Proje Maliyet Tahmini Hakkında Bilmedikleriniz

Proje maliyet tahmini basit bir matematik değil, karmaşık bir süreçtir.

Proje yönetiminin başarılı olabilmesi için iyi bir maliyet tahmini gereklidir. Proje yaşam döngüsü boyunca birçok maliyet ortaya çıkar, ancak doğru tahmin yöntemi, başarısız bir plandan başarılı bir plana kadar tüm farkı yaratır.

Doğrudan müşteri girdisini içerir ve proje yöneticisi ile ekibin iş değerini, özellik önceliklerini, olması güzel şeyler listelerini vb. mükemmel bir şekilde anlamak için kafa kafaya vermelerini sağlar.

Bu makalede, maliyet tahminini, önemini, onunla nasıl başlayacağınızı, tekniklerini ve diğer önemli şeyleri anlayarak bu risklerle ve ilgili sorunlarla nasıl başa çıkacağınızı öğreneceksiniz.

Hadi başlayalım!

Bir Proje İçin Maliyet Tahmini Nedir?

Maliyet tahmini, mali taahhüdünüzü karşılayan bir proje bütçesini hesaplamak için doğrudan maliyetleri, dolaylı maliyetleri ve diğer birçok faktörü hesaba katmaktır. Bu gerçekten başarılı bir proje için önemli bir adımdır.

Yol yapımından uygulama geliştirmeye kadar her alanda proje maliyet tahmin teknikleri uygulanabilmektedir. Proje yönetimi yaşam döngüsünde, maliyet tahmini, tahmin yöntemleri ve geçerli veriler kullanılarak bireysel maliyetlerin eklenmesidir. Bu, bugünün deneyimine dayalı olarak bir projenin gelecekteki maliyetlerini tahmin etmek için kullanılır.

Bunu yapmak için bazı basit adımları izlemeniz gerekecek:

• Görevlerin net bir şekilde tanımlanması
• Maliyet tahminlerinin hazırlanmasına katılım
• Uygun verilerin mevcudiyeti
• Maliyet tahminleri için standartlaştırılmış yapılar
• Gelecekteki belirsizlikler için karşılıklar
• Hariç tutulan maliyetler
• Bağımsız tahmin incelemeleri
• tahminlerin revize edilmesi

Basit bir ifadeyle, maliyet tahmini, bir projeyi önceden tanımlanmış bir kapsamda tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz finansmanı ve kaynakları söylemektir. Bir proje yöneticisi ve ekibi, bir tahminde bulunmak için doğrudan ve dolaylı maliyetleri dikkate almalıdır.

Göz önünde bulundurmanız gereken bazı tipik unsurlar emek, tesisler, kaynaklar, malzemeler, ekipman, satıcılar, riskler ve zamandır.

Maliyet Tahmini Neden Önemlidir?

Bir proje maliyetinin tahmin edilmesi, maliyet tahmin teknikleri ve bir iş kırılım yapısı (WBS) kullanılarak mümkündür. Bu, projenizin kapsamını görselleştirmek ve her proje görevine maliyet atamak için kullanılır.

Proje maliyet tahmini yoluyla bir müşteri, bir proje yöneticisinin projeyi nasıl ele alacağını ve projenin amaç ve hedeflerine nasıl ulaşacağını yargılayabilir. Bu şekilde, proje paydaşları ve yöneticileri, tamamlandıktan sonra alacakları kaliteyi tahmin eder.

Başarılı bir proje tamamlanması için, paydaşlar kalite beklentilerini karşılamak için paydaşlar tarafından kabul edilen bir bütçe planlamalıdır. Gerçek çabayı sağlamak için sağlam bir proje tahmini gereklidir. Bu, yolda ve programda kalmanıza yardımcı olur.

Maliyet Tahmini Ne Zaman Yapılır?

Maliyet tahmini, bir projeyi tamamlamak için gereken kaynakların maliyetini, fiyatını ve miktarını tahmin etmek için kullanılır. Proje maliyet tahmininin doğruluğu, projenin seviyelerine, projeye, projenin tasarımına ve koşullarına ve ihtiyacınız olan kaynakların tahmini değerlerine bağlıdır.

Kaynaklara, ekipmana, işgücüne ve daha fazlasına sahip olduğunuzda, projenin kapsamından ve kalitesinden bahsederek projenin toplam maliyetini tahmin etmeye başlayabilirsiniz. Bu nedenle, toplam maliyeti tahmin etmek için teknikler, süre, görevler ve daha fazlasını gerektirir.

Maliyeti Doğru Tahmin Nasıl Yapılır?

Bir projenin maliyetini tahmin ettiğinizde, projeyi bireysel görevlere ayırmanız ve hangi ekibin ne yapacağını belirlemeniz gerekir. Bir proje hazır olduğunda temel hedef, bütçeyi aşmamanızı sağlamaktır.

Maliyet tahmini gerçekleştirmek bazı basit adımları içerir. Bunları tek tek tartışalım.

Gerekli Görevlerin ve Kaynakların Bir Listesini Derleyin

Maliyet tahmini sürecinin ilk adımı, hangi kaynaklara ve görevlere ihtiyacınız olduğunu bulmaktır. Bunu yapmak için tüm projeyi küçük parçalara ayırabilirsiniz. Araştırma, tasarım, ön uç veya arka uç geliştirme, metin yazarlığı, test veya hata düzeltmeleri, lansman ve daha fazlasını içerir.

Görev listesi projeye göre değişir ancak adımlar aynı kalır. Saatlik ücrete göre işi farklı ekip üyeleri arasında bölüştürdüğünüzde, projeyi teslim etmek için gereken işçilik maliyetini ve zamanı hesaplamanız daha kolay olacaktır.

Kaynakları Tanımlayın ve Tahsis Edin

Kaynakları tahsis etmek için proje için gereken doğru becerilere sahip yeterli sayıda kişiye sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir. Mevcut üyeleri listelemeniz ve uzmanlıklarına göre görevler atamanız gerekir. Bu, projenin başarıyla tamamlanmasına yol açan yeterli kaynak planlaması ile sonuçlanır.

Görev Uzunluğunu Tahmin Edin

Burada, biraz arabellek ile proje çizelgenizi oluşturmak için görevin uzunluğunu tahmin etmeniz gerekir. Bir kişinin geleceğini tahmin edemediğiniz için, ekibinizin fazladan bir tampon alması daha olasıdır, böylece proje doğru zamanda herhangi bir stres olmadan tamamlanır.

Zaman izleme yöntemini kullanarak projenin süresini doğru bir şekilde çizebilirsiniz. Ekibinizden %100 kullanım oranı bekleyemezsiniz. Açıkçası, bu yorgunluğa yol açacaktır. Bu nedenle, her ekip için ideal kullanım oranı %80'dir ve ekibinize biraz boş zaman bırakır.

Proje Maliyetini Hesaplayın

Çoğu zaman, veritabanınızda bulacağınız benzer kayıtlar vardır. Her görevin ne kadar sürdüğünü ve maliyeti analiz etmek için önceki kayıtları kullanabilirsiniz.

Hiç yoksa, sıfırdan hesaplamanız gerekir. İlk olarak, ekibinizin bir araya gelip tam zaman ve maliyete karar verebilmesi için kaba bir tahmin oluşturmanız gerekir.

Maliyet Tahmini Araçlarını Kullanın

Her şeyi takip etmek çok önemlidir. Raydan çıkmamak için değişikliklere odaklanmanız ve bunları buna göre güncellemeniz gerekir. Yönetim araçlarıyla ekibinizin görevlerini günlük olarak güçlük çekmeden yönetebilir ve projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.

Bu sayede bütçe takibi de yapabilirsiniz. Araç, her üyenin günlük saatine göre proje durumunu tahmin eder. Böylece ne kadar projenin bittiğini ve kalan süreyi takip edebilirsiniz.

Tahmin ve Alıntı: Fark

Tahminler ve alıntılar benzer amaçlara hizmet eder, ancak terimler birbirinin yerine kullanılamaz. Listede sunduklarınız söz konusu olduğunda her ikisi de farklıdır. Doğru terimi doğru zamanda kullanmak, müşterinizin karar vermek için ihtiyaç duyduğu doğru bilgilere sahip olmasını sağlar.

Tahmin etmek

Tahmin, belirli bir işin ne kadara mal olacağına dair eğitimli veya kaba bir tahmindir. O zaman mevcut bilgilere dayanmaktadır. Güncellenmiş bilgileri aldıktan sonra tahmin değiştirilebilir.

Diyelim ki bir evin tadilatını üstlendiniz ve müşterinin maliyeti bilmesi gerekiyor. Öncelikle evin ve odaların büyüklüğünü, ne kadar iş yapılması gerektiğini ve neleri ekleyip çıkaracağınızı kontrol etmeniz gerekecek. Bu durumda, gereksinimlerine göre bir tahminde bulunabilirsiniz, diyelim ki 30.000$.

İşe başladığınızda bir anda müşterinin talep ettiği boyanın kalitesinden dolayı boya fiyatının bir miktar arttığını görüyorsunuz. O zaman, tahmininiz buna göre biraz güncellenecektir.

Alıntı

Öte yandan, bir teklif, işin belirli bir zaman dilimi içinde sabit bir ifadesidir. Yasal olarak bağlayıcıdır ve müşteriniz işin kapsamı dışında bir iş talep etmedikçe değiştirilemez. Kapsam değişirse, değişiklik sırasını buna göre güncellemeniz ve nihai bir anlaşmaya varmanız gerekecektir.

Aynı örneği ele alalım. Müşteri, işin başında bir tahmin yerine bir fiyat teklifi isterse, müşterinize değiştirilemeyecek nihai bir fiyat teklifi vermek için işçilik, malzeme, zaman vb. fiyatlarını dikkatlice incelemeniz gerekir. müşteri teklif listesinde belirtilmeyen bazı ekstra işler istemiyorsa daha sonra.

Ancak, malzemelerin fiyatından ve müşterinin beklentilerinden emin değilseniz tahmin en iyi uygulamadır. Ancak düzenli olarak hizmet verdiğiniz, hizmet ve malzemelerinizin fiyatını çok iyi bildiğiniz ve fazla mesai yapmaktan kendinizi korumak istediğiniz zaman, fiyat teklifi almak daha doğru bir seçim olabilir.

Ayrıca, tahminler pazarlık edilebilirken, teklifler kesin ve yasal olarak bağlayıcıdır.

Yaygın Olarak Uygulanan Maliyet Tahmini Teknikleri

Projenin büyüklüğüne ve türüne, yönetici ve paydaşların beklentilerine, faturalama yöntemine ve diğer faktörlere bağlı olarak, proje maliyet tahmini gerçekleştirmek için çeşitli araçlar ve teknikler uygulanabilir. Bunlar aşağıdaki gibidir:

• Benzer Tahmin : Bu teknik, geçmiş verileri kullanarak projenizin ilk aşamalarında gelecekteki maliyetleri tanımlamanıza yardımcı olan emsalleri gösterir.
• Aşağıdan Yukarıya Tahmin: Aşağıdan yukarıya teknik, tek görevleri tahmin eden ve daha sonra bir projenin toplam maliyetini elde etmek için bunları toplayan daha ayrıntılı bir yaklaşımdır. Bu yöntem, inşaat projeleri, yazılım geliştirme vb. gibi değişkenlerin daha da fazla olduğu karmaşık projelerde kullanılır.
• Yukarıdan Aşağıya Tahmin: Yukarıdan aşağıya tahmin tekniği, toplam proje maliyetini bulduktan sonra işin kapsamını belirlemek için kullanılan basit bir tekniktir. Bu yöntem, başlangıçta müşteri tarafından belirlenen sabit bir fiyat üzerinden farklı unsurları tahmin etmek için yaygın olarak kullanılır.

• Parametrik Tahmin: Parametrik tahmin, yeni görev maliyetini hesaplamak için bazı temel maliyet sürücülerinin geçmiş verilerini kullanan istatistiksel bir modelleme yaklaşımıdır.
• Üç Noktalı Tahmin: Bu teknik, büyük olasılıkla, iyimser ve kötümser olmak üzere üç farklı senaryo ile gelir. Bunlar nihai tahmini elde etmek için denkleme konur.
• Rezerv Analizi: Bu teknik, ne kadar acil durum rezervinin tahsis edilmesi gerektiğini söyler. Bu yöntem belirsizlikten kaçınmaya çalışır.
• Kalite Maliyeti: Bu yaklaşım, başarısızlıkları atlamak için projede veya proje sırasında harcanan parayı kullanır. Bu aynı zamanda başarısızlıkları gidermek için başarılı bir projeden sonra uygulanan parayı da kullanır.

Maliyet Tahmin Parametreleri

Müşterinizin proje kalitesini tahmin etmesi için müşterinizi tahminlerinizle tatmin etmeniz gerekir. Ancak birçok proje, kötü maliyet tahmini nedeniyle başarısızlıkla karşılaşır.

Proje maliyetinizi tahmin ederken göz önünde bulundurmanız gereken parametreleri tartışalım.

Zaman

Proje maliyeti tahmin edilirken zaman önemli bir faktördür. Zaman çaba ile doğru orantılıdır. Proje için harcanan tüm zamanın toplamı, ekibin projeyi bitirmek için harcadığı toplam çabadır. Ara süre ile birlikte bireysel görevleri tamamlamak için gereken süre, uygun maliyet tahmini sunmak için gerekli bir adımdır.

Çaba

Çaba ayrıca proje maliyet tahmininde önemli bir parametredir. Ancak, bir projeyi bitirmek için gereken çaba size maliyet hakkında net bir fikir verir. Burada bir proje yöneticisinin, bir ekibin projeyi bitirmek için alacağı kaynakları dikkate alması gerekir ve kaynaklara göre çabalar hesaplanabilir. Daha az kaynak daha fazla çabayla sonuçlanır ve daha fazla kaynak daha az çabayla sonuçlanır.

Kaynaklar

Bu makalede daha önce tartışıldığı gibi, maliyet tahmin edilirken kaynaklar da dikkate alınır. Kaynak yönetimi, bir projede belirli bir göreve ihtiyaç duyulduğunda doğru faktörlere sahip olma sürecidir. Sınırlı kaynaklarla, bir projenin toplam maliyetini hesaplamak zordur.

Kesinlik

Bir projenin maliyet tahmini ancak doğruysa kabul edilebilir. En uygun maliyet tahmini tekniğini kullanarak, beklenmeyen maliyetlere hazırlık yaparak ve proje boyunca proje tahminlerini revize ederek kesinlik elde edebilirsiniz.

Belgeler

Ekibinizle beyin fırtınası yaparken doğru zamanda doğru kararı verebilmeniz için her şeyi belgelemek gerekiyor. Ekibin tahminin gerekçesini anlamasına izin verirken yanlış anlaşılmaları önlemek için tüm varsayımları kaydetmeniz gerekecektir.

güvenilirlik

Genel olarak, proje maliyetinin tahmin edilmesi önceki deneyimlere veya gerçeklere dayanır. Masrafları hesaplarken geçmiş verileri ve uzman görüşlerini ekleyerek tahminin güvenilirliğini artırabilirsiniz.

Doğrulama

Nihai karara geçmeden önce her zaman doğrulayın. Proje maliyet tahmini için kullanılan matematiksel işlemleri doğrulayabilir ve doğru olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Hesaplamaların doğruluğundan emin olmak için belgelere güvenebilirsiniz.

Risk tanımlaması

Tahmini yaparken riskler için plan yapabilirsiniz. Bu dikkate alınması gereken çok önemli bir faktördür. Bazı riskler sıklıkla, bazıları ise tesadüfidir. Biraz tampon süre ekleyerek tahmini etkili bir şekilde yönetmeniz gerekir. Bu, projenin verilen süre içinde düzgün bir şekilde tamamlanmasını ve acil ihtiyaçlar anında yeterli fon olmasını sağlar.

Maliyet Tahmininde Bazı Adımlar

Geçerli ve güvenilir maliyet tahminleri için bazı basit adımları izlemelisiniz.

• Projenin amacını tanımlayın
• Ekip üyelerinizle bir toplantı ayarlayarak kabaca bir plan geliştirin
• Sistemin özelliklerini, performansını ve amacını tanımlayın
• Uygun bir maliyet tahmin tekniği belirleyin
• Varsayımları belirleyin, kural koyun ve verileri elde edin
• Nokta tahmini geliştirin
• Duyarlılık analizi yapma
• Belirsizlik ve risk analizi yapın
• Tahmini belgeleyin
• Çaba ve kaynaklara göre tahmini zamanında güncelleyin

Çözüm

Maliyet tahmini, bir proje kapsamında ihtiyaç duyulan kaynakların fiyatı ve miktarı ile birlikte genel proje maliyetini tahmin etmek için kullanılır. Etkili yatırım kararları almak için yapılır. Bunun için, kaynakları, işçiliği ve zamanı daha iyi tahmin etmek için tüm projeyi daha küçük parçalara ayırmanız gerekecektir.

Bununla birlikte, maliyet tahmininin söylenmesi yapmaktan daha kolaydır. Bu nedenle, doğru bir teknik belirlemek, müşteriniz için başarılı bir maliyet tahmini planı oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

En iyi görev ve proje yönetimi yazılımlarından bazılarını da keşfedebilirsiniz.