Знак Dropbox против. DocuSign: какой инструмент электронной подписи лучше?

Электронные подписи или eSignature полезны для ведения бизнеса с партнерами, удаленными работниками и международными клиентами.

Вы помните, когда в последний раз подписывались ручкой и бумагой?

Подпись на бумаге требует сканирования, печати, личной встречи, отправки по почте, факса и многого другого заинтересованному персоналу. Весь процесс может быть трудоемким, длительным и утомительным.

Вот где на помощь приходит электронная подпись.

Dropbox Sign и DocuSign — два отличных инструмента электронной подписи, которые вы можете попробовать.

Итак, давайте сравним эти две платформы eSignature, чтобы понять, какая из них лучше соответствует вашим требованиям.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись (eSignature) — это законный и эффективный способ быстрой и электронной подписи документов. Ему доверяют во всем мире, поскольку он безопасен. Электронные подписи могут заменить рукописные подписи в различных процессах.

Говоря простым языком, электронная подпись — это подпись в электронной форме. Вы можете использовать компьютеры или электронные устройства для аутентификации подписавшего лица и обеспечения безопасности документа.

Можно сказать, что электронное указание на намерение человека принять условия документа или набор данных и вернуть эти данные с помощью электронной подписи называется электронной подписью. Существует три типа электронных подписей:

• Простые электронные подписи
• Расширенные электронные подписи
• Квалифицированные электронные подписи

Его можно использовать в различных ситуациях, таких как транзакции, контракты и административные процедуры. Электронные подписи пользуются доверием, имеют законную силу и являются законными во всем мире. Это поможет вам ускорить процесс подписания, и вы сэкономите часы на этом процессе.

Электронные подписи — это новый способ ведения бизнеса с вашими клиентами, поэтому у вас должно быть приложение для электронной подписи, которому вы можете доверять.

С помощью инструмента eSignature вы можете получить удобный и быстрый способ решения проблем с подписью. Вы можете обеспечить безопасность своих клиентов и легко вернуть документы, никуда не переезжая.

Это скорее экологичный подход, который может сэкономить миллионы бумажных распечаток. Кроме того, это помогает поддерживать порядок, учет и доступность вашего документа.

Кроме того, использование электронных подписей может сэкономить много времени и денег. Это также оптимизирует ваши бизнес-процессы и может повысить эффективность отрасли или отдела.

Электронные подписи можно использовать в различных отраслях, таких как продажи, управление персоналом, финансовые услуги, ИТ, медико-биологические науки, правительство и многое другое.

Давайте сравним Dropbox Sign и DocuSign, начав с Dropbox Sign.

Что такое знак Dropbox?

Dropbox Sign (ранее известное как HelloSign) — это приложение для управления электронными подписями и цифровыми транзакциями, которое включает отслеживание подписей, историю подписей, подписание документов, соблюдение нормативных требований и многое другое.

Он позволяет запрашивать электронные подписи и добавлять к документам юридически обязательные подписи. Он принадлежит Dropbox, который обещает позволить клиентам быстрее заключать сделки, своевременно заполнять экстренные документы без ошибок, немедленно нанимать новых сотрудников и многое другое.

Dropbox Sign — полезное решение для фрилансеров. Фрилансеры могут легко отправлять документы своим клиентам и получать такие документы, как соглашения, для подписания в электронном виде. Платформа надежная, с множеством интеграций, индивидуальными возможностями брендинга и многим другим.

От частных пользователей до крупных компаний могут использовать эту платформу без каких-либо хлопот. Независимо от того, хотите ли вы использовать его на своем мобильном или настольном компьютере, его приложение поддерживается всеми устройствами, поэтому вы можете использовать его где угодно.

Кроме того, Dropbox Sign доступен более чем на 20 языках и может интегрироваться с такими популярными инструментами, как Salesforce, Slack, HubSpot и другими. Кроме того, это упрощает рабочие процессы и упрощает общение между клиентами, поставщиками и коллегами.

С Dropbox Sign вы можете:

• Надежно и безопасно собирать электронные подписи с шифрованием данных
• Быстро заключайте сделки с помощью автоматизированных процессов для предложения и подписания контракта
• Автоматизируйте задачи, повышайте соответствие требованиям и управляйте рисками с помощью функций искусственного интеллекта.
• Направляйте документы назначенным работникам для управления внутренними рабочими процессами
• Создавайте и редактируйте свои контракты, используя многоразовые и настраиваемые шаблоны.
• Перейдите от бумажной работы к безбумажной работе, чтобы спасти деревья

Dropbox Sign предлагает бесплатный пакет, включающий базовые функции и три запроса подписи каждый месяц. Это делает его хорошим вариантом для тех, кому требуется подписание небольших объемов.

Особенности подписи Dropbox

Dropbox Sign обладает уникальными функциями, что делает его отличным выбором для всех. Обычно он направлен на упрощение процесса для пользователей и организаций. Давайте обсудим его особенности:

№1. Шаблоны

Вы можете превратить часто используемые документы в шаблоны подписи Dropbox, чтобы упростить каждый запрос подписи. Вы можете отформатировать документы за несколько минут, чтобы сделать каждую отправку легкой и быстрой.

Все, что вам нужно, это выполнить четыре шага при форматировании документов:

• Загрузите свой документ: выберите документ, который вы отправляете неоднократно, например соглашение о неразглашении или соглашение W2.
• Решите, кто будет подписывать: назначьте роль подписывающего лица, например, клиента, владельца бизнеса, сотрудника, арендатора и т. д.
• Поместите поля или пространство: для каждой роли перетащите поля подписи туда, где вы хотите, чтобы подписывающая сторона заполнила эту часть.
• Сохранение, отправка и повторное использование. Создав шаблон, можно будет легко и быстро отправить документ без повторений.

С помощью этой функции вы можете автоматизировать свою утомительную работу, упростить массовую рассылку с помощью возможностей нескольких подписывающих сторон и подготовить документы к немедленной подписи.

№ 2. Редактирование документов

Такая функция, как редактор документов, является очень распространенной функцией в каждом приложении. Используя этот инструмент, вы можете добавлять поля в свои документы, чтобы подписывающая сторона могла заполнить необходимую информацию. Он включает в себя функции навигации, которые являются уникальной функцией Dropbox Sign.

Dropbox Sign позволяет добавлять собственные фирменные знаки и настраивать язык приложения. Это поможет вашей компании поднять свой бренд и улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами. Когда вы добавляете элементы электронной почты, вы должны загрузить логотип компании, добавить слоган компании, изменить имя отправителя и подпись электронной почты.

№3. Отправка документа

Существует несколько способов отправки документов. Dropbox Sign может загрузить CSV-файл, создающий ссылку для подписи, или CSV-файл для массовой подписи и личной подписи.

Когда вы отправляете документы по электронной почте, вы можете настроить заголовок документа, запросить вложения, настроить сообщение для подписывающих лиц и назначить копии.

№ 4. Подписание и хранение документов

Dropbox Sign предоставляет ценные функции, в том числе кнопку «Далее», направляющую получателей к пустому полю для прямой подписи.

После оформления документов доступ к ним должен быть простым и эффективным. Dropbox Sign — это облачная платформа для хранения документов, которая хранит все ваши документы и дает вам доступ к ним в любое время.

№ 5. Безопасность

Программное обеспечение для электронной подписи должно соответствовать требованиям безопасности и законодательства. Dropbox Sign предлагает SSL-шифрование, двухфакторную аутентификацию, соответствие международному законодательству, соответствие HIPAA, соответствие ESIGN и безопасное хранение документов.

Инструмент предоставляет аудиторские отчеты для отслеживания существенных изменений и действий каждого документа. Они автоматически прикрепляются к подписанным документам.

№ 6. Интеграции и API

Dropbox Sign имеет множество интеграций и API, которые помогают оптимизировать рабочие процессы с документами. Вы можете интегрировать свои любимые инструменты с Dropbox Sign и создавать собственные приложения с помощью функций Dropbox Sign.

№ 7. Служба поддержки

Dropbox Sign имеет лучшую поддержку клиентов. Он использует чат и каналы электронной почты для общения со своими клиентами. Поддержка доступна круглосуточно и без выходных, и вы получите страницу состояния приложения, поддерживаемые ресурсы и уведомления об обновлениях платформы.

Что такое DocuSign?

DocuSign, основанная в 2003 году, является одним из первых приложений электронной подписи с более чем 1 миллионом клиентов, 44 языками и 400 интеграциями.

Инструмент eSignature эффективно собирает и управляет документами из местоположения или устройства, предоставляет журналы аудита и оптимизирует ваши рабочие процессы. С DocuSign вы можете легко отправлять, нотариально заверять и подписывать цифровые документы.

Кроме того, вы можете легко направлять документы назначенным работникам для организации внутренних рабочих процессов. Он помогает автоматизировать задачи, повысить соответствие требованиям и управлять рисками с помощью управления жизненным циклом контракта и динамических функций искусственного интеллекта.

Создавайте широкий спектр контрактов и редактируйте их в соответствии с вашими потребностями с помощью настраиваемых и многократно используемых шаблонов.

DocuSign адаптирован для различных отраслей, секторов бизнеса и многого другого. Если вам нужны документы, которые нужно регулярно подписывать, и вы не против заплатить за них, DocuSign — ваш выбор.

Благодаря надежной дополнительной интеграции вы можете интегрировать DocuSign со своими бизнес-инструментами для оптимизации бизнес-процессов. Кроме того, неограниченные возможности шаблона будут очень полезны, поскольку он сохраняет различные документы для подписи и допускает неограниченные вариации аналогичного шаблона, ничего не меняя.

DocuSign предлагает 99,99% времени безотказной работы, и более 180 стран используют его для подписания соглашений. Если вы хотите просмотреть договор и подписать его, DocuSign все подготовит с помощью превосходного мобильного приложения и поддержки в браузере.

Пришло время вам стать героем вашей компании, сократив ручные задачи и оптимизировав процессы отправки, подписания и управления документами с помощью DocuSign.

Возможности DocuSign

DocuSign предлагает гибкие функции, которые помогают средним и крупным компаниям быстро хранить и редактировать свои документы. Такие функции, как шаблоны, аудиторские отчеты, личное подписание, многостороннее подписание, юридически обязывающие подписи и многое другое, позволяют вам освободиться от обычной ручной работы.

Остановимся подробнее на некоторых его особенностях:

№1. Создание документа

С миллионами пользователей по всему миру DocuSign ежедневно обрабатывает более миллиона документов. Это делает документ широко доступным и совместимым. Это предлагает:

• Расширенная поддержка типов файлов: DocuSign поддерживает любые типы файлов документов, такие как Microsoft Excel, Word и PowerPoint, так что вы можете отправлять документы на подпись. Он также поддерживает форматы .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx и другие.
• Преобразование PDF-форм: готовьте документы в кратчайшие сроки с преобразованием PDF-форм. При загрузке файла PDF DocuSign автоматически распознает и преобразует файл в поля подписывающей стороны.
• Более 20 стандартных и настраиваемых тегов и полей: с помощью этой функции вы можете без проблем направлять своих клиентов или специалистов для входа в нужные места. Кроме того, вы можете отправлять стандартные теги для получения подписей, заголовков, инициалов, названий компаний, текстов, номеров, имен и многого другого.
• Рисунок: это поле позволяет подписывающим сторонам и отправителям загружать подписывающих лиц и изображения непосредственно в документ.

DocuSign также предлагает интеграцию с облачным хранилищем, автоматическое размещение тегов, PowerForms и дополнительные документы в этом разделе.

№ 2. Поля данных

Расширенные возможности проверки полей DocuSign автоматизируют бизнес-логику и упрощают процесс для подписантов. Вы можете легко интегрировать DocuSign с другими приложениями для предварительного заполнения форм.

• Полная функциональность форм: создавайте формы так, как вы хотите, с мощными функциями форм, которые включают флажки, раскрывающиеся теги, текст, поля валюты, числовые поля, переключатели и т. д.
• Сторонние поля данных: вы можете связать свои поля с данными из сторонних сервисов. Данные автоматически обновляются из сторонней системы в документ и наоборот, что устраняет тяжелую работу.
• Проверка данных: ограничьте тип данных, введенных в выбранное поле, чтобы свести к минимуму транзакции, которые не в порядке. Это позволит исключить повторную отправку документа и ошибки ввода данных. Он включает адрес электронной почты, номер телефона, 9-значный почтовый индекс, текст, дату, 5-значный почтовый индекс, маскирование регулярного выражения и номер социального страхования.
• Форматирование полей и логика. Вы можете использовать условные поля, чтобы скрыть данные и показать их при необходимости. Значения рассчитываются динамически с вычисляемыми полями на основе входных данных для других полей. Кроме того, заблокированные поля защищают данные, а связанные поля обеспечивают отражение всех изменений в аналогичных полях.
• Разметка полей и документов: DocuSign позволяет редактировать определенные поля. Он может управлять запросами и изменять сделанные инициалы. С историей транзакций вы можете отслеживать все изменения.

№3. Рабочий процесс подписания

DocuSign позволяет указать и заказать количество подписывающих лиц. Вы можете назначать получателям различные роли и доступ, и вы будете контролировать каждый шаг.

Он включает последовательную, параллельную, смешанную маршрутизацию, массовую отправку, разрешения получателя, правильные документы, напоминания и уведомления, видимость документов и шаблоны.

№ 4. Аутентификация подписывающей стороны

Благодаря нескольким уровням аутентификации вы можете убедиться, что подписывающие лица настоящие. Это увеличивает пороговые значения, необходимые для подтверждения подписывающими сторонами своей личности, прежде чем им будет предоставлен какой-либо доступ к файлам.

Он включает аутентификацию на основе электронной почты, код доступа, SMS, телефон, аутентификацию на основе знаний, проверку личности, стороннюю аутентификацию и многое другое.

№ 5. Опыт отправки и подписи

С легкостью отправляйте документы с помощью DocuSign, и пусть ваш клиент подпишет и отправит документ обратно в течение нескольких минут. DocuSign делает отправку и подписание быстрым и простым способом.

Он включает адаптивную подпись, SMS-уведомления, автономную подпись и отправку, мобильные приложения, общий доступ, эластичную подпись, брендинг и многое другое.

№ 6. Составление отчетов

Мощные отчеты о продукте делают вашу работу очень легкой. Это позволяет администраторам учетных записей и пользователям DocuSign четко видеть учетную запись.

Бизнес-статистика всегда доступна и доступна с доступом в режиме реального времени и расширяемой запланированной отчетностью. Он включает в себя статус в реальном времени, информацию о подписях, экспорт данных, документы, отчеты по учетным записям и многое другое.

Кроме того, DocuSign предлагает широкий спектр функций, таких как соответствие требованиям, дополнительные услуги, архивирование и хранение документов, доступность, безопасность, международное администрирование, политики паролей и многое другое.

Знак Dropbox против DocuSign

Оба инструмента электронной подписи предлагают одинаковый результат. В конечном итоге вы отправляете документ на подпись вашему клиенту с помощью инструмента. Основные различия, которые мы можем визуализировать между DocuSign и Dropbox Sign, — это их функции, цены и поддержка. Давайте посмотрим, как оба отличаются друг от друга в нескольких пунктах.

Заключительные слова

Оба инструмента электронной подписи, Dropbox Sign и DocuSign, обладают отличными функциональными возможностями, которые могут быть полезны для различных видов бизнеса. Dropbox Sign — отличный вариант для малого бизнеса, поскольку он более доступен и имеет стандартные функции, которые могут вам понадобиться. Но если вам нужно больше функций и у вас более крупный бизнес, вы можете попробовать DocuSign.

Таким образом, если вы хотите узнать, какую пользу эти инструменты могут принести вашему бизнесу, попробуйте их сами. Проверка инструментов поможет вам определить, какой из них лучше подходит для вашего случая использования.

Самое замечательное, что у обоих инструментов есть бесплатные пробные версии, которые помогут вам быстро начать работу и решить, какой из них вам больше подходит.

Далее вы можете проверить, как добавить подпись в документ Word.