Cara Meningkatkan Kualitas Panggilan dan Mengurangi Biaya untuk Bisnis Anda

Komunikasi adalah infrastruktur penting untuk bisnis. Semuanya bergantung pada komunikasi yang jelas dan andal: tim Anda harus dapat berkomunikasi secara konsisten satu sama lain dan dengan pelanggan.

Pos Terkait: Perangkat Lunak Call Center Terbaik di 2022-23

Namun, meningkatkan kualitas panggilan sering kali berarti meningkatkan biaya, yang menimbulkan perhitungan yang rumit. Akankah manfaat komunikasi yang lebih baik menghasilkan pendapatan yang cukup untuk membayar sendiri dan membenarkan biayanya?

Namun, jika Anda tahu cara meningkatkan kualitas panggilan dan pada saat yang sama mengurangi biaya, Anda tidak perlu khawatir tentang menimbang biaya dan manfaat ini, setidaknya tidak sebanyak itu.

Tentu saja, kami akan membahas cara untuk meningkatkan kualitas panggilan sekaligus mengurangi biaya, untuk membuat kehidupan bisnis Anda lebih mudah dan lebih menguntungkan.

Cara Mengurangi Biaya, Meningkatkan Kepuasan Pelanggan, dan Meningkatkan Pengalaman Pengguna Akhir

Meningkatkan kualitas panggilan sambil mengurangi biaya adalah masalah penerapan strategi dan teknologi komunikasi yang bekerja lebih efisien.

Dalam beberapa kasus, Anda dapat menerapkan strategi pada jaringan komunikasi apa pun yang Anda miliki. Strategi lain membutuhkan infrastruktur komunikasi yang lebih mumpuni.

Inilah yang harus dilakukan, dimulai dengan sisi teknologi.

Baca Juga: Tips Meluncurkan Startup di Industri yang Sangat Diatur

Migrasikan komunikasi Anda ke Platform Trunking SIP

Intinya, SIP trunking menggunakan koneksi digital untuk menghubungkan sistem telepon Anda ke internet, sehingga panggilan Anda mengandalkan infrastruktur internet, bukan saluran telepon tradisional. Penyedia trunking SIP, seperti Telnyx, memberi Anda kemampuan untuk memindahkan sistem telepon Anda ke platform trunking SIP, terlepas dari apakah Anda menggunakan sistem telepon lawas atau komunikasi VoIP.

Trunking SIP menawarkan beberapa keuntungan dibandingkan VoIP standar dan sistem telepon lawas:

• Penanganan panggilan tingkat lanjut. Penyedia trunking SIP memiliki kontrol yang lebih baik atas bagaimana panggilan Anda berjalan melalui jaringan mereka.

Ini memungkinkan mereka untuk menawarkan fitur yang lebih canggih seperti perutean panggilan khusus untuk setiap nomor telepon, perekaman panggilan, dan kontrol panggilan terprogram. Ini memberi Anda lebih banyak kontrol dan opsi untuk merutekan panggilan dan mengimplementasikan otomatisasi.

• Kualitas panggilan yang lebih baik. SIP trunking menyediakan koneksi yang lebih langsung antara jaringan sistem telepon internal Anda dan jaringan area luas internet.

Ini berarti lebih sedikit kabel dan lebih sedikit perangkat keras dalam koneksi telepon Anda. Menyederhanakan infrastruktur koneksi mengurangi kebisingan dan memberikan sinyal yang lebih jelas untuk audio panggilan yang lebih baik dan panggilan video yang tajam.

• Lebih banyak fleksibilitas. Trunking SIP kompatibel dengan hard dan softphone.

Jika Anda sudah memiliki telepon meja fisik untuk tim Anda, mereka akan bekerja di jaringan trunking SIP. Tapi SIP trunking juga memberi Anda opsi untuk menggunakan softphone, yang memungkinkan tim Anda menggunakan smartphone atau komputer untuk komunikasi telepon.

Menggunakan softphone sering meningkatkan produktivitas karena mudah menggunakan dialer otomatis dan alat telepon lainnya di softphone.

Baca Juga: 10 Manfaat Teratas dari Layanan Relokasi Kantor Profesional

• Keamanan yang ditingkatkan. Penyedia trunking SIP berkualitas memiliki dan mengoperasikan jaringan IP mereka sendiri.

Itu berarti bahwa mereka dapat mengamankan data panggilan Anda dari ujung ke ujung, bukan hanya melindungi data Anda sampai meninggalkan jaringan penyedia SIP Anda dan melompat ke jaringan pihak ketiga atau, lebih buruk lagi, internet publik.

Keamanan yang lebih baik mengurangi risiko bencana kebocoran data, yang bisa cukup parah untuk membuat perusahaan bangkrut.

• Kolaborasi yang lebih produktif. Komunikasi yang lebih jelas dan andal berarti tim Anda dapat berbagi informasi dengan lebih baik dan menyelesaikan lebih banyak hal. SIP trunking juga mendukung obrolan dan pesan teks untuk memastikan tim Anda tetap terhubung, di mana pun mereka berada.
• Biaya lebih rendah. Trunking SIP lebih hemat biaya daripada teknologi telekomunikasi lainnya.

Dengan trunking SIP, Anda dapat menyediakan dan mengakhiri nomor telepon sesuai permintaan, yang berarti Anda hanya membayar untuk koneksi yang Anda perlukan, saat Anda membutuhkannya. Dengan begitu Anda tidak akan pernah memiliki nomor telepon yang tidak aktif, menghabiskan anggaran Anda dengan sia-sia.

Namun, trunking SIP hampir selalu lebih murah daripada VoIP dan telekomunikasi lama, baik per nomor maupun per menit.

Kedua faktor pengurangan biaya ini digabungkan untuk menghasilkan pengurangan biaya yang signifikan bagi bisnis.

Siapkan Pelacakan Pesan Suara

Pelacakan pesan suara meningkatkan pengiriman pesan suara.

Teknologi ini mengawasi pesan suara Anda saat dirutekan ke situs eksternal, lalu mengembalikan pemberitahuan saat situs memeriksa pesan dan saat pesan benar-benar terkirim.

Ini memastikan bahwa pesan suara Anda dirutekan melalui jaringan terbaik, berdasarkan kepadatan jaringan dan faktor eksternal seperti kondisi cuaca, karena pelacakan pesan suara akan mendeteksi ketika pengiriman pesan gagal atau memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.

Saat Anda tahu pesan suara sedang dikirim, Anda memiliki akuntabilitas staf yang lebih baik, karena Anda tahu kapan pesan telah terkirim. Namun, mendapatkan tingkat pengiriman pesan tertinggi menghilangkan kegagalan komunikasi yang berada di luar kendali tim Anda.

Baca Juga: Opsi Pembayaran Bisnis untuk Bisnis Anda yang Berkembang di 2022

Menerapkan Interactive Voice Response (IVR)

Anda mungkin akrab dengan sistem Interactive Voice Response (IVR), bahkan jika Anda tidak terbiasa dengan istilah tersebut. Jika Anda pernah menelepon bisnis, dan tersambung ke sistem menu otomatis yang merespons perintah suara, Anda telah menggunakan sistem IVR.

Pada dasarnya, sistem IVR memungkinkan sistem telekomunikasi Anda untuk secara otomatis merutekan panggilan ke orang yang tepat.

Tanpa sistem IVR, Anda juga harus menggunakan menu nada sentuh, yang lebih rumit dan kurang mampu dibandingkan sistem IVR. Atau Anda harus memiliki perwakilan layanan pelanggan yang didedikasikan untuk merutekan panggilan secara manual.

Tak satu pun dari ini adalah pilihan yang baik.

Sistem IVR tidak hanya mengotomatiskan perutean panggilan, tetapi juga dapat memberikan dukungan otomatis. Beberapa masalah pelanggan dapat diselesaikan dengan instruksi atau informasi sederhana yang direkam.

Jika Anda mengotomatiskan panggilan layanan pelanggan sederhana, itu membuat tim layanan pelanggan Anda memiliki lebih banyak waktu untuk membantu pelanggan yang memiliki masalah yang lebih kompleks.

Ini mengurangi waktu penyelesaian untuk semua pertanyaan layanan pelanggan Anda, yang pada akhirnya meningkatkan pengalaman pelanggan Anda.

Manfaatkan Perutean Panggilan Langsung

Perutean panggilan langsung hanya mengurangi jumlah koneksi yang diperlukan untuk mentransfer panggilan dari satu nomor ke nomor lainnya.

Anda mungkin berpikir bahwa panggilan akan dirutekan langsung dari satu nomor ke nomor lainnya, setiap saat. Namun, ini tidak selalu terjadi.

Beberapa penyedia telekomunikasi menggunakan jaringan pihak ketiga atau mengandalkan internet publik untuk menyambungkan panggilan. Ini dapat memperumit koneksi panggilan Anda, karena jaringan internet pihak ketiga dan publik tidak selalu yang paling efisien, dan sering kali menambahkan "lompatan" saat merutekan panggilan dari satu nomor ke nomor lainnya.

Idealnya, penyedia trunking SIP Anda akan menggunakan perutean langsung secara default. Situasi terbaik kedua adalah penyedia SIP Anda akan memberi Anda opsi untuk menggunakan perutean panggilan langsung.

Baca Juga: 8 Langkah Meningkatkan Keamanan Saat Membuka Kembali Bisnis Anda

Perutean panggilan langsung memastikan bahwa pesan terkirim dengan andal dan meningkatkan semua komunikasi waktu nyata Anda. Saat panggilan dialihkan secara tidak langsung, ini dapat menyebabkan kebisingan dan obrolan pada panggilan suara dan kualitas visual yang buruk pada panggilan video.

Perutean panggilan langsung hanya menghasilkan komunikasi yang lebih andal dan lebih jelas antara tim Anda dan dengan pelanggan Anda.

Mulailah mengurangi biaya sebelum terlambat

Seperti yang mungkin Anda ketahui, sebagian besar memerlukan koneksi trunking SIP.

VoIP standar dan sistem telepon lawas tidak memiliki kemampuan dan konfigurasi untuk menerapkan strategi ini. Jika Anda masih menggunakan salah satu infrastruktur telekomunikasi tradisional ini, Anda tidak akan dapat mengatur komunikasi Anda menjadi yang paling efisien.

Oleh karena itu, langkah pertama adalah memindahkan komunikasi Anda ke platform trunking SIP.

Untuk sebagian besar bisnis, ini akan segera mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas panggilan. Namun, setelah komunikasi Anda berjalan pada koneksi SIP, Anda dapat mengonfigurasi telekomunikasi Anda dan menggandakan upaya pengurangan biaya Anda.