمة معقدة. يتضمن التحقق من الجداول الزمنية ، وتفويض المهام ، والجلوس مع قادة الفريق لحل المشكلات المتكررة ، والتأكد من تحقيق أهداف كل مشروع.

لحسن الحظ ، يمكنك تخفيف كل هذا عن طريق جعل شخص ما يعمل كحلقة وصل للمشروع. وتتمثل مهمتهم في مراجعة تقارير التقدم واتخاذ قرارات بسيطة وجمع الأفكار مباشرة من كل فريق. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى الخوض في التفاصيل الدقيقة للتأكد من أن مشاريعك تسير بسلاسة.

6. إدارة وسائل التواصل الاجتماعي

في الوقت الحاضر ، من المستحيل إدارة شركة دون وجود وسائل التواصل الاجتماعي. يعتمد رواد الأعمال على منصات مثل Twitter و Facebook في أي شيء تقريبًا يغذي نمو علاماتهم التجارية. تسمح لك وسائل التواصل الاجتماعي ببناء سمعتك ، والتأثير على قرارات المشتري ، والبحث عن فرص للتواصل ، لكن إدارة ملفات تعريفك على وسائل التواصل الاجتماعي عبر هذه المنصات تتطلب قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد.

تتضمن إدارة وسائل التواصل الاجتماعي البحث عما يتحدث عنه السوق ، وإنشاء محتوى يتماشى مع الاتجاهات الحالية ، والسعي إلى متابعة العلامات التجارية. كل هذا يتطلب مهارات إدارة الوقت والإبداع. هناك أيضًا قواعد تحتاج إلى اتباعها ، من معرفة أفضل وقت لنشر محتوى الوسائط الاجتماعية إلى معرفة تكرار النشر الصحيح.

لحسن الحظ ، يمكنك دائمًا التغلب على هذه التحديات ببساطة عن طريق السماح لوكالة أو موظف مستقل بالتعامل مع عمليات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك. تأكد من أن ينتهي بك الأمر مع شخص لديه خبرة مثبتة في التسويق الرقمي. ستستفيد جهود بناء علامتك التجارية والتواصل بشكل كبير من شخص يعرف كيفية إنشاء محتوى فعال وقابل للمشاركة وكيفية نشر هذا المحتوى لمعظم المشاهدات والتفاعلات.

قد يعجبك: قد تستعين المنظمات اليوم بمصادر خارجية لإعداد البيانات الضخمة الخاصة بها.

7. الأعمال الورقية والتوثيق

بغض النظر عن مجال عملك ، فأنت لا تُعفى أبدًا من معالجة المستندات. مع نمو عملك ، سيتسع عدد اللوائح التي تحتاج إلى اتباعها وستحتاج إلى معالجة الأوراق المطلوبة من أجل الامتثال. هذا صحيح عندما تقوم بتحويل إعداد شركة ذات مسؤولية محدودة متعددة الأعضاء. ستحتاج إلى إعداد مقالات تنظيمك والاحتفاظ بمحاضر اجتماعات دقيقة في حالة حدوث نزاع بين الأعضاء.

من وجهة نظر قانونية ، يساعدك التوثيق الفعال على الابتعاد عن ارتكاب الانتهاكات وبدء النزاعات غير الضرورية مع الأطراف الأخرى (فكر في نزاعات البراءات المكلفة). المشكلة الوحيدة هي أن القليل من أصحاب الأعمال لديهم الوقت أو الصبر للقيام بأي أعمال ورقية.

تمامًا مثل أي شيء آخر في هذه القائمة ، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لوثائق الشركة لمزود الخدمة المناسب.

وفقًا لبنجامين ووكر ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Transcription Outsourcing ، "إذا كنت تقوم بإعداد نصوص لمجموعات التركيز والاجتماعات ربع السنوية ، فيمكنك استخدام خدمة النسخ عبر الإنترنت لمساعدتك في تسجيل المعلومات بدقة."

يمكنك أيضًا أن يكون لديك سكرتير افتراضي يقوم بإعداد نظام أرشفة لجميع مستنداتك الأساسية.

8. البحث على الإنترنت

إذا كنت تتطلع إلى توسيع نطاق عملك عبر الحدود أو زيادة عدد المنتجات أو الخدمات التي تقدمها ، فمن المهم دائمًا القيام بواجب منزلي مكثف. لا يمكن أن يكون لديك خطة رائعة إذا لم يكن لديك كل الحقائق معروضة أمامك. وبالمثل ، يمكنك إعداد نفسك للفشل إذا كنت تعتمد على الأحاسيس أو الإشاعات.

تريد أن يكون لخططك أساس متين إذا كنت تهدف إلى تحقيق أهداف أكبر ، لكن البحث قد يستغرق وقتًا طويلاً لإكماله. بالإضافة إلى استخدام محرك البحث ، تحتاج أيضًا إلى إجراء استطلاعات الرأي وقراءة المقالات وتقارير التسويق ومقابلة الأشخاص الرئيسيين.

إذا كنت لا ترغب في استعادة أيام دراستك الجامعية من خلال إجراء أي بحث ، ففكر في جعل شخص ما يبحث عن المعلومات التي تحتاجها. إن وجود باحث عبر الإنترنت يمكنه العمل على مدار الساعة لتوليد رؤى سيساعد في دعم مبادراتك ، خاصة إذا كنت تخطط لحدث كبير أو حملة ترويجية. تأكد من الاستعانة بمصادر خارجية في البحث عبر الإنترنت لشخص لديه خبرة في تطوير الأعمال والإحصاءات والصحافة.

9. صيانة الموقع

موقع الويب الخاص بك بمثابة المنتج الرئيسي للفرص. يساعد في تحسين تواجدك عبر الإنترنت ويشرك الأشخاص الذين قد ينتهي بهم الأمر بشراء منتج أو الاشتراك في خدمة. بناء موقع الويب الرسمي وصيانته ليس شيئًا تفعله بمفردك. يتطلب الأمر إبداعًا ومعرفة فنية لتشغيل موقع ويب مصمم جيدًا وبديهيًا وعمليًا.

علاوة على ذلك ، تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن موقع الويب الخاص بك محمي بشكل كافٍ من أحدث التهديدات. يعد تثبيت المكونات الإضافية للأمان والامتثال لمعايير خصوصية البيانات الدولية أمرًا بالغ الأهمية لتقليل تعرض عملك للجرائم الإلكترونية.

إذا كنت معتادًا على استخدام أدوات إنشاء مواقع الويب بالسحب والإفلات ، فقد ترغب في الترقية إلى منصات أكثر تعقيدًا مثل WordPress. تحتاج فقط إلى فريق من مطوري الويب لمساعدتك في كل من عناصر الواجهة الخلفية والواجهة. باختيار الأشخاص المناسبين ، يمكنك بسهولة إنشاء موقع ويب جذاب وسهل التنقل وآمن.

10. المهمات الشخصية

في بعض الأحيان ، يمكن للمهام الشخصية أن تعرقل إنتاجيتك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم أيضًا منعك من قضاء وقت ممتع مع عائلتك.

قد تجد أنه من المفيد الاستعانة بمصادر خارجية لمهامك الشخصية لشخص آخر. يمكن أن يساعدك المساعد البعيد في كسب المزيد من الوقت لعملك بالإضافة إلى الأشياء الأفضل في الحياة. يمكن أن يكون كتابة تقرير لفصل الدراسات العليا أو ربما إيجاد مكان لطيف لقضاء نزهة صيفية.

قد يعجبك أيضًا: أفضل طريقة للتعاون مع أي شريك خارجي.

الكلمات الأخيرة

هل أنت ملتزم بتنمية عملك هذا العام؟ ابدأ بالاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام الأساسية العشر وزد وقتك وجهدك نحو النمو المتسارع!