دور البرمجيات في إدارة الممتلكات

مع مرور الوقت ، تغيرت صناعة إدارة المشاريع بشكل كبير بسبب التقدم التكنولوجي. إدراكًا لمزايا التكنولوجيا ، يستفيد مديرو العقارات من التكنولوجيا للعمل بشكل أكثر كفاءة وتقديم المزيد من القيمة للمستأجرين.

من الأهمية بمكان فهم ذلك للحصول على ميزة تنافسية ؛ يجب على مديري العقارات الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة. مهدت الحوسبة القائمة على السحابة الطريق لمديري العقارات الحريصين على تبسيط العمليات التجارية وتحقيق الأرباح.

يحتاج مديرو العقارات إلى حلول برمجية لتجميع البيانات وتوفير المعلومات المتعلقة بالميزات التي يريدها العملاء. يستغرق تحديث المهام اليدوية وقتًا طويلاً ؛ ومع ذلك ، تقدم الحلول الرقمية إلى جانب العمل الآلي نظرة ثاقبة حول أحدث التغييرات في سوق إدارة الممتلكات.

لقد ناقشنا كيف غيرت التكنولوجيا إدارة الممتلكات وما زالت تفعل ذلك. إلى جانب الحوسبة السحابية ، لعبت العديد من الابتكارات التكنولوجية دورًا مهمًا في إحداث ثورة في صناعة الإدارة المناسبة.

على سبيل المثال ، تساهم أدوات البرامج المختلفة في تبسيط العمليات وإدارة الحسابات وضمان حماية الممتلكات. على سبيل المثال ، لدى مالكي المنتجع كومة من المهام لإكمالها ، من الجدولة إلى مراقبة التدبير المنزلي.

تم اتباع العديد من الخطوات للتأكد من أن مكان الإقامة في حالة جيدة ، والعناية بالضيوف ، وجميع وسائل الراحة الموعودة كانت متاحة. أولاً ، تضمن ذلك الاستثمار في قوة عاملة مخصصة مسؤولة عن إدخال البيانات. إذا حدثت أخطاء أثناء العمليات الحسابية ، فقد عانى فريق الإدارة بأكمله ، وهذا هو المكان الذي كانت هناك حاجة إلى حلول مبتكرة.

لتبسيط العمليات وتسهيل إدارة الممتلكات ، يمكن لمالكي المنتجع والمديرين البحث عن منتجعات البرامج لتسريع عملية إدخال البيانات وإدارة كشوف المرتبات والمخزون.

علاوة على ذلك ، أصبحت المهام التي تتضمن كشوف المرتبات والمخزون أسهل أيضًا باستخدام برامج إدارة الممتلكات المخصصة.

مع ذلك ، دعنا نتعمق في كيفية مساعدة البرامج للمديرين على إدارة أعمالهم في إدارة الممتلكات بسلاسة.

1. حماية الملكية

كما ذكرنا سابقًا ، ساعدت الابتكارات التكنولوجية في ضمان حماية الملكية. كيف سيحدث ذلك؟ هيا نكتشف.

من خلال إمكانية الوصول لإجراء فحوصات الخلفية وتحليل تقارير الائتمان ، يمكن لمديري العقارات عرض تقارير فحص المستأجر عبر الإنترنت. يسمح القيام بذلك لمديري الممتلكات بمراجعة دقيقة لائتمان العميل وتاريخه الجنائي وتاريخ الإخلاء.

تقدم المعلومات نظرة ثاقبة على السلوك العام للمستأجر المتوقع لمساعدة مديري العقارات في اتخاذ قرار مستنير بشأن العميل. بعد كل شيء ، يتطلع المديرون إلى العملاء الذين يدفعون إيجارهم في الوقت المحدد ، ولا يسببون أي مشكلة ، ويحترمون شروط الإيجار ويحافظون على الممتلكات.

2. المركزية

يشرف مديرو العقارات على مهام متعددة ، والتي تصبح في معظم الأحيان ضرائب. تتضمن هذه المهام التواصل مع العملاء ومراجعة العقود وجدولة جولات الموقع. بالنظر إلى معايير اليوم ، فإن إدارة هذه المهام بمفردها باستخدام الممارسات التقليدية غير فعالة وغير فعالة.

لكي تنجح اليوم ، يجب عليك التخلي عن الأساليب القديمة والتحول إلى برامج إدارة المشاريع. يعمل البرنامج على تبسيط الجوانب المختلفة لإدارة الممتلكات ، من إعداد الميزانية إلى إدارة المستندات.

يعمل دمج البرامج على تسهيل وصول المديرين والفريق بأكمله إلى المعلومات والتحقق من صحة المستندات. يعد نظام إدارة الممتلكات المركزي بالكفاءة.

علاوة على ذلك ، يوفر نموذج إدارة الممتلكات المركزية نهجًا عمليًا لإدارة المهام أكثر من توزيع العمل على الموظفين ، مما يزيد من احتمالية الخطأ أو سوء الإدارة.

3. أتمتة المهام

يمكن لمديري العقارات أن يتنهدوا بارتياح لأن أيام إدارة المهام المتكررة قد ولت الآن ، كل ذلك بفضل برامج إدارة الممتلكات. الإدارة التي تستثمر في البرمجيات تجني فوائد أتمتة المهام.

جعلت هذه التطورات من الأسهل لمهام مديري العقارات فيما يتعلق بتجديدات الإيجار ، وتحصيل الإيجار ، وإعداد التقارير. الآن ، لدى مديري العقارات متسع من الوقت للاستثمار في تحسين الكفاءة وإيجاد عملاء / عملاء محتملين.

تخفف الأتمتة من عبء المهام المتكررة وتعزز تجربة العملاء. قد يعتقد الكثيرون أن الأتمتة تحل محل الأشخاص ، لكن بعض المهام لا تزال تتطلب لمسة إنسانية. على سبيل المثال ، إقامة علاقات شخصية والإشراف على تطوير البرمجيات وأعمال الصيانة.

4. وثيقة الأمن

في جوهرها ، تتعامل إدارة الممتلكات مع كومة من المستندات والتقارير الضريبية والإيصالات والعقود. تحتوي هذه الأوراق "المجردة" على أطنان من المعلومات الحيوية التي يجب وضعها في مكان آمن. يعتبر التعامل مع هذه المستندات بمفردك أمرًا فوضويًا ، وإلى حد ما ، يصبح أمرًا مربكًا.

خلال مثل هذه الحالات ، يحل برنامج إدارة الممتلكات جميع المشاكل. يقوم البرنامج بمسح وتخزين جميع قطع المستندات في نظام قائم على السحابة أو محرك تخزين الإنترنت الخاص بالشركة. الأهم من ذلك ، أنه يوفر الوقت ويلغي الحاجة إلى الاستثمار في الملفات أو الخزانات.

علاوة على ذلك ، يضمن برنامج إدارة الممتلكات الحماية من الوصول غير المصرح به والمشاركة والأضرار. يمنح البرنامج مديري العقارات نفوذًا على من يمكنه الوصول إلى المعلومات المهمة.

5. الاتصالات

الاتصال هو العنصر الأساسي الوحيد الذي يصنع أو يكسر الأعمال. على الرغم من أن التكنولوجيا تُحدث بعض التغييرات ، فإن الاتصال أمر محوري ، مما يبسط وظيفة كل فرد. يضمن برنامج إدارة الممتلكات أن التواصل مع العملاء أو العملاء المحتملين ليس بالأمر الصعب.

من خلال ميزات مثل الإشعارات الآلية وقوالب الرسائل القابلة لإعادة الاستخدام ومنصة الدردشة الفردية ، يمكن لمديري العقارات بناء علاقة مع المستأجرين. نظرًا لأنه يتم تخزين كل المعلومات من عقد الإيجار إلى سجل الصيانة تحت سقف واحد ، فإن برنامج إدارة الممتلكات يبقي المدير والمستأجر على نفس الصفحة.

بصفتك مديرًا ، فإن مواكبة شكاوى المستأجر ومتطلباته ليس بالأمر السهل أبدًا. ومع ذلك ، فإن برنامج إدارة الممتلكات هو المنقذ ، حيث يقوم بتخزين معلومات كل مستأجر في مكان واحد. يسمح النظام لمديري العقارات بإرسال إشعارات بالبريد الإلكتروني إلى المستأجرين أو أصحاب العقارات.

بهذه الطريقة ، يلتزم المستأجرون أيضًا بواجبهم المتمثل في دفع الإيجار أو الإبلاغ عن المشكلات. نتيجة لذلك ، فإنه يقلل من حدوث سوء الفهم.

6. تبسيط المدفوعات

إدارة الإيجار أو المدفوعات بشكل عام مع الفواتير وجداول البيانات مرهقة. ومع ذلك ، فقد غيرت برامج إدارة الممتلكات الأمور للأفضل. يستغرق قبول واستلام التحديثات المتعلقة بالمدفوعات بضع ساعات من العمل ، وكل ذلك بسبب التقدم التكنولوجي.

بمساعدة البرنامج ، يكون مديرو العقارات في مأمن من التتبع اليدوي لمن يتخلف عن الإيجار أو التعامل مع الفواتير. تؤدي المدفوعات المتأخرة إلى تعطل الشؤون المالية للمؤسسة ، مما يعيق النمو.

برنامج إدارة الممتلكات ، في هذا الصدد ، يحل المشكلة من خلال تسهيل الدفع عبر الأتمتة والسماح للعملاء أو العملاء بالدفع من خلال أنظمة مختلفة عبر الإنترنت. يرسل البرنامج أيضًا تنبيهات في تواريخ الاستحقاق لتوفير العملاء من المدفوعات المتأخرة. تحتوي العديد من حلول إدارة الممتلكات أيضًا على بوابة سكنية للمستأجرين للدفع عبر الإنترنت بسهولة.

على الرغم من الابتكارات التكنولوجية المتزايدة ، يظل الهدف من توفير أكبر قدر من الراحة للمستخدمين كما هو. مع الأخذ في الاعتبار هذا المنظور ، يقدم برنامج إدارة الممتلكات ميزات للعملاء تمكنهم من الدفع مباشرة عبر البريد الإلكتروني من خلال النقر على أداة "الدفع الآن" المضمنة.

استنتاج

لقد غيرت التكنولوجيا كل جانب من جوانب إدارة الممتلكات ، مما جعل حياة مديري العقارات والمستأجرين أسهل مما كانت عليه قبل عقود. تم تصميم أنظمة إدارة الممارسة (PMS) لتبسيط العمليات دون تغيير الهدف الأساسي المتمثل في تقديم خدمة عملاء ممتازة ومساعدة الشركات على النمو.

تتيح الاستفادة من التكنولوجيا لمديري العقارات الحصول على ميزة تنافسية. ساعد برنامج إدارة الممتلكات في العديد من الطرق ، من تحسين الاتصالات إلى ضمان أمان المستندات وأتمتة المهام.

بصفتك مديرًا للممتلكات ، فإن تبني التغيير هو السبيل للوصول إلى القمة وإلا فسوف تتخلف عن الركب.