5 Langkah Sederhana untuk Mengirim Email Dingin B2B yang sesuai dengan GDPR

1. Prospek yang Memadai dan Relevan

Pembuatan prospek dan pencarian calon pelanggan pada dasarnya melibatkan data pribadi saat melakukan kampanye email dingin b2b. Di sisi lain, GDPR tidak menghentikan orang untuk mencari atau mengumpulkan prospek, itu hanya menuntut tingkat akurasi dan perhatian yang lebih besar dari para pencari prospek. Berdasarkan GDPR, data pribadi yang dikumpulkan harus memadai dan relevan dengan tujuan pemrosesannya.

Karena itu, Anda perlu mempertimbangkan dua faktor:

• kecukupan data Anda (yaitu berapa banyak data yang benar-benar Anda butuhkan untuk apa yang ingin Anda capai?)
• dan relevansi data Anda (yaitu apakah data yang Anda kumpulkan merupakan data yang benar untuk kebutuhan Anda?)

Untuk memastikan kecukupan, hanya kumpulkan data yang benar-benar diperlukan bagi Anda sebagai pengolah data. Sederhananya, jangan mengumpulkan informasi jika Anda tidak berencana menggunakannya.

Untuk memastikan relevansi, jika Anda menargetkan orang yang tepat, maka tidak ada prospek yang mempertanyakan mengapa Anda mengirim email kepada mereka.

Jika prospek Anda terkejut mendengar kabar dari Anda, apakah prospek yang Anda kumpulkan relevan? Pastikan Anda sangat tepat dalam memilih siapa prospek ideal Anda, dan sesuaikan kampanye Anda untuk mereka.

2. Menjelaskan Minat Sah Anda

Jika prospek Anda masih bereaksi negatif terhadap email dingin terbaik Anda, inilah saatnya Anda menjelaskan kepada mereka alasan di balik email Anda. Seringkali pemasar b2b dan anggota tim dari tim penjualan tidak mengenal Bunga yang Sah.

Itu 'Kepentingan yang sah' mencakup berbagai kepentingan, baik dari perusahaan, pihak ketiga, komersial, atau untuk alasan sosial yang lebih luas. Menurut sumber resmi GDPR, Bunga yang sah adalah yang paling fleksibel dari dasar hukum GDPR untuk memproses data pribadi.

Secara teoritis, sebuah organisasi dapat menggunakan data pribadi yang diharapkan oleh subjek data. Aspek ini mencakup, dan tidak terbatas pada:

• Penggunaan data klien atau karyawan
• Pemasaran
• Pencegahan penipuan
• Transfer intra-grup
• keamanan TI

Tapi, sebelum Anda memanggil Kepentingan Sah dan mulai mengirim spam ke orang-orang dengan email dingin b2b, Anda harus yakin ini berlaku. Apa yang harus Anda lakukan dan jangan pernah hindari sebelum kampanye penjangkauan email dingin Anda adalah:

• Teliti profil LinkedIn dan/atau situs web perusahaan untuk melihat apakah mereka akan mendapatkan manfaat dari produk atau layanan Anda
• Mintalah referensi dari jaringan profesional Anda
• Periksa investasi/pendanaan terbaru jika penawaran Anda mendukung pertumbuhan

Penting untuk melakukan riset latar belakang tentang prospek Anda sejak awal dan memberikan beberapa konteks sederhana dalam email Anda dan tidak menyerang mereka dengan pesan yang membosankan.

Untuk menyertakan minat yang sah dalam email dingin Anda dan mematuhi GDPR, penting untuk menyertakan tiga informasi utama:

• Pernyataan yang memberi tahu penerima bagaimana Anda memproses data mereka.
• Penjelasan singkat tentang mengapa Anda memprosesnya.
• Petunjuk yang dapat diikuti oleh penerima email Anda untuk mengubah data yang Anda proses atau meminta penghapusan data Anda dari daftar Anda.

3. Buat Berhenti Berlangganan/Menyisih dengan Cepat dan Mudah

Jika Anda terlibat dalam mengirimkan kampanye email dingin, Anda perlu memberi tahu prospek Anda bagaimana menggunakan hak mereka untuk menghapus. Dengan kata lain, Anda perlu memberi tahu orang-orang tentang cara langsung untuk memilih keluar.

Salah satu cara untuk mengotomatiskan proses ini adalah dengan menyertakan tautan berhenti berlangganan di bagian bawah salinan email Anda. Atau, Anda dapat menambahkan beberapa teks di bagian bawah email Anda yang memberi tahu prospek Anda bahwa jika mereka tidak tertarik dan tidak ingin mendengar kabar dari Anda lagi, maka mereka dapat menjawab "tidak, terima kasih" dan detail mereka akan dihapus dari daftar Anda. .

Aspek yang paling penting dari memilih keluar adalah jelas, mudah diikuti dan setiap permintaan dilakukan secara fisik.

Ini berarti ketika seseorang meminta Anda untuk menghapus data mereka, Anda menghapusnya!

Oleh karena itu, penting untuk membuat daftar "jangan hubungi" perusahaan dan individu yang telah memilih keluar, untuk memastikan mereka tidak dihubungi lagi.

4. Bersihkan dan Rawat Basis Data Anda Secara Teratur

Sebagai perpanjangan untuk menghapus prospek yang telah memilih keluar atau berhenti berlangganan, GDPR menyatakan bahwa Anda tidak boleh menyimpan informasi selama berbulan-bulan atau menyimpan informasi yang salah. Oleh karena itu, Anda harus membersihkan CRM Anda secara teratur dari prospek yang tidak aktif. Anda juga perlu memeriksa bahwa informasi kontak Anda mutakhir.

5. Siapkan Balasan untuk Keluhan dan Pertanyaan GDPR

Terakhir, harapkan beberapa tanggapan atau reaksi yang tidak menyenangkan dari prospek Anda. Privasi adalah topik besar dan beberapa orang tidak akan senang menerima email (dingin) Anda, bahkan jika itu sesuai dengan GDPR. Oleh karena itu, harapkan beberapa pertanyaan seperti:

“Hak apa yang Anda miliki untuk mengirim email kepada saya?”

Meskipun Anda telah mengirim email Anda ke alamat email perusahaan, yang ditujukan kepada perusahaan pemimpin Anda, itu akan tetap berisi nama seseorang, menjadikannya pribadi. Oleh karena itu, kepentingan sah Anda perlu dibawa ke permukaan. Jika produk/layanan Anda tidak berhubungan secara khusus dengan prospek Anda, jelaskan alasan Anda menganggap mereka sebagai orang yang relevan untuk dihubungi.

Bisa jadi profil LinkedIn mereka, situs web mereka, atau artikel yang baru saja dibagikan terkait dengan kebiasaan membaca online mereka.

Respons tipikal mungkin:

“Kami telah mengumpulkan dan memproses data Anda berdasarkan kepentingan yang sah. Mengingat betapa bermanfaatnya (produk/layanan) kami bagi (profil perusahaan/profil prospek) di masa lalu, saya yakin tawaran kami bermanfaat bagi Anda.”

"Dari mana Anda mendapatkan informasi saya?"

Pertanyaan lain yang diharapkan. Jelaskan di mana Anda menemukan data mereka, mengapa menurut Anda mereka adalah orang yang tepat untuk dihubungi dan mengapa menurut Anda mereka akan tertarik dengan penawaran Anda. Banyak data adalah informasi yang tersedia secara publik atau terbuka, yaitu situs web, direktori online, dll.

Biasanya, Anda mungkin menjawab:

“Saya menemukan profil Anda di LinkedIn karena Anda cocok dengan profil pelanggan kami yang khas. Saya kemudian menebak alamat email Anda menggunakan informasi yang tersedia untuk umum dan menjalankannya melalui alat verifikasi online.”

"Informasi apa yang Anda miliki tentang saya?"

GDPR memberlakukan hak masyarakat untuk mendapat informasi dan hak akses (permintaan akses subjek), yang berarti jika Anda diminta, Anda harus memberikan informasi yang telah Anda kumpulkan dan bagaimana informasi tersebut diproses.

Jawaban model mungkin berbunyi:

“Nama, alamat email, nama perusahaan, dan jabatan Anda adalah satu-satunya data yang kami pegang. Sesuai hak Anda, kami akan menghapus ini dari database kami jika Anda tidak tertarik dengan layanan kami atau ingin kami melakukannya. Data Anda tidak disimpan di database lain atau dijual kembali.”

Sekarang setelah Anda mengetahui tentang dasar-dasarnya sebelum mengirim email dingin b2b Anda dan cara tetap berada di zona aman, inilah saatnya kami melakukan daftar periksa hal-hal terpenting yang perlu Anda cover untuk salinan email Anda dalam hal GDPR:

1. Baris Subjek

Hal pertama yang dilihat orang di kotak masuk mereka adalah banyak baris kalimat yang dicetak tebal. Bagaimana Anda bisa diperhatikan di antara semua baris subjek email ini? Anda tentu saja menyiapkan baris subjek yang menarik! Baris subjek yang lebih pendek dengan emoji yang menarik telah terbukti meningkatkan tingkat keterbukaan dan respons. Pastikan Anda menggelitik minat tepat di awal penjangkauan dingin Anda.

2. Simpan salinan email Anda secara langsung

Template penjangkauan dingin Anda bukanlah esai! Pikirkan pengalaman pelanggan sebagai panduan Anda saat membuat template email dingin b2b Anda. Email yang lebih pendek membuat perhatian pelanggan semakin lama (dan seperti yang kita semua tahu, itu sangat singkat dalam hal membaca email dingin).

Cobalah untuk tidak menampilkan produk baru atau menyajikan opsi uji coba gratis layanan Anda di email pertama Anda. Sebaliknya, perkenalkan diri Anda dengan sangat cepat, jelaskan kepada mereka mengapa Anda menghubungi mereka, dan cukup masukkan manfaat dari komunikasi timbal balik. Simpan promosi penjualan Anda untuk tindak lanjut Anda.

3. Jangan menggunakan link berlebihan

Praktik email dingin terbaik mengatakan jangan gunakan tautan sama sekali! Tetapi bila perlu tetap berpegang pada URL yang aman, sebaiknya persingkat menjadi halaman arahan yang berisi semua informasi yang diperlukan untuk apa yang Anda tawarkan. Tautan telah terbukti menandai email sebagai spam, jadi hindari sebisa mungkin, jika Anda ingin email Anda ditandai sebagai simpan.

4. Periksa apakah waktunya tepat

Saat mengirimi Anda pesan penjualan, Anda harus memastikan bahwa Anda melakukan ini pada saat yang tepat. Prospek B2B tidak terlalu terganggu oleh email penjualan ketika mereka berada dalam pertumbuhan positif dalam perusahaan, merekrut atau berbagi kisah sukses dan studi kasus dengan klien mereka, atau ketika mereka hanya memiliki waktu luang.

Untuk mengetahui waktu terbaik, Anda mungkin perlu memeriksa aktivitas terbaru mereka di profil media sosial atau menggunakan platform yang menyediakan informasi keuangan dan menunjukkan pemicu penjualan untuk sebuah perusahaan. Menekan waktu terbaik sangat penting untuk kampanye email dingin yang sukses.

Anda selalu dapat menanyakan kepada penerima kapan waktu terbaik untuk menghubungi mereka.

5. Hyper-personalisasi adalah kuncinya

Kita semua harus mengakui: Siapa pun yang menerima email tidak relevan yang terlihat seperti dikirim dari bot, dan bukan orang, merasa kesal. Dan mengapa? Karena kita semua tahu bahwa tidak ada upaya yang diberikan untuk membuat email tersebut, namun beberapa orang masih melakukannya. Tapi jangan menyerah pada otomatisasi email.

Anda masih dapat melakukan otomatisasi email yang terasa seperti manusia, menyajikan relevansi, dan menargetkan orang yang tepat. Hyper-personalisasi akan memberi Anda rasio klik yang lebih tinggi dan membawa Anda kampanye penjangkauan dingin b2b yang sukses jika Anda melakukannya dengan alat yang tepat dan data B2B yang tepat.

Bagaimana kalau Anda menggunakan gambar kustom yang menampilkan logo perusahaan lead Anda? Atau email Anda berikutnya berisi foto Anda, secara virtual berbagi kopi dengan prospek Anda, yang mencantumkan nama mereka?

Kemungkinan hiper-personalisasi tidak terbatas, Anda hanya perlu menggunakan kreativitas Anda dan tidak mengirimkan email dingin khas b2b, yang akan membatasi proses penjualan Anda.

Kesimpulan

Prima facie, mungkin tampak seperti banyak pekerjaan untuk mematuhi GDPR saat mengirim email dingin, tetapi dengan generator prospek menambahkan tingkat kecukupan, relevansi, dan akurasi yang lebih besar, yang Anda lakukan hanyalah menambahkan beberapa perubahan pada proses email Anda saat ini untuk memastikan bahwa Anda sebagai pengirim, sepenuhnya patuh.

Luangkan waktu Anda saat membuat salinan email dingin b2b Anda. Lebih sedikit kata bisa mengatakan lebih banyak.

Berikut adalah 10 template email dingin B2B siap pakai yang tidak hanya mematuhi GDPR, tetapi juga sangat ditargetkan.