메타데이터: 정의 및 문서 보존에 중요한 이유

문서 관리 및 보존 문제는 크든 작든 모든 비즈니스의 의제입니다. 이러한 문서가 점점 더 디지털화되고 있다는 사실(기본 또는 궁극적으로 디지털화)으로 인해 기업은 항상 이해하기 쉽지 않은 새로운 도구와 개념에 직면하게 되었습니다. 무엇보다도 특정 요소의 중요성과 중요성을 이해하는 것이 항상 쉬운 것은 아니기 때문에 이를 효과적이고 생산적으로 사용하는 방법이나 이러한 요소에 주의를 기울이는 것이 왜 중요한지 이해하기가 더 어렵습니다.

오늘 이야기할 주제는 바로 이 설명인 메타데이터 에 해당 합니다. 우리는 메타데이터를 매일, 때로는 자신도 모르게 생성하고 사용 하며, 모든 종류의 문서를 생성, 사용 및 컨설팅하는 작업의 일부로 수행하는 활동을 지원하는 데 기본이 됩니다.

"메타데이터"라는 단어가 막연하고 추상적인 것을 떠올리게 할 수 있지만 매우 구체적인 것입니다. 메타데이터 없이는 송장을 생성하거나 조사할 수 없으며, 몇 년 전에 서명한 계약을 검색할 수도 없고 지금 상담해야 합니다. . 메타데이터가 없으면 세무 당국에서 보여달라고 요청할 수 있는 기록조차 검색할 수 없습니다.

따라서 이러한 문제에 대해 자세히 알아보기 위해 좀 더 명확하게 하려고 합니다.

메타데이터란 무엇입니까?

메타데이터가 무엇인지 설명하기 위해 가장 많이 사용되고 아마도 가장 효과적인 정의 중 하나를 참조하겠습니다. 메타데이터 는 다른 데이터를 설명하는 데이터입니다.

이는 메타데이터가 데이터와 정보를 제공함을 의미합니다. 전자 문서에 대해 이야기할 때 메타데이터는 이러한 문서에 대한 정보를 제공하고 문서를 설명 및 맥락화하는 데 도움이 되며 문서의 기능과 필요한 경우 다른 문서와의 관계를 명확히 합니다.

종종 메타데이터는 문서 자체의 콘텐츠에서 파생될 수 있고 다른 경우에는 해당 문서의 생산 및 사용에서 파생되며 나중에 문서와 연관될 수 있습니다. 다른 경우에는 문서를 처리하거나 처리하는 방법에 대한 표시를 제공하는 데 사용됩니다. 메타데이터에는 여러 기능이 있으므로 일반적으로 다음과 같은 범주로 나뉩니다.

• 설명 메타데이터;
• 구조적 메타데이터
• 관리 및 관리 메타데이터

일부 메타데이터는 식별하기 쉽고 이미 문서에서 찾을 수 있습니다. 기타는 모든 컴퓨터 문서에서 찾을 수 있지만 다른 유형의 메타데이터는 특정 유형의 문서에만 해당됩니다.

모든 문서에서 찾을 수 있는 정보에는 예를 들어 문서에 첨부된 날짜나 문서를 만든 사람(자연인, 회사 또는 기관)에 대한 정보가 포함됩니다. 문서의 주제, 즉 그 내용에 대한 간략한 설명은 모든 유형의 문서에 대한 설명에 사용되는 횡단 메타데이터입니다.

반면에 인보이스 또는 기타 회계 문서에 대해 이야기하는 경우 메타데이터의 기본 유형은 VAT 번호입니다.

그 반대의 경우, 의료 보고서와 같은 의료 문서의 경우 메타데이터 중 이 검색 기준에 따라 문서를 보다 쉽게 ​​검색하기 위해 진단 테스트를 수행한 시설을 나타내는 참조를 포함하는 것이 유용할 수 있습니다.

간단히 말해서, 문서에 포함되거나 문서와 관련된 모든 정보 는 이 문서의 수명 주기, 즉 작성, 관리 및 보존, 검색 및 후속 작업에서 역할을 수행할 수 있는 한 메타데이터 가 될 수 있습니다. 사용.

메타데이터가 중요한 이유

이제 몇 가지 예를 제공하고 관심 대상을 식별했으므로 메타데이터가 필수적인 이유를 이해하려고 합니다.

잠시 후에 다시 다루게 될 법적 조항을 제외하고 메타데이터의 첫 번째 기능은 필요할 때 컴퓨터 아카이브 에서 문서를 검색하고 검색할 수 있도록 하는 것입니다.

사실, 아카이브에서 문서를 검색해야 할 때 끝없는 레코드 목록을 스크롤하는 데 하루를 보내고 싶지 않다면 검색 키 를 사용해야 합니다. 이러한 검색 키는 문서가 관리 시스템 또는 보존 시스템에 입력되었을 때 문서와 연결된 메타데이터로 표시됩니다. 날짜, 제목, 문서 번호, VAT 번호 등과 같은 이 메타데이터는 적시에 적절한 문서를 검색하는 데 사용하는 도구입니다.

문서 관리 및 보존을 위한 메타데이터

실제로 문서와 함께 제공되는 메타데이터 세트는 먼저 문서 관리 시스템에서, 그 다음에는 보존 시스템에서 정확한 기준과 표준에 따라 구성되며 문서 자체와 연결됩니다. 그것은 우리가 그 폴더 안에서 찾고 있는 문서를 찾을 수 있는지 여부를 이해할 수 있게 해주는 문서 폴더의 뒷면에 있는 정보와 같습니다.

일련의 메타데이터가 잠재적으로 다양한 정보로 구성될 수 있지만 현재 규정 에 따라 효과적인 관리 및 보존을 보장하는 것이 목표인 경우 정확한 기준과 표준을 준수해야 합니다.

앞서 언급했듯이 메타데이터는 기능에 따라 세분화될 수 있습니다.

설명 메타데이터

설명 메타데이터 는 추측하기 쉽기 때문에 검색 및 검색을 용이하게 하기 위해 연관된 문서 또는 디지털 개체를 설명하는 것을 목표로 합니다 . 문서의 주제를 지정하는 정보는 설명 메타데이터입니다.

관리 및 관리 메타데이터

반면에 이 메타데이터는 장기간 보존 , 무결성 및 신뢰성 을 보장하기 위해 문서가 처리되었거나 적용되어야 하는 처리에 대한 정보를 제공합니다 . 관리 및 관리 메타데이터는 문서에 대한 액세스 권한에 대한 정보를 제공하는 메타데이터이거나 문서를 보존해야 하는 기간을 나타내는 메타데이터일 수 있습니다.

구조적 메타데이터

마지막으로 구조적 메타데이터는 보존 시스템 내에서 문서를 찾고 문서의 내부 구조를 정의하거나 다른 문서와의 관계를 식별할 수 있도록 하는 정보를 제공합니다. 예를 들어, 구조적 메타데이터를 사용하면 문서가 속한 컴퓨터 파일에 문서를 연결하여 두 개체 간의 안정적인 관계를 설정할 수 있습니다.

부문 규제의 역할

따라서 일부 메타데이터는 문서 검색에 필수이므로 항상 존재해야 합니다. 다른 것들은 문서의 무결성을 보장하는 역할을 하기 때문에 존재해야 하고, 다른 것들은 문서를 맥락화하고 다른 문서와 관련하여 문서를 올바르게 배치하는 데 도움이 되기 때문에 존재해야 합니다.

또한 기타 메타데이터는 매우 중요한 역할 때문에 규정 에 따라 필요합니다.

전자 문서 의 생성, 관리 및 보존에 대한 AgID 지침 은 전자 문서, 전자 관리 문서 및 전자 문서 집합(예: 전자 파일)과 연관되어야 하는 정확한 필수 최소 메타데이터 세트를 식별합니다. 법적 규정을 준수하는 스토리지를 보장하려면 최소한의 필수 메타데이터가 항상 존재해야 합니다.

경우에 따라 Agency for Digital Italy 지침 외에 특정 산업 규정이 있습니다.

이것은 송장, 운송 문서, 주문 및 회계 등록부와 같이 재정 및 세금 관련 문서의 경우입니다. 이 경우 DPR 600/72 및 2014년 6월 17일자 장관령과 같은 일부 규범은 이러한 문서 범주 및 메타데이터의 보존 방법에 대한 정확한 표시를 제공합니다. 2014년 6월 17일자 DM은 3조에서 이러한 특정 문서와 관련된 메타데이터 중에서 이름과 성, 명칭 세금 코드, VAT 번호, 날짜가 문서 자체에 포함되어야 한다고 명시하고 있습니다. 이는 이 정보와 이들 간의 연관성이 당국에 복제될 수 있도록 문서 검색을 보장하는 데 필수 불가결한 것으로 간주되기 때문입니다.

이것은 디지털 보존 을 논의할 때 염두에 두어야 하는 정확한 징후를 제공하면서 산업 규정이 자주 개입하는 방식을 보여주는 간단한 예 입니다.

새로운 AgID 지침의 영향

최근 IT 문서에 대한 새로운 AgID 지침 이 발효되면서 메타데이터 문제가 부각되었습니다.

새로운 가이드라인은 IT 문서와 연관되는 최소 필수 메타데이터 시스템을 수정했으며, 이는 지금까지 6개의 필수 메타데이터로 제한되었습니다. 새로운 표준은 실제로 최소 메타데이터의 수를 두 배로 늘리므로 새로운 정보가 향상되어야 합니다. 모든 조직에서 이를 식별하기가 항상 쉬운 것은 아닙니다.

이 엄청난 변화로 인해 회사와 전문 보존 제공업체는 새로운 구조를 처리할 수 있도록 시스템을 크게 업그레이드해야 했습니다.

최소 필수 메타데이터 이상

물론 다양한 규정에서 요구하는 최소한의 메타데이터 외에도 특정 비즈니스 컨텍스트 내에서 유용하고 추가 연구, 관리 또는 구조적 기능을 지원하는 데 유용할 수 있는 추가 정보를 항상 메타데이터 세트에 포함할 수 있습니다.

동시에 추가 요소로 메타데이터 세트를 풍부하게 하려면 필요한 것 이상으로 필드가 확산되고 불필요한 복잡성을 피하기 위해 최소한 몇 가지 기본 기준을 따르는 것이 좋습니다.

우선, 특정 유형의 문서를 검색하기 위해 가장 자주 사용하는 검색 키, 따라서 필요한 메타데이터가 무엇인지 확인하는 데 필요한 기능을 식별하는 것이 좋습니다. 이 정보 중 일부는 이미 날짜 또는 주제와 같은 최소 메타데이터 세트의 일부일 수 있습니다. 특정 컨텍스트 또는 확립된 비즈니스 관행과 특히 관련되어 있을 수 있는 기타 정보가 누락될 수 있으며 이를 포함하는 것이 유용할 수 있습니다.

그러나 "적을수록 좋다"라는 규칙이 적용되는 경우가 많습니다. 특정 문서를 검색하는 데 사용하지 않거나 거의 사용하지 않을 정보를 많이 추가하는 것은 의미가 없습니다. 몇 가지 중요하지만 의미 있는 정보에 집중하는 것이 좋습니다. 너무 풍부하고 복잡한 구조는 장기적으로 관리하기 어려워지고 역효과를 낳을 수 있어 운영자의 작업을 불필요하게 복잡하게 만들고 오류 위험을 증가시킬 수 있습니다.

마지막으로 추가하려는 메타데이터에 "레이블"을 지정하는 것이 좋습니다. 즉, 주제를 즉시 명확하게 하고 해당 메타데이터에서 기대해야 하는 정보를 식별하는 지정입니다. 이것은 여러 가지 이유로 필수적입니다.

첫째, 운영자의 작업을 용이하게 하고 구성 또는 컴파일 오류 의 위험을 줄입니다.

둘째, 디지털 보존 의 세계로 이동함에 따라 명확성이 중요합니다. 아마도 몇 년 후에 아카이브를 한 보존 서비스 제공업체에서 다른 보존 서비스 제공업체로 옮겨야 하는 경우 불명확한 메타데이터를 사용하면 여러 문제가 발생하고 보존 패키지에 있는 색인의 상호 운용성 및 이해 도 수준이 저하되어 작업이 더 어려워질 수 있습니다. 작업을 수행합니다.