Quello che non sapevi sulla stima dei costi del progetto

La stima del costo del progetto non è semplice matematica ma un processo complesso.

Affinché la gestione del progetto abbia successo, è necessaria una buona stima dei costi. Molti costi compaiono durante il ciclo di vita del progetto, ma il metodo di stima accurato fa la differenza da un piano fallito a uno di successo.

Coinvolge l'input diretto del cliente e consente al project manager e al team di mettere insieme le loro teste per una perfetta comprensione del valore aziendale, delle priorità delle funzionalità, degli elenchi di persone carine, ecc.

In questo articolo imparerai come affrontare questi rischi e problemi correlati comprendendo la stima dei costi, la sua importanza, come iniziare, le sue tecniche e altre cose importanti.

Cominciamo!

Cos'è la stima dei costi per un progetto?

La stima dei costi prende in considerazione i costi diretti, i costi indiretti e molti altri fattori per calcolare un budget di progetto che soddisfi il tuo impegno finanziario. Questo è davvero un passo importante per un progetto di successo.

Dalla costruzione di una strada allo sviluppo di un'applicazione, le tecniche di stima dei costi del progetto possono essere applicate in ogni campo. Nel ciclo di vita del project management, la stima dei costi è la somma dei singoli costi utilizzando metodi di stima e dati validi. Viene utilizzato per stimare i costi futuri di un progetto sulla base dell'esperienza odierna.

Per fare ciò, dovrai seguire alcuni semplici passaggi:

• Chiara identificazione dei compiti
• Partecipazione alla redazione dei preventivi di spesa
• Disponibilità dei dati corretti
• Strutture standardizzate per le stime dei costi
• Accantonamenti per incertezze future
• Costi esclusi
• Revisioni di stime indipendenti
• Revisione stime

In termini semplici, la stima dei costi indica le finanze e le risorse necessarie per completare in anticipo un progetto con un ambito definito. Un project manager e il team devono considerare i costi diretti e indiretti per procedere con una stima.

Alcuni elementi tipici da considerare sono la manodopera, le strutture, le risorse, i materiali, le attrezzature, i fornitori, i rischi e il tempo.

Perché è importante la stima dei costi?

La stima del costo di un progetto è possibile utilizzando tecniche di stima dei costi e una struttura di suddivisione del lavoro (WBS). Questo viene utilizzato per visualizzare l'ambito del progetto e assegnare i costi a ogni attività del progetto.

Attraverso la stima dei costi del progetto, un cliente può giudicare come un project manager sarà in grado di gestire il progetto e raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. In questo modo, le parti interessate e i dirigenti del progetto prevedono la qualità che riceveranno dopo il suo completamento.

Per completare con successo il progetto, le parti interessate devono pianificare un budget ulteriormente accettato dalle parti interessate per soddisfare le aspettative di qualità. È necessaria una solida stima del progetto per garantire lo sforzo effettivo. Questo ti aiuta a rimanere in pista e programmare.

Quando eseguire la stima dei costi?

Bene, la stima dei costi viene utilizzata per prevedere il costo, il prezzo e la quantità delle risorse necessarie per completare un progetto. L'accuratezza della stima dei costi del progetto dipende dai livelli del progetto, dal progetto, dalla progettazione e dalle condizioni del progetto e dai valori stimati delle risorse necessarie.

Quando disponi di risorse, attrezzature, manodopera e altro, puoi iniziare a stimare il costo complessivo del progetto menzionando l'ambito e la qualità del progetto. Pertanto, sono necessarie tecniche, durata, attività e altro per prevedere il costo totale.

Come stimare il costo con precisione?

Quando si stimano i costi di un progetto, è necessario suddividere il progetto in singole attività e capire quale squadra farà cosa. Una volta che un progetto è pronto, l'obiettivo principale è assicurarsi di non superare il budget.

L'esecuzione della stima dei costi comporta alcuni semplici passaggi. Discutiamoli uno per uno.

Compilare un elenco di attività e risorse richieste

Il primo passo del processo di stima dei costi è capire di quali risorse e attività hai bisogno. Per fare ciò, puoi suddividere l'intero progetto in piccoli pezzi. Implica ricerca, progettazione, sviluppo front-end o back-end, copywriting, test o correzioni di bug, lancio e altro ancora.

L'elenco delle attività varia a seconda del progetto, ma i passaggi rimangono gli stessi. Quando dividi il lavoro tra diversi membri del team in base alla tariffa oraria, ti sarà più facile calcolare il costo del lavoro e il tempo necessario per inviare il progetto.

Identificare e allocare le risorse

Devi assicurarti di avere un numero sufficiente di persone con le giuste competenze richieste per il progetto per allocare le risorse. Devi elencare i membri disponibili e assegnare compiti in base alla loro esperienza. Ciò si traduce in un'adeguata pianificazione delle risorse, che porta al completamento con successo del progetto.

Stimare la lunghezza dell'attività

Qui, è necessario stimare la durata dell'attività per creare la pianificazione del progetto con un po' di buffer. Dal momento che non puoi prevedere il futuro di una persona, è più probabile che il tuo team prenda un buffer extra in modo che il progetto venga completato al momento giusto senza stress.

Utilizzando il metodo di monitoraggio del tempo, puoi tracciare accuratamente la durata del progetto. Non puoi aspettarti un tasso di utilizzo del 100% dal tuo team. Ovviamente, questo porterà all'esaurimento. Quindi, il tasso di utilizzo ideale per ogni team è dell'80%, lasciando un po' di tempo libero al tuo team.

Calcola il costo del progetto

Molte volte, ci sono record simili che troverai nel tuo database. Puoi utilizzare i record precedenti per analizzare quanto tempo ha richiesto ogni attività e il costo.

Se non ne hai, devi calcolarlo da zero. Innanzitutto, devi creare una stima approssimativa in modo che il tuo team possa incontrarsi e decidere l'ora e il costo esatti.

Usa gli strumenti di stima dei costi

È fondamentale tenere traccia di tutto. Per evitare il deragliamento, è necessario concentrarsi sulle modifiche e aggiornarle di conseguenza. Con gli strumenti di gestione, puoi gestire quotidianamente le attività del tuo team senza problemi, portando a termine con successo il progetto.

In questo modo, puoi anche tenere traccia del budget. In base all'ora del registro di ciascun membro, lo strumento prevede lo stato del progetto. Pertanto, puoi tenere traccia di quanto progetto deve ancora essere completato e del tempo rimanente.

Stima vs preventivo: differenza

Le stime e le quotazioni hanno scopi simili, ma i termini non sono intercambiabili. Entrambi sono diversi quando si tratta di ciò che presenti nell'elenco. L'uso del termine corretto al momento giusto garantisce al tuo cliente le informazioni corrette di cui ha bisogno per decidere.

Stima

Una stima è un'ipotesi plausibile o approssimativa di quanto costerà un lavoro specifico. Si basa sulle informazioni disponibili in quel momento. Il preventivo può essere modificato una volta ottenute le informazioni aggiornate.

Supponiamo di accettare il contratto per la ristrutturazione di una casa e il cliente deve conoscere il costo. Innanzitutto, dovrai controllare le dimensioni della casa e delle stanze, quanto lavoro è necessario fare e cosa aggiungere e sottrarre. In questo caso, puoi fornire una stima basata sul loro fabbisogno, diciamo $ 30.000.

Quando inizi il lavoro, improvvisamente, vedi il prezzo della vernice leggermente aumentare a causa della qualità della vernice richiesta dal cliente. A quel punto, la tua stima verrà leggermente aggiornata di conseguenza.

Citazione

D'altra parte, un preventivo è una dichiarazione fissa del lavoro entro un periodo di tempo specifico. È legalmente vincolante e non può essere modificato a meno che il cliente non richieda un lavoro al di fuori dell'ambito del lavoro. Se l'ambito cambia, dovrai aggiornare l'ordine di modifica di conseguenza e raggiungere un accordo finale.

Prendiamo lo stesso esempio. Se il cliente richiede un preventivo invece di un preventivo all'inizio del lavoro, è necessario studiare attentamente il prezzo della manodopera, dei materiali, del tempo, ecc., per fornire un preventivo finale al cliente, che non può essere modificato in seguito, a meno che il cliente non desideri un lavoro extra non menzionato nell'elenco dei preventivi.

Tuttavia, la stima è la pratica migliore quando non si è sicuri del prezzo dei materiali e delle aspettative del cliente. Ma, quando fornisci un servizio regolare, conosci molto bene il prezzo dei tuoi servizi e materiali e vuoi proteggerti dal lavoro extra, un preventivo può essere la scelta migliore.

Inoltre, le stime sono negoziabili, mentre le quotazioni sono esatte e legalmente vincolanti.

Tecniche di stima dei costi comunemente praticate

A seconda delle dimensioni e del tipo di progetto, delle aspettative del dirigente e delle parti interessate, del metodo di fatturazione e di altri fattori, è possibile applicare vari strumenti e tecniche per eseguire la stima dei costi del progetto. Sono i seguenti:

• Stima analoga : questa tecnica mostra precedenti che consentono di definire i costi futuri nelle prime fasi del progetto utilizzando dati storici.
• Stima dal basso verso l'alto: la tecnica dal basso verso l'alto è un approccio più granulare che stima le singole attività e poi le somma per ottenere il costo complessivo di un progetto. Questo metodo viene utilizzato in progetti complessi in cui le variabili sono ancora di più, come progetti di costruzione, sviluppo di software, ecc.
• Stima dall'alto verso il basso: la tecnica di stima dall'alto verso il basso è una tecnica semplice per determinare l'ambito del lavoro dopo aver scoperto il costo totale del progetto. Questo metodo è comunemente utilizzato per stimare diversi elementi su un prezzo fisso inizialmente specificato dal cliente.

• Stima parametrica: la stima parametrica è un approccio di modellazione statistica che utilizza i dati storici di alcuni fattori di costo chiave per calcolare il nuovo costo dell'attività.
• Stima in tre punti: questa tecnica viene fornita con tre diversi scenari, tra cui molto probabile, ottimista e pessimista. Questi vengono inseriti nell'equazione per ottenere la stima finale.
• Analisi della riserva: questa tecnica indica quanta riserva di emergenza deve essere allocata. Questo metodo cerca di evitare l'incertezza.
• Costo della qualità: questo approccio utilizza i soldi spesi per o durante il progetto per evitare i fallimenti. Questo utilizza anche il denaro applicato dopo il successo del progetto per affrontare i fallimenti.

Parametri di stima dei costi

Devi soddisfare il tuo cliente con le tue stime in modo che il tuo cliente preveda la qualità del progetto. Ma molti progetti incontrano fallimenti a causa di una cattiva stima dei costi.

Discutiamo i parametri che devi considerare durante la stima del costo del tuo progetto.

Tempo

Il tempo è un fattore importante nella stima del costo del progetto. Il tempo è direttamente proporzionale allo sforzo. La somma di tutto il tempo dedicato al progetto è lo sforzo complessivo del team per terminare il progetto. Il tempo necessario per completare le singole attività, insieme al tempo di buffer, è un passaggio necessario per presentare una corretta stima dei costi.

Sforzo

Lo sforzo è anche un parametro chiave nella stima dei costi del progetto. Tuttavia, lo sforzo richiesto per completare un progetto ti dà un'idea chiara del costo. Qui, un project manager deve considerare le risorse che un team otterrà per completare il progetto e gli sforzi possono essere calcolati in base alle risorse. Meno risorse si traducono in uno sforzo maggiore e più risorse portano a uno sforzo minore.

Risorse

Come discusso in precedenza in questo articolo, anche le risorse vengono considerate durante la stima del costo. La gestione delle risorse è un processo per avere i fattori giusti al momento della necessità per un'attività specifica in un progetto. Con risorse limitate, è difficile calcolare il costo complessivo di un progetto.

Precisione

La stima dei costi di un progetto può essere accettata solo se è accurata. Utilizzando la tecnica di stima dei costi più appropriata, preparandosi a costi imprevisti e rivedendo le stime del progetto durante tutto il progetto, è possibile ottenere precisione.

Documentazione

Mentre fai brainstorming con il tuo team, è necessario documentare tutto in modo da poter prendere la decisione giusta al momento giusto. Dovrai registrare tutte le ipotesi per evitare fraintendimenti consentendo al team di comprendere una giustificazione della stima.

Credibilità

Generalmente, la stima del costo del progetto si basa su precedenti esperienze o fatti. Durante il calcolo delle spese, puoi aumentare la credibilità del preventivo aggiungendo dati storici e pareri di esperti.

Verifica

Verificare sempre prima di procedere alla decisione finale. È possibile verificare le operazioni matematiche utilizzate per la stima dei costi del progetto e verificarne l'accuratezza. Puoi fare affidamento sulla documentazione per garantire l'accuratezza dei calcoli.

Identificazione del rischio

Puoi pianificare i rischi mentre fai il preventivo. Questo è un fattore cruciale che deve essere considerato. Alcuni rischi sono spesso, mentre alcuni sono accidentali. È necessario gestire la stima in modo efficace aggiungendo un po' di tempo di buffer. Ciò garantisce il corretto completamento del progetto entro il tempo stabilito e fondi sufficienti al momento delle esigenze urgenti.

Alcuni passaggi nella stima dei costi

Per preventivi di spesa validi e affidabili, è necessario seguire alcuni semplici passaggi.

• Definire lo scopo del progetto
• Sviluppa un piano approssimativo organizzando un incontro con i membri del tuo team
• Definire le caratteristiche del sistema, le prestazioni e lo scopo
• Determinare una tecnica di stima dei costi adeguata
• Identifica ipotesi, regola e ottieni dati
• Sviluppare la stima puntuale
• Condurre analisi di sensibilità
• Condurre l'incertezza e l'analisi del rischio
• Documenta il preventivo
• Aggiornare tempestivamente il preventivo in base allo sforzo e alle risorse

Conclusione

La stima dei costi viene utilizzata per prevedere il costo complessivo del progetto insieme al prezzo e alla quantità delle risorse necessarie nell'ambito di un progetto. È fatto per prendere decisioni di investimento efficaci. Per questo, dovrai suddividere l'intero progetto in parti più piccole per fare una stima migliore delle risorse, del lavoro e del tempo.

Tuttavia, la stima dei costi è più facile a dirsi che a farsi. Pertanto, determinare una tecnica accurata ti aiuterà a creare un piano di stima dei costi di successo per il tuo cliente.

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