Wie neue Remote-Work-Apps und virtuelle Meetings die Mitarbeitererfahrung verändern

Die Arbeit von zu Hause aus hat die informellen sozialen Interaktionen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich kennenzulernen und Ideen auszutauschen, so gut wie beseitigt. E-Mail und Chats sind nicht dasselbe wie Kaffee trinken gehen, sich am Wasserkocher unterhalten oder jemanden auf dem Flur treffen. Eine neue Generation von Remote-Work-Apps und virtuellen Meeting-Plattformen soll dies jedoch beheben.

Neue Besprechungsräume in einem digitalen Büro schaffen

„Tatsache ist, dass jedes Unternehmen, das erfolgreich wird, „verteilt“ wird“, sagte Howard Lerman, Gründer und CEO von Roam, einer Cloud-basierten Zentrale für Remote-Mitarbeiter. „Sie haben Entwicklungszentren, Mitarbeiter im Außendienst, Mitarbeiter in flexiblen Räumen, entfernte Teammitglieder. Jedes erfolgreiche Unternehmen hat überall Mitarbeiter, und ehrlich gesagt war das verteilte Engagement bereits vor dem Aufkommen der Fernarbeit gebrochen.“

Roam, derzeit in der Beta-Version mit etwa zwei Dutzend Unternehmen und kleineren Kunden, ermöglicht es Benutzern, durch einen Grundriss zu navigieren, in dem jeder Mitarbeiter sein eigenes Büro hat und sich bewegen und mit seinen Kollegen treffen kann.

Große Organisationen können in Roam mehrere Etagen bauen, die einem Bürogebäude ähneln, wobei jede Etage einer anderen Abteilung oder Funktion dient. Konferenzräume bieten Platz für mehr Personen für formelle Meetings, während ein Theater eine „Bühne“ für Videopräsentationen im Zoom-Stil enthält.

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Mitarbeiter sehen aus der Vogelperspektive, wer an ihrem Schreibtisch sitzt, welche Mitarbeiter sich gerade treffen und welchen Status die einzelnen Benutzer haben. Auf diese Weise wissen Teammitglieder auf einen Blick, ob jemand für ein informelles Meeting verfügbar ist.

„Es gibt zu viele Meetings“, sagte Lerman. „Dinge, die derzeit zwei Personen fünf Minuten in Anspruch nehmen sollten, sind nächste Woche für 60-minütige Zoom-Meetings mit acht Personen geplant. Wir leben in einer Welt, in der unser Workflow die Technologie unterstützt, und was wir tun müssen, ist, das Gegenteil zu erreichen.“

Unterstützung von Arbeitsabläufen und individuellen Präferenzen

Anstatt den Arbeitsablauf eines Teams mit vielen groß angelegten formellen Besprechungen zu strukturieren, setzen Remote-Work-Apps die Mitarbeiter auf den Fahrersitz und geben ihnen die Flexibilität, sich bei Bedarf kurz zu treffen.

Laut Lerman beträgt die durchschnittliche Besprechungszeit in Roam achteinhalb Minuten. Von den fünf Stunden, die der durchschnittliche Benutzer in Roam verbringt, werden nur 80 Minuten in Meetings verbracht.

„Bei den meisten Roam-Mitgliedern verkürzt sich die Gesamtzeit für Meetings um 50 %, weil Sie einfach zu jemandem gehen und sich sofort mit ihm treffen können, anstatt alles für die Zukunft zu planen“, sagte er.

Benutzer können auch ihren Arbeitsbereich in Roam ähnlich wie ein Social-Media-Profil mit Familienbildern, Büchern, die sie mögen, und anderen Vorlieben personalisieren. Es besteht sogar die Möglichkeit, eine kurze dreisekündige Eingangsmelodie abzuspielen, wenn ein Benutzer einen Besprechungsraum betritt oder verlässt.

Aber natürlich muss auch ernsthaft gearbeitet werden. Und wichtige Arbeitsprozesse müssen sich in das digitale Erlebnis von Remote-Work-Apps einfügen.

Frameable Spaces, eine von Frameable eingeführte Remote-Work-App, verwendet ebenfalls einen Grundriss und persönliche Büros, um die Zusammenarbeit zu unterstützen. Zu ihren Kunden zählen unter anderem Amazon, Uber, Airbnb und HubSpot.

„In Bezug auf Integrationen haben Sie Tools ausgewählt, die Sie verwenden möchten“, sagte Adam Riggs, Gründer und CEO von Frameable. „Aus strategischer Sicht wollen wir [Integrationen] nicht auswählen und auswählen.“

Er fügte hinzu: „Wir haben viel in exzellente Videotechnologie investiert, damit mehrere Personen gleichzeitig den Bildschirm teilen können.“

Mithilfe der Bildschirmfreigabe können Teammitglieder einzeln bei anderen wichtigen Arbeitstools angemeldet werden und dann ihre Bildschirme zeigen und Ideen mit Kollegen teilen. Ein weiterer Anwendungsfall, auf den Riggs hinwies, war, dass Frameable Spaces als Brücke für zwei separate physische Büros verwendet werden könnten. Auf diese Weise könnte sich ein Team zusammen in einem Bürogebäude befinden und sofort wissen, wer im anderen physischen Büro Bereitschaftsdienst hat, indem es sich Frameable Spaces ansieht – und das Team am anderen Standort wüsste dasselbe über das erste Team.

Die Betonung liegt hier auf synchronem Arbeiten, ob physisch zusammen oder remote verbunden.

„Ohne direkt gegen asynchrone Arbeit zu sein, glauben wir, dass Synchronität es einer Vielzahl von Talenttypen ermöglicht, zusammenzuarbeiten“, sagte Riggs. „Es muss nicht die ganze Zeit ‚Kamera an' sein, aber es ist wichtig, einen Flow zu haben. E-Mail und Chat allein liefern das nicht.“

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Arbeitsplatzkultur mit virtuellen Events aufbauen

Remote-Work-Apps wie Roam und Frameable Spaces bringen Kollegen digital zurück in einen gemeinsamen Raum. Sie ermöglichen es Kunden, das Bürolayout so anzupassen, dass es das Unternehmen widerspiegelt, für das die Mitarbeiter arbeiten, und ersetzen einige der Bedürfnisse, die physische Büros erfüllten, und machen die Arbeit für eine neue Ära „verteilter“ Organisationen effizienter und flexibler.

Weder ist von Natur aus immersiv. Stattdessen wird darauf geachtet, den virtuellen Interaktionen Nuancen zu verleihen.

Wenn Menschen beispielsweise in Roam für Präsentationen in das große Theater gehen, treffen sie auf mehrere Interaktionsebenen, die in der UX kodiert sind. Zunächst kann ein Benutzer auswählen, in welcher Reihe er im Publikum sitzen möchte. Sobald sie Platz genommen haben, können sie mit anderen in ihrer Reihe chatten, aber nicht mit dem Rest des Theaters, genau wie im Vorfeld einer persönlichen PowerPoint-Präsentation. In der Zwischenzeit können nur diejenigen auf der „Bühne“ von allen gesehen und gehört werden, wodurch ein Großteil der Verwirrung und des Chaos massiver Zoom-Anrufe mit mehreren Benutzern beseitigt wird.

Aber in dieser schönen neuen Welt der Fernarbeit experimentieren einige Unternehmen mit immersiven virtuellen Veranstaltungen. Party.Space, eine B2B-Metaverse-Plattform, veranstaltete ein virtuelles Firmen-Retreat für Zapier und ein Halloween-Quiz für Google.

Der CEO und Gründer von Party.Space, Yurii Filipchuk, unterscheidet klar zwischen virtuellen Arbeitsräumen, die die Messingnägel von Google Docs und Task-Managern handhaben, und seiner eigenen Plattform, die einen virtuellen Raum für soziale Kontakte bereitstellt.

„Sicherlich geht es bei jedem Arbeitsprozess um Effizienz und Ergebnisse, aber sie sind ohne eine soziale Komponente kaum zu erreichen“, sagte Filipchuk. „Um produktiver zu sein, muss man sich emotional mit seinem Unternehmen und seinen Kollegen verbunden fühlen. Und hier kommt das Metaversum ins Spiel.“

Er fügte hinzu: „Organisationen sollten im Rahmen ihrer Remote-Format-Implementierung eine Umgebung für nicht-formale soziale Kommunikation schaffen. Und auch hier ist das Metaverse ein hervorragendes Werkzeug, da Sie alle Partys, Versammlungen und Meetings ausrichten können, die Sie benötigen, und alle Ihre Teammitglieder weltweit vereinen können.“

Party.Space beherbergt vollständig immersive virtuelle 3D-Räume, die zudem einfach zu bedienen und browsergestützt sind, sodass Benutzer keine zusätzliche Hardware zur Teilnahme benötigen. Diese Partyräume sind so angepasst, dass sie die Kultur eines Unternehmens widerspiegeln und das Interesse der Mitarbeiter an einer dynamischen Umgebung wecken, die es zu erkunden gilt. Außerdem ist Gamification in Form von thematischen Quizfragen enthalten.

Fernarbeit ist möglicherweise weniger sozial und mit mehr Ablenkungen verbunden, sagte Filipchuk. Aus diesem Grund müssen Unternehmen voranschreiten und die digitale Arbeitserfahrung ansprechender und beständiger gestalten.

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