Panduan Langkah Demi Langkah untuk Membuat Anggaran Acara

Diterbitkan: 2022-05-20

Apakah Anda bertanggung jawab untuk merencanakan suatu acara? Jika demikian, selamat! Beberapa paragraf berikut dirancang untuk membantu mempermudah pekerjaan Anda. Membuat anggaran untuk acara Anda mungkin tampak menakutkan, tetapi tidak harus demikian. Anda dapat memastikan bahwa acara Anda berjalan lancar tanpa kejutan finansial dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini.

Perkirakan Biaya Keseluruhan Acara Anda

Saat merencanakan sebuah acara, salah satu langkah pertama adalah membuat anggaran. Ini akan membantu Anda memperkirakan biaya keseluruhan acara Anda dan memastikan bahwa Anda memiliki cukup dana untuk menutupi semua biaya. Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara membuat anggaran acara:

Perkirakan jumlah tamu yang akan menghadiri acara Anda. Ini akan membantu Anda memperkirakan biaya makanan, minuman, dan perlengkapan lainnya.
Tentukan lokasi acara Anda. Ini akan berdampak pada biaya sewa tempat, dekorasi, dan biaya lain yang terkait dengan ruang acara.
Pertimbangkan biaya hiburan dan aktivitas. Ini mungkin termasuk mempekerjakan musisi atau pemain lain dan biaya bahan atau perlengkapan apa pun yang dibutuhkan untuk kegiatan.
Tambahkan semua biaya overhead untuk memperkirakan biaya keseluruhan acara Anda. Pastikan juga memperhitungkan biaya tambahan seperti asuransi atau izin.

Pecahkan Biaya Ke Dalam Kategori

Setelah Anda memiliki perkiraan biaya keseluruhan acara Anda, sekarang saatnya untuk memecah biaya tersebut ke dalam kategori. Ini akan membantu Anda lebih memahami ke mana semua uang itu pergi dan mengidentifikasi area di mana Anda dapat menabung. Berikut adalah beberapa kategori anggaran acara yang umum:

Makanan dan minuman: Ini sudah termasuk biaya katering dan alkohol apa pun yang akan disajikan di acara tersebut.
Dekorasi: Ini mungkin termasuk menyewa furnitur atau barang dekorasi lainnya dan biaya rangkaian bunga apa pun.
Hiburan: Ini mungkin termasuk mempekerjakan musisi atau pemain lain dan biaya bahan atau perlengkapan apa pun yang diperlukan untuk kegiatan.
Sewa tempat: Ini akan menjadi biaya sewa ruang acara dan biaya apa pun yang terkait dengan penggunaan area tersebut.
Lainnya: Ini mungkin termasuk biaya asuransi, izin, dan biaya lain-lain.

Tentukan Berapa Banyak Uang yang Anda Butuhkan untuk Setiap Kategori

Sekarang setelah Anda memiliki daftar semua kategori acara, sekarang saatnya untuk memperkirakan berapa banyak uang yang Anda perlukan untuk masing-masing kategori.

Mulailah dengan melihat anggaran Anda secara keseluruhan dan menentukan berapa banyak uang yang dapat Anda alokasikan secara realistis untuk setiap kategori. Ini akan membantu Anda tetap dalam anggaran sambil tetap memastikan bahwa acara Anda berhasil.
Kemudian, mulailah meneliti harga untuk berbagai vendor dan pemasok di setiap kategori. Ini akan membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang berapa banyak uang yang Anda perlu anggaran untuk setiap item atau layanan.
Terakhir, mulailah mencari cara untuk mengurangi biaya di setiap kategori. Misalnya, Anda mungkin bisa mendapatkan diskon katering dengan memesan di muka atau menemukan barang dekorasi yang lebih murah dengan berbelanja di toko diskon. Pastikan untuk mempertimbangkan setiap penawaran atau kupon yang mungkin dapat Anda gunakan. Ini dapat membantu Anda menghemat uang di semua kategori acara.

Temukan Cara untuk Mengurangi Biaya

Setelah Anda memiliki gagasan yang baik tentang berapa banyak uang yang Anda butuhkan untuk setiap kategori acara, sekarang saatnya untuk mulai mencari cara untuk mengurangi biaya. Ada beberapa cara berbeda yang dapat Anda lakukan:

Cari diskon: Banyak vendor dan pemasok menawarkan diskon untuk acara, jadi pastikan untuk menanyakan kemungkinan penghematan.
Berbelanja: Dapatkan penawaran dari beberapa vendor dan pemasok sebelum membuat keputusan akhir. Ini akan membantu Anda memastikan bahwa Anda mendapatkan harga terbaik.
Lakukan sendiri: Jika Anda bersedia dan mampu, ada banyak tugas terkait acara yang dapat Anda lakukan sendiri daripada mempekerjakan orang lain untuk melakukannya. Ini dapat menghemat sejumlah besar uang.

Buat Garis Waktu untuk Melakukan Pembayaran

Setelah Anda menyelesaikan anggaran Anda dan membuat semua pilihan vendor dan pemasok Anda, sekarang saatnya untuk membuat garis waktu untuk melakukan pembayaran. Ini akan membantu Anda tetap di jalur dan menghindari tenggat waktu yang penting. Pastikan untuk menyertakan informasi berikut dalam timeline pembayaran Anda:

Tanggal jatuh tempo setiap pembayaran akan membantu Anda melakukan semua pembayaran tepat waktu.
Nama dan informasi kontak orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran akan membantu Anda memastikan bahwa Anda melakukan pembayaran kepada orang atau perusahaan yang benar.
Jumlah pembayaran akan membantu Anda memastikan bahwa Anda tidak mengeluarkan uang terlalu banyak di satu area.
Setiap instruksi khusus untuk melakukan pembayaran akan memastikan bahwa Anda mengikuti instruksi khusus yang mungkin dimiliki vendor atau pemasok.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan melacak kemajuan Anda, Anda dapat memastikan bahwa acara Anda tetap sesuai anggaran dan berjalan dengan lancar.

Lacak Kemajuan Anda Sepanjang Jalan!

Saat Anda mulai menerapkan anggaran Anda, penting untuk melacak kemajuan Anda dan tetap di jalurnya. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi area di mana Anda menghabiskan uang terlalu banyak atau di mana Anda mungkin perlu menguranginya. Ada beberapa cara berbeda untuk melacak anggaran Anda:

Buat spreadsheet: Ini akan memungkinkan Anda untuk memasukkan semua pengeluaran terkait acara Anda di satu tempat dan melihat dengan tepat ke mana uang Anda pergi.
Gunakan perangkat lunak penganggaran: Perangkat lunak pelacakan anggaran acara profesional dapat membantu Anda melacak anggaran acara. Ini bisa menjadi opsi yang berguna jika Anda tidak nyaman menggunakan spreadsheet.
Buat perhitungan manual: Jika Anda mau, Anda juga dapat melacak anggaran Anda dengan membuat perhitungan manual. Ini mungkin pilihan yang baik jika Anda hanya memiliki sedikit pengeluaran untuk dilacak.

Tidak peduli bagaimana Anda memilih untuk melacak anggaran Anda, yang penting adalah Anda memantau pengeluaran Anda dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Kesimpulan

Membuat anggaran untuk acara Anda berikutnya tidak harus membuat stres atau sulit. Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini, Anda dapat memastikan bahwa acara Anda berjalan lancar dan sesuai anggaran.

Mulailah dengan memperkirakan biaya keseluruhan acara Anda, lalu pisahkan menjadi beberapa kategori. Selanjutnya, tentukan berapa banyak uang yang Anda perlukan untuk setiap jenis dan temukan cara untuk mengurangi biaya sedapat mungkin. Terakhir, buat garis waktu untuk melakukan pembayaran dan lacak kemajuan Anda!