Comment organiser un voyage d'affaires pour votre équipe distante

Notre monde change, en particulier pour les entreprises de nombreux secteurs et c'est un changement qui se produit également à l'échelle mondiale. C'est le passage à un environnement de travail hybride ou à un environnement de travail complètement à distance pour certains.

Il y a eu un changement dans le travail à distance grâce aux dernières années où un petit truc appelé COVID-19 a rendu difficile le travail dans les conditions habituelles. Des confinements aux restrictions de distanciation sociale, de nombreuses entreprises se sont adaptées au travail à distance.

Certaines entreprises ont maintenu ce travail à distance et il y a une croissance de nouvelles entreprises qui opèrent uniquement à distance. Bien qu'il puisse présenter de nombreux avantages, le travail à distance présente certains défis ou inconvénients.

Comment organisez-vous un voyage d'affaires avec votre équipe à distance ? La logistique pour amener un employé ou plusieurs employés vers et depuis une destination peut sembler difficile. Heureusement, il existe aujourd'hui une vaste gamme d'outils et de logiciels pour faciliter la planification des voyages d'affaires, quelle que soit la situation de travail.

Dans ce guide, nous verrons comment organiser efficacement un voyage d'affaires pour votre équipe distante en 2022.

Comment les voyages d'affaires profitent aux équipes d'une organisation

En tant qu'entreprise, vos employés en sont la partie la plus importante. Vous comptez sur eux pour se présenter, travailler dur et obtenir le plus de succès possible pour l'entreprise. Cependant, il est évident que certaines entreprises ne consacrent pas suffisamment de temps à créer un environnement de travail plus sain pour leur personnel.

Saviez-vous que plus de la moitié de tous les travailleurs américains sont désengagés au travail ? Un manque de productivité ou de motivation sur le lieu de travail peut être préjudiciable à toute entreprise et il est aggravé si vous avez plusieurs membres du personnel qui ressentent tous la même chose. Les voyages d'affaires, cependant, offrent de nombreux avantages aux équipes, quel que soit leur lieu de travail. Lisez la suite pour voir comment les voyages d'affaires profitent aux équipes d'une organisation.

#1. Améliore les relations avec les employés

Il est important d'établir des relations avec les employés, surtout lorsqu'ils passent probablement beaucoup de temps avec eux au quotidien. Que ce soit via des appels Zoom, par e-mail ou en personne, tout le monde doit continuer.

Les voyages d'affaires sont un excellent moyen d'aider à trouver un terrain d'entente pour ceux qui n'ont peut-être pas beaucoup de relations de travail dans l'entreprise. Cela peut aider à trouver des intérêts mutuels et à construire que la communication peut être utile en ce qui concerne leur efficacité au travail.

#2. Connaissance de soi et développement

De nombreux voyages d'affaires, en particulier ceux qui impliquent des activités de renforcement d'équipe et de réseautage, peuvent être excellents pour la compréhension de soi et le développement de l'individu. Tous les employés méritent la possibilité de s'épanouir dans leur rôle et en tant qu'employés, il est important de leur donner ces opportunités.

Les voyages d'affaires peuvent fournir une formation ainsi qu'une chance de profiter du côté social du travail pour l'entreprise.

#3. Idéal pour le bien-être mental au travail

Les voyages d'affaires, qu'il s'agisse d'une journée ou d'un week-end avec une équipe, ou de rencontrer de nouveaux clients dans un autre pays, sont une excellente excuse pour passer du temps loin du bureau. En tant que travailleurs à distance, ils sont probablement dans un environnement où ils mélangent leur environnement personnel avec celui de leur travail.

Avoir du temps libre peut être excellent pour leur bien-être mental afin qu'ils reviennent en se sentant moins stressés et prêts à entreprendre tous les projets futurs à venir.

#4. Crée la motivation et exprime son appréciation

En tant qu'entreprise, il est essentiel de reconnaître le travail acharné de vos employés. Cela les aide à rester heureux dans leur travail et suffisamment satisfaits pour ne pas aller ailleurs. Avec des voyages d'affaires réguliers, il garde vos employés inspirés, aidant à apporter de nouvelles opportunités et expériences qui redonnent à ceux qui donnent beaucoup à l'entreprise au quotidien.

Cinq conseils pratiques pour organiser un voyage d'affaires pour les équipes distantes

Comment organiser efficacement un voyage d'affaires pour votre équipe distante ? Nous avons rassemblé cinq conseils pratiques qui feront de l'organisation d'un voyage d'affaires un jeu d'enfant et qui n'entraîneront pas vos employés chargés de les réserver, des nuits blanches !

1. Utilisez une agence de voyage d'entreprise pour partager les détails du voyage.

Réserver des voyages d'affaires de toutes sortes peut être difficile, c'est pourquoi faire appel à une agence de voyages d'affaires pour tout gérer pour vous semble être le rêve, n'est-ce pas ? Un problème avec les équipes distantes, ainsi que celles qui partagent le même espace de travail, ne seront pas toujours au même endroit au même moment pour partager les détails de déplacement.

Avec une agence de voyage, les personnes qui voyagent peuvent régulièrement se tenir au courant de leurs préparatifs de voyage via cette plateforme. Non seulement l'élément de réservation est couvert, mais les utilisateurs obtiendront toutes les informations pertinentes nécessaires à leur voyage, qu'ils prennent un avion, un train ou qu'ils louent une voiture.

Avec de nombreuses entreprises externalisant leurs opérations commerciales, il est logique de faire de même pour vos besoins de voyage. En fait, avant la pandémie, la taille du marché de l'externalisation mondiale atteignait 92,5 milliards de dollars. C'est un service indispensable que de nombreuses entreprises utilisent maintenant et continueront de le faire.

2. Créez un itinéraire de voyage flexible.

Pour votre équipe à distance, il est important qu'elle soit au courant des plans qui ont été mis en place lors du voyage. Les itinéraires de voyage sont un classique pour les affaires et le plaisir, alors assurez-vous d'en créer un pour le voyage à l'avance.

Il y aura des voyages d'affaires qui ne permettent peut-être pas beaucoup de temps d'arrêt, cependant, il est toujours bon d'avoir un peu de flexibilité dans l'horaire lorsque cela est possible. Cela peut donc prévoir tout ce qui ne se déroule pas tout à fait comme prévu et où vous devrez peut-être opter pour une approche différente.

Il existe d'excellents modèles en ligne que vous pouvez télécharger et modifier à votre guise, en les distribuant à votre équipe distante si nécessaire.

3. Rechercher et fournir des informations sur la destination.

Tout voyage d'affaires doit fournir à ses voyageurs des informations générales sur la destination. Des conditions météorologiques attendues à la culture locale et tout ce qui mériterait d'être connu, surtout si vous vous rendez dans un autre pays.

Si vous avez quelqu'un qui est responsable de la réservation de ce voyage d'affaires en interne, nous vous suggérons de créer une feuille de triche que chaque membre du personnel peut utiliser et consulter lorsqu'il est en voyage.

4. Organisez des activités de team building ou des excursions.

Les voyages d'affaires ne doivent pas nécessairement être uniquement professionnels et non amusants. Même ceux qui sont strictement destinés aux affaires et qui ne sont pas nécessairement axés sur le team building peuvent toujours avoir un élément de plaisir.

Cela dit, essayez d'organiser des activités de renforcement d'équipe ou des excursions, qu'il s'agisse d'une dégustation de vin le soir ou d'une excursion d'une journée dans un lieu touristique local.

Ces activités aideront à interrompre le voyage pour ajouter plus d'équilibre, en particulier lorsque vous vous attendez à ce que le personnel soit absent de sa vie personnelle en dehors du travail pendant tant de jours ou de semaines à la fois.

5. Prévoyez des retards imprévus.

Il y aura presque toujours des retards en matière de voyage. La pandémie a certainement plongé les plans de voyage dans le chaos pour certains et reste encore problématique dans certaines régions du monde. Alors planifiez à l'avance, mais prévoyez aussi les imprévus. Cela peut être plus facile à dire qu'à faire, mais avoir un plan de secours au cas où quelque chose ne se passe pas comme vous l'espériez peut être mieux que de ne pas avoir d'autres plans.

De quelles manières pouvez-vous améliorer les relations avec les employés à distance ?

Il existe de nombreuses façons d'améliorer les relations avec les employés, même lorsqu'il s'agit d'une équipe distante avec laquelle vous travaillez. Voici quelques suggestions pour maintenir cette communication vivante et efficace à tout moment.

• Avoir des matins de café Zoom

Les matins de café Zoom peuvent toujours être une chose, même s'ils ont été une caractéristique de pointe pendant la pandémie.

Si vous avez une équipe à distance, que vous le fassiez tous les jours ou une fois par semaine, prenez 15 à 20 minutes de votre matinée pour organiser une session Zoom où chacun savoure une tasse de café ( ou de thé ). Il n'est pas nécessaire que ce soit lié aux affaires, juste une occasion de se détendre et de discuter !

• Enregistrez-vous avec des réunions individuelles

Les réunions individuelles sont un excellent moyen de vérifier régulièrement avec vos employés et de vous assurer qu'ils s'acquittent bien de leurs fonctions. Parfois, les employés peuvent avoir du mal avec leur charge de travail ou simplement avoir une semaine difficile.

Il est bon de faire des vérifications régulières pour demander comment va le membre du personnel et comment le superviseur ou le gestionnaire peut aider avec tout ce qui est devenu un problème. En retour, vous obtiendrez des améliorations dans la satisfaction au travail et cela montrera finalement à votre équipe que vous vous souciez également de son bien-être personnel.

• Utiliser des outils collaboratifs

Il existe de nombreux outils et logiciels en ligne que nous pouvons utiliser dans ce monde moderne. Utilisez des outils collaboratifs parce qu'ils existent pour une raison. Il est avantageux d'avoir une connexion constante disponible, en particulier lorsqu'il s'agit de travail à distance. Que ce soit Slack pour une communication instantanée avec Zoom pour planifier des réunions.

Les voyages d'affaires sont faciles à planifier avec les bons outils

Pour votre équipe distante, planifier un voyage d'affaires n'a pas besoin d'être difficile. Cela peut en fait être un processus agréable qui peut être amusant à planifier, quelle que soit l'intensité du travail. Assurez-vous d'utiliser les outils disponibles et externalisez toute aide supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin pour réussir vos voyages d'affaires à chaque fois.