Perguntas a serem feitas antes de iniciar a automação do fluxo de trabalho

No mundo acelerado de hoje, onde as empresas estão cheias de funcionários que têm um número cada vez maior de funções a desempenhar, pode ser difícil acompanhar o ritmo sem alguma forma de automação. Em muitos casos, a primeira etapa é a automação do fluxo de trabalho.

Já existe há décadas, mas à medida que a tecnologia avança e mais pessoas se tornam confortáveis ​​com computadores e smartphones, surgem diariamente novas maneiras de usar essa tecnologia.

Embora encontrar um programa de software que funcione bem ou comprar uma máquina para sua fábrica possa parecer uma maneira simples de automatizar algumas tarefas de rotina à primeira vista, você precisa pesquisar um pouco mais antes de avançar com algo muito complicado, se quiser direito desde o início.

Como a automação de fluxo de trabalho está sendo usada no local de trabalho

Organizações e empresas podem usar a automação do fluxo de trabalho para melhorar os processos e a eficiência dos funcionários.

Por exemplo, uma empresa com centenas ou milhares de funcionários poderia automatizar seu processo de folha de pagamento com um software que receberia entrada direta do software de contabilidade de uma organização e distribuiria os contracheques dos trabalhadores sem processamento humano.

Essa automação ajuda a fornecer precisão no local de trabalho, reduzindo erros de cálculo manual.

Outro exemplo é se o seu departamento de marketing envia boletins mensais, mas tem muitos contatos diferentes em diferentes departamentos que devem recebê-los com base em seu cargo/responsabilidades. Eles podem usar a automação do fluxo de trabalho para criar modelos de e-mail personalizados para contatos específicos dentro da empresa para cada boletim informativo.

O software de fluxo de trabalho seria então capaz de usar um processo automatizado. Cada modelo é personalizado com as informações de contato necessárias e envia e-mails personalizados de acordo com a configuração da sua organização.

Essa automação ajuda a melhorar a eficiência, reduzindo o tempo gasto no envio manual de e-mails individualizados e minimizando os erros dos funcionários, pois os modelos de e-mail otimizados são personalizados exatamente como deveriam ser antes de serem enviados.

Sua organização precisa de automação de fluxo de trabalho?

Se você deseja melhorar os processos de negócios ou automatizar tarefas no trabalho, há muitos lugares onde a automação do fluxo de trabalho pode ajudar a otimizar a eficiência. Avalie se a automação do fluxo de trabalho pode beneficiar sua organização ou local de trabalho fazendo a si mesmo algumas destas perguntas:

• Os funcionários estão gastando muito tempo em tarefas manuais e repetitivas?
• Sua organização tem um processo que pode ser melhorado com automação?
• Existem tarefas que precisam ser concluídas com alta precisão?
• A implementação da automação do fluxo de trabalho economizaria tempo ou dinheiro para o seu negócio?

Se você respondeu sim a qualquer uma das perguntas acima, sua organização pode se beneficiar da automação do fluxo de trabalho. Converse com sua equipe e gerenciamento sobre processos aprimorados e comece a investigar os diferentes tipos de software disponíveis para ajudar a começar.

Por que a automação de fluxo de trabalho é usada?

Nos negócios, tempo é dinheiro. A automatização de tarefas pode ajudar a economizar tempo e dinheiro de várias maneiras:

1. Economia de custos

A automação do fluxo de trabalho pode ajudar a reduzir ou eliminar a necessidade de intervenção humana em tarefas específicas, levando a uma economia significativa de custos.

Por exemplo, se você tiver um processo que exija que alguém insira dados manualmente em um sistema, você pode automatizar esse processo com um programa de software. Isso não apenas acelerará o processo, mas também eliminará a possibilidade de erro humano.

2. Visibilidade

Com a automação do fluxo de trabalho, gerentes e supervisores podem ter visibilidade em tempo real do status de todas as tarefas e projetos da empresa. Isso os ajuda a tomar melhores decisões sobre onde concentrar seu tempo e garante que as tarefas sejam concluídas no prazo.

3. Melhorias na comunicação

A automação do fluxo de trabalho pode ajudar a melhorar a comunicação de várias maneiras, desde o envio de lembretes ou notificações aos funcionários até o compartilhamento de informações importantes por meio de modelos.

Quanto mais os funcionários entenderem o processo de fluxo de trabalho para cada tarefa que lhes foi atribuída, melhor poderão priorizar e concluir seu trabalho. Por sua vez, você obterá melhores resultados do seu sistema de fluxo de trabalho.

4. Melhor atendimento ao cliente

Quando há um grande fluxo de solicitações de trabalho chegando todos os dias, pode ser difícil para uma única pessoa ou departamento lidar com tudo sozinha.

No entanto, com a automação do fluxo de trabalho, você pode atribuir projetos e tarefas com base nos conjuntos de habilidades e conhecimentos individuais dos funcionários, facilitando a conclusão das tarefas específicas que receberam.

5. Maior envolvimento do cliente

Você pode alcançar os clientes de forma proativa e envolvê-los com sua empresa implementando a automação do fluxo de trabalho. Os exemplos incluem e-mails automatizados perguntando se o pacote chegou ou um lembrete de que o primeiro pagamento vence em breve em um novo serviço de assinatura.

Isso ajuda a aumentar o engajamento criando uma conexão personalizada entre clientes e funcionários dentro de sua organização.

6. Livrando as redundâncias

Outro benefício da automação do fluxo de trabalho é eliminar redundâncias em seu processo atual, o que tira o tempo de outras tarefas mais essenciais e leva a erros e insatisfação do cliente. Ao automatizá-los, você pode remover redundâncias sem afetar o produto final.

7. Melhoria geral do produto

Quando você tem uma máquina bem lubrificada, não são apenas as tarefas ou processos individuais que funcionam mais suavemente – toda a empresa se beneficia. Da mesma forma, um sistema de automação de fluxo de trabalho eficaz pode melhorar seu produto geral.

Isso ocorre porque os funcionários podem se concentrar melhor em suas tarefas específicas e conjuntos de conhecimento, levando a um produto ou serviço de maior qualidade.

8. Acompanhamento de fluxo de trabalho mais fácil

Por fim, com fluxos de trabalho automatizados, fica muito mais fácil acompanhar o progresso de cada tarefa e projeto do início ao fim. Isso ajuda a garantir que tudo esteja caminhando como deveria e permite uma melhor tomada de decisão e uma melhor comunicação ao longo do caminho.

Existem diferenças entre SMB e automação de fluxo de trabalho empresarial?

Embora a automação do fluxo de trabalho possa ser usada para pequenas empresas e empresas, existem algumas diferenças essenciais entre esses dois tipos de empresas que você precisa conhecer antes de entrar em um projeto de automação:

Os funcionários de pequenas e médias empresas não são tão treinados

Empresas menores tendem a ter menos processos e sistemas de fluxo de trabalho do que empresas maiores, portanto, pode levar mais tempo e esforço para automatizar tarefas específicas em uma empresa menor.

Isso é especialmente verdadeiro se seus funcionários não forem tão bem treinados ou não perceberem por que isso é necessário – eles não perceberão quanto tempo estão economizando implementando um sistema como esse.

Empresas maiores precisam de menos treinamento

Se você já tem funcionários familiarizados com sistemas de fluxo de trabalho, deve descobrir que é preciso muito pouco esforço para treiná-los para usar o sistema automatizado. Eles podem ajudar a implementá-lo ou sugerir maneiras de trabalhar melhor ou ser modificado.

Isso também significa que, se sua empresa for grande o suficiente, há uma boa chance de você ver o ROI no primeiro mês de uso da automação de fluxo de trabalho.

Existem estatísticas sobre automação de fluxo de trabalho que eu deveria estar ciente?

Automatizar seus fluxos de trabalho pode ser uma maneira incrivelmente eficiente de melhorar a produtividade e a eficiência. No entanto, é essencial estar ciente das estatísticas em torno dos fluxos de trabalho automatizados antes de decidir automatizar o seu.

De acordo com estudos, as empresas que automatizam pelo menos um processo obtêm um aumento de 54% na produtividade. Além disso, os fluxos de trabalho automatizados também podem ajudar a reduzir os erros em cerca de 88%. Com esses tipos de estatísticas em mente, é fácil ver por que automatizar seus fluxos de trabalho pode ser uma etapa tão benéfica.

Como automatizar um fluxo de trabalho rapidamente?

Se você deseja automatizar um fluxo de trabalho rapidamente, há algumas etapas que você pode seguir.

• Primeiro, certifique-se de ter uma ideia clara do resultado desejado do processo de automação.
• Depois de ter um objetivo em mente, tente encontrar uma solução ou ferramenta existente que possa ajudá-lo a atingir esse objetivo.
• Se uma solução existente não existir, considere construir uma você mesmo usando ferramentas de automação e linguagens de programação.

Seguindo essas etapas, você pode simplificar o processo de automação e colocar seus fluxos de trabalho em funcionamento rapidamente.

Conclusão

A automação do fluxo de trabalho pode ser uma ferramenta benéfica para qualquer empresa que queira melhorar sua eficiência organizacional e aumentar a produção. Contanto que você saiba quais etapas tomar ao implementar esse tipo de sistema, seja sua organização pequena ou grande, você certamente verá uma mudança positiva na produtividade e nos resultados.