Outlook で自動返信を設定する方法

公開: 2022-11-21

24 時間体制で仕事をしているわけではないので、自動返信を設定して、あなたに連絡しようとしている人に通知することをお勧めします。

Outlook の「不在」機能を使用すると、メールにすぐに返信できない場合に備えて、自動返信を設定できます。これにより、送信者にあなたが利用できないことを即座に知らせることができます。

この機能は、病欠や休暇中、または何らかの理由でオフィスにいない場合など、さまざまな理由で使用できます。

それが便利だと思われる場合は、Outlook でこの自動返信機能を設定する方法を学びましょう。

それにはいくつかの方法があり、手順は使用しているデバイスによって異なります。そのため、次のいずれかの方法に従ってください。

自動返信オプションの使用

これはおそらく最も簡単な方法です。手順は次のとおりです。

ステップ 1: Outlookアカウントにログインします。

ステップ 2:左上のオプションから、「ファイル」と表示されている場所をクリックします。

ステップ 3: [自動返信 (不在時)] をクリックします。

ステップ 4: 「自動応答を送信する」というボタンを選択します。

ステップ 5:テキストボックスにメッセージを入力できます。このメッセージは、あなたに連絡しようとしている人に表示されます。

誰があなたにメールを送信するか分からないため、すべてのケースシナリオに適した方法でメッセージを入力することが重要です。

ステップ 6:自動返信をすぐに送信するか、送信する時間を設定するかを選択できます。これを行うには、「この時間帯のみ送信」を選択し、希望の日時を設定します。

ステップ 7: 2 つの異なるメッセージの作成を選択できます。 1 つは組織内のユーザー用で、もう 1 つは組織外のユーザー用です。

すべて完了したら、「OK」を押して完了です。

ルールとテンプレートの使用

すべての Outlook アカウントが自動返信 (不在時) をサポートしているわけではありません。アカウントに表示されない場合は、おそらくその機能がないことを意味します。

幸いなことに、自動応答を設定する別の方法があり、それはルールとテンプレートを使用することです。

その手順は次のとおりです。

ステップ 1:まず、テンプレートを作成する必要があります。これを行うには、Outlook で新しいメッセージを作成します。件名やメッセージ本文など、すべての詳細を入力します。

メッセージ本文は、あなたに電子メールを送信した人への返信として自動的に送信されるメッセージになることを忘れないでください。

ステップ 2:完了したら、[ファイル] タブから [名前を付けて保存] をクリックします。 [名前を付けて保存] ダイアログボックスで、テンプレートに名前を付け、[ファイルの種類] ドロップダウンメニューから [Outlook テンプレート (*.oft)] を選択する必要があります。最後に、[保存] をクリックします。