14 abilități de management de proiect pentru a reuși ca manager de proiect

Înghețați când cineva vă întreabă despre punctele forte și abilitățile dvs.?

Poate fi greu să vorbești despre tine, să vinzi ceea ce ești bun și să speri că un decident îl va cumpăra. Putem ști măcar la ce suntem cei mai buni? Sau oferim un răspuns care reflectă ceea ce ne-am dori să fim cei mai buni?

De aceea studiem limbajele iubirii și testele de Eneagramă: suntem obsedați să ne cunoaștem mai bine pe noi înșine.

Managementul de proiect este un rol care necesită o persoană extrem de conștientă de sine. Pentru a gestiona comunicarea cu părțile interesate și a menține resursele și obiectivele de afaceri pe drumul cel bun, este important să vă cunoașteți punctele forte și cum să le valorificați atunci când lucrați cu alții.

Toate companiile folosesc o anumită formă de instrument de management de proiect pentru a ajuta la îmbunătățirea eficienței organizaționale. Afacerile moderne investesc în software de management al proiectelor de înaltă performanță pentru a monitoriza progresul și productivitatea. Aceste soluții sunt, de asemenea, capabile să genereze căi critice valoroase atunci când un proiect se confruntă cu schimbări neașteptate.

Managerii de proiect au nevoie de un set de abilități care să includă atât abilități hard, cât și soft. Abilitățile tehnice, cum ar fi definirea domeniului proiectului, abilitățile soft precum comunicarea și capacitatea de adaptare sunt vitale pentru a construi experiență în acest rol.

Ca și în cazul oricărui traseu de carieră, managerii de proiect cu abilități și competențe cheie specifice rolului în leadership și perspicacitatea afacerilor pot găsi cu ușurință o oportunitate bună.

14 abilități esențiale de management de proiect

Managerii de proiect nu lucrează niciodată în siloz și sunt conduși de colaborarea interfuncțională și de o mai bună vizibilitate asupra sarcinilor și fluxurilor de lucru din cadrul companiei.

Indiferent dacă afacerea dvs. folosește metodologii tradiționale de management al ciclului de viață a proiectelor sau soluții avansate pentru a gestiona proiecte, abilitățile cerute de un manager de proiect rămân oarecum similare. Dacă vrei să intri în industria managementului de proiect, iată câteva caracteristici profesionale și personale importante de dezvoltat pentru a reuși.

Organizare

Îți poți imagina o persoană împrăștiată care încearcă să coordoneze fiecare aspect al unui proiect la nivel corporativ? Nu este nimic în neregulă cu creierul împrăștiat – și eu fac parte din acel club. Dar o persoană ar trebui să aibă abilități excelente de organizare pentru a gestiona un proiect în mod corespunzător.

Managerii de proiect au nevoie de abilități organizatorice pentru a-și menține echipa și sarcinile să funcționeze fără probleme. O persoană organizată răspunde la e-mailuri la timp, respectă termenele limită și are liste de verificare pentru toate. Sunt competenți în metodologiile de stabilire a obiectivelor și sunt responsabili pentru a se asigura că etapele de referință ale proiectului sunt îndeplinite în termenele limită.

Delegarea și managementul sarcinilor

Un alt aspect al managementului de proiect este să știi cine este cel mai bun la ce. În cazul unui proiect școlar, acest lucru ar putea însemna să întrebi cine este cel mai bun la cifre față de cine ar putea veni cu un titlu de proiect creativ.

În lumea profesională, asta înseamnă să-ți cunoști angajații și să citești oamenii. Multe proiecte eșuează pentru că au fost însărcinate persoanei sau grupului greșit, pur și simplu pentru că mulți lideri cred că echipele ar trebui să-și accepte cu bucurie misiunile.

Deși acest lucru poate funcționa pentru ei, adesea eșuează. Angajații sunt blocați să facă locuri de muncă pe care nu le doresc, în timp ce simt că talentele lor sunt irosite. Din acest motiv, caută sau încearcă să fii managerul de proiect care delegă în mod corespunzător aspecte ale unui proiect după personalitate sau talent.

Alegerea strategiei potrivite

Un bun manager de proiect știe să aleagă cea mai bună strategie pentru compania ta, proiect și toți cei implicați.

Puneți următoarele întrebări înainte de a planifica și implementa o strategie de management de proiect la nivel de companie și o foaie de parcurs:

• La ce se pricepe o anumită echipă?
• De ce ar fi capabili cu îndrumarea și conducerea potrivită?
• Care sunt cele mai mari puncte de durere și blocanți care împiedică finalizarea proiectului?

Metodologiile de management de proiect nu ar trebui să fie o provocare în sine. De exemplu, un designer de marcă ar putea găsi o provocare să lucreze cu diagramele Gantt și ar putea avea nevoie de un mediu mai intuitiv pentru a funcționa cu succes, cum ar fi platforme de management de proiect ușor de învățat.

Comunicare

Comunicarea este o problemă la multe companii. Nu spunem ce vrem să spunem și ne este frică să nu călcăm în picioare. În ceea ce privește managementul de proiect, nu este timp pentru această reținere.

Managerii de proiect poartă o mulțime de pălării, unul fiind comunicatorul principal. Ei comunică cu fiecare manager implicat în proiect, inclusiv cu fiecare angajat, cu cei mai înalți în companie și cu orice persoană externă organizației (de exemplu, comunicarea cu clienții) care ar putea colabora cu compania dumneavoastră pentru a realiza acest proiect.

Din acest motiv, managerii de proiect trebuie să fie excelenți comunicatori. Acest job nu este pentru persoana a cărei căsuță de e-mail rămâne blocată zile întregi sau vorbește în cercuri, căutând ce înseamnă. Ar trebui să răspundă rapid, care să poată spune concis punctul pe care încearcă să-l comunice.

Dacă ceva s-a schimbat, un angajat a ratat o dată scadentă sau proiectele nu sunt ca proiectele aprobate, managerul de proiect trebuie să fie capabil să comunice profesional situația altor angajați sau celor din conducere.

Conducere

În calitate de manager de proiect, mulți oameni vor căuta răspunsuri, îndrumări sau soluții. Managerii de proiect ar trebui să prezinte, printre altele, calități puternice de lider.

Prin aceasta, vreau să spun că managerul tău ar trebui să fie cineva care să atragă atenția cu ușurință. Ceilalți ar trebui să le respecte bine la compania dvs. și de către părțile interesate și participanții externi. Managerii de proiect păstrează un anumit nivel de autoritate asupra colegilor lor.

Unii angajați sunt lideri naturali. Alții au potențialul de a conduce după ceva antrenament. Dacă aveți un comunicator perfect și organizat în echipa dvs., dar vă îndoiți de abilitățile lor de conducere, luați în considerare să-i încadrați în calitate de manager de proiect, știind că va trebui să-i antrenați în mai multe etape.

Negociere

Deși aceasta nu este niciodată speranța, proiectele pot deveni uneori dificile. Poate că prețul pe care l-ați cotat nu se aliniază cu factura finală. Poate că o echipă de proiectare grafică nu vă trimite imagini înapoi la orele pe care le-ați convenit.

Oricare ar fi problema, managerii de proiect trebuie să fie capabili să negocieze o soluție. Această caracteristică este adiacentă abilităților de conducere și comunicare. Deși nu sunt identice, vedeți adesea toate aceste caracteristici în cadrul aceleiași persoane.

Următoarele întrebări sunt un ghid util pentru identificarea abilităților de negociere la un angajat:

• Cum au reacţionat anterior în vremuri de criză?
• Au riscat vreodată să nu-și ia drumul, doar pentru a găsi un compromis satisfăcător pentru ambele părți?

Negocierea este o provocare și nu mulți oameni vor să o facă. Se poate simți ca și cum ne-ar certa cu alți profesioniști -- dar un manager de proiect grozav știe cum să găsească calea de mijloc între diferite părți sau chiar între echipele care lucrează pentru aceeași companie.

Predicția și managementul riscurilor

Analiza și managementul riscurilor sunt de prognoză a oricăror riscuri financiare care ar putea apărea înainte ca acestea să devină realitate. Pe lângă prognoza acestor probleme, managementul riscului include dezvoltarea de soluții potențiale pentru a ajuta la evitarea sau la minimizarea impactului acestora.

Strategiile de management al riscului sunt o modalitate excelentă de a vă asigura că vă puteți recupera după lucruri care nu s-au întâmplat încă. Previzând problemele și pregătindu-ți compania pentru orice, poți rezolva problemele înainte ca acestea să se întâmple.

Managementul riscului nu trebuie neapărat limitat la probleme financiare. Mai ales ca manager de proiect, o mare parte din succesul echipei tale depinde de capacitatea acesteia de a respecta termenele scadente.

O strategie de management al riscului ar putea fi prezentarea fiecărei date scadente cu o săptămână mai devreme decât este necesar, asigurându-se că echipa lucrează din greu pentru a-l îndeplini, dar ținând cont de anumite circumstanțe de urgență.

Luați în considerare tipurile specifice de probleme care ar putea apărea cu proiectul dvs. Nu există două proiecte identice și nici strategiile de gestionare a riscurilor specifice proiectului nu vor fi.

Programare

Programarea este o fațetă importantă a managementului de proiect, deoarece alți oameni se bazează pe tine pentru a-ți respecta termenele limită. Acest lucru este valabil mai ales dacă echipa ta este contractată pentru proiecte. Un manager de proiect de calitate se va asigura că toți clienții livrează lucrări de calitate la timp.

Impactul programării adecvate depășește delegarea și gestionarea sarcinilor. Programarea include programarea plăților și a facturării, programarea datei scadente, programarea turelor și multe altele.

Managerii de proiect buni pot jongla cu mai multe calendare cu tactici precum codificarea culorilor și etichetele de prioritizare.

Managementul costurilor

Depășirea bugetului echipei tale poate nu numai să arunce la îndemână proiectul, ci și să afecteze echipa și compania pentru restul anului fiscal. Acesta este motivul pentru care managementul costurilor și urmărirea costurilor este o abilitate esențială de management de proiect.

Mai simplu spus, managementul costurilor se referă la planificarea și monitorizarea costurilor de afaceri. Managerii de proiect folosesc adesea software de management al costurilor de proiect pentru a se asigura că echipa rămâne sub costuri în timp ce oferă un produs sau un serviciu de înaltă calitate.

Unele costuri care trebuie luate în considerare pe parcursul unui proiect sunt consumabilele, resursele umane - cum ar fi antreprenori sau liber profesioniști, echipamente sau spațiu și orice plăți care ar putea fi necesare în cazul în care munca necesită mai multă muncă decât se anticipa inițial.

Gândire critică

Dacă ai trebui să dai teste standardizate în școala generală, îți amintești de accentul pus pe a fi gânditor critic. Însemna că poți ajunge la cea mai bună concluzie cu informațiile pe care le aveai. Ca manager de proiect, această abilitate este utilă și este necesară.

Managerii de proiect iau decizii zilnice, de la bugetarea proiectului și acceptarea părților interesate până la alinierea obiectivelor și optimizările fluxului de lucru. Astfel, este esențial (fără joc de cuvinte) ca un PJM să fie un bun factor de decizie. Vrei pe cineva care le cântărește toate opțiunile și o poate alege pe cea mai bună de nouă ori din zece.

O altă componentă cheie a înțelegerii managementului de proiect este cunoașterea proiectelor care vor avea succes pentru un impact maxim asupra afacerii. A ști cum să efectueze studii de fezabilitate poate oferi managerilor de proiect informații relevante pentru execuția proiectului.

Orientat spre oameni

Această abilitate este destul de subestimată și adesea trecută cu vederea în lumea afacerilor. Cu toate acestea, managerii de proiect trebuie să fie și buni manageri de oameni . Este evident dacă te gândești la asta.

Managerii de proiect se ocupă zilnic de oameni. Sunt un punct de contact pentru întreaga lor echipă și pentru cei implicați în acel proiect. Ele sunt, de asemenea, punctul de contact pentru participanții externi.

În cazul oricăror altercații, dileme sau conflicte, un manager de proiect este soluția de referință între diferitele părți. Deoarece aceștia sunt responsabili pentru a se asigura că oamenii rămân pe drumul cel bun pentru a îndeplini obiectivele și pentru a finaliza etapele de referință ale proiectului, este vital ca un manager de proiect să fie simpatic și un jucător de echipă.

Rezolvarea problemelor

Această abilitate se referă la gândirea critică, care se ocupă de abilitățile individuale de a lua decizii. Cu toate acestea, această abilitate specială se referă la reacția unui manager în timpul unui conflict.

Atunci când grupuri mari lucrează împreună, există posibilitatea de a da cap sau ca un dezastru să lovească sub forma unei încălcări a contractului sau a depășirii bugetului. Managerii de proiect trebuie să fie pricepuți să navigheze în probleme complicate și să fie confortabili în condiții de lucru cu mize mari.

Managerii de proiect de succes prosperă în dezvoltarea de sisteme complexe, cum ar fi metodologiile de management al proiectelor în lanțuri critice.

Coaching

Spre deosebire de leadership, coaching-ul se ocupă de modul în care un manager interacționează și învață echipa sa. Coaching-ul este o formă de a ajuta oamenii să ia cele mai bune decizii, oferindu-le instrumentele necesare pentru a ajunge acolo.

Un bun manager de proiect își poate ridica echipa provocând abilitățile sale de gândire critică, oferind spațiu pentru brainstorming și colaborare și creând un departament orientat spre obiective.

Pontaj

Ne-am așezat cu toții într-o sală de ședințe haotică și ne-am dorit să avem un ciocan care să ne dea putere în timp ce strigam: „Comanda! Ordinea in instanta!” Managerii de proiect știu să controleze o cameră fără titlul de judecător onorabil.

Sunt pricepuți să programeze întâlniri în mod eficient, să folosească cât mai bine timpul echipei lor și să mențină atenția. Ei sunt, de asemenea, pricepuți să se asigure că întâlnirea rămâne la sarcină și să răspundă la întrebările necesare.

Am discutat deja despre abilitățile excepționale de programare – acestea intră în joc atunci când discutăm despre managementul întâlnirilor. Când angajați sau alegeți un manager de proiect, înțelegeți-i experiența în gestionarea și influențarea întâlnirilor.

Angajarea unui manager de proiect

Adevărul este că nicio persoană sau proiect nu va fi vreodată perfect.

Când căutați un manager de proiect, enumerați caracteristicile de mai sus - care sunt cele mai importante și mai valoroase pentru dvs.? Preluați o listă scurtă a unora dintre abilitățile menționate mai sus și luați în considerare cele pe care trebuie să le aveți.

Dacă un candidat are în plus, este grozav! Căutarea pe cineva care întruchipează pe toată lumea ar putea să vă limiteze alegerile și să prelungească procesul de angajare. Alegându-le pe cei de care știi că nu te poți lipsi, poți aduna rapid un grup de candidați de dimensiuni decente pentru interviuri și potențiale angajări.

Candidați interni

Dacă dorești să alegi un manager de proiect din cadrul echipei tale, probabil că ai deja o idee bună despre punctele forte și punctele slabe ale angajaților tăi.

De exemplu, s-ar putea să știți că Janet ratează frecvent termenele scadente, dar lucrează incredibil de detaliat. Sau poate Eleanor este organizată, dar adesea nu reușește să ia în considerare potențialele urgențe.

Dacă echipa dvs. a făcut dificilă alegerea unui manager de proiect, aceasta este o problemă bună. Luați în considerare să vă așezați cu diferiți angajați la diferite momente, să discutați dacă aceștia ar fi interesați de oportunitate și să întrebați dacă ar fi dispuși să se provoace în anumite domenii pentru a ține pasul cu rolul.

Candidați externi

Dacă doriți să angajați un manager de proiect dintr-un grup de candidați externi, aveți o provocare ușor diferită. Cel mai bine ar fi să vă dați seama dacă posedă aceste calități în timpul scurt de care aveți nevoie pentru a cunoaște pe cineva în timpul unui interviu.

O modalitate bună de a realiza acest lucru este să le ceri candidaților să vină pregătiți cu exemple vizuale sau certificări pe care le-au primit. În același mod, un candidat de vânzări ar furniza numerele sale trimestriale și ar cere unui candidat manager de proiect să furnizeze câteva mostre din proiectele lor finalizate. Aceasta oferă o explicație verbală a proiectului și vă permite să vedeți impactul pe care l-au avut în trecut.

Pregătește calea pentru planificarea proiectelor

Managementul proiectelor este o funcție integrală a afacerii prin gestionarea mai multor interdependențe, gestionarea și alocarea resurselor organizaționale și permițând echipelor să atingă obiectivele de afaceri fără probleme.

Atunci când angajezi un manager de proiect, concentrează-te pe abilitățile pe care le aduc la masă, deoarece acestea sunt trăsăturile definitorii ale unei echipe care poate trece de la indecisă la indestructibilă.

Managementul de proiect este transversal în rolul și procesele sale. Aflați mai multe despre managementul integrării proiectelor și cum menține diferite departamente aliniate la aceleași obiective.

Acest articol a fost publicat inițial în 2018. A fost actualizat cu informații noi.