이벤트 예산 작성에 대한 단계별 가이드

게시 됨: 2022-05-20

이벤트 기획을 담당하고 계신가요? 그렇다면 축하합니다! 다음 몇 단락은 작업을 더 쉽게 만드는 데 도움이 되도록 설계되었습니다. 이벤트를 위한 예산을 짜는 것이 벅차게 보일 수 있지만 꼭 그럴 필요는 없습니다. 다음의 간단한 단계를 따르면 재정적 놀라움 없이 이벤트가 원활하게 진행되도록 할 수 있습니다.

이벤트의 전체 비용 추정

이벤트를 계획할 때 첫 번째 단계 중 하나는 예산을 만드는 것입니다. 이렇게 하면 이벤트의 전체 비용을 추정하고 모든 비용을 충당할 수 있는 충분한 자금이 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 다음은 이벤트 예산을 만드는 방법에 대한 단계별 가이드입니다.

귀하의 행사에 참석할 손님의 수를 예상하십시오. 이것은 음식, 음료 및 기타 용품의 비용을 추정하는 데 도움이 될 것입니다.
이벤트의 위치를 결정합니다. 이는 행사장 임대, 장식 및 행사 공간과 관련된 기타 비용에 영향을 미칩니다.
오락 및 활동 비용을 고려하십시오. 여기에는 음악가 또는 기타 연주자를 고용하고 활동에 필요한 재료 또는 용품 비용이 포함될 수 있습니다.
모든 간접비를 더하여 이벤트의 전체 비용을 추정하십시오. 보험이나 허가증과 같은 추가 비용도 고려해야 합니다.

비용을 범주로 나누기

이벤트의 전체 비용을 예상했다면 이제 해당 비용을 범주로 나눌 차례입니다. 이렇게 하면 모든 돈이 어디로 가는지 더 잘 이해하고 저축할 수 있는 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다. 다음은 몇 가지 일반적인 이벤트 예산 범주입니다.

식음료: 여기에는 케이터링 비용과 행사에서 제공될 모든 주류가 포함됩니다.
장식: 여기에는 가구 또는 기타 장식 품목 임대 및 꽃꽂이 비용이 포함될 수 있습니다.
엔터테인먼트: 여기에는 음악가 또는 기타 연주자를 고용하고 활동에 필요한 재료 또는 용품 비용이 포함될 수 있습니다.
장소 대여: 이벤트 공간 대여 비용 및 해당 지역 사용과 관련된 모든 비용입니다.
기타: 여기에는 보험, 허가 및 기타 기타 비용이 포함될 수 있습니다.

각 범주에 필요한 금액 결정

이제 모든 이벤트 범주 목록이 있으므로 각 범주에 필요한 금액을 추정할 차례입니다.

전체 예산을 살펴보고 각 범주에 현실적으로 할당할 수 있는 금액을 결정하는 것으로 시작하십시오. 이렇게 하면 이벤트의 성공을 보장하면서 예산 범위를 유지하는 데 도움이 됩니다.
그런 다음 각 범주의 다양한 공급업체 및 공급업체에 대한 가격 조사를 시작합니다. 이렇게 하면 각 항목 또는 서비스에 대해 예산을 얼마나 잘 책정해야 하는지 더 잘 알 수 있습니다.
마지막으로 각 범주에서 비용을 절감할 수 있는 방법을 찾기 시작합니다. 예를 들어, 미리 주문하면 케이터링 할인을 받거나 할인점에서 쇼핑을 하면 더 싼 데코 아이템을 찾을 수 있다. 사용할 수있는 거래 또는 쿠폰을 고려하십시오. 이렇게 하면 모든 이벤트 범주에서 비용을 절약할 수 있습니다.

비용 절감 방법 찾기

각 이벤트 범주에 필요한 자금이 어느 정도인지 파악했다면 이제 비용을 절감할 수 있는 방법을 찾아야 할 때입니다. 이 작업을 수행할 수 있는 몇 가지 다른 방법이 있습니다.

할인 찾기: 많은 공급업체와 공급업체가 이벤트에 대해 할인을 제공하므로 가능한 절약에 대해 문의하십시오.
둘러보기: 최종 결정을 내리기 전에 여러 공급업체 및 공급업체로부터 견적을 받으십시오. 이렇게 하면 최상의 가격을 얻을 수 있습니다.
스스로 하기: 의욕과 능력이 있다면 다른 사람을 고용하는 대신 스스로 할 수 있는 이벤트 관련 작업이 많이 있습니다. 이렇게 하면 상당한 금액을 절약할 수 있습니다.

지불을 위한 일정 만들기

예산을 확정하고 모든 공급업체 및 공급업체를 선택했으면 지불 일정을 만들 차례입니다. 이렇게 하면 일정을 유지하고 중요한 마감일을 놓치지 않는 데 도움이 됩니다. 지불 일정에 다음 정보를 포함해야 합니다.

각 지불 기한은 모든 지불을 제 시간에 하는 데 도움이 됩니다.
지불해야 하는 사람이나 회사의 이름과 연락처 정보는 올바른 사람이나 회사에 지불하는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
지불 금액 은 한 영역에서 과소비하지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.
지불 을 위한 모든 특별 지침은 귀하가 공급업체 또는 공급업체의 특별 지침을 따르도록 할 것입니다.

이 단계를 따르고 진행 상황을 추적하면 이벤트가 예산 범위 내에서 원활하게 진행되도록 할 수 있습니다.

길을 따라 진행 상황을 추적하십시오!

예산을 실행하기 시작할 때 진행 상황을 추적하고 일정을 유지하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 과소비를 하고 있거나 줄여야 할 부분을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예산을 추적할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

스프레드시트 만들기: 모든 이벤트 관련 비용을 한 곳에서 입력하고 돈이 어디로 가는지 정확히 볼 수 있습니다.
예산 책정 소프트웨어 사용: 전문 이벤트 예산 추적 소프트웨어를 사용하면 이벤트 예산을 추적할 수 있습니다. 스프레드시트 사용에 익숙하지 않은 경우 유용한 옵션이 될 수 있습니다.
수동 계산: 원하는 경우 수동 계산을 통해 예산을 추적할 수도 있습니다. 추적할 비용이 약간만 있는 경우 좋은 옵션이 될 수 있습니다.

예산 추적 방법에 관계없이 중요한 것은 지출을 모니터링하고 필요에 따라 조정하는 것입니다.

요약해서 말하자면

다음 행사를 위한 예산을 짜는 것은 스트레스를 받거나 어려울 필요가 없습니다. 이 간단한 단계를 따르면 이벤트가 원활하게 진행되고 예산 범위 내에서 유지될 수 있습니다.

이벤트의 전체 비용을 추정하는 것으로 시작한 다음 범주로 나눕니다. 다음으로 각 유형에 필요한 비용을 결정하고 가능한 한 비용을 줄이는 방법을 찾으십시오. 마지막으로 결제 일정을 만들고 진행 상황을 추적하세요!