كيفية تحسين جودة المكالمات وتقليل تكاليف عملك

الاتصالات هي البنية التحتية الحيوية للشركات. يعتمد كل شيء على اتصال واضح وموثوق: يجب أن تكون فرقك قادرة على التواصل باستمرار مع بعضها البعض ومع العملاء.

الوظائف ذات الصلة: أفضل برنامج لمركز الاتصال في 2022-23

ومع ذلك ، غالبًا ما يعني تحسين جودة المكالمات زيادة التكاليف ، مما يؤدي إلى إجراء حسابات معقدة. هل ستدر فوائد الاتصال المحسن عائدات كافية لدفع تكاليفها وتبرير التكاليف؟

ولكن ، إذا كنت تعرف كيفية تحسين جودة المكالمات وخفض التكاليف في نفس الوقت ، فلا داعي للقلق بشأن موازنة هذه التكاليف والفوائد ، على الأقل ليس بنفس القدر.

بالطبع ، سنغطي طرق تحسين جودة المكالمات مع تقليل التكاليف في نفس الوقت ، لجعل حياتك العملية أسهل وأكثر ربحية.

كيفية تقليل التكاليف وزيادة رضا العملاء وتحسين تجربة المستخدم النهائي

إن تحسين جودة المكالمات مع تقليل التكاليف هو أمر يتعلق بتنفيذ استراتيجيات وتقنيات الاتصالات التي تؤدي العمل بكفاءة أكبر.

في بعض الحالات ، يمكنك تنفيذ الاستراتيجيات على أي شبكة اتصالات لديك. تتطلب الاستراتيجيات الأخرى بنية تحتية للاتصالات أكثر قدرة.

إليك ما يجب القيام به ، بدءًا من الجانب التكنولوجي.

اقرأ أيضًا: نصائح لبدء شركة ناشئة في صناعة تخضع لرقابة شديدة

قم بترحيل اتصالاتك إلى منصة توصيل SIP

في الأساس ، يستخدم توصيل SIP الاتصالات الرقمية لتوصيل نظام هاتفك بالإنترنت ، لذلك تعتمد مكالماتك على البنية التحتية للإنترنت ، بدلاً من خطوط الهاتف التقليدية. يمنحك موفرو توصيل SIP ، مثل Telnyx ، القدرة على ترحيل نظام الهاتف الخاص بك إلى منصة توصيل SIP ، بغض النظر عما إذا كنت تستخدم نظام هاتف قديمًا أو اتصالات VoIP.

يوفر توصيل SIP العديد من المزايا على كل من أنظمة VoIP القياسية والهواتف القديمة:

• معالجة المكالمات المتقدمة. يتمتع موفرو توصيل SIP بتحكم أفضل في كيفية انتقال مكالماتك عبر شبكتهم.

يمكّنهم ذلك من تقديم ميزات أكثر تقدمًا مثل توجيه المكالمات المخصص لكل رقم هاتف وتسجيل المكالمات والتحكم الآلي في المكالمات. يمنحك هذا المزيد من التحكم والخيارات لتوجيه المكالمات وتنفيذ الأتمتة.

• جودة اتصال أفضل. يوفر توصيل SIP اتصالاً مباشرًا أكثر بين شبكة نظام الهاتف الداخلية وشبكة الإنترنت الواسعة.

وهذا يعني وجود سلك أقل وعدد أقل من قطع الأجهزة في اتصال هاتفك. يقلل تبسيط البنية التحتية للاتصال من الضوضاء ويوفر إشارة أوضح للحصول على صوت مكالمات أفضل ومكالمات فيديو واضحة.

• أكثر مرونة. كبل SIP متوافق مع كل من الهواتف الصلبة والرقمية.

إذا كان لديك بالفعل هواتف مكتبية فعلية لفرقك ، فسيعملون على شبكة توصيل SIP. لكن SIP trunking يمنحك أيضًا خيار استخدام الهواتف الذكية ، والتي تمكن فرقك من استخدام الهواتف الذكية أو أجهزة الكمبيوتر للاتصالات الهاتفية.

غالبًا ما يؤدي استخدام الهواتف الذكية إلى زيادة الإنتاجية لأنه من السهل استخدام أدوات الاتصال التلقائي وأدوات الهاتف الأخرى على الهاتف الرقمي.

اقرأ أيضًا: أهم 10 فوائد لخدمات نقل المكاتب الاحترافية

• تعزيز الأمن. يمتلك موفرو توصيل SIP عالي الجودة شبكة IP الخاصة بهم ويقومون بتشغيلها.

هذا يعني أنه يمكنهم تأمين بيانات مكالماتك من البداية إلى النهاية ، بدلاً من حماية بياناتك فقط حتى تترك شبكة مزود SIP الخاص بك وتنتقل إلى شبكة طرف ثالث أو ، الأسوأ ، الإنترنت العام.

يقلل الأمان الأفضل من مخاطر تسرب البيانات الكارثي ، والذي يمكن أن يكون شديدًا بما يكفي لإفلاس الشركات.

• تعاون أكثر إنتاجية. يعني الاتصال الأكثر وضوحًا وموثوقية أنه يمكن لفرقك مشاركة المعلومات بشكل أفضل وإنجاز المزيد. يدعم توصيل SIP أيضًا الدردشة والرسائل النصية لضمان بقاء فرقك على اتصال أينما كانوا.
• انخفاض التكاليف. يعد ربط SIP أكثر فعالية من حيث التكلفة من تقنيات الاتصالات الأخرى.

باستخدام خطوط SIP ، يمكنك توفير وإنهاء أرقام الهواتف عند الطلب ، مما يعني أنك تدفع فقط مقابل الاتصالات التي تحتاجها ، عندما تحتاج إليها. بهذه الطريقة لن يكون لديك أرقام هواتف في وضع الخمول ، وتستهلك ميزانيتك بلا فائدة.

ومع ذلك ، تكلف خطوط SIP دائمًا أقل من VoIP والاتصالات القديمة ، سواء على أساس الرقم أو الدقيقة.

يجتمع هذان العاملان لخفض التكلفة لتقديم خفض كبير في التكلفة للشركات.

قم بإعداد تعقب الرسائل الصوتية

يعمل تتبع الرسائل الصوتية على تحسين تسليم الرسائل الصوتية.

تحتفظ هذه التقنية بعلامات تبويب على رسائلك الصوتية عند توجيهها إلى موقع خارجي ، ثم تقوم بإرجاع إشعار عندما يتحقق الموقع من الرسالة وعندما يتم تسليم الرسالة بالفعل.

يضمن ذلك توجيه رسائلك الصوتية عبر أفضل الشبكات ، بناءً على ازدحام الشبكة والعوامل الخارجية مثل أحوال الطقس ، لأن تتبع الرسائل الصوتية سيكتشف فشل تسليم الرسائل أو يستغرق وقتًا أطول مما ينبغي.

عندما تعلم أنه يتم تسليم الرسائل الصوتية ، يكون لديك مساءلة أفضل للموظفين ، لأنك تعرف متى تم تسليم الرسائل. ومع ذلك ، فإن الحصول على أعلى معدلات تسليم الرسائل يقضي ببساطة على حالات فشل الاتصال التي تكون خارجة عن سيطرة فريقك.

اقرأ أيضًا: خيارات الدفع للأعمال لشركتك المتنامية في عام 2022

تنفيذ الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR)

ربما تكون على دراية بأنظمة الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) ، حتى لو لم تكن معتادًا على المصطلح. إذا سبق لك الاتصال بشركة ما ، وكنت متصلاً بنظام قائمة آلي استجاب للأوامر الصوتية ، فقد استخدمت نظام الرد الصوتي التفاعلي.

في الأساس ، يمكّن نظام IVR نظام الاتصالات الخاص بك من توجيه المكالمات تلقائيًا إلى الشخص المناسب.

بدون نظام الرد الصوتي التفاعلي ، يتعين عليك إما استخدام قوائم نغمات اللمس ، وهي أكثر تعقيدًا وأقل قدرة من نظام الرد الصوتي التفاعلي. أو يجب أن يكون لديك ممثل خدمة عملاء مخصص لتوجيه المكالمات يدويًا.

لا يعد أي من هذين الخيارين جيدًا.

لا يقوم نظام الرد الصوتي التفاعلي بأتمتة توجيه المكالمات فحسب ، بل يمكنه أيضًا توفير الدعم الآلي. يمكن حل بعض مشكلات العملاء من خلال تعليمات أو معلومات بسيطة ومسجلة.

إذا قمت بأتمتة مكالمات خدمة العملاء البسيطة ، فهذا يترك فرق خدمة العملاء لديك مزيدًا من الوقت لمساعدة العملاء الذين لديهم مشاكل أكثر تعقيدًا.

يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت اللازم لحل جميع استفسارات خدمة العملاء ، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين تجربة العملاء.

الاستفادة من توجيه المكالمات المباشرة

يعمل توجيه الاتصال المباشر ببساطة على تقليل عدد الاتصالات المطلوبة لتحويل مكالمة من رقم إلى آخر.

قد تعتقد أن المكالمات ستوجه مباشرة من رقم إلى آخر ، في كل وقت. ومع ذلك ، هذا ليس هو الحال دائمًا.

يستخدم بعض موفري الاتصالات شبكات جهات خارجية أو يعتمدون على الإنترنت العام لتوصيل المكالمات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعقيد اتصالات مكالماتك ، لأن الجزء الثالث وشبكات الإنترنت العامة ليست دائمًا الأكثر كفاءة ، وغالبًا ما تضيف "قفزات" أثناء توجيه المكالمات من رقم إلى آخر.

من الناحية المثالية ، سيستخدم موفر قنوات SIP التوجيه المباشر افتراضيًا. ثاني أفضل موقف هو أن مزود SIP الخاص بك سيمنحك خيار استخدام توجيه المكالمات المباشر.

اقرأ أيضًا: 8 خطوات لتحسين السلامة أثناء إعادة فتح عملك

يضمن توجيه المكالمات المباشرة تسليم الرسائل بشكل موثوق ويحسن جميع اتصالاتك في الوقت الفعلي. عندما يتم توجيه المكالمات بشكل غير مباشر ، يمكن أن يتسبب ذلك في حدوث ضوضاء وثرثرة في المكالمات الصوتية وضعف جودة الصورة في مكالمات الفيديو.

ينتج عن توجيه المكالمات المباشرة اتصالاً أكثر موثوقية ووضوحًا بين فرقك وعملائك.

ابدأ في تقليل التكاليف قبل فوات الأوان

كما لاحظت ، فإن معظم هذه تتطلب اتصالات كبل SIP.

تفتقر أنظمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت القياسية وأنظمة الهاتف القديمة إلى القدرة والقابلية للتهيئة لتنفيذ هذه الاستراتيجيات. إذا كنت لا تزال تستخدم إحدى البنى التحتية التقليدية للاتصالات ، فلن تتمكن ببساطة من إعداد اتصالاتك لتكون أكثر كفاءة.

لذلك ، فإن الخطوة الأولى هي ترحيل اتصالاتك إلى منصة توصيل SIP.

بالنسبة لمعظم الشركات ، سيؤدي ذلك إلى تقليل التكاليف وتحسين جودة الاتصال على الفور. ومع ذلك ، بمجرد تشغيل اتصالاتك على اتصالات SIP ، يمكنك تكوين اتصالاتك ومضاعفة جهودك لخفض التكلفة.