Pertanyaan untuk Ditanyakan Sebelum Memulai Otomatisasi Alur Kerja

Di dunia yang serba cepat saat ini, di mana bisnis dipenuhi dengan karyawan yang memiliki semakin banyak peran untuk dimainkan, mungkin sulit untuk mengikuti tanpa beberapa bentuk otomatisasi. Dalam banyak kasus, langkah pertama adalah otomatisasi alur kerja.

Sudah ada selama beberapa dekade, tetapi seiring kemajuan teknologi dan semakin banyak individu yang merasa nyaman dengan komputer dan smartphone, cara baru untuk menggunakan teknologi ini setiap hari muncul.

Meskipun menemukan program perangkat lunak yang berfungsi dengan baik atau membeli mesin untuk pabrik Anda mungkin tampak seperti cara sederhana untuk mengotomatiskan beberapa tugas rutin pada pandangan pertama, Anda perlu melakukan sedikit riset sebelum melanjutkan dengan sesuatu yang terlalu rumit jika Anda ingin menyelesaikannya. benar dari awal.

Bagaimana Otomatisasi Alur Kerja Digunakan di Tempat Kerja

Organisasi dan bisnis dapat menggunakan otomatisasi alur kerja untuk meningkatkan proses dan efisiensi karyawan.

Misalnya, sebuah perusahaan dengan ratusan atau ribuan karyawan dapat mengotomatiskan proses penggajiannya dengan perangkat lunak yang akan mengambil input langsung dari perangkat lunak akuntansi organisasi dan mendistribusikan gaji pekerja tanpa pemrosesan manusia.

Otomatisasi ini membantu memberikan akurasi di tempat kerja sekaligus mengurangi kesalahan perhitungan manual.

Contoh lain adalah jika departemen pemasaran Anda mengirimkan buletin bulanan tetapi memiliki banyak kontak berbeda dalam departemen berbeda yang harus menerimanya berdasarkan jabatan/tanggung jawab mereka. Mereka dapat menggunakan otomatisasi alur kerja untuk membuat templat email yang disesuaikan untuk kontak tertentu di dalam perusahaan untuk setiap buletin.

Perangkat lunak alur kerja kemudian akan dapat menggunakan proses otomatis. Setiap template disesuaikan dengan informasi kontak yang diperlukan dan mengirimkan email yang dipersonalisasi sesuai dengan pengaturan organisasi Anda.

Otomatisasi ini membantu meningkatkan efisiensi dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengirim email individual secara manual dan meminimalkan kesalahan karyawan karena template email yang dioptimalkan dipersonalisasi persis seperti seharusnya sebelum dikirim.

Apakah Organisasi Anda Membutuhkan Otomatisasi Alur Kerja?

Jika Anda ingin meningkatkan proses bisnis atau mengotomatiskan tugas di tempat kerja, ada banyak tempat di mana otomatisasi alur kerja dapat membantu merampingkan efisiensi. Evaluasi apakah otomatisasi alur kerja dapat bermanfaat bagi organisasi atau tempat kerja Anda dengan menanyakan beberapa pertanyaan berikut kepada diri Anda sendiri:

• Apakah karyawan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas manual yang berulang?
• Apakah organisasi Anda memiliki proses yang dapat ditingkatkan dengan otomatisasi?
• Apakah ada tugas yang harus diselesaikan dengan akurasi tinggi?
• Apakah menerapkan otomatisasi alur kerja menghemat waktu atau uang untuk bisnis Anda?

Jika Anda menjawab ya untuk salah satu pertanyaan di atas, organisasi Anda dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi alur kerja. Bicaralah dengan tim dan manajemen Anda tentang proses yang ditingkatkan dan mulailah menyelidiki berbagai jenis perangkat lunak yang tersedia untuk membantu memulai.

Mengapa Otomasi Alur Kerja Digunakan?

Dalam bisnis, waktu adalah uang. Mengotomatiskan tugas dapat membantu menghemat waktu dan uang dalam beberapa cara:

1. Penghematan biaya

Otomatisasi alur kerja dapat membantu mengurangi atau menghilangkan kebutuhan akan campur tangan manusia dalam tugas-tugas tertentu, yang menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.

Misalnya, jika Anda memiliki proses yang mengharuskan seseorang memasukkan data secara manual ke dalam sistem, Anda dapat mengotomatiskan proses tersebut dengan program perangkat lunak. Ini tidak hanya akan mempercepat proses tetapi juga akan menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia.

2. Visibilitas

Dengan otomatisasi alur kerja, manajer dan supervisor dapat memiliki visibilitas waktu nyata ke status semua tugas dan proyek di perusahaan. Ini membantu mereka membuat keputusan yang lebih baik tentang di mana harus memfokuskan waktu mereka dan memastikan bahwa tugas diselesaikan tepat waktu.

3. Peningkatan komunikasi

Otomatisasi alur kerja dapat membantu meningkatkan komunikasi dalam beberapa cara, mulai dari mengirim pengingat atau pemberitahuan kepada karyawan hingga berbagi informasi penting melalui templat.

Semakin karyawan memahami proses alur kerja untuk setiap tugas yang diberikan kepada mereka, semakin baik mereka dapat memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan mereka. Pada gilirannya, Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik dari sistem alur kerja Anda.

4. Layanan pelanggan yang lebih baik

Ketika ada gelombang besar permintaan pekerjaan yang masuk setiap hari, mungkin sulit bagi satu orang atau departemen untuk menangani semuanya sendiri.

Namun, dengan otomatisasi alur kerja, Anda dapat menetapkan proyek dan tugas berdasarkan keahlian dan pengetahuan masing-masing karyawan, sehingga memudahkan mereka untuk menyelesaikan tugas spesifik yang telah diberikan.

5. Peningkatan keterlibatan pelanggan

Anda dapat secara proaktif menjangkau pelanggan dan melibatkan mereka dengan bisnis Anda dengan menerapkan otomatisasi alur kerja. Contohnya termasuk email otomatis yang menanyakan apakah paket mereka telah tiba atau pengingat bahwa pembayaran pertama mereka akan segera jatuh tempo pada layanan berlangganan baru.

Ini membantu meningkatkan keterlibatan dengan membangun hubungan yang dipersonalisasi antara pelanggan dan karyawan dalam organisasi Anda.

6. Membersihkan redundansi

Manfaat lain dari otomatisasi alur kerja adalah menghilangkan redundansi dalam proses Anda saat ini, yang membutuhkan waktu dari tugas lain yang lebih penting dan menyebabkan kesalahan dan ketidakpuasan pelanggan. Dengan mengotomatiskan ini, Anda dapat menghapus redundansi tanpa memengaruhi produk akhir.

7. Peningkatan produk secara keseluruhan

Bila Anda memiliki mesin yang diminyaki dengan baik, bukan hanya tugas atau proses individu yang berjalan lebih lancar – seluruh perusahaan diuntungkan. Dengan cara yang sama, sistem otomatisasi alur kerja yang efektif dapat meningkatkan produk Anda secara keseluruhan.

Ini karena karyawan dapat lebih fokus pada tugas dan rangkaian pengetahuan spesifik mereka, yang mengarah ke produk atau layanan berkualitas lebih tinggi.

8. Pelacakan alur kerja yang lebih mudah

Akhirnya, dengan adanya alur kerja otomatis, menjadi lebih mudah untuk melacak kemajuan setiap tugas dan proyek dari awal hingga akhir. Ini membantu memastikan bahwa semuanya berjalan sebagaimana mestinya dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan komunikasi yang lebih baik di sepanjang jalan.

Apakah Ada Perbedaan Antara Otomatisasi Alur Kerja SMB dan Perusahaan?

Meskipun otomatisasi alur kerja dapat digunakan untuk bisnis kecil dan perusahaan, ada beberapa perbedaan penting antara kedua jenis perusahaan ini yang perlu Anda ketahui sebelum terjun ke proyek otomatisasi:

Karyawan UKM tidak terlatih

Perusahaan yang lebih kecil cenderung memiliki proses dan sistem alur kerja yang lebih sedikit daripada yang dilakukan oleh perusahaan yang lebih besar, sehingga mungkin diperlukan lebih banyak waktu dan upaya untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu dalam perusahaan yang lebih kecil.

Ini terutama benar jika karyawan Anda tidak terlatih dengan baik atau tidak mengerti mengapa itu perlu – mereka tidak akan menyadari berapa banyak waktu yang mereka hemat dengan menerapkan sistem seperti ini.

Perusahaan yang lebih besar membutuhkan lebih sedikit pelatihan

Jika Anda memiliki karyawan yang sudah terbiasa dengan sistem alur kerja, Anda akan menemukan bahwa dibutuhkan sedikit usaha untuk melatih mereka menggunakan sistem otomatis. Mereka mungkin membantu menerapkannya atau menyarankan cara untuk bekerja lebih baik atau dimodifikasi.

Ini juga berarti bahwa jika perusahaan Anda cukup besar, ada kemungkinan besar Anda akan melihat ROI dalam bulan pertama menggunakan otomatisasi alur kerja.

Apakah Ada Statistik tentang Otomatisasi Alur Kerja yang Harus Saya Ketahui?

Mengotomatiskan alur kerja Anda bisa menjadi cara yang sangat efisien untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Namun, penting untuk mengetahui statistik seputar alur kerja otomatis sebelum memutuskan untuk mengotomatiskan alur kerja Anda.

Menurut penelitian, bisnis yang mengotomatisasi setidaknya satu proses melihat peningkatan 54% dalam produktivitas. Selain itu, alur kerja otomatis juga dapat membantu mengurangi kesalahan sekitar 88%. Dengan mempertimbangkan statistik semacam ini, mudah untuk melihat mengapa mengotomatiskan alur kerja Anda dapat menjadi langkah yang bermanfaat.

Bagaimana Mengotomatiskan Alur Kerja dengan Cepat?

Jika Anda ingin mengotomatiskan alur kerja dengan cepat, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil.

• Pertama, pastikan Anda memiliki gagasan yang jelas tentang hasil yang diinginkan dari proses otomatisasi.
• Setelah Anda memiliki tujuan dalam pikiran, cobalah untuk menemukan solusi atau alat yang ada yang dapat membantu Anda mencapai tujuan ini.
• Jika solusi yang ada tidak ada, pertimbangkan untuk membuatnya sendiri menggunakan alat otomatisasi dan bahasa pemrograman.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat merampingkan proses otomatisasi dan membuat alur kerja Anda aktif dan berjalan dalam waktu singkat.

Kesimpulan

Otomatisasi alur kerja dapat menjadi alat yang bermanfaat bagi bisnis apa pun yang ingin meningkatkan efisiensi organisasinya dan meningkatkan produksi. Selama Anda tahu langkah apa yang harus diambil ketika menerapkan sistem jenis ini, apakah organisasi Anda kecil atau besar, Anda pasti akan melihat perubahan positif dalam produktivitas dan hasil.