Cara Berhasil Mengatur Tim Pemasaran Konten Jarak Jauh

Postingan tamu ini ditulis oleh Andre Oentoro dari Breadnbeyond.

Sekarang kasus Coronavirus terus membengkak di seluruh dunia, semakin banyak perusahaan telah meluncurkan pekerjaan jarak jauh wajib.

Situasi ini mungkin membuat Anda bingung untuk sesaat, dan Anda mendapati diri Anda bertanya, “ bagaimana tim pemasaran dapat menyiapkan lingkungan jarak jauh berkinerja tinggi? “

Bagi Anda, bekerja dari rumah juga berarti:

• Anda dan tim Anda tidak dapat bertemu langsung dan mendiskusikan garis waktu dan tugas di depan papan tulis yang sama
• Anda tidak akan bisa berkumpul di sekitar meja ruang rapat untuk bertukar pikiran
• ketika penulis blok frustrasi melanda, Anda tidak dapat memperlakukan diri Anda bersama-sama dengan rehat kopi

Namun, bahkan sebelum pandemi melanda, kerja jarak jauh telah lama menjadi kata kunci. Namun, tidak peduli bagaimana Anda mencoba untuk bersantai, peralihan tak terduga ke telecommuting secara massal tampak seperti tugas besar – terutama jika Anda dan tim Anda selalu menjadi karyawan yang terikat kantor.

Dengan mengingat hal itu, berikut adalah panduan singkat untuk mempersiapkan tim pemasaran Anda dan menjaga agar strategi pemasaran konten berjalan lancar di "normal baru" ini.

1. Memahami batu sandungan

Di kantor, setiap lubang dalam proses alur kerja akan langsung terekspos karena semua orang berada di ruangan yang sama. Sekarang, ceritanya sangat berbeda.

Berikut adalah beberapa tantangan terbesar yang baru-baru ini disurvei oleh Remote Tools sehingga Anda dapat menyingsingkan lengan baju Anda:

Tim pemasaran Anda mungkin memiliki beberapa tantangan jarak jauh yang umum ini. Dengan rutinitas yang tidak biasa, butuh waktu untuk membiasakan diri. Sekarang, kita akan mendapatkan lebih mendalam tentang tiga tantangan teratas yang mungkin Anda dan tim Anda hadapi di jalan.

Menjaga semua orang di halaman yang sama

Tantangan terbesar yang cukup mengkhawatirkan Anda mungkin adalah menemukan cara terbaik untuk berkolaborasi dan memastikan Anda selalu berada di halaman yang sama di setiap langkah dari lokasi yang jauh.

Saat Anda berada di kantor, Anda dapat secara spontan berkomunikasi dengan anggota tim setiap kali Anda menemukan tugas yang tidak jelas dalam sebuah proyek. Dengan cara ini, mudah untuk memastikan bahwa semua orang di tim ada di halaman.

Saat Anda berada jauh, diperlukan investasi yang lebih besar dalam komunikasi tim hanya untuk memastikan bahwa proyek tim Anda melalui urutan perencanaan dan pelaksanaan yang terorganisir.

Mengatasi gangguan dan kesepian

Salah satu tantangan signifikan dalam hal kerja jarak jauh adalah mencoba menyeimbangkan tuntutan kehidupan kerja dan kehidupan rumah. Bagi sebagian orang, itu menjadi sangat buram.

Ada terlalu banyak gangguan yang dapat menyabot kreativitas dan produktivitas Anda. Akibatnya, Anda tidak dapat mencapai sebanyak yang Anda butuhkan.

Berikut adalah beberapa gangguan umum yang mungkin Anda hadapi di rumah:

• pekerjaan rumah tangga
• anak-anak atau anggota keluarga
• akses langsung ke konten melalui berbagai layanan streaming
• media sosial
• notifikasi ponsel
• …

Selain gangguan, selalu ada gajah di dalam ruangan – kesepian.

Tanpa isyarat sosial langsung di rumah, mudah untuk merasa kesepian. Dan tidak peduli bagaimana Anda ingin menyangkalnya, kesepian adalah perjuangan terbesar yang harus dihadapi sebagian besar karyawan (27%) saat bekerja dari jarak jauh.

Mengelola kolaborasi tim

Kantor adalah tempat yang tepat untuk membangun budaya perusahaan yang menghubungkan setiap karyawan untuk membentuk tim yang kuat.

Terutama untuk pemasaran konten yang membutuhkan alur kerja yang terorganisir dan terencana dengan baik agar tim tetap fokus sehingga upaya konten tetap pada jalurnya. Dengan anggota tim yang tersebar di berbagai tempat, mudah bagi banyak orang untuk tersesat atau bersembunyi di balik saluran telepon.

Dalam hal ini, kolaborasi kreatif untuk pembuatan konten yang hebat dapat terganggu jika tim tidak dapat berbagi ruang yang sama.

2. Menyatukan tim

Menyatukan tim pemasaran Anda dan membuat mereka terlibat selama pertemuan tatap muka itu sulit. Apalagi dalam situasi kerja jarak jauh.

Untungnya, bahkan tanpa persiapan, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat kerja jarak jauh sukses. Berikut daftar tip praktis yang akan membantu Anda menyiapkan transisi yang mulus.

Rencana. Rencana. Rencana.

Perencanaan sangat penting untuk kerja kolaboratif yang sukses dan komunikasi yang jelas. Sebelum tim Anda mulai bekerja dari jarak jauh, coba lakukan hal berikut:

• Buat beberapa catatan tentang perubahan pola kerja dan bagaimana tim Anda akan menghadapinya.
• Bantu tim Anda mencari tahu apa yang harus mereka lakukan dan tetapkan harapan yang realistis untuk kebijakan kerja jarak jauh.
• Buat strategi yang solid yang menentukan proyek mana yang penting , termasuk yang bisa dan tidak bisa dilakukan dari rumah.
• Pastikan bahwa setiap orang dalam tim memiliki akses ke teknologi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Tetapkan batasan yang jelas

Setiap tim memiliki early bird dan night owl, sehingga waktu kerja mereka cenderung berbeda. Dalam kasus seperti itu, sangat penting untuk tumpang tindih selama beberapa jam kerja yang disepakati ketika semua orang di tim tersedia.

Cukup tanyakan kepada tim Anda tentang waktu yang mereka sukai untuk rapat atau kapan mereka dapat secara aktif merespons secara real-time untuk beberapa diskusi. Dengan begitu, mereka bisa merasa dimengerti dan diakui.

Bagaimanapun, menetapkan batasan yang jelas seharusnya membantu Anda dan tim Anda tetap tajam dan bahagia saat bekerja dari rumah.

Jangan lupa tentang kalender konten Anda

Kalender konten membantu Anda menjaga tim tetap fokus dan teratur. Ini memudahkan tim Anda untuk memastikan bahwa semua kampanye pemasaran konten (termasuk rencana pemasaran video, upaya SEO, dll.) memiliki tujuan yang sama.

Berikut contoh kalender konten dari Point Visible :

Saat bekerja dari jarak jauh, di samping alat manajemen proyek, kalender konten adalah sesuatu yang membuat tim Anda tetap pada jalurnya dan memastikan bahwa produksi konten mengalir secara teratur.

Nikmati check-in harian

Pastikan Anda dan tim Anda menulis pembaruan harian atau mingguan tentang pekerjaan yang telah Anda selesaikan dan bagaimana kontribusinya terhadap keseluruhan proyek.

Ini memudahkan tim Anda untuk tetap sinkron dan fokus pada hal-hal penting berdasarkan kalender. Dengan begitu, Anda dapat berbagi kemajuan secara asinkron dengan seluruh organisasi Anda.

Atau, jika tim Anda menggunakan alat manajemen proyek, Anda dapat melacak pekerjaan yang dilakukan melalui tugas "yang harus dilakukan" dan swimlanes pekerjaan yang sedang berlangsung. Agar itu berhasil, lebih penting dari sebelumnya bagi orang-orang untuk menandai hal-hal dengan benar ketika mereka selesai dan memperbarui dokumentasi yang sesuai .

3. Alat teknologi menjadi mudah

Tim Anda akan membutuhkan banyak alat untuk mengatur semuanya. Ini akan membantu mereka untuk terus melaksanakan proyek tanpa penundaan yang tidak perlu.

Namun, berkat teknologi canggih dan internet, Anda dan tim dapat tetap terhubung, terlepas dari jarak dan karantina.

Berikut adalah beberapa alat penting kerja dari rumah yang dibutuhkan tim Anda untuk tetap produktif seperti di kantor:

Perangkat Lunak Rapat Cloud

Jika tim Anda tidak terbiasa bertemu satu sama lain melalui obrolan waktu nyata, langkah pertama yang brilian bagi mereka adalah pertemuan atau panggilan virtual yang membuat mereka merasa seolah-olah berada di ruangan yang sama.

Anda dapat menyelenggarakan atau bergabung dengan konferensi virtual dengan memanfaatkan perangkat lunak rapat cloud, seperti Zoom atau Google Hangouts.

Jenis perangkat lunak ini membantu Anda dan tim pemasaran Anda untuk memecahkan masalah komunikasi. Berikut adalah fitur penting yang harus disertakan oleh sebagian besar perangkat lunak pertemuan awan:

• panggilan video satu lawan satu dan grup, di mana peserta dapat saling melihat menggunakan webcam mereka
• berbagi layar dari desktop atau perangkat seluler
• berbagi papan tulis waktu nyata untuk kolaborasi
• obrolan waktu nyata dengan fitur berbagi file

Dengan semua fitur tersebut, perangkat lunak rapat cloud memudahkan tim jarak jauh Anda untuk mempertahankan koneksi manusia, yang dapat mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan kolaborasi.

Alat manajemen proyek

Pemasaran konten adalah tentang melacak proyek, tenggat waktu, dan konten. Dan ketika semua orang di tim saat ini bekerja di rumah, Anda memerlukan platform terbaik untuk menjaga alur kerja reguler tetap berjalan. Sebenarnya, Anda membutuhkan alat PM bahkan ketika Anda sedang bekerja dari kantor!

Sebagai platform berbasis cloud, memanfaatkan alat manajemen proyek (seperti Asana, Trello, dan banyak alat lainnya) sebagai platform kerja jarak jauh memudahkan tim pemasaran konten Anda untuk:

• rencana dan jadwal kerja
• tetapkan tugas ke anggota tim tertentu yang mendapatkan pemberitahuan instan
• melampirkan file ke tugas tertentu
• memiliki gambaran yang jelas tentang beban kerja harian dan mingguan mereka
• melacak waktu yang mereka habiskan untuk tugas-tugas tertentu, terutama tugas-tugas yang dibebankan berdasarkan pekerjaan per jam
• bagian komentar yang dapat digunakan untuk diskusi khusus tugas

Melihat fitur-fitur itu, menjadi jelas bahwa alat manajemen proyek memberi tim Anda cara yang mudah dan langsung untuk tetap di atas proyek pemasaran konten Anda, terlepas dari apakah Anda bekerja dari kantor atau dari sofa ruang tamu Anda.

Alat komunikasi

Kunci untuk bekerja dari rumah adalah komunikasi yang jelas dengan tim Anda, karena Anda tidak akan dapat berbicara satu sama lain secara langsung.

Meskipun alat seperti Skype dapat berfungsi, mereka sebenarnya bukan yang paling cocok untuk peran ini, setidaknya tidak untuk tim pemasaran konten. Mereka akan menginginkan alat seperti Slack yang memungkinkan Anda untuk:

• bagi percakapan ke dalam saluran sehingga Anda tidak memimpin percakapan tentang 5 proyek berbeda dalam obrolan yang sama
• memberikan akses ke saluran tertentu hanya untuk anggota tim tertentu (atau klien/pekerja lepas)
• gunakan alat ini dengan mudah di perangkat seluler apa pun
• integrasikan alat komunikasi Anda dengan alat lain yang Anda gunakan sebagai cara tambahan untuk melacak pemberitahuan dan kemajuan pekerjaan
• akses riwayat percakapan yang disimpan dengan pencarian sederhana

Alat komunikasi khusus memberi tim pemasaran konten Anda sebuah hub di mana mereka dapat dengan cepat bertukar catatan dan informasi penting lainnya dengan cara yang efisien dan dikategorikan yang tidak menyebabkan kekacauan yang tidak perlu.

Tidak ada salahnya juga jika alat komunikasi modern memungkinkan Anda menggunakan emoji dan gif yang dapat menjadi cara yang bagus untuk mengurangi stres dan memperkenalkan sedikit kesenangan ke dalam rutinitas kerja jarak jauh yang sering kali membosankan.

Penyimpanan awan

Salah satu tantangan terbesar dari kerja jarak jauh adalah Anda tidak bisa mendapatkan akses ke server internal perusahaan Anda. Di sinilah penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive atau Dropbox akan berguna.

Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh dengan memanfaatkan penyimpanan cloud untuk tim jarak jauh Anda:

• Menjadi lebih mudah bagi tim Anda untuk mengelola file, berbagi data, dan meningkatkan pengalaman kerja jarak jauh untuk hasil terbaik.

• Dengan memindahkan semua file Anda ke cloud, Anda dapat membuat semua data stabil, aman, dan mudah diakses oleh semua orang di tim Anda.
  
• Alat tersebut juga memungkinkan tim Anda untuk berkolaborasi secara real-time tanpa perlu repot mengunduh dan mengunggah lagi.

Takeaways terakhir - semua jalan mengarah ke Roma

Suka atau tidak suka, bekerja dari rumah sudah menjadi kebutuhan di tengah wabah pandemi. Dan sebagai pemasar konten yang terikat kantor, kerja jarak jauh tampak seperti dunia yang sama sekali baru.

Tim pemasaran konten Anda harus berupaya ekstra untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja baru dan menjaga agar semua proyek konten berjalan dengan lancar, terlepas dari jarak antara Anda dan tim.

Bahkan jika Anda tidak sepenuhnya siap untuk situasi seperti ini, masih ada beberapa hal dasar yang dapat direncanakan tim Anda untuk meminimalkan rintangan yang terkait dengan bekerja dari rumah untuk pertama kalinya. Kabar baiknya adalah Anda seharusnya sudah menggunakan sebagian besar alat dan praktik yang diuraikan dalam artikel ini, yang berarti membawa pulang pekerjaan Anda seharusnya tidak terlalu sulit.

Bekerja dari jarak jauh tidak begitu menakutkan setelah Anda menyesuaikan diri dengan rutinitas baru. Anda bahkan mungkin menjadi lebih produktif ketika Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam bepergian atau berpartisipasi dalam pertemuan tatap muka yang tak terhitung jumlahnya.

Andre Oentoro

Andre Oentoro adalah pendiri Breadnbeyond, perusahaan video penjelajah pemenang penghargaan. Dia membantu bisnis meningkatkan rasio konversi, menutup lebih banyak penjualan, dan mendapatkan ROI positif dari video penjelasan (dalam urutan itu).