Come impostare con successo un team di marketing dei contenuti remoto

Questo guest post è stato scritto da Andre Oentoro di Breadnbeyond.

Ora che i casi di Coronavirus hanno continuato a crescere in tutto il mondo, sempre più aziende hanno implementato il lavoro a distanza obbligatorio.

Questa situazione potrebbe lasciarti nel limbo per un secondo e ti ritrovi a chiederti: " come può il team di marketing creare un ambiente remoto ad alte prestazioni? “

Per te lavorare da casa significa anche:

• tu e il tuo team non potete incontrarvi di persona e discutere la sequenza temporale e le attività davanti alla stessa lavagna
• non sarai in grado di riunirti attorno al tavolo della sala riunioni per scambiare idee
• quando le frustrazioni del blocco dello scrittore colpiscono, non potete concedervi una pausa caffè insieme

Tuttavia, anche prima che la pandemia colpisse, il lavoro a distanza è stato a lungo una parola d'ordine. Ma, indipendentemente da come cerchi di rilassarti, l'inaspettato passaggio al telelavoro in massa sembra un'impresa enorme, soprattutto se tu e il tuo team siete sempre stati impiegati in ufficio.

Con questo in mente, ecco una guida rapida per attrezzare il tuo team di marketing e mantenere la strategia di marketing dei contenuti che funziona senza intoppi in questa "nuova normalità".

1. Comprendere gli ostacoli

In ufficio, tutti i buchi nel processo del flusso di lavoro verranno immediatamente scoperti poiché tutti si trovano nella stessa stanza. Ora, la storia è abbastanza diversa.

Ecco alcune delle più grandi sfide che Remote Tools ha recentemente esaminato in modo da poterti rimboccare le maniche:

Il tuo team di marketing potrebbe avere alcune di queste sfide remote comuni. Con una routine così insolita, ci vuole tempo per abituarsi. Ora approfondiremo le tre principali sfide che tu e la tua squadra potreste dover affrontare sulla strada.

Tenendo tutti sulla stessa pagina

La sfida più grande che è sufficiente per preoccuparti è probabilmente capire il modo migliore per collaborare e assicurarti di essere sempre sulla stessa pagina in ogni fase del percorso da una posizione remota.

Quando sei in ufficio, puoi comunicare spontaneamente con i membri del team ogni volta che trovi attività poco chiare in un progetto. In questo modo, è facile assicurarsi che tutti i membri del team siano sulla pagina.

Quando si è tutti in remoto, è necessario un maggiore investimento nella comunicazione del team solo per assicurarsi che i progetti del team passino attraverso una sequenza organizzata di pianificazione ed esecuzione.

Superare le distrazioni e la solitudine

Una delle sfide significative quando si tratta di lavoro a distanza è cercare di bilanciare le esigenze della vita lavorativa e della vita domestica. Per alcune persone, diventa incredibilmente sfocato.

Ci sono troppe distrazioni che possono sabotare la tua creatività e produttività. Di conseguenza, non puoi ottenere tutto ciò di cui hai bisogno.

Ecco alcune distrazioni comuni che potresti dover affrontare a casa:

• faccende domestiche
• bambini o membri della famiglia
• accesso immediato ai contenuti attraverso una varietà di servizi di streaming
• social media
• notifiche sul cellulare
• …

Oltre alle distrazioni, c'è sempre l'elefante nella stanza: la solitudine.

Senza i segnali sociali di persona a casa, è facile sentirsi soli. E non importa come tu voglia negarlo, la solitudine è la più grande lotta che la maggior parte dei dipendenti (27%) deve affrontare mentre lavora in remoto.

Gestione della collaborazione in team

Gli uffici sono un ottimo posto per stabilire una cultura aziendale che connetta ogni dipendente per formare team forti.

Soprattutto per il marketing dei contenuti che richiede un flusso di lavoro organizzato e ben pianificato per mantenere il team concentrato in modo che gli sforzi per i contenuti siano in linea. Con i membri del team sparsi in luoghi diversi, è facile per molti perdersi o nascondersi dietro una linea telefonica.

In questo caso, la collaborazione creativa per la creazione di grandi contenuti potrebbe risentirne se il team non può condividere lo stesso spazio.

2. Riunire la squadra

Riunire il tuo team di marketing e coinvolgerlo durante le riunioni di persona è difficile. Per non parlare di una situazione di lavoro a distanza.

Fortunatamente, anche senza preparazione, ci sono molte cose che puoi fare per rendere il lavoro a distanza un successo. Ecco l'elenco di suggerimenti utili che ti aiuteranno a preparare una transizione senza interruzioni.

Piano. Piano. Piano.

La pianificazione è fondamentale per un lavoro collaborativo di successo e una comunicazione chiara. Prima che il tuo team inizi a lavorare in remoto, prova a fare quanto segue:

• Prendi alcune note sul cambiamento nei modelli di lavoro e su come il tuo team lo affronterà.
• Aiuta il tuo team a capire cosa dovrebbe fare e stabilire aspettative realistiche per la politica di lavoro a distanza.
• Crea una solida strategia che definisca quali progetti sono cruciali , compresi quelli che possono e non possono essere realizzati da casa.
• Assicurati che tutti i membri del team abbiano accesso alla tecnologia di cui hanno bisogno per portare a termine il proprio lavoro.

Stabilisci confini chiari

Ogni squadra ha mattinieri e nottambuli, quindi è più probabile che i loro orari di lavoro divergano. In questi casi, è fondamentale sovrapporsi durante alcuni orari d'ufficio concordati quando tutti i membri del team sono disponibili.

Chiedi semplicemente al tuo team l'orario preferito per le riunioni o quando possono rispondere attivamente in tempo reale per alcune discussioni. In questo modo possono sentirsi compresi e riconosciuti.

Dopotutto, stabilire confini chiari dovrebbe aiutare te e il tuo team a rimanere seri e felici mentre lavorate da casa.

Non dimenticare il tuo calendario dei contenuti

Un calendario dei contenuti ti aiuta a mantenere il tuo team concentrato e organizzato. Semplifica per il tuo team garantire che tutte le campagne di marketing dei contenuti (inclusi il piano di marketing video, gli sforzi SEO, ecc.) abbiano in mente gli stessi obiettivi.

Ecco un esempio di calendario dei contenuti di Point Visible :

Mentre lavori in remoto, insieme a uno strumento di gestione dei progetti, un calendario dei contenuti è qualcosa che tiene il tuo team in pista e garantisce che la produzione di contenuti scorra regolarmente.

Abbraccia un check-in giornaliero

Assicurati che tu e il tuo team scriviate aggiornamenti giornalieri o settimanali sul lavoro che avete svolto e su come contribuisce al progetto generale.

Rende più facile per il tuo team rimanere sincronizzato e concentrarsi su ciò che conta in base al calendario. In questo modo, puoi condividere i progressi in modo asincrono con il resto della tua organizzazione.

In alternativa, se il tuo team utilizza uno strumento di gestione dei progetti, puoi tenere traccia del lavoro svolto attraverso le attività "da fare" e le corsie di lavoro in corso. Affinché funzioni, tuttavia, è più importante che mai che le persone contrassegnino correttamente le cose quando sono terminate e aggiornino la documentazione di conseguenza .

3. Strumenti tecnologici semplificati

Il tuo team avrà bisogno di molti strumenti per mantenere le cose organizzate. Li aiuterà a continuare a eseguire i progetti senza inutili ritardi.

Tuttavia, grazie alla tecnologia avanzata e a Internet, è possibile per te e il tuo team rimanere in contatto, indipendentemente dalla distanza e dalla quarantena.

Ecco alcuni degli strumenti essenziali per il lavoro da casa di cui il tuo team ha bisogno per rimanere produttivo come faresti in un ufficio:

Software per riunioni su cloud

Se il tuo team non è abituato a vedersi in chat in tempo reale, un primo brillante passo per loro sarebbe una riunione virtuale o una chiamata che li faccia sentire come se fossero nella stessa stanza.

Puoi ospitare o partecipare a una conferenza virtuale utilizzando software per riunioni cloud, come Zoom o Google Hangouts.

Questi tipi di software aiutano te e il tuo team di marketing a risolvere il problema di comunicazione. Ecco le caratteristiche essenziali che la maggior parte dei software per riunioni cloud dovrebbe includere:

• videochiamate individuali e di gruppo, in cui i partecipanti possono vedersi utilizzando le loro webcam
• condivisione dello schermo da desktop o dispositivi mobili
• condivisione della lavagna in tempo reale per la collaborazione
• chat in tempo reale con la funzione di condivisione file

Con tutte queste funzionalità, il software per riunioni cloud rende più facile per il tuo team remoto mantenere una connessione umana, che può accelerare il processo decisionale e migliorare la collaborazione.

Strumenti di gestione del progetto

Il content marketing consiste nel tenere traccia di progetti, scadenze e contenuti. E quando tutti i membri del team stanno attualmente lavorando da casa, hai bisogno di una piattaforma di prim'ordine per mantenere il normale flusso di lavoro. In realtà, hai bisogno di uno strumento PM anche quando lavori dall'ufficio!

In quanto piattaforme basate su cloud, l'utilizzo di strumenti di gestione dei progetti (come Asana, Trello e molti altri strumenti) come piattaforma di lavoro a distanza rende più facile per il tuo team di content marketing:

• pianificare e programmare il lavoro
• assegnare attività a membri del team specifici che ricevono notifiche istantanee
• allegare file a compiti specifici
• avere una chiara panoramica del proprio carico di lavoro giornaliero e settimanale
• tenere traccia del tempo speso per attività specifiche, in particolare quelle attività che vengono addebitate in base al lavoro orario
• sezione commenti che può essere utilizzata per discussioni specifiche per attività

Osservando queste funzionalità, diventa chiaro che gli strumenti di gestione dei progetti offrono al tuo team un modo così semplice e diretto per rimanere al passo con i tuoi progetti di marketing dei contenuti, indipendentemente dal fatto che lavori dall'ufficio o dal divano del tuo soggiorno.

Strumenti di comunicazione

La chiave per lavorare da casa è una comunicazione chiara con il tuo team, poiché non sarai in grado di parlarti faccia a faccia.

Sebbene strumenti come Skype possano funzionare, in realtà non sono i più adatti per questo ruolo, almeno non per i team di content marketing. Vorranno strumenti come Slack che ti consentano di:

• dividi la conversazione in canali in modo da non condurre conversazioni su 5 diversi progetti nella stessa chat
• dare accesso a determinati canali solo a specifici membri del team (o clienti/freelance)
• utilizzare lo strumento facilmente su qualsiasi dispositivo mobile
• integra il tuo strumento di comunicazione con altri strumenti che utilizzi per un ulteriore modo per tenere traccia delle notifiche e dell'avanzamento del lavoro
• accedi alla cronologia delle conversazioni salvate con una semplice ricerca

Gli strumenti di comunicazione dedicati offrono al tuo team di content marketing un hub in cui possono scambiare rapidamente note e altre informazioni importanti in modo efficiente e categorizzato che non causa disordine inutile.

Inoltre, non fa male che i moderni strumenti di comunicazione ti consentano di utilizzare emoji e gif che possono essere un ottimo modo per ridurre lo stress e introdurre un po' di divertimento nella routine spesso stantia del lavoro a distanza.

Archiviazione su cloud

Una delle maggiori sfide del lavoro a distanza è che non puoi accedere ai server interni della tua azienda. È qui che l'archiviazione basata su cloud come Google Drive o Dropbox potrebbe tornare utile.

Ecco alcuni dei vantaggi che puoi ottenere utilizzando l'archiviazione cloud per il tuo team ora remoto:

• Diventa molto più facile per il tuo team gestire file, condividere dati e migliorare l'esperienza di lavoro in remoto per ottenere i migliori risultati.

• Spostando tutti i tuoi file nel cloud, puoi rendere tutti i dati stabili, protetti e facilmente accessibili per tutti i membri del tuo team.
  
• Questi strumenti consentono inoltre al tuo team di collaborare in tempo reale senza il fastidio di scaricare e caricare nuovamente.

Conclusioni: tutte le strade portano a Roma

Che ti piaccia o no, lavorare da casa è diventato una necessità durante l'epidemia di pandemia. E come marketer di contenuti per l'ufficio, il lavoro a distanza sembra un mondo completamente nuovo.

Il tuo team di marketing dei contenuti deve fare uno sforzo in più per adattarsi al nuovo ambiente di lavoro e mantenere tutti i progetti di contenuti senza intoppi, nonostante i chilometri tra te e il team.

Anche se non sei del tutto preparato per questo tipo di situazione, ci sono ancora alcune cose di base che il tuo team può pianificare per ridurre al minimo gli ostacoli associati al lavoro da casa per la prima volta. La buona notizia è che dovresti già utilizzare la maggior parte degli strumenti e delle pratiche delineati in questo articolo, il che significa che portare a casa il tuo lavoro non dovrebbe essere così difficile.

Il lavoro a distanza non è così intimidatorio una volta che ti sei adattato alla nuova routine. Potresti anche finire per essere più produttivo quando non devi passare ore a fare il pendolare o partecipare a innumerevoli riunioni di persona.

Andre Oentoro

Andre Oentoro è il fondatore di Breadnbeyond, una pluripremiata società di video esplicativi. Aiuta le aziende ad aumentare i tassi di conversione, chiudere più vendite e ottenere un ROI positivo dai video esplicativi (in quest'ordine).